采购邀请书（二次公告）

尊敬的供应商：

中国太平洋人寿保险股份有限公司对“LHZB24042078寿险总部档案管理”进行采购，诚邀贵司参加响应。

一、项目背景

中国太平洋人寿保险股份有限公司采用档案存储集中外包项目管理模式，本次就档案存储及整理供应商进行采购。为公司总部档案进行集中管控，提供文档管理服务，开展日常监控与管理。

二、采购需求

服务范围包括，利用符合国家档案保管标准的库房、人员和资产（包括不动产、计算机硬件、计算机软件包括授权软件），对管理类、财务类、业务类等相关档案进行文档上下架、存储、调阅及回收、查阅、销毁、永久出库、文档扫描及整理、文档管理用品提供等，整个流程所引发的技术和管理等相关服务，服务过程中响应人有义务按照我司的需求和标准设定、优化流程和技术。

三、采购数量

委托寄存保管档案约480箱，尺寸：42*32*30cm。服务内容包括文档上下架、存储、调阅及回收、查阅、销毁、永久出库、文档扫描及整理、文档管理用品提供等，须确保服务质量满足准确、完好、及时、高效、安全、便捷等要求。

四、服务要求

（一）运营能力要求

1.有开展全国范围、区域范围内档案存储外包服务的能力；

2.具备符合管理要求的档案库房，容量能够满足我司业务需求的持续增长，且能够持续提供存储服务和整理服务；

3.各项服务应有具体的实施方案、规范的业务操作流程及服务标准、服务承诺保障方案等；

4.对于存储保管的档案需要有安全保障措施方案和定期维护措施，包括但不限于信息安全管理机制、售后机制、应急预案及定期演练计划、异地灾备方案（需有本地或异地备份库房，必要时提供48小时紧急转移）、库房运营管理制度体系建设情况及人员管理机制等，确保我司档案的完好性、保密性、安全性；

5.具有完善的管理体系：包括但不限于体系认证包括ISO9001质量管理体系认证、ISO14001环境管理体系认证、ISO27001信息安全管理体系认证、ISO45001职业健康安全管理体系认证、ISO22301业务连续性管理体系认证及ISO20000信息技术服务管理体系，需提供证明资料（或同等管理体系认证）；

6.具有专业的资质及荣誉：资质不限于高新国家级高新技术企业认证、中国档案学会理事单位、档案中介服务机构备案资格、劳务派遣经营许可证、文档管理和档案库房环境管理相关的系统软件著作权登记证书等，专业资质需提供证明资料（或同等专业资质）；

7.具备与金融行业的合作案例经验。（投标人需提供近三年全国金融行业总部签订的文档寄存项目案例，服务区域需包含上海地区）；

8.库房运营管理制度体系建设情况及人员管理机制：不限于库房管理制度、员工签订保密协议、取得上岗培训证书、保密工作岗位业务培训证书等情况；档案外包服务供应商负责做好寄存档案的保密工作签订保证协议，需提供证明资料；

9.具备各项服务的实施方案、业务操作流程及服务标准。

（二）库房建设及管理要求

1.根据《档案馆建筑设计规范》的八防要求，库房及相关设备需要满足八防标准，具备包括防火、防盗、防水、防潮、防虫鼠、防光、防尘、防高温等管控措施；

保管库房门应当采用金属防火防盗门，密封性良好。做到办公、保管、阅卷等配套工作用房分开设置。库房结构为混凝土硬顶结构；

防火：档案库区配备火灾自动报警系统和消防灭火系统；

防盗：库房外围配备视频安防监控系统功能，监控保持不低于90天，24小时不间断保安，定时巡逻；库区内设置有可授权的电子门禁系统，配备满足安全管理需要的视频监控设备，确保档案存储空间及门窗等无监控死角，视频监控系统应由专人负责，定期检查视频监控系统；

防高温防潮：库区配备空调系统和除湿机，在1000平米内库房配备不低于4个空调和4个除湿机，并能提供温湿度记录；库区温度应能够恒定保持在14-24度之间，湿度保持在45-60度之间，定时向甲方提供温湿度记录；

防光：库区窗户封闭式，并做防光涂层处理，库房照明符合档案馆照明建设标准；

防尘：档案库区内墙面光滑整洁，地面坚硬耐磨，定期清扫保持清洁无尘；

防鼠防虫：库区所有进出使用一扇大门，其余大门设为常闭式等设施，定期放置粘鼠板、每月提供专业消杀公司消杀定点投药，并出具专业消杀报告进行灭菌灭虫处理，具备第三方专业消杀公司每月出具相关报告。

2.响应人应具有跨区域的备援仓储中心，并能提出合理有效的危机处理方案。

（三）档案保管服务要求

响应人在提供档案保管服务过程中，必须实现：

为我司提供档案首次入库、日常入库等服务。建立完备档案管理制度，确保我司的档案在双方有序、有效和安全地相互交付；

为我司提供档案安全存管服务，保管寄存档案应当采用重型货架存储模式和封箱上架形式长期保管；

为我司提供档案日常档案利用服务，包括档案的普通调阅、紧急调阅、节假日特殊调阅、远程调阅等服务；

为我司提供档案保管所需档案箱、条码、锁条等相关必备物料；

能够为我司提供档案上、下架等服务；

为我司提供其需要的其它相关档案管理服务。

档案整理要求：

整理人员负责对新增档案的按照要求进行整理、装箱、制作清单、登记锁条编号等操作。

（四）系统建设需求

响应人应建立并向我司提供完备的档案管理系统，满足日常档案管理订单、数据查询、统计分析等各项管理要求。

（五）服务时效要求

1.普通调阅、调阅回收、文档箱派送及收箱

本地当日15点前下达指令，次工作日内送达或回收。

工作时间外或节假日派送

本地当日15点前下达指令，次工作日内送达或回收。

2.紧急时效调阅

4小时内送达。

3.原件现场查阅

可提前一个工作日预约下架，次工作日到库房现场查阅。

4.电子调阅

调阅需求发出后三个工作日内响应，提供调阅账号

上架新箱入库在三个工作日内完成上架工作。

（六）运输服务要求

响应人需专人专车提供档案运输服务。

（七）项目人员要求

配备一名项目经理，需具备以下资质：本科（含）以上学历、持有但不限于档案局或档案学会颁发的档案管理上岗证证书、档案管理相关职称证书（助理馆员（含）以上）、PMP项目管理证书，需提供证明资料；

服务团队主要人员需要取得档案管理相关培训证书、资格证书，经过保密教育相关培训，需提供证明资料。

（八）销毁服务

提供免费销毁服务，免费提供系统使用及2个账号使用。

（九）其他要求

各存储中心管理标准统一，档案保管品质满足要求。

本项目结算具体费用以档案保管、档案调阅、档案箱物料购买等实际发生费用据实结算。各项目费用标准在报价单中明确，年度预付结算。

五、供应商资格条件

（一）为合法注册的法人、其他组织或自然人，并具有独立承担民事责任能力；

（二）与公司交易前三年内，未发现其列入严重违法失信企业名单；

（三）与公司交易前三年内，未发现其列入经营异常名录。

六、结算方式

本项采购最高限价：50,000元整，含税、服务费、运输费、安装费、人工费等一切费用。实际费用支付据实结算。

七、采购程序

（一）采购方式

根据公司有关采购管理规定，采用竞争性采购方式。

（二）成交供应商数量

拟成交供应商数量为1家。

（三）评审方法

根据公司有关采购管理规定，采用综合评分法。

（四）评审原则

１.评审过程将遵循“公平、公正、择优”的原则进行；

２.评审严格按照采购文件的要求和条件进行。

四、应征要求

（一）应征文件内容

1.供应商报名所需材料：

（1）提供营业执照扫描件并加盖公章；

（2）提供质量管理体系认证；

（3）提供合作案例经验。

（二）应征文件编制

应征文件为电子文件：

电子应征文件为纸质应征文件正本的彩色扫描件，应清晰完整体现纸质应征文件正本内容及公章。

１.报价文件：报价文件模板。

２.商务文件：根据采购项目评审表，提供相关证明材料扫描件并加盖公章。

３.技术文件：根据采购项目评审表，提供相关证明材料扫描件并加盖公章。

（三）应征文件递交要求

１.应征文件递交截止时间

2024年7月30日，下午17点。

２.应征文件递交方式

应征人需在截止时间内，登录平台确认参加本次项目、下载采购文件，并按照采购文件要求上传电子应征文件。

Ⅰ：太保寿险采购电子化管理平台”网址：http://purchase.cpic.com.cn/。

Ⅱ：注册流程请参考平台首页《电子化采购平台供应商操作手册》。

如有问题请拨打在线客服：010-89193340。

（四）采购项目联系人

采购联系人：费老师，021-33965059。 

需求联系人：黄老师，021-33965064。

附件：1.报价文件模板

2.采购项目评审表

3.采购合同模板

中国太平洋人寿保险股份有限公司

2024年7月26日