中标
海南省民族博物馆-档案管理系统及文书档案数字化服务采购-成交公告
档案管理系统及文书档案数字化服务文书档案数字化服务整体设计规范编制项目管理监理检测档案整理卷宗装订线核对校验档案扫描档案资料扫描仪图像处理身份证复印件小五号复杂笔画扫描设备扫描处理设备图像核查图像补扫图像分隔编目著录数据挂接档案的收集统计分析数据接口处理插件模块维护主表维护报表维护应用业务逻辑综合管理库大目录查询库安全基础库基础配置库文件库应用支撑数据库数据存储基础软件系统支持流行的数据库国产数据库档案收集档案利用OA收集数据导入未归文件收集模块电子文件挂接归档管理案卷管理资料管理开放管理销毁管理统计管理要档案移交功能借阅管理编研管理综合检索目录检索分类检索全文检索数据导出档案数据管理档案鉴定档案记录的开放鉴定销毁鉴定开放数据管理销毁数据管理提供功能维护系统报表输出的报表模板功能盒模型报表盒背脊报表借阅报表移交交接单档案分类统计报表安全管理机构用户管理存储保障备份与恢复回收站科创软
金额
9.9万元
项目地址
海南省
发布时间
2022/06/21
公告摘要
项目编号hxy2022-052
预算金额10万元
招标公司海南省民族博物馆
招标联系人蒋女士
招标代理机构海南和信源招标代理有限公司
代理联系人王女士0898-65328224
中标公司海南华天科创软件开发有限公司9.9万元
中标联系人-
中标公司河有华天科创软件开发有限公司
中标联系人-
公告正文
海南省民族博物馆-档案管理系统及文书档案数字化服务采购-成交公告
一、项目编号：HXY2022-052（招标文件编号：HXY2022-052）
二、项目名称：档案管理系统及文书档案数字化服务采购
三、中标（成交）信息
供应商名称：海南华天科创软件开发有限公司
供应商地址：海南省海口市龙华区金贸街道玉沙路11号中盐大厦23B4
中标（成交）金额：9.9000000（万元）
四、主要标的信息
| 序号 | 供应商名称 | 服务名称 | 服务范围 | 服务要求 | 服务时间 | 服务标准 |
| 1 | 海南华天科创软件开发有限公司 | 档案管理系统及文书档案数字化服务采购 | 采购档案管理系统一套、文书档案数字化（约3万页），具体详见附件 | 具体详见附件 | 交付期：自合同签订生效之日起30日内 | 具体详见附件 |
五、评审专家（单一来源采购人员）名单：
陈海洋、韦俊权、谢佩杰
六、代理服务收费标准及金额：
本项目代理费收费标准：参照国家发展计划委员会计价格[2002]1980号《关于印发 的通知》收费标准 招标代理服务收费管理暂行办法>
本项目代理费总金额：0.5000000 万元（人民币）
七、公告期限
自本公告发布之日起1个工作日。
八、其它补充事宜
1、本项目采购方式：竞争性磋商
2、供应商如对成交公告有异议的，可于公告期满后七个工作日内，以书面形式提出质疑。
九、凡对本次公告内容提出询问，请按以下方式联系。
1.采购人信息
名 称：海南省民族博物馆
地址：海南省五指山市泰翡路5号
联系方式：蒋女士0898-86622336
2.采购代理机构信息
名 称：海南和信源招标代理有限公司
地 址：海口市蓝天路12-1号国机中洋公馆2号楼1101室
联系方式：王女士0898-65328224
3.项目联系方式
项目联系人：王女士
电 话： 0898-65328224
竞争性磋商文件
采购方式：竞争性磋商
项目编号：HXY2022-052
项目名称：档案管理系统及文书档案数字化服务采购
采购单位：海南省民族博物馆
海南和信源招标代理有限公司编制
2022年06月
目录
第一部分竞争性磋商公告...........................3
第二部分供应商须知...............................6
（一）总则.......................................6
（二）竞争性磋商文件.............................7
（三）响应文件的编制和数量.......................8
（四）响应文件的递交.............................11
（五）响应文件的开启.............................12
（六）磋商、评审及成交...........................12
（七）合同.......................................23
第三部分合同条款及格式...........................24
第四部分响应文件内容及格式.......................31
第五部分用户需求书...............................47
海南和信源招标代理有限公司HXY2022-052
第一部分竞争性磋商公告
项目概况
档案管理系统及文书档案数字化服务采购采购项目的潜在供应商应在海口市蓝天路
12-1号国机中洋公馆2号楼1101室获取采购文件，并于2022年06月20日15时00分（北
京时间）前提交响应文件。
一、项目基本情况
项目编号：HXY2022-052
项目名称：档案管理系统及文书档案数字化服务采购
采购方式：竞争性磋商
预算金额：￥100000.00元
最高限价：￥100000.00元
采购需求：采购档案管理系统一套、文书档案数字化（约3万页），具体详见《用户需
求书》。
交付期：自合同签订生效之日起30日内
本项目（是/否）接受联合体投标：否
二、申请人的资格要求：
1.满足《中华人民共和国政府采购法》第二十二条规定；
（1）在中华人民共和国注册，具有独立承担民事责任的能力（提供法人或者其他组织
的营业执照等证明文件，复印件加盖公章）；
（2）具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度[提供2021年度审计报告或2022年至
今任意一月的财务报表，至少含资产负债表、利润表（或损益表），复印件加盖公章]；
（3）有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录（提供2022年任意一个月的企业纳税
证明和社保缴费记录证明复印件并加盖单位公章，无税收月份须提供税务部门盖章的零申报
表）；
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（4）具备履行合同所必需的设备和专业技术能力（提供承诺函或相关证明材料并加盖
公章，承诺函格式自拟）；
（5）参加政府采购活动前三年内，在经营活动中没有重大违法记录（提供资格声明函
并加盖公章）；
（6）投标人必须为未被列入信用中国（https://www.creditchina.gov.cn/）“重大税
收违法案件当事人名单”、中国执行信息公开网（http://zxgk.court.gov.cn/shixin/）“失
信被执行人”、中国政府采购网（http://www.ccgp.gov.cn/）“政府采购严重违法失信行为
记录名单”（提供资格声明函并加盖公章）。
2.落实政府采购政策需满足的资格要求：无。
3.本项目的特定资格要求：无。
三、获取采购文件
时间：2022年06月07日至2022年06月13日，每天上午08：30至12：00，下午14：
30至17：00（北京时间，法定节假日除外）；
地点：海口市蓝天路12-1号国机中洋公馆2号楼1101室；
方式：现场购买，提交报名材料：（1）营业执照副本复印件并加盖公章；（2）附有法
定代表人身份证复印件及授权代表身份证复印件的《授权委托书》并加盖公章；
售价：人民币300元/份（文件售后不退，投标资格不能转让）。
四、响应文件提交
截止时间：2022年06月20日15时00分（北京时间）；
地点：海口市蓝天路12-1号国机中洋公馆2号楼1101室
五、开启（竞争性磋商方式必须填写）
时间：2022年06月20日15时00分（北京时间）
地点：海口市蓝天路12-1号国机中洋公馆2号楼1101室
六、公告期限
自本公告发布之日起3个工作日。
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七、其他补充事宜
1、项目所属行业：商务服务业。
2、公告发布媒介：中国政府采购网。
3、采购项目需落实的政府采购政策：本项目支持政府采购促进中小企业发展政策、政
府采购支持监狱企业发展政策、促进残疾人就业政府采购政策、政府采购优先采购节能产品
政策、政府采购优先采购环境标志产品政策、信息安全产品实施政府采购政策、扶持不发达
地区和少数民族地区等相关政策。
八、凡对本次采购提出询问，请按以下方式联系。
1.采购人信息
名称：海南省民族博物馆
地址：海南省五指山市泰翡路5号
联系方式：蒋女士0898-86622336
2.采购代理机构信息（如有）
名称：海南和信源招标代理有限公司
地址：海口市蓝天路12-1号国机中洋公馆2号楼1101室
联系方式：王女士0898-65328224
3.项目联系方式
项目联系人：王女士
电话：0898-65328224
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第二部分供应商须知
（一）总则
1、适用范围
本竞争性磋商文件仅适用于本次磋商邀请中所叙述项目的竞争性磋商。
2、有关定义及相应职责
2.1“采购人”系指依法进行政府采购的国家机关、事业单位、团体组织。本次竞争性
磋商的采购人是海南省民族博物馆。
2.2“采购代理机构”系指受采购人的委托依法办理采购事宜的机构。本次竞争性磋商
的采购代理机构是海南和信源招标代理有限公司。
2.3“供应商”系指实名购买竞争性磋商文件拟参加竞争性磋商和拟向采购人提供服务
的供应商。其职责如下：
2.3.1对竞争性磋商文件错、漏之处提出澄清、说明要求或质疑；
2.3.2按要求缴纳磋商保证金；
2.3.3按要求编制响应文件；
2.3.4派磋商代表递交响应文件，参加磋商活动，对评审小组就响应文件提出的问题进
行澄清；“磋商代表”系指在磋商过程中代表提交响应文件单位处理磋商事宜的人员，包括
单位法定代表人或负责人及取得授权的单位人员；
2.3.5配合相关职能部门就竞争性磋商采购项目的质疑、投诉和举报的处理工作；
2.3.6与采购人签订采购合同，按照合同规定向采购人提供服务；
2.3.7单位负责人为同一人或者存在控股、管理关系的不同单位，不得参加同一标段投
标或者未划分标段的同一招标项目投标。违反该规定的，相关投标均无效，由此产生的一切
后果均由相关供应商承担。
2.3.8除单一来源采购项目外，为采购项目提供整体设计、规范编制或者项目管理、监
理、检测等服务的供应商，不得再参加该采购项目的其他采购活动。
2.3.9供应商被列入失信被执行人、重大税收违法案件当事人名单、政府采购严重违法
失信行为记录名单、或存在其他不符合《中华人民共和国政府采购法》第二十二条规定条件
的情况的供应商不得参与投标。
2.3.10政府采购法律法规所规定的其他职责。
2.3.11银行、保险、石油石化、电力、电信等有行业特殊情况的，允许分支机构参与投
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标；适用《合伙企业法》调整的律师事务所及其分所、会计师事务所及其分所，按要求提供
执业许可证等证明文件的，可参加政府采购活动。
2.3.12进口产品投标：磋商文件内未明确接受进口产品时，供应商不得提供进口产品进
行投标，否则做无效投标处理。
2.4合格的供应商
2.4.1符合《中华人民共和国政府采购法》第二十二条规定的供应商。
2.4.2符合竞争性磋商文件规定的资格要求，有能力提供满足竞争性磋商文件要求的相
关服务的法人实体。
2.5“成交供应商”按照磋商文件确定的评审标准和方法，对响应文件进行评审，推荐
合格的成交候选人，采购人根据磋商小组提出的书面评审报告和推荐的成交候选人确定成交
供应商。
3、合格的货物和服务
3.1“货物”系指投标人制造或组织符合招标文件要求的货物等。所投货物必须是合法
生产的合格货物，并能够满足货物合同规定的品牌、产地、质量、价格和有效期等。
3.2“服务”是指除货物和工程以外的其他政府采购对象。
4、本磋商文件由采购人及采购代理机构负责解释。
5、磋商费用
5.1供应商应承担所有与准备和参加磋商有关的费用。不论磋商的结果如何，采购代理
机构和采购人均无义务和责任承担这些费用。
5.2根据《国家发展改革委关于进一步放开建设项目专业服务价格的通知》发改价格〔2015〕
299号文件规定，经与采购人协商，采购代理机构的招标代理服务费参照国家发展计划委员
会计价格[2002]1980号《关于印发<招标代理服务收费管理暂行办法>的通知》收费标准，向
中标人/成交人收取，本项目招标代理服务费为：￥5000.00元（大写：人民币伍仟元整）。
5.3成交供应商须在成交公告之日起至领取《成交通知书》前向采购代理机构支付招标
代理服务费，若逾期未付，则成交供应商还须向采购代理机构支付违约金，违约金以代理费
为基数自成交公告公示期满之日起至付清代理服务费之日止按每日3‟计算，且采购代理机
构有权拒绝向成交供应商发放《成交通知书》、在采购合同上拒签或盖章，因此造成的法律
责任均由成交供应商承担。
（二）竞争性磋商文件
6、竞争性磋商文件的构成
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6.1竞争性磋商文件由下列文件以及在磋商过程中发出的修正和补充文件组成：
第一部分磋商邀请函
第二部分供应商须知
第三部分合同内容及条款
第四部分响应文件内容及格式
第五部分用户需求书
注：请仔细检查竞争性磋商文件是否齐全，如有缺漏，请立即与采购代理联系解决。
6.2供应商须认真阅读磋商文件中所有的事项、格式、条款和技术规范等。供应商没有
按照磋商文件要求提交全部资料，或者供应商没有对磋商文件在各方面都做出实质性响应，
可能导致其响应被拒绝或无效响应等风险均由供应商承担。
7、竞争性磋商文件的澄清
应于递交响应文件截止时间前（逾期不受理）以书面形式向代理机构提出，采购代理机
构将以书面形式进行答复，同时采购代理机构有权将答复内容分发给所有购买了本磋商文件
的供应商。否则视为完全接受磋商文件所有条款及规定。
8、竞争性磋商文件的修改
8.l在响应文件提交截止时间5天前，采购代理机构和采购人可主动或在解答供应商提
出的澄清问题时对磋商文件进行修改。
8.2竞争性磋商文件的修改是竞争性磋商文件的组成部分，采购代理机构将以书面或网
上公告的形式通知所有购买本竞争性磋商文件的供应商，并对供应商具有约束力。供应商在
收到上述通知后，应立即以书面形式向采购代理机构和采购人确认。
8.3为使供应商准备响应文件时有充分的时间对磋商文件修改部分进行研究，采购代理
机构和采购人可适当推迟响应文件提交截止时间。
（三）响应文件的编制和数量
9、响应文件的语言
供应商提交的响应文件以及供应商与采购代理机构和采购人就有关磋商的所有来往函电
均应使用中文。供应商提交的支持文件和印刷的文献可以用另一种语言，但相应内容应附有
中文翻译本，在解释响应文件时以翻译本为准。
10、响应文件的构成
10.1响应文件应包括资质部分、商务部分、技术部分、第一次报价等内容（凡有具体格
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式要求详见竞争性磋商文件“第四章响应文件内容及格式”，本竞争性磋商文件没有具体规
定和要求的内容格式不限，由供应商自拟）。
10.2若供应商未按竞争性磋商文件的要求提供资料，或未对竞争性磋商文件做出实质性
响应，将作为无效响应文件。
10.3资格的证明文件
响应文件由供应商的法定代表人或其授权代表（以下统称磋商申请人代表）递交，并出
示本人有效身份证件（或港澳台通行证、护照，下同）的原件，和授权书原件（或说明磋商
授权书原件装订在响应文件内），以证明授权代表的身份和被授权范围，并由采购人验证确
认。
10.4编制在响应文件中的以上所需的各种证书、证件、证明等若系复印件，须在复印件
上加盖供应商单位公章，除了评分细则表有要求的之外，原则上原件不要求与响应文件同时
递交。
11、响应文件编制
11.1供应商应完整地填写磋商文件中提供的《响应承诺函》、《报价一览表》等磋商文
件中规定的所有内容。
11.2供应商必须保证响应文件所提供的全部资料真实可靠，并接受采购代理机构对其中
任何资料进一步审查的要求。
11.3如果响应文件填报的内容不详，或没有提供磋商文件中所要求的全部资料及数据，
使磋商小组无法正常评审的，由此产生的结果由供应商承担。
11.4响应文件外形尺寸应统一为A4纸规格，文件所使用的印章必须为企业公章，且与
供应商名称完全一致，不能以其它业务章或附属机构印章代替。需签名之处必须由当事人亲
笔签署。
11.5响应文件自制部分必须打印，每页须按顺序加注页码，装订牢固且不会轻易脱落（注：
如胶装等）。如因装订问题而出现漏页或缺页，由此产生的一切后果由投标人自行承担。为
节约纸张避免浪费，建议响应文件正反双面打印。
11.6任何行间插字、涂改和增删，必须由供应商授权代表在旁边签字或盖章后方可有效。
12、报价
12.1本项目的采购预算为￥100000.00元，投标报价超过采购预算的视为无效报价。为
了确保项目服务质量，本项目拒绝不合理远低于市场成本的恶意竞价，评标委员会认为投标
人的报价明显低于其他通过符合性审查投标人的报价，有可能影响服务质量或者不能诚信履
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约的，应当要求其在评标现场合理的时间内提供书面说明或提供相关证明材料。未能作出合
理说明或其说明未通过评审委员会全体成员一致认可的，则该低价将被视为低于成本报价，
价格分为零分。采购人有权要求中标人提供合同金额的5%作为履约保证金。如中标人在实施
过程中偷工减料、未按质按量提供服务的，则采购人有权终止合同，没收履约保证金，并报
主管部门严肃处理。
12.2供应商应按报价一览表的要求报价。
12.3候选成交供应商的报价如超过预算且采购人不能支付的，采购人有权拒绝而递选下
一个顺位的候选成交供应商。
13、备选方案
本次竞争性磋商只允许供应商有一个响应方案，否则视其响应文件无效。
14、磋商保证金
本项目不要求缴纳磋商保证金。
15、响应文件的数量和签署
15.1响应文件纸质版一式三份（正本一份，副本二份），固定装订（注：如胶装等）。
提供与纸质版响应文件一致的PDF格式电子文档1份（经签名及加盖公章，如电子文档非响
应文件正本的扫描件，则电子文档应使用电子锁盖章及签名），并将U盘或光盘（外部标签
标注公司名称、文档以公司名称命名）密封在“正本”中，电子介质的响应文件与纸质响应
文件具有同等的法律效力。
15.2响应文件须按磋商文件的要求执行，每份响应文件均须在封面上清楚标明“正本”
或“副本”字样，“正本”和“副本”具有同等的法律效力；“正本”和“副本”之间如有
差异，以“正本”为准。
15.3竞争性磋商文件“第四章响应文件内容及格式”中标示需要签名处应由相关人员
进行签署并加盖供应商公章，响应文件的正本和副本均要求加盖骑缝章；响应文件的副本可
以是正本的复印件，但封面须由法定代表人或授权代表签名，加盖公章；若副本不是正本的
复印件，盖章签字要求同正本的要求。
15.4响应文件应自开标之日起60个日历日内保持有效。响应有效期不足的报价，将被
视为无效响应。
15.5特殊情况下，在原响应有效期截止之前，采购代理机构和采购人可要求供应商延长
响应有效期。这种要求与答复均应以书面形式提交。供应商可拒绝采购代理机构和采购人的
这种要求，但其响应文件在原响应有效期满后将不再有效。同意延长响应有效期的供应商将
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附表2：（勿放入响应文件中）
最终报价明细表
序单价总价
服务项目/货物名称服务内容/货物规格型号数量单位
号（元）（元）
1
2
3
4
5
6„
（小写）：￥
报价总计
（大写）：人民币
供应商名称：（公章）
被授权人：（签名）
日期：年月日
注：1、本表填写参照《报价明细表》。
2、开标时，供应商携带此《最终报价明细表》，并加盖公章（可预备多份以便错字更正
等），最终报价结束后将本表与《最终磋商报价表》一并提交给招标代理工作人员；
3、《最终报价明细表》中“报价总计”数应当等于《最终报价明细表》中“最终报价”
数。
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第五部分用户需求书
一、项目概况：
1、项目名称：档案管理系统及文书档案数字化服务采购
2、项目地点：海南省五指山市
3、采购单位：海南省民族博物馆
4、采购预算：￥100000.00元
5、交付期：自合同签订生效之日起30日内。
6、资金来源：财政性资金100%
二、采购明细
序号项目数量/单位要求
档案管理系统应具有档案收集、档案管理、档案
1档案管理系统1套利用、安全保障、后台配置、存储保障等一系列
功能（功能清单详见项目技术需求部分）
包括：档案调卷、分类、整理、拆钉、去杂物、
修补、托裱、展平、著录、档案扫描、图像处理、
2文书档案数字化约3万页
图像质检、格式转换、编目建库、装订、内部质
检、客户质检、归还上架、数据备份等各项工作
三、技术需求说明
2.1档案数字化需求说明
（一）数字化流程依据
DA/T31—2017《纸质档案数字化规范》（代替DA/T31—2005）
DA/T35—2017《档案虫霉防治一般规则》（代替DA/T35—2007）
DA/T64.1—2017《纸质档案抢救与修复规范第1部分：破损等级的划分》
DA/T64.2—2017《纸质档案抢救与修复规范第2部分：档案保存状况的调查方法》
DA/T64.3—2017《纸质档案抢救与修复规范第3部分：修复质量要求》
DA/T67—2017《档案保管外包服务管理规范》
DA/T47-2009《版式电子文件长期保存格式需求》
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DA/T46-2009《文书类电子文件元数据方案》
（二）数字化处理流程要求
1.档案调卷：出入库时需核对数量（卷、册、件数、张数）,填写出入库交接清单并双方签
字。
2.档案整理：核对年度、案号、当事人信息、文件名称，将卷宗拆分成单页、检查页码
顺序（不清楚的应誊写）去除装订线、去除钉扣等杂物、展平档案并理顺材料便于扫描，其中
部分档案，纸张大小厚薄不一，部分档案发黄发脆，对破损档案要进行修补、压整；如有跳
页码情况，有文件材料的，直接补页码；对档案页码排序进行核对校验。
1）应对没有页号或页号不正确的档案重新编制页号；
2）前后页码重复编号，将后页改为前页的附页，以横杠标示；
3）重新编制页号时，应在统一位置书写页号，且不压盖档案内容；
4）折皱不平影响扫描质量的纸质档案应先进行压平等相应处理；
5）纸张破损的，保持原貌进行扫描，破损严重的，报档案管理部门审定；档案整理工作
完成后，还应对档案整理工作进行质量检查，整理质量检查的目的是确保档案整理工作符合
相关规范要求。
4.档案扫描：
扫描色彩模式：使用彩色模式进行扫描，如非采购人要求，不能更改为灰度或黑白模式；
扫描工艺：要求不损坏档案原件，不漏扫；对于原件纸质较差的档案，不允许采用连续
进纸方式扫描，只能单张扫描；A3幅面和以下的档案资料采用一次性成图的方式进行处理，
大于A3幅面的资料原则上采用大幅面工程扫描仪一次性成图。
图像处理：对通过扫描取得的档案图像要进行必要的处理，如：旋转、去噪、去边、去
污、调整亮度和对比度等，确保数字化图像资料清晰完整、顺序正确、不重复、不遗漏、无
黑边、不
倾斜、无污点、与实物档案保持实质性一致，适合屏幕显示且打印质量清晰。
扫描仪基本要求：扫描部件采用三色增强的CCD,光学分辨率不低于600dpi。
存储及压缩方式：纸质档案数字图像长期保存格式为TIFF、JPEG或JPEG2000等通用格
式（选择一种固定格式），图像压缩率的选择根据入场时双方协商标准；纸质档案数字图像
利用时，可将图像转换为PDF等其他格式；采用中度压缩，如非采购人要求，不能更改为其
它格式；同一批档案应采用相同的存储格式。
分辨率：分辨率不低于300DPI，当档案原件不清、字迹较淡（如碳写的收据、委托合同、
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身份证复印件等），扫描的图像不清晰时，应适当增加分辨率，可根据实际情况调整分辨率及
其他相关参数。
图像文件大小：单个A4幅面的资料形成的彩色图像文件大小原则上不大于800KB。
清晰度：小五号复杂笔画中文文字在屏幕显示和原样打印后的准确识读率达到98%以上。
（10）倾斜度：小于0.5度。
（11）扫描设备：由中标方提供专业的扫描处理设备及项目组人员使用的电脑及网络设备。
5.图像核查：将扫描完成的资料逐一核查，去除扫描软件没能自动处理的黑边、纠斜、
污点等影响图像质量的杂质；对漏扫、重扫和多扫等不合要求的扫描图像重新扫描。
6.图像补扫：将核查完成的、需补扫的资料逐一补扫，补扫质量应达到规定品质要求。
7.图像分隔：将扫描完成的图像序列做文件标记分隔，将扫描的资料按卷宗号分成单份
资料影像系列。
8.编目著录：采用双人著录，软件需确保双人输入信息不一致时，信息自动无法存储或
出现其它明显的标示方法等纠错方式，保证索引建立的准确性。
9.索引校验：对主索引和分类索引进行校验，索引信息、影像信息和档案原件要一一对
应。
10.数据挂接
对数据库中的目录数据与其对应的纸质档案数字图像进行挂接，以实现目录数据与数字
图像的关联。
逐条对挂接结果进行检查，包括目录数据与纸质档案数字图像对应的准确性、已挂接数
字图像与实际扫描数量的一致性、数字图像是否能正常打开等，发现错误及时进行纠正。
11.品质检查：对最终处理完成的任务批次（电子文件、著录内容）作10%的抽检，确保合
格。
12.数据备份：对最终形成的数字化档案电子文件拷贝至耐久性好的载体上，一式三套，
一套封存保管、一套异地保管、一套提供利用，实行三套备份管理模式。
13.数据上传、卷宗交接：将检查合格的影像数据根据采购人要求格式上传到业务系统服
务器，装订好的卷宗交予档案人员验收。
14.档案归档：保证档案资料完好无损，将处理完成的档案还原装订、填写交接清单、入
库上架。
2.2档案管理系统具体技术参数
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3.2.1.技术架构
系统总体架构上基于J2EE技术架构，主体应用程序遵循mvc三层结构要求，业务逻辑层
通过SOA结构再细化，层次间通过接口化设计，使程序建设做到高复用、低聚合、低耦合。
1.应用展示层，系统主体以网页形式实现，提供一种CS客户端内嵌浏览器内核的访问系
统的方式。
2.系统主体提供档案的收集、管理、利用、统计分析等围绕数据主体对象的应用功能，
通过机构用户管理权限管理、数据模型定义维护、数据接口、处理插件等支持功能将数据形
成一个有机整体稳定运行。
3.通过模块维护、主表维护、报表维护等高可配置可复用的模块开发组件整合，大大提
高系统功能模块开发的效率和稳定性，系统大部分通用应用功能都基于些平台构造。
4.业务逻辑层，主体设计基于MVC模式，三层架构，达到表示层、业务层、数据访问层
的完全解耦；采用SOA面向服务的方式，可作功能的细分，即把一个主要的业务功能分解成
多个小的业务功能，并且几个小的业务功能可组合成大的业务功能。实现业务功能扩展和重
用。通过应用业务逻辑，构造出系统系统综合管理库、大目录查询库、安全基础库、基础配
置库、文件库等应用支撑数据库，保障数据存储和利用。
5.基础软件的支撑，系统支持流行的数据库和国产数据库，业务层与数据访问层的通讯
采用接口的方式，达到数据访问层有更改时不被修改业务层。采用通用流行的j2ee组件开发，
只要支持j2ee标准的中间件，都可以运行本程序。
6、系统采用跨平台语言及数据库环境技术，要求已经测试可在windows和linux环境下
运行，并测试可在国产中标麒麟，并支持国产达梦数据库。
3.2.2.功能架构
系统主体功能提供档案收集、档案管理、档案利用三方面的功能。
档案收集主要包含OA收集、数据导入、未归文件收集、电子文件挂接，档案管理包含归
档管理、案卷管理、资料管理、开放管理销毁管理、统计管理要、档案移交，档案利用包含
借阅管理、编研管理、综合检索（目录检索、分类检索、全文检索）、数据导出。
系统整体稳定、安全运行需要安全保障、后台配置、存储保障三方面的支撑，其中安全
保障包括机构用户管理、权限管理、日志审核相关功能支持，后台配置主要包含全宗管理、
数据模型相关管理（元数据管理、分类模板管理、数据字典管理）、报表模板维护，存储保
障包括回收站和备份恢复功能。
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3.2.2.1.收集管理
3.2.2.1.1.未归文件收集
功能描述：未归文件收集模块提供用户对未进行编制档号归档的文件进行收集整理然后
归档到具体档案分类模块中去。
3.2.2.1.2.数据导入
功能描述：提供用户导入格式数据包批量接收档案或者文件数据到系统的功能。支持格
式有xml格式、excel格式、dbf格式；其中excel和dbf格式可通过配置直接用于与其他厂
商的系统接收或者迁移操作。导入操作以批次形式进行，记录导入操作的操作者和时间等信
息，并关联本批次导入的记录信息用于备查。
3.2.2.1.3.电子文件挂接
功能描述：提供单位用户对数字化加工成果的电子文件进行挂接关联保存到系统，使原
来内存保存在纸质实体的档案通过扫描形成的电子副本与系统的档案属性目录进行关联。电
子文件挂接以批次形式登记和管理挂接记录，挂接存储操作临时区域，批次经过确认以后才
会实际将文件关联到实际档案记录；可以通过上传功能上传电子文件包，也可以通过拷贝选
择目录的方式进行挂接操作；支持以扫描文件关联系统目录方式关联，也可以通过系统目录
搜索扫描件的方式关联。挂接规则可以通过挂接配置进行配置。
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3.2.2.2.档案数据管理
3.2.2.2.1.归档管理
功能描述：归档管理功能是系统的核心管理功能，提供功能对档案进行按一文一件归档
方式组织归档的档案管理。主要功能包括档案著录、编辑、删除、查看、打印、检索、导出、
批量修改、编目、档案鉴定这些档案管理功能。
基础管理功能，包括档案著录、编辑、查看、删除、打印。
检索利用，系统提供快速简单检索、组合检索、全文检索三种检索方式对档案记录进行
检索，并提供导出功能，导出excel格式、xml格式、dbf格式，提供外部系统利用或者作为
批量操作前的数据备份。
3.2.2.2.2.案卷管理
功能描述：案卷管理模块提供立卷归档的档案的管理功能。
3.2.2.2.3.资料管理
功能描述：资料管理模块提供无需进行档案移交开放等鉴定业务的单位资料的管理功能。
主体管理功能与归档管理相基本相同，在未归档文件管理里可以通过归入资料管理，将文件
归到资料管理进行保存。在系统中同样可以进行目录检索、全文检索、分类检索，亦可提供
借阅。
3.2.2.2.4.档案鉴定
功能描述：系统在具体数据管理模块中提供便捷的操作功能处理档案记录的开放鉴定和
销毁鉴定，并提供开放数据管理和销毁数据管理两个管理模块对系统整体的鉴定处理情况进
行管理。
1）开放数据管理，不同卡面面板展示不同开放状态下的档案记录，提供对档案和文件记
录进行条目开放、不开放及撤销操作，并提供操作批次记录管理，可以对同一操作批次的记
录进行整体撤销操作。
2）销毁数据管理，管理销毁以后的存储在些模块进行监控，可以在些功能模块对数据进
行还原操作。
3.2.2.2.5.档案移交
功能描述：系统提供档案移交功能，移交档案目录到上级局馆的功能，辅助完成相关交
接手续。移交数据给上级时，需要按照批次形成移交包，分批向上级单位移交，通过离线介
质的方式移交给上级单位。
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3.2.2.2.6.电子档案移交
功能描述：系统提供电子档案移交功能，移交电子档案到上级局馆的功能，辅助完成相
关交接手续，属于数字档案室建设的基本要求功能。移交数据给上级时，需要按照批次形成
移交包，分批向上级单位移交，通过离线介质的方式移交给上级单位。
3.2.2.2.7.统计管理
功能描述：统计报表和统计图表提供一个对系统档案和文件的存储情况、管理情况、利
用情况的形象展示功能，产品默认提供保管期限统计、年度统计、文件格式统计等种统计信
息，用户如果在使用过程中需要对图表进行修改或新增统计，可以通过订制方式添加。
3.2.2.3.档案利用
3.2.2.3.1.借阅管理
功能描述：提供单位用户对档案进行实体借阅的信息登记和管理功能。通过借阅管理主
界面里的借阅登记、借阅中单据、历史单据对借阅登记、借出监控、归还过程进行管理。
3.2.2.3.2.编研管理
功能描述：编研管理提供辅助功能协助用户进行在线建立档案专题、收集归档档案资源
或者其他参考资料、协助管理形成专题出版或者专题档案集，发布到外部利用系统进行利用。
主要提供以下两方面的功能
1）专题分类管理，建立专题分类如档案资料、档案资政参考、大事记等，对在建专题和
历史专题进行分类管理。
2）专题汇编，提供一个档案资源归集、参考资料收集以及编研成果保存的工作区域。
3.2.2.3.3.综合管理
功能描述：系统提供目录检索、分类检索、全文检索三种不同的方式，对系统保存的所
有档案资源及文件资源进行综合检索。
3.2.2.3.4.数据导出
功能描述：系统在具体数据管理模块和分类检索模块都提供导出各种外部系统格式数据
和系统内部备份数据包的功能。导出格式支持excel、xml格式、dbf格式。提供功能按批次
将档案或者文件目录及其电子文件打包输出成光盘ISO格式文件，可作为对接需要符合国家
元数据标准要求的系统。
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3.2.2.4.系统配置
3.2.2.4.1.数据模型维护
功能描述：数据模型维护是系统数据收集、管理支撑性维护功能，系统档案和文件的分
类定义、录入界面的属性定义、目录列表展示、数据包输出格式定义都属于数据模型维护的
相关功能。数据模型维护主要包括分类模板维护、元数据管理、全宗管理、数据字典管理。
3.2.2.4.2.报表维护
功能描述：提供功能维护系统报表输出的报表模板功能，分为数据分类报表和其他报表
两种形式报表。分类报表与具体的档案分类关联，报表目标是输出各种分类的日常目标报表、
辅助实体管理方面的盒模型报表、盒背脊报表等。其他报表主要管理具体档案利用管理相关
的报表、统计分析类型的报表，如借阅报表、移交交接单、档案分类统计报表等。
3.2.2.5.安全管理
3.2.2.5.1.机构用户管理
功能描述：机构用户管理，属于系统管理员的功能，管理系统的用户机构结构及用户信
息，以及口令管理。
机构的基本信息包括：机构编码、机构名称、机构描述、上级机构。
对机构进行管理的基本操作包括：新建、删除、修改机构，删除机构时必须先删除或转
移该机构的所有下属机构和用户。否则不能删除。
口令管理：
包括密码初始化、密码有效期提醒等密码设置功能，内置密码试错防范。
用户信息管理：
包括功能授权、用户检索等。
3.2.2.5.2.权限管理
权限管理在三员管理安全模式下，属于安全管理员的功能，负责系统用户的权限设置分
配。
3.2.2.5.3.日志管理
功能描述：提供给管理员（在启用三员管理安全管理模式下本功能为安全审计员独有功
能）通过日志管理功能监控用户使用系统时记录的系统日志，及时发现和处理异常问题。系
统日志包括登录日志、数据日志，功能日志、数据日志、异常日志、档案利用日志、安全设
置日志。
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3.2.2.6.存储保障
3.2.2.6.1.备份与恢复
功能描述：提供用户备份信息登记和系统在线备份与恢复、制定备份策略的管理功能，
如果产品版本中不含电子文件则只会对数据库进行备份与恢复。
3.2.2.6.2.回收站
作为一个临时区域，保障在具体档案管理模块删除的档案，类似于windows的回收站功
能，可以对误删的文件进行还原操作，尽可能减少误操作对日常生产工作带来的损失或者损
耗
四、验收及付款
1、交付、服务地点：用户指定地点。
2、付款条件、付款方式：采购双方签订合同时另行约定。
3、验收：按招标文件技术参数、合同及国家法律法规规范等进行验收。
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附表1:
最后商报价表（二次报价）
项目名称：档案管理系统及文书档案数字化服务采购
项目编号：HXY2022-052
| 供应商名称 | 河有华天科创软件开发有限公司 |
| 最终报价 | 小写：￥990180元 |
| 最终报价 | 大写：人民币玖万玖r元整 |
| 备注 |
注：1、最后碳商报价表应包需碳商文件所规定的采购范围的全部内容；
2、开标时，供应商携带此最后碳商报价表，并加盖公章（可预备多份以
便错字更正等）。开标现场招标代理工作人员通知开始最后商报价时，供应商
方可填写最后碳商报价表，并递交招标代理公司工作人员，如未携带最后碳商
报价表，视为放弃本项目投标。
科创软
3、本表格式不得擅自修改
供应商名称（盖章）：
供应商授权代表（签字）20002
日期：2022
年日
竞争性碳商小组
（签名）
附表2:
最终报价明细表
| 号序 | 服务项目/货物名称 | 服务内容/货物规格型号 | 服务内容/货物规格型号 | 数量 | 单位 | 单价（元） | 总价（元） |
| 1 | DARMS2020档案管理系统 | 具有档案收集、档案管理、档案利用、安全保障、后台配置、存储保障等一系列功能 | 具有档案收集、档案管理、档案利用、安全保障、后台配置、存储保障等一系列功能 | 1 | 套 | 6eomee | 66000.c0 |
| 2 | 文书档案数字化 | 约3万页包括：档案调卷、分类、整理、拆钉、去杂物、修补、托裱、展平、著录、档案扫描、图像处理、图像质检、格式转换、编目建库、装订、内部质检、客户质检、归还上架、数据备份等各项工作 | 约3万页包括：档案调卷、分类、整理、拆钉、去杂物、修补、托裱、展平、著录、档案扫描、图像处理、图像质检、格式转换、编目建库、装订、内部质检、客户质检、归还上架、数据备份等各项工作 | 1 | 项 | 3366000 | 133000-00 |
| 报价总计 | （小写）：￥9900000元（大写）：人民币_玖元 | ||||||
供应商名称：
被授权人：十国
日期：202月
00002
注：1、本表填写参照《报价明细表565
2、开标时，供应商携带此《最终报价明细表》，并加盖公章（可预备多份
以便错字更正等），最终报价结束后将本表与《最终碳商报价表》一并提交给招
标代理工作人员；
3、《最终报价明细表》中“报价总计”数应当等于《最终报价明细表》中“最
终报价”数。
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