中标
全系统档案接收窗口查询业务、库房协管人员项目需求公示
金额
-
项目地址
广东省
发布时间
2018/02/12
公告摘要
公告正文
( 全系统档案接收窗口查询业务、库房协管人员项目 )需求公示
备注1：本公示期限为2个工作日。公示期内如有异议，请登录采购系统，点击“提出需求疑问”功能点进行质疑，由采购人进行回复。
备注2：供应商在公示期过后对采购需求仍有异议的，请向采购人提出，采购人应予答复，并将供应商异议及答复材料在制作采购文件前移交给集中采购机构或社会采购代理机构。（采购公告查询地址：http://www.cgzx.sz.gov.cn/）。
项目名称 |
全系统档案接收窗口查询业务、库房协管人员项目 | 采购类型 |
非协议采购 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
采购人名称 |
深圳市公共信用中心(深圳市市场和质量监督管理委员会信息中心) | 采购方式 |
单一来源 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
财政预算限额（元） |
1376000 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
项目背景 |
全系统档案接收窗口查询业务、库房协管人员所需费用
137.6
万元已报
2018
年财政预算计划，根据深圳市财政委员会对该项目采购方式的批复，采取单一来源采购方式与原供应商深圳浩业企业服务有限公司进行谈判。
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
投标人资质要求 |
1、已在深圳市政府采购中心注册为注册供应商，具有独立法人资格； 2、采购单位推荐的供应商：深圳浩业企业服务有限公司
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
服务类清单 |
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
具体技术要求 |
一、
服务需求情况：
1、档案库房管理辅助人员人职责要求、档案库房环境和设施要求、档案入库出库、档案日常管理、保密制度等。
2、相关软件的开发和维护；档案影像查询利用系统的开发和维护
。
3、应配备
19名工作人员全系统档案接收、档案库房日常管理及档案业务查询工作，由档案管理部门直接支配安排具体工作。
4、必须具有
3名具备两年以上市场主体类档案工作经验的固定人员进行库房档案出入库管理岗位操作，且在整个项目过程中不得随意更换。
5、应配备一名项目经理。
6、项目经理及库房管理人员必须积极配合甲方工作，必须服从甲方工作安排，按照甲方要求开展工作。
二、服务辅助工作人员标准：
1、
19名辅助工作人员应符合国家招工标准和相关法律、法规条款；
2、必须具备独立、熟练电脑操作经验，辅助工作人员电脑录入每分钟
50字以上；
3、
项目经理人员每月工资标准应在4000元以上，其它辅助工作人员在3500元以上，社保等应按劳动部门相关标准办理。
4
、19名辅助工作人员必须相对稳定，保证纸
质档案接收工作顺利进行（如有人员变更应提前配备补充）。
5
、因涉及人员需要办理电子签名证书认证，所有人员必须稳定。
三
、
服务内容
全系统档案接收窗口查询服务、库房协管工作需在深圳市市场和质量监督管理委员会档案管理系统的基础上完成档案库房环境和设施要求、档案入库出库、库房日常管理、档案人员对库房档案的保密制度、档案对外查询等工作，并且在招标单位档案管理部门监管下完成项目实施各项工作。
1
、纸质档案接收内容
（1） 档案接收（调卷）：对每周（天）交接扫描和整理的档案及时进行处理。
1）、中标方应指定名人员每天协助我方档案管理人员进行对各分局移交的纸质资料进行接收。
2）、接收（交接）调卷时间：正常档案管理部门上班时间。
3）、负责接收（交接）调卷人员要在档案管理员带领下从库房搬运档案，由招标单位档案管理部门每次向中标单位确定的清单中依时间顺序提取扫描及整理，对提取的档案要逐页清点，并办理相关交接手续，中标单位不得出现任何差错。
4）、档案接收（移交）要求：从移交的档案袋中取出档案材料，用长尾夹固定档案，然后对档案数量进行清点，清点后与移交人进行核对。核对无误后，工作人员必须人为的对档案进行首次质量检查，移交档案封面有条形码的，直接用条码阅读器进行扫描接收并与档案接收管理系统进行核对。凡出现以下情况任何一项或多项时，均需退还给移交人带回，改正后重新移交：检查档案封面中总页数与档案最后一页所标注的页码是否一致；
①检查档案封面所注明的档案类型及条形码信息与公司登记申请书的类型是否一致；
②检查档案封面中核准日期与档案中《登记机关审核意见表》日期是否一致；
③检查档案封面中卷内目录资料名称每一项所标注的页次与档案内容中所在的位置顺序是否一致；
④检查档案每一页页顺序是否正确、页码是否清晰、是否多页、少页或是漏打页码；
⑤将业务档案中《登记机关审核意见表》企业名称、地址、法定代表人、法定代表人证件号码、注册资本、经营范围及审核时间逐项与企业注册登记系统中所查出相应的信息进行核对是否一致。
以上检查均无误后，接收人需在档案备考表签上检查人一
栏签上自己的姓名，并开出预收单给移交人。
5）、差错率不得超过
1‰（以卷为单位，即一份文件或一条目录只要发现一处错误即算该文件或目录出错）。
6）、条形码打印：没有经过我局设定的条形码系统打印的目录，应使用专用条形码打印机和条码纸按指定的系统上编印条形码，并粘贴在档案封面指定位置。
7）、档案原件拆卷及修裱：将档案原件的装订线拆除，展开折叠的大于
A4幅面的页面，排好顺序，叠放整齐，不得出现任何漏缺页及顺序差错，更不能对档案原件有任何损坏。
拆卷时，须注意以下几项：
①拆分整理人员必须对档案每一页进行有序分拆，不得出现页次顺序的差错，拔除档案中出现的订书钉且不能对档案原件有任何损坏；
②对档案内容有破损的地方，需用纸、透明胶或胶水进行修补。对小于A4纸张的材料，需将用档案部门规定胶水粘贴在A4纸张上；
③对档案中有褶皱的地方，需用镇纸压平；
④对档案中出现的登记申请书、公证书、股份转让协议等几页粘在一起材料，必须用裁刀进行切割，切割宽度不得多于5
mm
⑤对已车缝过的档案，分拆过程中必须将档案中残存线头清理干净，且用镇纸等重物对将档案上的针孔压平。
⑥对于部分在企业登记数据库中没有记录的早期档案，则需事先录入相关信息，如公司名称、地址、注册号、经营期限、经营范围、负责人等，之后再进行后续处理。
⑦对于我局需要扫描的文书档案，服务公司需指定专人对档案进行整理、编码，并用打印机打印出带条码的A4纸张，作为文书档案的封面后进行拆分。
⑧对时间较为久远的档案，纸张载体质量差，损毁较严重，对其进行修裱，包括喷潮、上浆、托裱、上墙、挣干、裁切等。
2、全系统档案库房管理工作。
（1） 派专人协助采购员档案管理部门日常的业务档案管理工作，如日常迁移、纠误、鉴定等工作中的调档及归档工作。
（2） 派专人每天对库房环境和设施检测、档案入库出库、库房日常管理等工作。
（3） 派专人对各分局移交业务档案进行接收工作。档案接收（移交）要求：从移交的档案袋中取出档案材料，用长尾夹固定档案，然后对档案数量进行清点，清点后与移交人进行核对。核对无误后，工作人员必须人为的对档案进行首次质量检查，移交档案封面有条形码的，直接用条码阅读器进行扫描接收并与档案接收管理系统进行核对。凡出现以下情况任何一项或多项时，均需退还给移交人带回，改正后重新移交：检查档案封面中总页数与档案最后一页所标注的页码是否一致；
1）检查档案封面所注明的档案类型及条形码信息与公司登记申请书的类型是否一致；
2）检查档案封面中核准日期与档案中《登记机关审核意见表》日期是否一致；
3）检查档案封面中卷内目录资料名称每一项所标注的页次与档案内容中所在的位置顺序是否一致；
4）检查档案每一页页顺序是否正确、页码是否清晰、是否多页、少页或是漏打页码；
5）将业务档案中《登记机关审核意见表》企业名称、地址、法定代表人、法定代表人证件号码、注册资本、经营范围及审核时间逐项与企业注册登记系统中所查出相应的信息进行核对是否一致。
以上检查均无误后，接收人需在档案备考表签上检查人一栏签上自己的姓名，并开出预收单给移交人。
（
4） 差错率不得超过1‰（以卷为单位，即一份文件或一条目录只要发现一处错误即算该文件或目录出错）。
（
5） 条形码打印：没有经过我局设定的条形码系统打印的目录，应使用专用条形码打印机和条码纸按指定的系统上编印条形码，并粘贴在档案封面指定位置。
3、档案管理系统软件的开发、维护；档案影像查询利用系统的开发和维护。
4、派专人协助招标单位档案管理部门日常的档案管理与将档案移交市档案局相关工作。
5、应配备
19名工作人员全系统档案日常库房档案管理及业务查询工作，由档案管理部门直接支配安排具体工作。
6、项目基本条件
（1） 进场时间：投标人必须在中标后按采购人要求的时间一周内保证
16人进场工作。进驻人员具体设置：
（2） 投标人要求有
3年以上的档案库房管理工作及档案查询业务工作经验。
7、必须派驻
1名项目经理人员服务现场，协调采购人档案管理部门档案调档案工作，及时解决存在相关问题。
8、必须具备
6名常驻服务档案接收及库房管理工作人员，能及时保证完成采购人档案每天调档归档工作任务。
9、必须常档案接收、窗口服务人员
13名，能及时保证完成采购人档案对外查询服务工作任务。
（1） 工作场地：采购人提供指定的工作场地、网络、桌椅、水电。
（2） 中标人应自带设备：
1）日常工作设备、工具耗材（包括打印机、档案装订机、工作用具等）全部由中标方自行配备，并且要符合下面所列的要求；
2）所有设备必须放置在指定的工作地点和位置，为了档案的安全，项目完成后所有设备必须经采购人档案管理部门查检，方能搬离工作场地。
3）项目完成后投标人在规定期限内自行撤离相关人中和设备（采购人检查并出行放行条）。
10、全系统档案接收、档案库房日常管理及库房档案出库、入库及档案查询服务流程要求
（1） 投标人应根据以下数字化处理的基本流程设计本项目的数字化处理方案，经采购人档案管理部门同意后方可进行实施，库房日常管理及档案出入库处理的基本流程：
1）库房内温湿度记录仪表并做记录签名→库房每天设备开关并做记录签名→档案查询→档案入库清单打印→档案库房位置确认→档案调出→档案调出时间及档案内容登记→档案移交登记表上记录→档案归还入库在移交登记表上记录归还时间及档案内容→档案归放库房档案密集架→签名
2）窗口档案查询服务→叫号→申请→申请材料→检查申请材料（是否符合要求）→开通自助查询→自助查询→打印档案→取档案打印件→整理盖章→交费取资料
3）分局移交档案→对档案进行清点数量→打开档案接收管理系统→输入接收人员工号及密码→点击回车→进入档案管理系统后点击录入管理→档案接收→选择分局→进行接收对档案审核日期及公司名称进行核对→接收完后核对数据→录入管理档案查询→选择分局及日期→打印接收档案的预收清单→并与分局人员核对双方签字→档案不合格→入录退回清单目录→并打印退回档案清单→并与分局人员核对双方签字→档案移交档案扫描。
⑵档案查询服务工作。
1） 投标人应指定
16名固定人员每天协助我方档案管理人员进行档案对外查询工作，在整个项目期间不得随意更换。
2） 档案查询服务工作时间：工作档案管理部门上班时间。
3） 负责档案查询服务指导岗要求：
① 上班期间须佩戴工作牌。
② 检查填表台上的表格、指引、公告等材料数量，如下不足应及时打印补充。
③ 主动、友善、耐心地为查询人提供业务咨询。引导他们填写申请表、备齐材料、取号等待，并指导进行终端机查询。
④ 人多时要进行人流疏导。
⑤ 出现网络故障等突发状况时要及时告知、安抚公众，维持大厅正常秩序。
⑥ 学习各种设备的基本运维知识，按时开关机，做好日常维护，发现故障及时报告。
⑦ 查询终端关闭前半小时巡视查询区并提醒查询时间。
⑧ 下班前检查各设备情况，整理大厅座椅，清洁填表区。
4） 负责档案查询服务工作人员对查询人员材料审核要求和对查询人员证件审核：
①本企业及关联单位必备材料：申请表、经办人身份证、企业营业执照或组织机构代码证（核原件）、本企业（关联单位）介绍信
②个人股东、董事、监事必备材料：申请人身份证
③律师事务所必备材料：经办人身份证、律师执业证、律师事务所介绍信原件、与被查企业名称相符的立案证明（或判决定或相关法律事务委托合同复印件）（核原件）
④其他所备材料：申请人身份证、与被查企业名称相符的立案证明（或判决书）文件复印件（核原件）、申请人单位介绍信（代表单位查询时须提交）
⑤受理档案查询申请，认真审核申请材料，仔细核对申请人信息，核对无误后方可录入。
⑥收取检索费，核对票据，为申请人开通影像档案。
⑦详尽、准确、耐心、一次性为申请人讲解完整的办事流程和必备材料，尽可能避免对方走弯路重复申请。
⑧工作期间保管好票据，下午下班前应做好轧帐和票据统一保管工作。
5） 盖章岗
①上班提前开打印机、强排扇。检查硒鼓及打印纸张是否库存充足。
②将打印好的档案进行整理、分类、盖章。（每户档案应防止夹页、掉页。逐份加盖骑缝章，印章须清晰可见。
③保管好印章并做好印章使用登记工作。
④掌握打印设备运维基本知识，能够排查简单故障，确保工作期间设备正常运行。发现故障及时报告。
⑤下班前检查设备情况，关闭打印机、排气扇，清洁整理工作区域。
（3） 档案库房环境和设施要求
1）库房内要有“八防”措施，严格做好防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防盗、防高温、防强光工作。
2）库房内应科学安温湿记录仪表，配备抽湿机、吸尘器、灭火器材，安装空调、消防监控、报警装置等设备。
3）库房内除密集架、档案装具、调归用具等必要设备外，不得摆放任何与档案工作无关的物品。库房内严禁明火装置，严禁吸烟，严禁使用生活电器，严禁存放易燃易爆物品。灭火器材要放在固定位置，不得随意移动。
4）档案库房周围影响库房环境的污染源，应采取措施及时清除。
5）库房内的光源控制。
6）库房内的温度应控制在
14～24度，相对温度应控制在45%～60%。库房工作人员应每天做好库内温湿度测记和调节控制工作。
（4） 档案入库出库
1）档案进出库房，要严格执行登记制度，包括档案收进入库，库存档案调出室外及日常的调阅、归还。
2）档案调出利用时，要严格按照我很档案管理暂行办法的要求执行。
3）新接收入库档案要严格检查，对有虫蛀、发霉及其它问题的档案须经科学处理后方可入库。
4）档案接收入库时，工作人员对档案清点数量，并认真检查案卷质量，对不符合标准的档案不予以接收入库。
5）档案调阅归还时，应做好登记工作，入库时按原位排放。
（5） 档案库房日常管理
1）库房工作人员 应有安全防范意识，熟悉和掌握火警信号与处置方法，安全规范地使用各类设备，并定期检查保养，发现故障及时向领导报告。
2）库房内用品不准擅自借出库房或挪作私用。
3）非库房工作人员原则上不得进入档案库房。
4）库房管理人员必须做到人离门锁，节假日前要进行安全检查，切断水源电源。长假期间要将库门贴上封条。
5）库房工作人员将调档归架时，应同时留意档案的保存状况，发现虫、霉、潮、破损等现象及时处理。如个人无法处理的，应将情况及时向领导报告
。
6）
库房工作人员要做好档案防护工作，定期放防虫、防霉药剂
7）库房内应保持清洁卫生，每两个月打扫一次（特殊情况随时打扫）。
8）每年
5月份、11月各组织一次对库藏档案的大抽查，检查库房房顶、各角落、库房设施、档案柜内、盒内、卷内情况，发现问题及时处理。
9）每五年进行一次档案清点，并认真填写清点情况表。
（6）
档案库房保密制度
1）库房工作人员应树立保密观念，贯彻执行《档案法》和《保密法》，共同保守档案机密。
2）档案调出时，应严格履行相关手续。查、借阅档案须经中心领导批准。
3）档案工作人员不得将档案私自带出档案库房，不得私自对档案内容进行摘抄、拍照、翻印或复制。
4）对保管期满、失去保存价值的档案文件要按规定销毁，不得以废纸出售。
5）涉密档案须严格管理，非保密员不得进入涉密档案室。如确因工作需要协助处理涉密档案的，须保密员全程陪同监控。凡涉及档案机密的人员一律不得在家庭及无关人员面前谈论有关档案机密内容，不得在各类通讯设施中暴露档案机密。
6）发生失密、泄密和档案被盗事件时，要立即报告主管领导，当事者要写出书面报告。对违反保密规定、造成失泄密和被盗密者，应按其性质及情节给予严肃处理。
12、验收要求
以抽检的方式检查已完成数字化转换的所有数据，包括目录数据库、图像文件及数据挂接的总体质量。数据验收时抽检的比率不得低于
1‰，验收指标如下：
1）、目录数据库与图像文件挂接错误，或目录数据库、图像文件之一出现不完整、不清晰、有错误等质量问题时，抽检标记为“不合格”；
2）、数字化转换质量抽检的合格率达到
99.99%以上（含99.99%）时，给予以验收“通过”。合格率=抽检合格的文件数/抽检文件总数×100%；
3）、验收“通过”的结论，必须经档案管理部门领导审核、签字后方有效；
4）、填报企业档案数字化扫描及数据整理服务项目验收确认书。
12、项目监督与管理要求
由招标单位档案管理部门对该项目工程进行全程监督和管理。中标单位必须服从档案管理部门调配和指挥。
1）、招标单位档案管理部门对项目的进场规定人员、质量、进度、计划、验收等进行全方位的管理；
2）、中标单位必须接受服从招标单位档案管理部门对于项目的管理和监督，及时向招标单位档案管理部门同时提交各种设计方案、实施方案、计划、报告等项目文档。招标单位档案管理部门对项目实施过程中指出的问题及整改要求，中标单位应该积极给予答复解决并实施整改措施。
3）、项目设计方案、实施方案和进度计划应经过招标单位档案管理部门的审核同意后才能付诸实施，重要的施工环节应取得招标单位的同意后才能施工，施工质量应接受监理的随时检查。
13、其他要求
1）、数据抽查
（
1）中标单位必须安排专责人员对前面所有提供查询及档案库房出入库调档工作进行详细检查。
（
2）为保证工作质量和方便采购方掌握工作进度，中标单位必须在每周一将上周处理完成的数据供招标单位检查，招标单位档案管理部门进行随机抽查或全部检查，抽查或检查中发现错误超过1‰，招标单位将本批数据一次性退给成交人检查修改，并书面告知整改要求。同一批数据退回3次或在整个项目实施过程中数据累积退回10次，招标单位有权暂停中标单位全部工作一周责令其整改或停止继续服务资格，整改期间耽误的工作进度由中标人自行负责。
2）、废纸处理要求
数字化处理过程中产生的废纸必须存放在指定的纸箱内，每星期集中清理一次。清理时要安排专责人员对纸张进行仔细检查，确保其中没有夹带任何档案文件后才能清出工作场地。
3）、数字化加工场地工作制度要求
（
1）所有工作人员（以下说明的“工作人员”均指管理人员和工作人员）必须严格遵守《中华人民共和国保密法》、《保密守则》以及《中华人民共和国档案法》等有关规定，不得以任何方式对外泄露档案信息的内容。
（
2）所有工作人员必须严格遵守保密制度。
（
3）档案原件处理完成后必须立即原样归还，不得损坏和丢失档案原件；不得私自复制任何档案文件，不得将复制的档案文件偷带出工作场所。
（
4）工作人员应保持工作环境整洁、卫生。必须统一无袋工作服工作，不得携挂包、钱包、磁盘、纸张、手机等任何物品进入工作间，更不得将工作间的任何物品带出工作间外。
（
5）在加工场地实行封闭管理，确保加工现场档案的安全。
（
6）挑选业务熟练、相关项目经验丰富的人员，尽量不更换工作人员，如确实需要更换的，提前一周书面通知档案管理部门，征得同意后才能换人。
（
7）在全部工作中，派遣项目实施经理一名，常驻实施地点，负责管理和协调各项工作。
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
商务需求 |
保密要求
①、乙方在履行合同过程中所获得或接触到的任何内部数据资料，未经甲方同意，不得向第三方透露。
②、乙方实施项目的一切程序都应符合国家安全、保密的有关规定和标准。
项目服务期限（完成期限）：合同签订后至
2018年12月31日前完成；
项目进度安排：当天需要完成系统新增档案查询数量；
付款方式：①、合同签订后，甲方一个月内支付中标金额的
40% 费用给乙方；
②、甲方在第二季度第二次支付金额
30% ；
③、甲方在第三季度第三次支付金额
20%；
④、在第四季度项目验收完成后，甲方一次性付清全部余额
10% 给乙方。
验收要求：按实际出勤人员、完成数量验收合格以后一个月一次性付清全部余额；
培训要求：供应商应对人员在进行入岗位前须进行职业培训（对于操作具体业务由采购方进行培训），合格后方能上岗工作；
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
评标信息 |
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
其他 |
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
附件 |
采购方式审批表-8个单一来源.pdf | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
备注1：本公示期限为2个工作日。公示期内如有异议，请登录采购系统，点击“提出需求疑问”功能点进行质疑，由采购人进行回复。
备注2：供应商在公示期过后对采购需求仍有异议的，请向采购人提出，采购人应予答复，并将供应商异议及答复材料在制作采购文件前移交给集中采购机构或社会采购代理机构。（采购公告查询地址：http://www.cgzx.sz.gov.cn/）。
采购需求疑问及回复列表
| 序号 | 疑问标题 | 疑问内容 | 疑问单位 | 疑问人 | 疑问附件 | 疑问日期 | 标题 | 内容 | 单位 | 采购人 | 附件 | 日期 |
解决方案
联系我们
返回顶部