一、功能及要求：
为实现档案工作提质增效与创新发展，全面提升档案管理效率与档案利用，结合我局实际情况和需求，现拟委托第三方档案管理机构协助我局进行9500本干部人事档案规范化整理和数字化扫描工作。
二、相关标准：
根据《中华人民共和国档案法》、《干部人事档案工作条例》(2018年11月)、《湖南省档案管理条例》(2017年9月)、《纸质档案数字化技术规范》（DA/T31-2017）、《干部人事档案数字化技术规范》（GB/T 33870-2017）、《档案装裱技术规范》（DA/T25-600）、《干部人事档案应归档材料及分类》等国家和行业标准，以及档案行业其他现行有效的技术规范，确保加工的数字档案信息的真实、完整、可用、保密以及采购人的要求进行。
三、技术规格：
1、采购清单

序号	品目分类	规格型号	数量	计量单位	预算单价（元）	预算金额（元）	备注
1	干部人事档案整理数字化（含未归档资料归档）	参照干部人事档案应归档材料及分类要求对档案资料进行档案整理，按标准顺序分门别类上档案固定架	9500	卷	200	1900000
2	档案资料补充及新进人事档案整理数字化	现有人事档案资料补充，新进人事档案按要求整理数字化.	3	年	200000	600000	预计2024年-2026年每年新进档案700卷，现有人事档案资料补充9500卷
3	干部人事档案盒	315*225*45MM外壳为进口木浆纸内板为优质纸板和塑胶纸裱糊，三柱蛇簧夹。	11000	个	6.7	73700
4	设备租赁	电脑15台，高速扫描仪5台，租赁时间3年	1	套	100000	100000
5	办公桌	120*60CM折叠办公桌	15	张	200	3000
6	纸张、耗材等	打印纸、装裱材料、文具等	1	批	4000	4000
7	办公椅	黑色网布电镀弓架椅，钢制脚，固定扶手	15	把	150	2250
8	档案固定架	2400*900*500MM（组），材质：优质冷轧钢板；材质厚度要求：立柱：1.2mm  层板0.9mm  挂板0.8mm 顶板：0.8mm.侧面对接处间隙小于1.5mm.	80	组	600	48000
9	档案室搬迁	整理前老档案库房办公室，按档案类别装箱搬入新档案室	2	次	15000	30000
10	人事档案系统数字化过程中适应性开发	人事档案系统运维、数据安全、适应性开发	1	次	50000	50000
合计						2810950

2、规范化整理，依据中共中央办公厅印发的《干部人事档案工作条例》和中共党组织部下发的《干部人事档案应归档材料及分类》规定将人事档案进行整理分类。档案整理要求：应认真鉴别、分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐、装盒规范等，使每卷档案达到完整、真实、条理、精炼、实用的要求。
3、数字化扫描，须对纸质档案进行数字化扫描、纠偏、图像处理、图像存储、数据验收、数据备份等。
4、人员建库，根据人事档案的信息类型、项目，准确录入人员基本信息等。
5、目录建库，建立档案目录数据库，根据档案材料类别排列顺序及档案材料目录的格式(包括序号、材料名称、材料形成时间、份数、页数、备注）,逐份逐项地进行目录建库。
6、成果数据挂接，将规范化整理、数字化扫描、建库成果数据挂接。
四、交付时间和地点：
1、实施时间：服务期三年，一签三年。合同签订之日起计算，在8个月内完成2023年干部人事档案数字化所有服务工作；2024年-2026年对现有人事档案资料补充，新进人事档案按要求整理数字化.投标人须在投标方案中提出自身时间计划方案（应包含具体工作流程、工作量完成进度），采购人将据此进行进度考核。
2、实施地点：采购人指定地点。
五、服务标准：
(一)扫描前处理
中标人必须按照相关规范标准的要求，逐件对拟数字化的人事档案的完整性、有序性、档案整理的规范性等进行检查、纠正，并做好扫描准备工作。
1、察看拟扫描的档案有无破损、残缺情况，以及排序混乱、缺页、倒页、漏号、重号、错号等整理不规范现象。如有，应进行登记，并根据有关规定和档案实际情况，进行规范化调整处理。
2、材料上的曲别针、大头针及有锈迹的钉书针等金属装订物须拆除，拆除装订物时应注意保护档案不受损害，不允许裁切档案纸张。
3、制作并填写纸质档案数字化加工过程交接登记表单，详细记录档案出入库时间、档案交接工作人员等其他需备注的情况。
(二)档案扫描
1、扫描分辨率:纸质档案扫描影像文件:大于等于300DPI;扫描模式一律采用彩色模式进行;扫描影像的顺序与纸质档案的档号、目录、文件顺序等排列一致。
2、扫描要求：扫描时应根据整理分类时编写的页码逐页进行扫描，图像顺序要与原档案中编写的页码顺序一致。扫描时要保证放纸端正、不压边、不漏扫、错扫，保持图片的完整性、清晰度，且图像须与原件一致，不可颠倒错乱，不可出现多页、重复页或漏页现象，严格确保图像质量。
(三)图像处理
图像处理后保证图像信息与原档案内容一致，不删除页面任何有用信息，包括正文内容、页眉、页脚、手写注释和印鉴等；不准出现页面内容残缺或将其它页面信息扫入本页的现象。
对扫描图像中的非正文区影响整洁度的黑点、黑边、黑线等，在不影响可懂度的前提下展现原貌的原则进行适度去污处理;逐页进行纠偏，图像纠偏以视觉上不感觉偏斜为标准，对方向不正确的图像进行旋转，以符合阅读习惯；对扫描图像进行裁边处理，处理后的扫描图像大小应基本保持一致。
(四)数据存储
1、影像文件命名:以档案姓名和编号建立对应的文件夹。
2、扫描的存储格式:纸质档案扫描影像格式为JPG格式。
(五)数据挂接
将质检合格后的档案数字化成果，挂接至档案管理系统中。挂接的档案文件为压缩包，压缩包格式要求：ZIP格式。
(六)数据成果备份
为保证数据安全，中标人须将所有数字化加工数据成果备份在移动硬盘上，并移交给采购人。
中标人应对备份数据进行全面检验，确保备份数据能打开、数据信息完整、文件数量准确等。
(七)实体档案移交
对整理完整、质检合格的件(卷)按要求进行装订，核对交接单进行归还档案入库。
（八）保密要求
成交供应商应有成熟与周全的保密制度，确保项目实施过程中所接触的信息保密。
成交供应商及其实施人员应当应采购人要求签订保密协议，严格遵守保密协议条款。保密协议为合同组成部分，具有法律约束效力。
六、验收标准：
1、本项目按《关于进一步加强政府采购履约验收管理工作的通知》（长县财发【2022】3号文）要求，采用一般程序进行验收。
2、根据政府采购合同、招标文件要求及中标供应商履约文件进行验收。符合国家档案局、湖南省档案局、长沙市档案局等单位的相关标准和规定，保证档案资料的完整性，确保项目全过程档案收集齐全，电子化文件和原件一致。具体要求如下：
（1）档案实体验收
中标人应在每个全宗档案数字化加工和自检全部完成后，向采购人归还交接档案，归交采取逐件交接的方式进行。要求档案数量准确无误，拆除装订物的档案需按原位置装订，件与件的顺序、件内顺序按原页码排列，页面无损毁，涂改、破损、丢失，对破损、模糊材料采取了补救措施。档案前处理和还原质量如有问题，应及时返工进行补救。
（2）数据成果抽检
中标人以全宗单位向采购人提交已完成数字化加工的实体档案和数字化的档案数据（目录数据、图像文件及数据挂接等），提交验收必须以中标人自检合格为前提。采购人将对提交的档案数字化成果的通过数量、完整性、准确性、可用性和安全性等检测。
（3）验收要求
档案装订：所有档案的装订还原情况，差错率小于等于万分之五；
扫描图像：漏扫率为零；
数据挂接：挂接差错率小于等于万分之五；
档案原始材料：100%不缺失，不损坏；
在验收中检出的错误，中标人应及时、无偿予以纠正并在自检合格后，再次提交采购人验收；同一批数据的复验只组织一次，对于复验仍不合格的，采购人有权根据合同规定追究中标人违约责任。
七、其他要求：
1、支付方式：长沙县教育局（国库集中支付）。
2、付款方式：合同签订后2023年12月31日前支付总合同金额的96万元；完成档案规范化整理及数字化扫描项目验收合格后2024年5月1日前支付总合同金额的100万元；2025年5月1日前支付总合同金额扣除20万的剩余部分，2026年5月1日前支付总合同金额的剩余部分。
注：本项目按验收后的数量据实结算，且最终结算金额不超过投标报价。
3、投标单位须具备档案行政主管部门颁发的档案中介服务机构登记备案证书。若中标人在湖南省以外区域登记备案的，须于合同签订前，在湖南省内档案行政管理部门进行登记。（★）
4、场地及场地内档案柜由采购人提供，采购人不向中标人收取场地租金。
5、中标人需在采购人划定的场地内提供相关服务，场地将配备无死角视频监控设备，服务团队须严格遵守各类工作纪律。
6、项目实施过程中涉及的加工软件、打印机等设施设备，以及场地内用餐用水、设备维修等配套服务均由中标人负责。（★）
7、本项目采用费用包干方式结算，投标人应根据项目要求和现场情况，详细列明项目所需的人工（含加班、疾病、身故、差旅等费用）、管理、财务及所需的设备、材料等所有费用。如中标后，在项目实施中出现任何遗漏，均由中标人免费提供，采购人不再支付任何费用。
8、投标人或中标人在参与本项目的全部过程中（包括但不限于现场踏勘、运输、安装、施工、调试、验收售后等），应负责其派出的所有工作人员的人身意外保险并承担人身意外事故引发的责任、损失和所有费用。采购人不承担投标人或中标单位工作人员因意外所致的任何责任。
9、本项目采购人不统一组织现场踏勘，如需实地踏勘，请与采购方联系。
10、对于上述项目要求，投标人应在投标文件中进行回应，作出承诺及说明。
采购需求仅供参考，相关内容以采购文件为准。