一、采购项目

2024年电子病历系统维护服务

二、项目概况

三、用户需求

第一部分 商务需求书

第二部分 技术需求书

（一）项目概况

东莞市人民医院拟采购2024年电子病历系统维护服务，在维护服务期内，供应商需提供电子病历系统维护服务，内容主要包含三个部分：功能应用维护、数据维护及其他服务。

（二）项目要求

在维护服务期（以下简称“服务期”）内，成交供应商提供服务内容主要包含三个部分：功能应用维护、数据维护及其他服务，详见表1。

表1 服务内容一览表

功能应用维护
序号	服务项目	服务内容	服务方式	响应时间	详见条目
1	咨询服务	软件功能的应用咨询	电话、电子邮箱网络远程、QQ	1小时内响应	1.1
2	故障排除	软件应用过程中出现功能错误时，协助查找、排除软件故障，保证系统功能正常运行。	电话、电子邮箱网络远程、QQ	2小时内响应	1.2
3	报表维护	现有报表格式、数据调整、修改； 从系统现有数据中新增报表，报表数据需要从第三方系统中提取的，需要评估工作量，并需要第三方人员配合。	电话、电子邮箱网络远程、QQ	2小时内响应	1.3 1.4
4	需求变更	已应用模块范围内的功能需求调整、修改。	电话、电子邮箱网络远程、QQ	2小时内响应	1.5
5	日常维护	协助采购人建立日常维护记录，定期与采购人系统管理人员共同检查系统运行情况，并形成系统维护记录制度和系统管理规范	电话、电子邮箱网络远程、QQ	2小时内响应	1.6
数据维护
序号	服务项目	服务内容	服务方式	响应时间	详见条目
6	数据恢复	因采购人操作不当或其它原因导致病历中数据丢失（包括但不限于患者的所有病历数据，如入院记录、病程、手术记录、出院记录等），协助采购人系统维护人员恢复病历数据。	电话、电子邮箱网络远程、QQ、 现场	2小时内响应	2.1
7	数据调整	因采购人操作不当或其它原因造成患者数据出现部分或全部错误（包括但不限于查找不到患者信息、不能编辑病历信息等），协助采购人系统维护人员进行数据调整。	电话、电子邮箱网络远程、QQ 现场	2小时内响应	2.2
8	特殊服务	系统灾难发生时，响应供应商承诺立即响应，减少数据损失，降低灾难对整个系统正常运行的影响。	电话、电子邮箱网络远程、QQ、现场	立即响应	2.3
其他服务
序号	服务项目	服务内容	服务方式	响应时间	详见条目
9	管理培训	对采购人管理人员或相关负责人进行系统的管理思想、管理流程统一培训。	采购人参加培训人员到成交供应商指定地点接受培训或成交供应商到采购人所在地进行培训	法定工作日预约	3.1
10	维护培训	因采购人人员离职或岗位调动需要进行培训的系统维护人员。	采购人参加培训人员到成交供应商指定地点接受培训或成交供应商到采购人所在地进行培训	法定工作日预约	3.2
11	巡检服务	到采购人现场检查系统模块运行情况，与采购人维护人员沟通，提供常见问题的解决办法，巡检结束后给采购人提供巡检报告。	每年2次、采购人现场	法定工作日预约	3.3
12	热线服务	提供与软件系统相关的咨询服务及建立系统维护制度	电话、电子邮箱网络远程、QQ	法定工作日	3.4 3.5
13	问题解答	解答系统及数据库疑难问题。	电话、电子邮箱网络远程、QQ	法定工作日	3.6
14	系统升级	保证系统稳定，进行系统各模块版本功能升级	网络远程、QQ、现场	法定工作日、需要时	3.7

1.功能应用维护

响应供应商承诺对目前采购人已有的功能模块提供技术维护服务，详见表2。

表2 技术服务范围

1	临床医疗
2	医疗科室质控
3	质控管理
4	病案管理
5	医务管理
6	Web病历浏览
7	病案浏览
8	感染上报卡
9	病历维护
10	模板维护
11	人员管理
12	日常办公
13	运维管理
14	配置管理
15	统计报表
16	结构化病历查询
17	系统维护
18	通用接口系统
19	CA集成
20	文件传输服务器和消息服务器
21	初始化工具
22	住院临床路径管理系统V5.0
23	病案归档标准版系统V3.0

 

通过电话、电子邮箱、网络远程、QQ等方式，成交供应商提供以下服务：

1.1提供软件功能的应用咨询，包括功能使用、功能配置、功能设置等；

1.2协助查找、排除采购人在软件应用过程中出现功能错误及表1.1中的模块的故障，保证系统功能正常运行。

1.3协助采购人进行现有工作报表格式、数据调整、修改；

1.4协助采购人从系统现有数据中修改系统自带报表，新增报表数据超出本系统外，需要从第三方系统（HIS、LIS、PACS等）中获取数据时，成交供应商需要第三方人员配合完成新增报表的设置，甲乙双方需要协商签定补充合同，成交供应商按补充合同完成相应工作；

1.5提供已应用模块范围内的功能需求调整、修改，因采购人需求改变引起的现有系统功能范围内的调整与修改完善（不包括涉及系统整体结构及模块结构改变的需求），并提供详细的文档说明和相关资料；

1.6协助采购人建立日常维护记录，定期与采购人系统管理人员共同检查系统运行情况，并形成系统维护记录制度和系统管理规范，经常性与采购人中心技术人员讨论采购人信息系统运行中存在的问题以及解决方法。

2.数据维护

通过电话、电子邮箱、网络远程、QQ、必要时现场维护等方式，成交供应商提供以下服务：

2.1提供数据恢复服务，因采购人操作不当或其它原因导致病历中数据丢失（包括但不限于患者的所有病历数据，如入院记录、病程、手术记录、出院记录等），协助采购人系统维护人员查找原因，恢复病历数据。

2.2提供数据调整服务，因采购人操作不当或其它原因造成患者数据出现部分或全部错误（包括但不限于查找不到患者信息、不能编辑病历信息等），协助采购人系统维护人员查找原因，并对错误数据进行调整。

2.3提供灾难解决办法，系统灾难发生时，成交供应商承诺立即响应，必要时人员以最快速度到达现场，以减少数据损失，降低灾难对整个系统正常运行的影响。

3.其他服务

3.1成交供应商提供系统管理培训服务，根据采购人需求，可对采购人的高级管理人员或全权负责人，以及各岗位计算机管理系统维护管理人员进行岗前的技术培训。了解软件系统内包含的管理思想、管理流程。（注：到成交供应商指定的地点参加培训）培训地点由采购人和成交供应商商定。

3.2成交供应商提供系统维护培训服务，包括因采购人人员离职、岗位调动等原因，需对系统维护人员上岗前的培训。（注：到成交供应商指定的地点参加培训）培训地点由采购双方商定。

3.3成交供应商提供一年两次，每次两个工作日的巡检服务，包括但不限于到采购人现场检查系统模块运行情况，与采购人维护人员沟通，提供常见问题的解决办法，巡检结束后给采购人提供巡检报告等。

3.4成交供应商提供维护热线，并为采购人建立维护档案，给予及时的系统支持；

3.5成交供应商帮助采购人建立日常维护记录制度和系统管理规范；

3.6成交供应商解答采购人关于系统和数据库的疑难问题；并提供数据库操作的解决方案；

3.7成交供应商为保证系统整体运行稳定，会在本产品范畴内，根据采购人实际需求进行各模块功能版本升级；

3.8服务期内成交供应商需配合采购人完成病案归档系统完整性的整改工作。具体内容见表3。

表3 病案归档完成性整改内容清单

1.系统新增窗口打印模块要求	1.1. 所有系统能归档的病历统一在此打印(包括在院病历和出院病历),增加自动归档功能，在检索患者时，归档 率不足100%的自动进行一次归档，并提示客服中心正在归档，请稍后确认，出院患者如果归档率还不到100%, 要有归档率显示，并提醒和可以查看哪些未归档到；	我院在用系统为嘉和系统
2. 病历归档校验	2.1. 每项归档内容，都必须至少提供一种校验途径；	我院在用系统为嘉和系统
	2.2. 单独提供一个给归档调用的校验服务(医院提供),具体如下： 2.2.1. 入参为json格式，内容包括：住院流水号、校验目标、主键(有多条); 2.2.2. 医嘱护嘱：校验总的有效记录数量是否正确； 2.2.3. 业务库的记录数量和归档的pdf做一对一的校验，这里可能存在多出来的或遗漏的，例如：医生病历、护理病历、手术麻醉病历、超声报告、放射报告、内镜报告、心电报告、检验报告、病理报告、其他报告、知情同意书、出院诊断证明；
3. 所有校验类的代码要开放，以便后续医院可以自行完善，归档类要做到设置灵活；
4.病案归档系统归档文书状态接口方式调整	4.1.归档接口判断规则需要具体到按文书进行判断，根据文书ID判断单份文书是否复印，导出或者封存。

 

4.响应要求

4.1当系统出现灾难性故障，导致采购人全部或部分业务不能正常进行时，成交供应商承诺在收到采购人有效通知（包括但不限于报修电话或传真）时起半小时内通过远程手段给予支持。当远程无法协助解决时，成交供应商须在收到采购人有效通知后12小时内派人到达现场协助解决。

4.2当系统发生一般性故障（不影响系统正常运转的故障，如：病历数据丢失），但采购人的业务尚能正常运转时，成交供应商承诺在收到采购人有效通知（包括但不限于报修电话或传真）时起2小时内做出响应，在响应后2个工作日内提出解决方案，并在双方配合下解决问题。

4.3增加、调整或修改系统需求时，成交供应商承诺在收到采购人有效通知（包括但不限于报修电话或传真）时起2小时内做出响应，在响应后2个工作日内提出解决方案，并在双方配合下解决问题。

四、采购方式

本项目采用询价采购，即参加项目询价的供应商，在规定的时间内将密封的报价表提交至红楼院区行政楼一楼101室，由采购办公室工作人员当场拆封，按照满足询价项目需求，报价最低的供应商确定为成交供应商。（若报价超过预算价，则视为无效报价）

五、付款方式

按实际服务月份计算（每月应支付合同总金额的1/12），每季度末结算一次（请款前需成交供应商提供对应发票与验收报告）。

六、报名和提交资料时间

报名和提交资料时间：2024年4月3日至2024年4月8日（上午8:00-12:00、下午2:30—5:00，周六上午8:00-11:00）。

报名和提交资料截止时间：2024年4月8日17点00分。

七、报名和提交资料地点

地点：东莞市万江街道万道路78号东莞市人民医院行政楼一楼101室。

联系人：黎小姐，联系电话：0769-28636192。

八、报名资料

1.采购项目报名表；

2.法人委托书及被授权人（含法人身份证复印件、被授权人复印件）；

3.企业营业执照；

（以上资料均需提交加公章的复印件）。

注：已更新的营业执照为三证合一，则无需再提供组织机构代码证和税务登记证，只需提供营业执照（含经营范围内容）复印件。

九、询价时间（2024年4月9日）

提交密封报价单时间：2024年4月9日上午9:40-9:55；

提交密封报价单截止时间：2024年4月9日上午9点55分；

工作人员现场拆封报价表时间：2024年4月9日上午10点00分；

现场拆封地点：东莞市万江街道万道路78号东莞市人民医院行政楼一楼会议室3。

 

十、注意事项（请仔细阅读）

1.采购人公示的所有项目，各项目潜在供应商必须在指定时间内完成项目报名（报名须下载《采购项目报名表》准确填写报名资料并加盖公章，在报名期限内提交至采购人采购办公室确认报名）。

2.响应供应商的报名文件须装订成册（非活页装订），并于项目报名结束前提交至采购人采购办公室，否则视为响应无效，采购人有权拒绝接收其报名文件。

3.响应供应商的报名文件提交后不得随意变更响应供应商被授权人，因响应供应商自身原因必须变更被授权人的，必须在询价前一天将变更资料交至采购人采购办公室，否则视为响应无效。

4.响应供应商在已提交报名文件，但未按规定时间参与询价的情况下，采购人将给予警告并登记在册（报名结束前提前通知采购人的除外），如若发生第二次，采购人有权在同一年度内不再接受该供应商对采购人所有项目的报名。

5.成交供应商在接到成交通知后无故不签订合同或不履约的或者无正当理由放弃成交资格的，视作诚信问题，采购人有权将该供应商列入采购人供应商黑名单中。

6.潜在供应商已成功报名本项目的，可以对本文件提出质疑。对本文件提出质疑的，应当在本文件公告期限内提出，但必须在一次性提出针对同一采购（遴选）程序环节的质疑。质疑函及证明材料的内容须严格按照中华人民共和国财政部令第 94 号《政府采购质疑和投诉办法》第十二条的要求编写，否则采购人有权拒收。如潜在供应商发出的质疑函超出上述质疑期的，采购人有权拒收。如潜在供应商在上述的时间内未对本文件提出疑问、质疑或要求澄清的，将视其为无异议。

以上注意事项请各响应供应商多加重视，谢谢配合。

采购项目报名表2024.4.3-2024.4.8