湖南省新教材有限责任公司“拔尖创新人才培养与教育高质量发展――2023 教 育公益论坛”
（招标编号：20231117-3）
项目所在地区：海南省
一、招标条件
本湖南省新教材有限责任公司“拔尖创新人才培养与教育高质量发展――2023 教育公 益论坛”已由项目审批/核准/备案机关批准，项目资金来源为自筹资金 450 万元，招标人为 湖南省新教材有限责任公司。本项目已具备招标条件，现招标方式为其它方式。
二、项目概况和招标范围
规模：湖南省新教材有限责任公司“拔尖创新人才培养与教育高质量发展――2023 教 育公益论坛”海南（海口或博鳌），参会人数预估 700 人，招标范围包括：房务、餐务、车 务、票务、会场资料、布展等服务项目招标。
范围：本招标项目划分为 1 个标段，本次招标为其中的：
(001)房务、餐务、车务、票务、会场资料、布展等项目统一招标;
三、投标人资格要求
(001 房务、餐务、车务、票务、会场资料、布展等项目统一招标)的投标人资格能力要 求：具有独立法人资格，具有大型会议组织服务经验的投标人。近三年财务状况良好未发生 较大变化，无违法行为。有独立承担大型会务工作成果经验 。信誉良好，无不良征信记录。本项目不允许联合体投标。
四、招标文件的获取
获取时间：从 2023 年 11 月 17 日 00 时 00 分到 2023 年 11 月 21 日 00 时 00 分 获取方式：电话咨询获取
五、投标文件的递交
递交截止时间：2023 年 11 月 23 日 09 时 30 分
递交方式：长沙市芙蓉区五一大道 826 号新华大厦 2 楼湖南省新教材有限责任公司办公 室邮寄方式递交
六、开标时间及地点
开标时间：2023 年 11 月 23 日 09 时 30 分
开标地点：长沙市芙蓉区五一大道 826 号新华大厦 2 楼湖南省新教材有限责任公司
七、其他
湖南省新教材有限责任公司
“拔尖创新人才培养与教育高质量发展――2023 教育公益论坛”
会议服务项目介绍
一、论坛主题
拔尖创新人才培养与教育高质量发展
二、论坛时间
12 月 8-10 日
12 月 8 日：报到
12 月 9 日：会议
12 月 10 日：离会
三、论坛地点
海南（海口或博鳌）
四、人数预估
700 人
五、房务工作（包括但不限于）
（1）负责与会人员住房安排，制定分房、退房、拼房方案；
（2）与酒店沟通，提前检查嘉宾入住房间的设备设施，确保完好和入住体验；
（3）按照与会嘉宾信息制定“新教材公司☓☓营销分公司嘉宾用房表”，并将该用房表分发 至与嘉宾对接的各营销分公司负责人手上，确保各营销负责人准确掌握该区域嘉宾入住情 况；
（4）与酒店前台提前做好沟通衔接，梳理简化流程，以便嘉宾报到时顺利办理入住手续；（5）结合嘉宾总表及分房表，制定签到本；
（6）与酒店沟通，做好科学合理的用房预估和保底计划；
（7）酒店叫醒安排；
（8）与房务安排的其他相关事宜。
备注：要求安排合理、细致认真、服务周到、信息沟通及时、成本把控科学。
六、用餐工作（包括但不限于）
（1）负责所有与会人员、工作人员用餐安排，协助制定菜品及报价方案；
（2）会议期间，每餐前提前统计用餐人数，提前与酒店保持沟通，灵活调整用餐方案，以
免浪费；
（3）提前制作好用餐安排表，并将信息告知各分公司负责人；
（4）用餐开始前，抵达餐厅/用餐教室，检查菜品是否上齐、摆放是否到位；
（5）做好用餐指引工作，用餐期间巡场，保障菜品供应及时，督促酒店服务人员配合；（6）与用餐安排相关的其他事宜。
备注：要求安排合理、细致认真、服务周到、信息沟通及时、成本把控科学。
七、票务工作（包括但不限于）
（1）负责由公司承担的与会人员往返机票/高铁票/火车票预定；
（2）负责收集整理参会代表回执表信息（此项工作需回执表收集截止日后一天同步开始），负责审核参会代表回执表是否符合参会条件，不符合条件的报会务组是否订票；
（3）负责出具清晰、精准的用于接送机/车时刻安排表；
（4）与订购票相关的其他事宜。
八、用车调度工作（包括但不限于）
（1）负责安排执行所有与会人员的接送机/高铁/火车；
（2）制作接机/接车安排表；
（3）做好会议期间主要嘉宾用车、机动用车等调度安排；
（4）特别提醒：必须按照会议报价表中“接送用车”所要求的各类车型进行报价。若依据 实际情况实在无法调度该车型，必须于备注栏中说明清楚，并给出备选方案。
九、视觉设计、酒店签到、会场布展及现场服务工作（包括但不限于）
（1）视觉设计
①负责会议主视觉设计及延展物料设计方案；
②负责各类背景板、大小展板、X 展架、电子屏、水牌、横幅、指引、接站牌、车用指示牌、席位卡（人物用：嘉宾/领导/评委；功能区指示用：签到处/回程机票预定处/评委席）、工 作证、代表证、欢迎卡、生日问候卡、餐券、会议手册等资料的设计、制作；等相关事宜。
（2）酒店签到
①会议资料分装、发放等安排；
②与会嘉宾签到及引导办理入住等相关事宜。
（3）会场布展及现场服务
①会场布置、引导牌设置、嘉宾与会引导工作等；
②电源、空调、LED 显示屏、灯光、音响、话筒（有线、无线、鹅颈等）、倒计时提醒、录
音笔、翻页笔、电脑等设备的调试；
③主讲嘉宾报告 PPT 与视频的提前拷贝与播放调试；
④与主持人、主讲嘉宾的流程及注意事项沟通；
⑤会场拍照、摄像，照片分类整理等事宜，确保照片清晰，全景、特写、精彩场景抓拍等不 同类型都有，且品质高；
⑥现场突发情况处理等。
八、监督部门
本招标项目的监督部门为中南传媒。
九、联系方式
招 标 人：湖南省新教材有限责任公司
地 址：长沙市芙蓉区五一大道 826 号
联 系 人：杨志平
电 话：0731-82225526
电子邮件：407484239@qq.com
招标代理机构：
地 址：
联 系 人：
电 话：
电子邮件：
招标人或其招标代理机构主要负责人（项目负责人）：（签名）
招标人或其招标代理机构：（盖章）