1.本用户需求书中所涉及的设备品牌及型号，仅供参考，并无任何限制性。可选用其他替代标准、品牌或型号，但这些替代在质量和性能上不得低于本需求书的要求。注：一、采购项目需求用户需求书户政档案整理项目番禺区公安分局人口管理大队

主要工作任务是对业务档案进行清理、整理（分类、编码）、编目以及消毒、装盒。主要的工作内容包括：清理分类、编页码、编目及档案消毒、还原装订等工作步骤。在确保档案安全的基础上，制定安全合理的档案接收、归还流程方案。（三）项目目标及内容户政档案是群众在办理户政业务时产生的业务档案，客观记录了业务的全流程。本次涉及到的户政档案有：各类户政业务档案、身份证档案等。据了解，本次需整理的档案约60万份，涉及档案约468万页，整理耗时预计在6个月左右。（二）项目概况（一）采购需求一览表

5.《档案工作基本术语》（DA/T1-2000）；4.《档案服务外包工作规范》（DA/T68-2017）；3.《中华人民共和国保密法》；2.《中华人民共和国档案法实施办法》；1.《中华人民共和国档案法》；（四）项目建设依据

（五）项目建设技术要求10.《全国公安机关机构代码编制规则》（GA/T380-2012）。9.《档案著录规则》（DA/T18—1999）；8.《档案分类标引规则》（GB/T15418-2009）；7.《纸质归档文件装订规范》（DA/T69-2018）；6.《归档文件整理规则》（DA/T22-2015）；

档案借出数量控制为一周的工作量，周一上午调卷，周五下午还卷，整理装盒一批还一批，环环相扣，责任到人，将档案遗失风险降到最小。遵守库房管理制度，严格遵守保密制度，妥善保护、保存档案。1.2档案借出对没有编制页号的材料进行页号编制，页号编制时，统一在文件下面右上角；对于已编制页码，存在漏编页码的情况，应统一遵循漏页档案紧靠关联文件的页码原则进行编写，如漏页的关联文件页码为8，其编写样式为“8-1”的页号格式编写。档案借出前处理主要对档案做清点登记，按照规范指引，对每个卷宗的档案进行条形码编制，条形码使用code39制式，服务单位安排精通档案的专业人员，负责贴条码的工作，工作人员须工作认真细致，小心谨慎粘贴每盒、每册案卷的条形码，保证条形码粘贴按规范，按顺序。粘接与盖章时注意保护原档案，不能损坏文件，保证卷宗资料完好无损。同时在存放档案柜上写上条形码的开始号与结束号。1.1档案借出前处理1.项目内容

根据档案归档的要求，进行多余材料的清理、核查，使归档材料不重复，不遗漏。1.3档案清理4）放入指定的档案保管位置，注意安全保存；3）档案保管人员与调卷人员共同进行全宗、目录、数量的二次核对，档案保管员进行数量统计，并进行登记，填写“档案出入库交接表”；2）清点结束，双方在档案调借清单上确认签字；1）项目组中有专门调卷工作人员，和番禺区公安分局相关档案工作负责人到档案库存地点，根据清单，搬下相应的案卷，对提取的档案逐清点，共同进行案卷内容、目录、数量的核对，填写《档案出入库交接表》，确保不出任何差错；

逐份采用人工方式用毛刷、吸尘器无死角清扫档案材料以达到去除档案材料表面的尘、霉、虫卵、虫屎等污秽档案材料的异物。将已经去尘、去霉、去虫卵、虫屎的干净档案，放入档案消毒柜用臭氧进行消毒。1.6档案消毒档案材料的详细信息，以材料所属群众为单位，编制档案卷内目录，卷内目录包含题名（如：李三的身份证材料），签发机关，签发日期，页次等。1.5档案编目按档案材料类型，年度进行分类归档，每个卷宗应编制一个唯一编码，并贴上条形码。条形码使用code39制式；用阿拉伯数字进行编页，每卷编一个流水号，对有文字的页面编页号。如是文字在页面的正面，页号编在右上角；文字在页面的反面，页号则编在左上角；页码统一使用阿拉伯数字编写，要求清晰准确，且编制的页码不压盖档案内容。1.4档案分类、编码

1.8档案归还2、档案装盒：将装订好的档案使用5cm无酸纸档案盒进行装盒，并在档案盒脊背盖上归档章。1、档案装订：在档案材料加上封面封底和卷内目录，采用“三孔一线”的标准进行装订；1.8档案装盒检查人员对前面所有工作进行详细检查，要求保证编号顺序无误，所有工序按要求完成。1.7质检检查

3、对交接的档案进行核对、清点、检查，杜绝在数字化处理过程中出现人为破坏、更改或信息失控、丢失等情况，保障数字档案的真实与完整。2、做好档案出入库登记表。档案从档案库房密集架或档案柜上，按档案的类别、分类号、目录号、案卷排列顺序进行下架、清点、移出；对接收的档案按类别、分类号、目录号、案卷号形成纸质目录，清点到卷，清点过程中杜绝出现遗漏登记或重复登记的情况。1、档案出库前做好条形码编制，根据规范要求，分类对移交出的档案进行贴标。1.9档案出入库要求对加工过程拆卷的档案需装订复原。以卷为单位的实物档案，三孔一线，装订牢固；以件为单位的实物档案，用不锈钢钉装订还原。档案归还按照档案分批借出、分批归还的原则进行档案归还，大队档案负责人对服务方归还的档案是否完整、齐全，档案的原版、原貌和原有档案的逻辑顺序是否准确进行检查，杜绝在整理过程中出现人为破坏、更改或信息失控、丢失等情况，保障档案的真实与完整。检查无误后，双方确认签字，完成《档案出入库交接表》的登记。

工期：合同签订之日起6个月内完成所有户政档案整理工作。2.项目工期采用总体验收方式。1.10验收方式4、整个过程中采取分批档案接收出库、归还入库方式，保证档案的原版、原貌和原有档案的逻辑顺序。

4、不得在工作场所使用与工作无关的任何电子设备，如手提电脑、手机及移动存储介质等。3、不同的工序之间要采取严格措施，杜绝档案信息泄密事故的发生。在加工过程中，服务方不能丢失、损毁档案，档案资料不能放错卷、盒。由于服务方过错导致档案资料及数据损毁或泄密的，服务方承担一切责任。2、建立严格的保密制度，落实相关安全措施，加强管理，杜绝工作人员对档案及档案信息的私自复制行为。与项目工作人员签订保密协议，加强对工作人员的安全保密教育。1、强化人员管理，如有人员变动，应及时通知采购人。严格遵守《中华人民共和国档案法》、《保密法》及番禺区公安分局的保密规定及相关规章制度。本项目所有工作必须在用户指定的场所内进行，确保加工场所的正常秩序和安全。不得损毁、丢失档案，如有违反，将依法追究法律责任。服务方须与采购人签订保密协议，服务方须做到：3.保密要求

（2）ISO/IEC27001信息安全管理体系认证证书；（1）ISO9001质量管理体系认证证书；需具有由国家认证认可监督管理部门批准设立的认证机构颁发并在有效期内且年审合格的认证证书：2.综合实力的要求1.场地要求：指定工作场地。（六）项目建设其他要求

（1）具备档案局颁发的档案中介服务机构备案资质证书或备案回执。3.档案服务能力的要求（6）企业诚信管理体系认证证书。（5）售后服务认证证书；（4）ISO14001环境管理体系认证证书；（3）ISO45001职业健康安全管理体系认证证书；

2．应按照本采购需求的内容、责任范围以及条款进行报价，我大队不再支付除此之外的其它任何费用。1．所提供的服务均应以人民币报价。（一）报价要求二、商务要求本项目禁止服务方进行分包或外包，一经发现，我大队立即终止合同并要求服务方承担对应的法律责任与经济损失。4.禁止分包、外包要求

3.质量保证期内发生的质量问题或服务问题，由服务方负责免费解决，问题解决时间不超过两个工作日。2.提供标准电话技术支持服务（7*24小时），免费质保期内服务人员接到通知后30分钟内响应，1小时内到达现场。1.免费质保期限：为验收合格后一年，具体按国家或行业有关标准由双方在合同中约定为准。质保期后，如采购人要求，服务方应长期负责有偿优惠服务。（三）售后服务要求合同生效之日起至6个月内完成并验收通过。（二）完成期限

3.因甲方使用的是财政资金，甲方在前款规定的付款时间为向政府采购支付部门提供财政支付申请手续的时间（不含甲方或甲方上级主管部门审核的时间），在规定时间内提出支付申请手续后即视为甲方已经按期支付。2.每次付款前，服务方须开具有效发票给采购方。1.合同生效后5个工作日内，采购方向服务方支付项目启动款30万元整（服务方须在合同签订后一个工作日内向采购方提供对应金额发票）；项目完成验收后30个工作日内，采购方按服务方实际完成档案数量向服务方支付合同尾款（即中标单价*验收页数—30万元=合同尾款）。（四）付款方式