一、功能及要求：
1、项目名称：长沙经开区出访（柬埔寨、菲律宾）委托服务采购项目
2、实施地点：长沙经济技术开发区
3、项目概况：根据长沙市委市政府部署安排，为推动长沙市与柬埔寨、菲律宾的经贸交流，促成经贸合作，计划与2023年11月份前往上述国家开展经贸交流。计划在柬埔寨、菲律宾组织开展2场活动，由长沙经开区承办。为做好活动的筹备和组织工作，长沙经济技术开发区管理委员会定于2023年11月上旬派团抵达上述国家。为确保活动顺利开展，结合我区实际情况，现启动长沙经开区出访（柬埔寨、菲律宾）委托服务采购项目，通过竞争性磋商的方式，选取一家会务公司完成护照办理、机票预定、住宿、用餐、交通、人员邀约、活动筹备、公务组织实施等相关工作。
4、项目预算：790000.00元。
项目预算明细表
金额单位：元

序号	服务名称	服务说明		单价上限价（元）
1	柬埔寨活动费用	会场租赁费用	会见室+经贸会场地（550平方），约100人的餐费	50000
		场地布置及现场费用	包含但不限于以下内容：舞台、贵宾席布置费用、贵宾伴手礼、会务资料印刷、礼仪人员、摄影摄像、同传翻译、场工、贵宾室布置等。	185000
		物料费用	背景板、签到处等桁架搭建、指引牌等。	15000
2	菲律宾活动费用	会场租赁费用	座谈会议室，约40人的餐费	15000
		场地布置及现场费用	包含但不限于以下内容：背景喷绘、会务资料印刷、摄影摄像、礼仪人员、交传翻译、投影设备等。	42600
3	经贸团人员费用	机票	长沙至柬埔寨金边、菲律宾马尼拉往返机票（按实结算），4人。	18288
		人员服务费用	包含签证、保险、住宿费、餐费、当地交通费、全程领队、当地专业中文翻译费、公司运营服务费等，4人。	152000
4	综合费用	包含但不限于以下内容：现场执行人员费用、设计费用、资料翻译费、嘉宾伴手礼、境外邀商费用、会前工作组踩点费用、不可预计费用等。		203060
5	其他	其他费用，包含但不限于以下内容：税金、管理费用、风险承担、劳务费用等。		109052
合计				790000

5、服务内容
（一）嘉宾邀约
（1）邀请柬埔寨、菲律宾官方代表各3-5人。
（2）邀请柬埔寨参会嘉宾不低于50人（包含当地商协会、知名企业、侨领等代表）。
（3）邀请菲律宾参会嘉宾不低于15人（包含当地商协会、知名企业、侨领等代表）。
（二）活动策划
（1）提供活动策划服务方案；包括但不限于制定总体方案、会场布置方案、活动执行方案等。
（三）活动执行
（1）负责活动主舞台、酒店与会场内外氛围的设计、现场主控制器、话筒、音响、灯光及灯光架的搭建、调试、控制等；活动现场摄影、摄像、同声传译服务、文字翻译、视频制作剪辑等，留存影像资料；会后有关资料的收集、整理、移交。
（2）负责活动主视觉设计；签到板、指引牌、会议议程、席卡、手边单、资料袋、车贴等物料的延展设计、制作、布置等。
（3）负责活动司仪、礼仪、工作人员等现场服务人员的配备和使用管理；并做好相应的培训工作。
（4）负责活动现场的嘉宾引导、签到、人员组织、安保等；并做好现场的应急处理工作。
（5）协助采购人做好致辞稿、主持词、演讲稿、签约文本、新闻通稿等文本的收集。
（6）协助采购人做好会议嘉宾座次安排，做好席位卡的摆放。
（7）制定彩排流程方案，并落实组织做好彩排预演工作。
（四）后勤服务保障
（1）协助采购人做好酒店、会场的遴选工作。
（2）制定活动嘉宾交通、住宿、签到、餐饮等接待方案，并协助组织实施。
（3）负责对接好考察点，做好嘉宾考察的人员组织安排；
（五）会议服务保障
（1）联系好场地方落实光纤网络搭建等服务，保障现场通讯顺畅。
（2）协助采购方做好会场安保服务，维护会场秩序。
（六）人员组团出访
（1）负责出访前期因公邀请函拟稿翻译及签发对接事宜、上报因公审批、因公签证及使馆签证出签；
（2）负责境外公务行程协助衔接，境外地接接待、境外交通安排及境外公务活动翻译衔接安排；
（3）负责出访会议衔接、资料翻译、出入境注意事项和相关资料汇总；
（4）负责国内国际票务预订及中转住宿服务；
（5）因公出访归国总结报告上报，因公护照归还手续及归国后资料汇总，报账结算工作；
（6）负责出访交通，包含但不限于车辆安排、司机安排、公共交通安排等；
（7）负责出访团交办的其他工作。
二、相关标准：
无。
三、技术规格：
无。 
四、交付时间和地点：
1、合同履约期限：签订合同后按照本活动需求及采购人要求开始履行服务至所有活动完成并项目验收合格。
2、服务地点：采购人指定地点。
五、服务标准：
1、项目服务要求
（1）境外承办国际商务交流活动经验丰富，可提前往返境内外确认场地和开展会务工作。
（2）供应商须与采购人协商制定会务活动工作方案，提供技术支撑，保证执行过程中的服务质量及安全。
（3）供应商负责活动各环节流程设计及现场执行工作等。
（4）负责统筹活动相关设备的租赁、物料制作等；负责落实好嘉宾住宿、交通、餐饮的统筹安排。
（5）供应商须协助采购人制定出访行程方案，提供因公审批、签证、行程保障、资料及归国结算服务，保证服务质量。
（6）供应商须保证出访审批、签证至成行中各环节流程顺利。
（7）成交供应商在职责范围内必须保证出访人在国（境）外考察期间的人身和财产安全
六、验收标准：
1、验收方式：简易验收方式。
2、项目验收另有国家有强制性规定的，按国家规定执行，验收费用由成交供应商承担。由成交供应商向采购人申请项目验收，提交相关的项目验收资料。
3、验收的标准和依据：包括本采购项目的磋商文件、成交供应商的响应文件、政府采购合同和有关国家标准与行业规范。
4、验收过程中产生纠纷的，如属成交供应商原因造成的，由成交供应商承担相应费用。
七、其他要求：
1、付款方式
付款人：长沙经济技术开发区管理委员会。
付款方式：合同签订后7日内支付合同总金额的50%；活动结束经采购人验收合格后7日内支付尾款。按实结算。
成交供应商向采购人提供相应发票，否则，采购人不予支付。
2、供应商中标后在项目实施过程中必须自觉遵守各项法律法规，维护采购人形象。
3、在合同履行时，中标单位提供的服务不合格，中标单位应及时、无偿地采取补救措施，以达到合格成果质量要求，由此所产生的费用均由中标单位自行承担。中标单位应对造成的损失负赔偿责任，并承担相应的法律责任。
4、成交供应商负责其派出人员的人身安全，如发生安全事故，由成交供应商承担一切责任和损失，采购人概不负责。
5、成交供应商应对整个项目中的相关信息进行保密，未经采购人同意，不得向第三方透露，违者须赔偿因此给采购人造成的一切损失，并承担相应的法律责任。
6、项目整体验收完成后，中标单位需将相关资料一次性移交给采购人。
7、供应商应根据项目要求和现场情况，详细列明为完成本项目所需的所有人工、管理、财务等所有费用，如一旦中标，在项目实施中出现任何遗漏，均由成交供应商免费提供，采购人不再支付任何费用。
8、采购人在开标前不统一组织现场踏勘，供应商自行现场踏勘。因踏勘产生的费用与安全责任自负。
9、项目实施单位：长沙经济技术开发区管理委员会经济合作局，地址：湖南省长沙市星沙三一路2号，联系人：袁若，联系电话：0731-84020181。
采购需求仅供参考，相关内容以采购文件为准。