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云南云档案数字经济有限公司

中国(云南)自由贸易试验区昆明片区经开区洛羊街道办大冲社区新加坡工业园2栋6号地块

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服务要求

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昆明市自然资源新增档案整理归档项目第三标段

该项目应符合《中华人民共和国档案法》、《机关档案管理规定》（国家档案局令第13号）、《档案数字化外包安全管理规范》、《纸质档案数字化规范》（DA/T 31-2017）、《档案著录规则》（DA/T 18-1999）及《归档文件整理规则》(DA/T 22-2015）。

档案整理归档与数字化工作流程、技术标准应严格按照《昆明市不动产登记档案整理归档与数字化加工技术规范（试行）》执行。

（一）案卷交接

按照案卷移交清册清点案卷，清点一致后，履行签字手续。移交清册双方各留一份，案卷返还时再次进行核对。

（二）案卷整理

1.修整。对字迹模糊或易褪变的文件进行复制；去除文件上易锈蚀的金属物，如订书针、别针、大头针等；对过大文件进行折叠或裁剪；整理报纸时，保留所需内容当前版面的完整，其余版面可清除。折叠时将所需内容至于正面，并保留当前版面上方的报纸名称和日期；对破损或易破损文件进行修裱，通常贴于普通白纸上，白纸大小根据案卷尺寸选择。糊裱时使用乳胶。

2.排序组卷。修整完毕后，对卷内文件按照既定要求进行排序。排序时保持单份文本材料的独立性；如带有附件的合同或公证书，不得正文部分和附件分开摆放，应视为单份资料排列于合适位置。同一案卷中有两份或多份完全相同文件资料的，保留（原件）一份，其余销毁。

3.编页。按照整理好的顺序，以阿拉伯数字从“1”开始顺序编写页码；页码编写于文件上方远离装订线的一侧；页码使用打码器打印；编页时，以文件中有图文的页面为一页，空白页不计；卷内文件目录和卷内备考表不编写页码。

4.案卷目录制作。按招标方要求编制卷内文件目录。

5.档案编号。按招标方要求编写档案号。档号按照“全宗号-目录号-案卷号”的原则编制。其中，连接全宗号、目录号、案卷号的是减号“-”（半角）。

6.案卷封皮制作。按招标方要求在档案系统中录入并生成案卷封面，纸质封皮不低于150g。

7.卷内备考表制作。按招标方要求制作并打印卷内备考表。

（三）数字化

在保证真实性、准确性、完好性、实用性的前提下进行档案数字化工作，以保障档案信息资源准确、方便、快捷地提供利用；数字化时应根据所扫描文件材料的尺寸选用相应扫描仪，不采用扫描以外的方法进行数字化加工，如照相等。流程及要求如下：

1.档案出库。对已归档入库且需要进行数字化制作的档案，由招标方取出后移交中标单位作业人员，交接时履行移交手续。项目档案分批次领用加工，每批次200卷，根据中标单位数化加工工序合理领取适当批次案卷不超过3000卷，数化完成的档案经过监理质检招标方抽检入库归档后，才能再次领卷。

2.档案拆件整理。作业人员拿到档案后，应对档案进行必要的整理，以确保档案数字化的顺利进行；区分扫描件和非扫描件。即剔除不需扫描（涉密件）或超出扫描范围无法扫描的文件材料；页面修整。对破损严重、无法直接进行扫描的档案，应先进行技术修复，折皱不平影响扫描质量的原件应先进行相应处理(压平或熨平等)后再进行扫描。

3.档案扫描。档案扫描以卷或件为单位进行档案，其内容包含案卷封皮、目录、正本部分及备考表。归档前扫描，可用电子版案卷封皮、目录、备考表代替扫描件。普通大小的页面，采用24位真彩扫描，其扫描分辨率设定为300 DPI，统一压缩为200 DPI，转换为PDF格式挂接系统。大幅面档案文件，如工程图纸、报纸等尺寸超过A3大小的，应采用相应幅面扫描仪，其扫描分辨率应选择200至250 DPI。

4.扫描图像处理。扫描文字为主的档案时，在保证字迹清楚的情况下，适当提高扫描亮度、对比度，以便于图像处理；对方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯。出现较大偏斜的图像应进行纠偏处理，以达到视觉上的正直；因扫描导致图像页面中出现的影响图像质量的杂质，如黑线、黑边、噪点等应进行去污处理。扫描后图像边框超过实际文档边框的，按图件实际大小进行剪裁。

5.文件存储。档案数字化存储格式为JPG和PDF格式；专业档案以“卷”为单位进行数字化加工。案卷内每份文件材料存为一个JPG和一个PDF文件。一个案卷的所有PDF文件存于同一文件夹下。文件夹的命名方式为：“档案号”+“单位名称”；每个案卷按以下原则分级存放：全宗→目录号→案卷。

6.文件命名。单页文件：“该页文件页码”+“文件题名”。多页文件：“该文件起始页码”+“-”+“该文件终止页码”+“文件题名”，其中“-”减号（半角）。根据每卷档案的页数，对不超过999页的档案，页码采用三位数，超过999页的档案页码命名采用四位数，位数不足的页码左边补“0”。案卷封皮和卷内文件目录不编页码，命名时在前加零补足相应位数即可。

7. 档案著录及系统挂接。

8.档案复原及归还入库。完成档案数字化制作并通过检验的档案，应及时进行复原。复原时应注意保持档案的排列顺序不变，做到完整、安全、准确。归还时履行移交手续。

（四）装订

档案数字化加工之后对档案进行装订。装订以“卷”为单位进行；各类材料排列的前后顺序为：案卷封皮-卷内文件目录-文件资料-卷内备考表-案卷封底。案卷封底使用与封皮相同材质的空白页；案卷总页数超过10页（含），使用“三孔一线”进行线装，小于10页时可使用不锈钢订书针装订，进场需提供不锈钢订书针材质证明书。资料较厚、不利于装盒及阅读的，应分成几册装订。目录置于第一卷封皮后，卷内被备考表置于最后一卷封底前，并在卷内备考表中注明。

（五）装盒

整理装订好的档案在质检合格后按照档案号顺序装入档案盒。档案盒应使用招标方要求的材质、尺寸，并采用档案盒打印机进行打印制作，档案盒应装满不得有空余量。

（六）档案上架

在数字化及整理工作验收完成后按照采购方统一调度开展档案上架工作。并统一制作库房索引、标示牌、案卷目录等档案管理标识。全部上架工作应在数字化及整理工作验收通过后20天内完成。

（一）投标单位应严格按照《昆明市不动产登记档案整理归档与数字化加工技术规范（试行）》及招标方要求开展工作，项目实施过程中，档案资料内容或项目工作标准改变时双方以书面形式进行确认。

（二）投标单位要有详细的项目实施方案：

1.投标单位情况简介、类似的项目经验及成果；

2.对本项目的解读与理解（包括：主要问题、重点及难点的阐述、成果预期与成果目标）；

3.组织管理（人员及组织架构，保障措施等）；

4.拟投入设备；

5.工作时间、进度计划；

6.保密措施、保障措施；

7.服务指标响应情况；

8.合理化建议（可根据对本项目的理解与认识就内容、范围、深度等提出合理化建议）。

（三）中标单位应承担相应的场地改造费用及电费。中标单位应按照采购方要求对加工场地进行布置，费用由中标单位承担，总金额不超过中标金额1%（具体根据中标单位投标承诺双方协商确定）；加工水、电费及耗材费用，由中标单位承担，每月据实支付。

（四）为确保项目进度，中标单位应在合同签订后7个自然日内进场。项目实施单位进场时，应配备满足可完成招标计划量的人数以及所需的设施、设备。监理单位应与项目实施单位同步进场，并对项目实施单位进行全程监管（档案调归卷、现场档案出入库、存储介质使用、数据移交、监管日志签署、同步验收服务公司所提交加工数据并签署验收报告），同时接受采购方监督审核。

（五）中标单位在项目实施过程中不得对档案原件造成二次损伤。

（六）中标单位不得拖欠本项目员工工资，并提供相应承诺，如发生拖欠工资20天以上，采购方可终止合同，并要求公司承担相应后果及责任。

（七）项目完成并通过验收后，中标单位在撤离加工场所前，为确保数据信息安全，必须将用于项目的服务器、计算机硬盘、移动硬盘、U盘等存储介质交由采购人保管存放。

（八） 人员要求：不少于60人，其中15名技术人员必须为本项目固定人员，中标后需提供名册、身份证复印件给采购方，原则上项目结束前不能进行更换、调整。

（九）设备要求：项目实施所需设施、设备由中标单位负责提供，其中：数字化工作电脑不得少于60台、扫描仪不得少于20台、图纸扫描仪不得少于1台、打印机不得少于10台。

合同签订生效之日起300个日历天完成，包含项目实施及验收时间

符合国家现行的行业标准、规范，满足采购方提出的合理要求。