品目

项目名称

数量

单位

主要服务及要求

预算总金额

（元）

一

库存档案数字化

（国内服务）

1

项

技术规格及清单

一、 项目概况

1、本项目建国后档案扫描最高限价为0.5元/画幅、建国后档案目录著录最高限价为0.5元/条、建国后档案重拟标题最高限价为1.45元/条，成交单价＝最高限价×成交折扣率。

2、数字化服务内容：完成约定数量的纸质档案数字化任务。包含档案整理、一般修复、分件、扫描、拟写文件（案卷）题名、建立案卷级、文件级目录数据库、打印案卷封面封底与卷内目录、装卷、装盒、制作数据移交介质等。

3、数字化成果移交：图像数据分别以彩色JPEG、PDF/双层PDF两种格式移交，目录数据分别以XLS、DBF两种格式移交。移交数据载体为优质3.5寸移动硬盘。

4、项目报价和结算单位的标准如下：

（1）扫描：以每个画幅进行报价。无论档案纸张大小，以最终形成的与对应的纸质档案页面完全相同的一个图像文件为一个画幅，按实际画幅数量结算。

（2）建目录数据：以条为单位进行报价。按现行档案文件级目录数据库结构和著录细则进行著录、录入，要求进行双机校对，并与捕获的元数据合成元数据库。

（3）校对、修改并挂接原有目录数据：将县档案馆已有目录数据按文件级目录数据库结构和著录细则校对、修改，并对应原文进行著录、录入。

二、项目规范性引用与参考文件

1、《连续色调静态图像的数字压缩及编码 第1部分：要求和指南》 （GB/T 17235.1-1998）

2、《连续色调静态图像的数字压缩及编码 第2部分：一致性测试》 （GB/T 17235.2-1998）

3、《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894）

4、《档案著录规则》（DA/T 18-1999）

5、《纸质档案数字化技术规范》 （DA/T31-2005）

6、《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》（DA/T38-2008）

7、《文书类电子文件元数据方案》（DA/T 46-2009）

8、《江西省书类电子档案著录与数据格式规范》

9、《江西省档案馆文书类电子档案元数据方案》

10、《江西省纸质档案数字化管理与技术规范》

11、《江西省数字档案与数据离线备份介质管理规范》

12、《江西省国家综合档案馆馆藏民国档案文件级目录数据库结构规范》

三、项目数据质检要求

1、质检方式

供应商的数字化服务系统应有按任意比例对数据进行随机抽检功能，以便我方进行数据抽检。我方对本项目质检采取但不限于以下方式：

（1）检查和指导相结合：采取授课方式对数字化公司工作人员进行案卷的整理分件、编号、著录、录入、图像处理、扫描、数据存储备份等业务的指导。

（2）巡视中标公司流水线：在数字化公司进行项目工作时，巡视项目流水线，对流水线工作人员各环节工作进行检查和指导。

（3）对数字化中标公司提交的数据进行质检。

2、质检数据交接

数字化供应商按生产进度以移动硬盘形式、全宗或档案年度为单位向本单位移交质检数据。

3、数据抽检方法

（1）阶段性验收标准：当项目完成阶段性目标后，由我方按20%比例对数字化成果进行抽检，抽检合格率达95%以上时，视为阶段性验收合格。检查内容包括案卷级目录数据库、文件件级元数据库、图像文件、数据挂接、命名、数字化工作文档、档案实体还原的总体质量。抽检对象合格率低于95%时视为整批数据不合格并发回中标人自行检查、修正。对于2次质检仍不合格的数据，可不支付此批项目金额。同一批数据每增加一次质检，抽检比例提高5%。

（2）总体验收标准：按照阶段性验收标准验收最后一批数字化成果后，由我方组成验收组对该项目进行总体验收，对数据、案卷还原、档案入库、移交介质、数字化工作文档、现场监控录像等总体情况进行抽检，抽检比例为10%，当抽检合格率达95%以上时，视为总体验收合格。

4、质检指标

制作的数据（目录数据、图像数据、双层 PDF、数字化元数据、头文件等）符合江西省纸质档案数字化管理与技术规范，符合本招标文件要求。目录数据库与图像文件挂接错误，或目录数据库、图像文件之一出现不完整、不清晰、有错误等质量问题时，抽检标记为“不合格”。主要质量问题及评判标准如下（但不限于以下问题与评判标准）：

数据错误类型及评判标准

5、审核验收

（1）项目完成后，经供应商提出申请，由我方对供应商提交的成果（如目录建库成果、图像处理结果和数字化加工完成成果等）和重点环节（如档案的还原和入库交接）进行审核验收。

（2）供应商以全宗或年度为单位提交数字化成果，我方组织进行审核验收。

（3）全部档案验收通过的结论，以我方责任人签字为准。

（4）如全部档案完成后不能通过验收的，视为供应商违约。

（5）数据验收合格后，供应商须提供移交移动硬盘三套。

四、数字化成果移交要求

所有数据验收合格后，供应商必须按照DA/T38-2008和《江西省数字档案与数据离线备份介质管理规范》要求制作数据移动硬盘三套向我方移交。数字化流程工作单信息及项目运行过程中形成的各类管理数据导成XLS、DBF、TXT格式数据库向本单位移交；数字化流程工作单及各类管理台帐实体装订成册一并向我方移交。所有已完成的数字化成果必须 可以正常导入江西省区域性数字档案集成管理与共享利用平台，并可正常利用。

五、项目管理与档案安全保障要求

1、数字化加工实施过程中所需的所有设备和材料（办公座椅除外），包括但不限于电脑、扫描仪、服务器、存储、移动硬盘、网络设备等均由供应商提供，但必须做好保密技术检测，严格设备管理要求。

2、供应商必须在合同约定的时间内，到指定地点开展数字化服务，严格加工现场管理，不得携带手机、相机等物品进入现场，数据指定专人管理，所有涉及数据的操作要有登记，屏蔽所有工作站USB接口。

3、数字化服务的时间和地点。投标人中标后，必须在合同约定的时间内，携带设备到县档案馆指定地点开展数字化服务。

4、数字化加工现场要布置协调、美观，公司名称、工作区域均标识清楚，管理有序。设备摆放整齐，工作人员要求统一着装、挂牌上岗，并遵守我馆各项规章制度。

5、销毁外部数据。数字化供应商移交数据后，在我方有关人员监督下，对供应商所有存有档案数据的存储介质进行低级格式化处理。

六、 数字化成果凭证性保障要求

1、数字化图像头文件技术要求

（1）为保障数字化文件凭证性，满足数字化文件长期保存的需求，图像文件编码结构中除拥有图像宽度、图像高度、水平分辨率、垂直分辨率、位深度等元数据外，经扫描生成的每一个图像文件，数字化系统必须按照Exif标准在其生成之时自动向头文件写入4个元数据值：

（2）上述4个元数据的写入必须以Exif标准为依据，应与图像宽度、图像高度、水平分辨率、垂直分辨率等元数据一样，能被WINDOWS等操作系统识别显示，能被“江西省区域性数字档案管理平台”自动提取。

（3）向本单位提交一份头文件元数据写入测试用样例图像数据，经本单位签字同意后方可实施。

（4）写入图像文件头文件中的所有元数据必须与实际采用的参数值一致。

2、元数据捕获与著录

在数字化过程中，我们通过强化过程管理、数字化授权描述、连续时间等信息保障数字化成果的凭证性，因此除《江西省文书类电子档案著录与数据格式规范》要求的著录项目外，数字化系统还需自动捕获相关数字化技术元数据，并为文件级目录数据库赋值。如下表所示。在提交目录数据库成果时，下表应分别与本招标文件《江西省文书类电子档案著录与数据格式规范》所要求的表合并为一个表提交。

3、图像处理。对扫描图像作后期处理时，不得去除档案页面原有的水渍、污点等，保持图像文件内容与纸质档案页面内容的一致性；不得裁掉纸质档案原有页边，包括破损、不规则页边。

4、数字化过程管理台帐。数字化流程工作单等过程管理台帐用于记录数字化关键工作环节，能够描述数字化成果的来源背景信息，证明其形成的可靠性，是维护数字化成果凭证价值的重要手段。在数字化成果移交时必须按要求向采购方移交各类台帐。

七、数字化基本流程与操作规范

现行档案数字化基本流程包括以下个环节：借卷、档案整理、建目录数据库、批量扫描、图像处理、还卷、数据质检、数据存储与备份、数据挂接与利用。数字化工作从档案整理开始必须认真填写纸质档案数字化流程工作单，登记好每个卷的总页数、件数、每件的起始页号、载体情况、珍贵档案、实物及每个环节责任人、处理时间等信息，使档案在数字化各环节中依次流转，交接清楚，责任到人。

1、借卷

供应商凭《数字化对象审批单》办理案卷借用手续，逐卷（盒）清点档案实体，填写借还卷登记表，注明借卷人、借卷时间、案卷号及数量。

2、档案整理

（1）拆卷（件）前填写纸质档案数字化流程工作单。数字化流程工作单记录档案整理、建目录数据库、档案扫描、图像处理、数据质检等各个环节工作信息，包括每卷（件）总页（张）数、件数、缺漏号情况、特殊页面（含珍贵档案、实物）、每件起始页号及各环节处理时间和责任人等信息。

（2）对未编页号或页号编制不规范的案卷重新编号，统一采用油墨打号机打号。页号打在案卷翻口上角空白位置，表册编制一个页号；已经采用油墨打号机打过页码的档案，或原有页码为连续性页号且清晰可见，一律不再重新编页码；如有跳号情况，应在数字化工作单中加以说明。从未编过连续性页码的档案，需重新打号；一份文件在卷内被其它档案材料分开使排列位置不连续，必须调整文件顺序，由此造成页码不顺的，需就受影响的部分重新打号。遇有特殊情况，由我方决定是否重新打号。

（3）以件为保管单位的档案，不再编制件内页号。

（4）拆卷（件）后拔除卷内金属或其它材质加固材料，平整页面。对粘连页面用小竹签等工具小心撕揭剥离，但不得损毁档案；若粘连过牢，经我方确认，按原貌扫描；对无破损但高度褶皱的页面可采用电熨斗熨平，电熨斗温度必须控制在60℃以内。

（5） 准确区分每一份文件（分件），编制档号。一份完整的文件通常包括文件处理单（发文稿纸、收文处理单）、公文转办单、正文、定稿、草稿、附件等内容。属同一份文件材料的集中存放，做好标识；如遇归档不完整，缺失其中一项或几项，也应视作一件处理。每份文件中，扫描件包括文件处理单或领导（职能部门）签署意见单、正文、领导签署定稿、附件等。无领导签署的定稿、草稿、重复件及案卷封面、封底等无关材料不扫描，用非扫描件标识区分开来，不脱离卷体。非扫描件必须在其对应的扫描件文件级目录数据的“附注”字段中加以描述，如“本件有3份草稿共计18页未作数字化。”凡档案中有照片、地图、税票、邮票及各种券票的，必须在其对应的“附注”字段中加以描述，如“此件含有一张黑白单人标准照”、“此件含有一张邮票”。

以上所述的“件”，是指单份文件。

①围绕一个事由形成的多份文件、信函等应视为不同文件，如请示与批复视为2件，并在文件关系元数据中对该级文件加以描述；

②文件处理单或摘由单、公文转办单、便笺（条）等应归入其办理对象所属的件内；

③有收文处理单或发文处理单，却没有收文或发文的，收文或发文处理单作为一件，以应收文或应发文为著录对象，并在附注项中作出说明，如“此件仅有发文处理单，缺发文文件。”

④主件与主件中明确说明的附件为一件；

⑤转发件与被转发件为一件；如果转发件与被转发件在卷内为两份独立的文件，也视为一件；

⑥信函与其信封为一件；

⑦各种集中组卷的报表、登记册、干部名册、提案、介绍信、电报底稿等，经与我方商定后再行分件；

⑧遇有上述未及的特殊情况，需与我方商定后再行分件；

3、装卷还原

案卷装订前，供应商要对本单位提供的案卷级目录数据库进行校验，对不合格数据进行修订，对不规范、不准确案卷题名要重新拟写题名，并对修改的数据做好标识向本单位移交。

（1）在完成档案整理、扫描、图像处理、数据质检后，打印新的卷内目录和案卷封面、封底，按卷装订。封面、封底和卷内目录的打印格式由我方确定。

（2）以件为保管单位的档案，扫描后应按照拆件前装订模式装订还原，装订成品必须结实美观。

（3）恢复装订时,应注意文件排列顺序不变,做到安全、准确、无遗漏。

（4）对浮贴在相邻档案纸张上的小签条等小页面档案，如粘贴不牢，用档案修裱专用浆糊加固避免脱落。

（5）对没有预留空白装订边的正常大小页面，用修裱档案专用纸张接边后，再折成与案卷大小一致页面装订。

（6）案卷装订成册经质检合格后,按全宗分别排序装盒,档案盒子上编制规范标识。

4、建目录数据库

（1）应在准确分件的基础上按照《江西省文书类电子档案著录与数据格式规范》《江西省国家综合档案馆馆藏民国档案文件级目录数据库结构规范》要求进行著录、录入，建立文件级目录数据库，录入条目必须进行双机校对。

（2）文件题名项的著录。有题名（事由）的文件在著录时，照录题名（事由）；题名（事由）不能准确揭示文件内容时，则应重拟文件题名，并用“[]”进行标识。单独的表册，直接照录表册的题名。

（3）其它著录项及著录细则详见《江西省文书类电子档案著录与数据格式规范》《江西省国家综合档案馆馆藏民国档案文件级目录数据库结构规范》，现行档案注意区分传统和简化两种结构。“简化”指2000年以后形成的现行文书档案，“传统”指2000年以前形成的现行文书档案。

（4）对我方提供的案卷级目录数据进行校对、修订。补充著录项、修改录入错误、重新拟写错误、不规范案卷级题名。

5、档案扫描

（1）本项目使用的扫描仪必须是平板扫描仪，不得使用高速、滚桶式扫描仪，且最大分辨率必须在300dpi以上，扫描仪盖板上用与数字化对象档案纸张相似的档案修裱专用纸张作衬底。

（2）每份文件中，只扫描文件处理单或领导（职能部门）签署意见单、正文、附件等。无领导签署的定稿、草稿、重复件及无关材料不扫描。

（3）无论页面大小均应自然平展开进行扫描。骑马订、无线胶装类装订文件平展开后左右均有扫描内容的以A4纸张页面大小确定扫描范围；若只有单边有扫描内容的以A4纸张页面大小确定扫描范围。以画幅作为扫描的计量单位。附件为无线胶装类书册的，可直接挂接书册的WORD文本，无需另外扫描。

（4）必须按照案卷标明的页码顺序进行扫描。

（5） 纸张暗黄发黑、字迹不清的档案，或文字偏小、密集、清晰度较差等，应通过数字化系统调整亮度、对比度、分辩率等技术参数，直至图像清晰为止。同一份文件内只能采用一种分辨率，以件内采用的最高分辨率为准。

（6）在同一份档案文件内，清晰度不同，特别是铅笔、钢笔、圆珠笔同时存在的，应以文件主要部分的清晰为准。

（7） 扫描时必须绝对保证档案载体的安全。纸张较薄或较脆容易破损的，应在修裱后再用平板扫描仪扫描。

（8）扫描要完整，包括文件上的正文、页码、有关标记等都必须纳入扫描图像范围。

（9）扫描时，应尽量将档案纸张放置端正，最大限度地减少因纠偏产生的图像失真问题。

（10）特殊纸张扫描处理规范

①大幅面档案的数字化：大幅面档案指超过现有平板扫描仪可扫尺寸规格的档案幅面。为保证数字化文件的真实与完整，大幅面档案采用分幅扫描或工程图纸扫描仪进行数字化。当纸张幅面超过A3大小时，可采用工程图纸扫描仪进行扫描，工程图纸扫描仪最终生成图像不得有色彩偏差；当纸张幅面超过A0大小时，可采用分幅扫描方式再拼接方式进行数字化；

②脆化档案的数字化：脆化较严重的档案需先修裱再数字化；

③薄透与字迹褪变档案的数字化：薄透档案用相同大小白纸衬底，再进行扫描；字迹褪变档案扫描时，需要调整亮度、对比度等参数，以扫描后形成的图像中文字清楚为准。遇有字迹完全褪色（只剩划痕）或复写纸字迹且发生浸染时，可扫描该页档案反面，再做镜像文件，如果该页纸张同时有老化、破损现象，宜在扫描后再进行修裱处理。

④实物档案的数字化:对档案中徽标、烟叶、各种证物等实物档案，采用数码相机进行数字化，所获图像文件必须进行相应的图像处理，以达到本项目要求的图像质量。

6、图像处理

所有扫描后生成数字化图像文件，应进行相应的图像处理，使图像清晰、端正。图像文件必须能准确反映档案原件外观的原始面貌，色彩均匀度应与原件一致，不得出现原件没有的颜色、变形、马赛克、明显皱纹等破坏图像质量的现象。

（1）对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，以视觉上不感觉偏斜为标准，允许的倾斜度不得大于0.1；方向不正确的图像应旋转还原，以符合阅读习惯。

（2）图像处理以保持档案原貌为原则。图像页面中出现的档案自身的黑点、污点、杂质等不进行去污处理。档案若因故造成局部黑影、不清楚等状况，且无法通过图像处理技术进行修复的，照原样扫描，并在目录数据库“附注”项加以说明。

（3）图像尺寸大小要裁剪与档案原件基本一致，不得裁掉档案纸张或档案内容。

（4）档案原件发生字迹渗透的，应采用数字化系统图像处理功能，比如锐化字迹功能，以清晰字迹笔画。

（5）档案原件色彩明暗深浅不一的，应采用数字化系统图像处理功能，比如色彩、明亮等平衡功能，调整图像深浅至一致。

（6）凡采用分幅扫描再拼接形成的图像，应在《数字化对象元数据项目与著录细则》中的“附注”项中予以说明，如“本件档案第2页是采用分幅扫描手工（或XXX软件自动）拼接而成”。

7、还卷

还卷环节操作规范参见借卷环节。

八、图像文件技术要求

1、图像文件基本参数要求，见下表。

图像文件基本参数要求

2、 源版数字副本命名规范

（1）命名规则1。数字图像名称由2部分构成：文件级档号.件内页面流水号。

示例：一份档号为“1001-1992-0001-001”的文件有3页，经扫描生成的3个数字图像的名称分别为：

1001-1992-0001-001.001.JPG

1001-1992-0001-001.002.JPG

1001-1992-0001-001.003.JPG

（2）命名规则2。数字图像名称由3部分构成：文件级档号.件内页面流水号+组件代码。组件代码为：A—主件（含正文与附件、正文与转发件为一体的完整文件），B—附件或转发件（B主要用于电子文件归档管理），C—公文处理单（含收文处理单、发文稿纸、公文转办单等），D—定稿，E—修改稿，F—[其他]。

示例：一份档号为“1001-1992-0001-001”的文件，其中主件2页、公文处理单1页、定稿2页、修改稿3页，经扫描生成的8个数字图像名称分别为：

1001-1992-0001-001.001A.JPG

1001-1992-0001-001.002A.JPG

1001-1992-0001-001.003C.JPG

1001-1992-0001-001.004D.JPG

1001-1992-0001-001.005D.JPG

1001-1992-0001-001.006E.JPG

1001-1992-0001-001.007E.JPG

1001-1992-0001-001.008E.JPG

3、衍生数字副本命名规则

（1） PDF或双层PDF格式数字副本命名规则。与源版数字副本命名规则相对应，PDF或双层PDF格式数字副本有两种命名规则，如以下示例。

示例1: 1001-1992-0001-001.PDF（规则1）

示例2: 1001-1992-0001-001A.PDF（规则2）

1001-1992-0001-001C.PDF（规则2）

1001-1992-0001-001D.PDF（规则2）

1001-1992-0001-001E.PDF（规则2）

（2）TXT格式数字副本命名规则。TXT格式数字副本采用文件级档号命名。

示例：1001-1992-0001-001.TXT

4、数字化成果存储规范

应按照《江西省数字档案与数据离线备份介质管理规范（试行）》的要求，在移交存储介质中分类有序地存储数字化成果。按档号构成项分级建立文件夹，并可根据存储的实际需要增加下级文件夹，将数字副本相对集中地存储于最低一级文件夹内。

（1）数字副本存储基本结构

a)源版数字副本存储结构。源版数字副本存储基本结构为：:\数字档案或数据\全宗号\目录号\案卷号\文件级档号。

采用命名规则2命名的源版数字副本的存储，应在基本存储结构下建立相应文件夹并分别存储，其结构为：:\数字档案或数据\全宗号\目录号\案卷号\文件级档号。

示例1：:\数字档案或数据\1001\1992\0001\ 1001-1992-0001-001\A

源版数字副本同时以TIFF、JPEG等多种格式形成时，应参照上述方式逐级建立文件夹并存储，其结构为：:\数字档案或数据\全宗号\目录号\案卷号\文件级档号\格式名称。

示例2：:\数字档案或数据\1001\1992\0001\ 1001-1992-0001-001\A\TIFF

:\数字档案或数据\1001\1992\0001\ 1001-1992-0001-001\A\JPEG

示例3：:\数字档案或数据\1001\1992\0001\ 1001-1992-0001-001\TIFF

:\数字档案或数据\1001\1992\0001\ 1001-1992-0001-001\JPEG

b) PDF或TXT格式数字副本存储结构为：

:\ 数字档案或数据\全宗号\目录号\案卷号\

（2）元数据库存储结构为:

:\著录文件\

（3）数字化工作文档数字副本存储结构为:

:\授权文件\数字化授权文件\

上述数字化通用需求适用于民国档案的数字化。民国档案数字化应满足的个性服务与技术需求，分述如下:

九、民国档案数字化服务与技术需求

1、民国档案数字化基本流程与操作规范

民国档案数字化基本流程包括以下个环节：借卷、拍摄全景照片、档案整理、建目录数据库、批量扫描、图像处理、还卷、数据质检、数据存储与备份、数据挂接与利用。数字化工作从档案整理开始必须认真填写纸质档案数字化流程工作单，登记好每个卷的总页数、件数、每件的起始页号、载体情况、珍贵档案、实物及每个环节责任人、处理时间等信息，使档案在数字化各环节中依次流转，交接清楚，责任到人。

（1）借卷

档案数字化工作小组办公室工作人员凭《会昌县档案馆数字化对象审批单》到保管利用科办理案卷借用手续，再由本项目中标公司与档案数字化工作小组办公室工作人员在库房办理借用、交接手续，逐卷清点档案实体，填写借还卷登记表，注明借卷人、借卷时间、案卷号及数量。

（2）档案整理

①拆卷前填写纸质档案数字化流程工作单。数字化流程工作单记录档案整理、建目录数据库、档案扫描、图像处理、数据质检等各个环节工作信息，包括每卷总页（张）数、件数、缺漏号情况、特殊页面（含珍贵档案、实物）、每件起始页号及各环节处理时间和责任人等信息。

②对未编页号或页号编制不规范的案卷重新编号，统一采用油墨打号机打号。页号打在案卷翻口上角空白位置，筒子页编制两个页号，表册编制一个页号；已经采用油墨打号机打过页码的档案，或原有页码为连续性页号且清晰可见，一律不再重新编页码；如有跳号情况，应在数字化工作单中加以说明。从未编过连续性页码的档案，需重新打号；一份文件在卷内被其它档案材料分开使排列位置不连续，必须调整文件顺序，由此造成页码不顺的，需就受影响的部分重新打号。遇有特殊情况，由省档案馆决定是否重新打号。

③拆卷后拔除卷内金属或其它材质加固材料，平整页面。对筒子页和其它粘连页面用小竹签等工具小心撕揭剥离，但不得损毁档案，若粘连过牢，经区档案馆确认保持原貌；对无破损但高度褶皱的页面可采用电熨斗熨平，电熨斗温度必须控制在60℃以内。

④准确区分每一份文件（分件），编制档号。一份完整的文件通常包括文件处理单（发文稿纸、收文处理单）、公文转办单、正文、草稿、附件等内容。属同一份文件材料的集中存放，做好标识；如遇归档不完整，缺失其中一项或几项，也应视作一件处理。每份文件中，扫描件包括文件处理单或领导（职能部门）签署意见单、正文、附件等。草稿、重复件及案卷封面、封底等无关材料不扫描，用非扫描件标识区分开来，不脱离卷体。非扫描件必须在其对应的扫描件文件级目录数据的“附注”字段中加以描述，如“本件有3份草稿共计18页未作数字化。”凡档案中有照片、地图、税票、邮票及各种券票的，必须在其对应的“附注”字段中加以描述，如“此件含有一张黑白单人标准照”、“此件含有一张民国时期税票”。

以上所述的“件”，是指单份文件。

a)围绕一个事由形成的多份文件、信函等应视为不同文件，如请示与批复视为2件，并在文件关系元数据中对该级文件加以描述；

b)文件处理单或摘由单、公文转办单、便笺（条）等应归入其办理对象所属的件内；

c)有收文处理单或发文处理单，却没有收文或发文的，收文或发文处理单作为一件，以应收文或应发文为著录对象，并在附注项中作出说明，如“此件仅有发文处理单，缺发文文件。”

d)主件与主件中明确说明的附件为一件；

e)转发件与被转发件为一件；如果转发件与被转发件在卷内为两份独立的文件，也视为一件；

f)信函与其信封为一件；

g)各种集中组卷的报表、登记册、干部名册、提案、介绍信、电报底稿等，经与区档案馆商定后再行分件；

h)遇有上述未及的特殊情况，需与区档案馆商定后再行分件；

⑥装卷还原

案卷装订前，中标公司要对区档案馆提供的案卷级目录数据库进行校验，对不合格数据进行修订，对不规范、不准确案卷题名要重新拟写题名，并对修改的数据做好标识向我档案馆移交。

a)在完成档案整理、扫描、图像处理、数据质检后，打印新的卷内目录和案卷封面、封底，按卷装订。案卷封面、封底纸张、卷内目录纸张由中标公司自备，封面、封底和卷内目录的打印格式由区档案馆确定。

b)民国档案应下齐（地脚整齐）、左齐（裁口整齐），靠右侧装订,装订成品必须结实美观。如遇有小页面或没有足够装订空白边页面,必须用质地、颜色相近纸张加边后装订。

c)恢复装订时,应注意文件排列顺序不变,做到安全、准确、无遗漏。

d)对浮贴在相邻档案纸张上的小签条等小页面档案，如粘贴不牢，用档案修裱专用浆糊加固避免脱落。

e)对没有预留空白装订边的正常大小页面，用修裱档案专用纸张接边后，再折成与案卷大小一致页面装订。

f)所有进行了修裱、托底、接边等处理的页面，须完全干燥后才能进行装订，如遇气候、环境等因素不易干燥时，可使用干燥箱等设备。

g)案卷装订成册经质检合格后,按全宗分别排序装盒,档案盒子上编制规范标识。

（3）建目录数据库

①应在准确分件的基础上按照《江西省档案馆民国档案目录中心数据采集标准民国档案著录细则》、《江西省档案馆民国档案著录细则》、《江西省档案馆民国档案拟写标题注意事项》要求进行著录、录入，建立文件级目录数据库，录入条目必须进行双机校对。

②文件题名项的著录。有事由或题名的文件在著录时，照录事由或题名；没有事由或事由（题名）不能准确揭示文件内容时，则应重拟文件题名，并用“[]”进行标识，拟写文件题名要求参见《江西省档案馆民国档案拟写标题注意事项》。单独的表册，直接照录表册的题名，不作为重新拟写题名计酬。

③对省档案馆提供的案卷级目录进行校对、修订。按照《江西省档案馆民国档案案卷级机读目录数据库结构》要求补充著录项、修改录入错误、重新拟写错误、不规范案卷级题名。

商务需求

1、履行地点：

会昌县档案馆指定地点。

2、履行期限：

在采购代理机构规定的时间内和采购人签订合同，并在合同签订之日起12个月内完成库存档案数字化服务。

3、履约保证金:

成交供应商缴纳履约保证金壹万元，履约保证金由采购人收取，项目整体验收合格后一次性无息退还。

4、付款方式：

合同签订后，项目人员和相关设备到位后10个工作日内支付合同总价的30%；完成工作总量的70%时支付合同总价的40%；完成工作总量的100%时支付合同总价的25%；剩余5%款项作为质量保证金，验收日起一年后支付。

5、质保期：

服务的质量保证期为自服务通过最终验收起1年。

6、其他要求：

（1）项目应派从事过档案或数字化档案工作经验的专人1名全程负责本项目。在项目实施过程中，项目负责人每周驻场不少于1天，项目质量管理员须每天驻场负责质量检查。成交供应商承诺的工作人员不得随意更换，如需更换必须经过采购人同意，若未经采购人同意，按违约处理。

（2）成交供应商须自带设备，设备的进出须采购人同意，并负责设备的正常维护、搬运、档案上架下架工作，还卷借卷在采购人的监督下由成交供应商负责搬运工作。

（3）如成交供应商原因中途中止服务，采购人将没收其提供的设备。

（4）成交供应商应建立详细的操作与质量控制措施，项目总体验收差错率控制5%以内为合格项目。在日常服务检查中，每日抽查差错在5条（项）以内的，需当天完成整改，每日抽查差错在5条（项）以上的，每条（项）扣5元并需当天完成整改。

（5）成交供应商应优先聘用原档案馆安保人员。

（6）成交供应商有偿使用本项目实施所产生的水、电费

（7）成交供应商负责部分未整理文书档案的整理工作并承担相关费用。

923500

二

库存档案数字化监理

（国内服务）

1

项

技术规格及清单

一、项目概况

1、采购预算：7.65万元。

2、采购内容：采购会昌县档案馆库存档案数字化监理服务，主要是对会昌县档案馆库存档案数字化服务项目中标单位开展工作的质量进行监督管理。质检范围包括但不限于：档案实体的整理、还原；元数据及目录数据是否符合省档案馆标准；形成图像文件的总体质量等。

3、监理工作量：建国后档案扫描160万页、建国后档案目录著录16万条、建国后档案重拟标题3万条。

二、服务内容及要求

1、服务内容：

主要是对会昌县档案馆库存档案数字化项目中标单位开展工作的质量进行监督管理。质检范围包括但不限于：档案实体的整理、还原；元数据及目录数据是否符合省档案馆标准；形成图像文件的总体质量等。

2、质量监控依据：

《档案著录规则》（DA/T18-1999）

《纸质档案数字化技术规范》（DA/T31）

《文书档案整理规则》

《归档文件整理规范》

《江西省纸质档案数字化管理与技术规范》

《江西省档案馆文书类电子档案元数据方案》

《江西省文书类电子档案著录与数据格式规范》

3、质检方式：

3.1、分两级检查数字化中标公司提交的数字化成果，包括元数据及目录数据是否符合档案馆标准；形成图像文件的总体质量；OCR识别率。

1）一级抽检于数字化中标公司自行质检并提交数字化数据后，由第三方质检公司，每批质检数据抽检比率为20%，抽检对象合格率低于95%时视为整批数据不合格并发回中标人自行检查、修正。

2）二级抽检由县档案馆对第三方质检公司提交的数据，进行二级质检，二级质检为一次性质检，县档案馆对第三方质检公司提交的合格数据进行万分之一抽检。抽检对象不合格则视为整批数据不合格。

4、实施质量检查：

4.1、检查内容

1）包括对著录目录、元数据、扫描图像等数字化成果的质量检查，著录目录、扫描图像检查针对同一份案卷进行，具体质量检查如下：

2）著录目录检查——调出目录数据，与档案原件进行比对核查，检查其目录条目划分、目录条目题名及其他要素的正确性、完整性和规范性。

3）扫描图像检查——调出卷内所有图像文件，与档案原件进行比对核查，逐页检查图像文件的视觉效果与档案原貌的一致性。

4）目录及图像对应检查——比对目录数据及图像数据，检查卷内每条目录是否与图像数据一一对应、正确、完整，同时检查图像文件的命名是否以档号命名。

5）元数据检查——为保障数字化文件法律认可性，满足数字副本长期保存的需求，图像文件编码结构中除拥有图像宽度、图像高度、水平分辨率、垂直分辨率、位深度等元数据外，经扫描生成的每一个图像文件，数字化加工系统必须按照Exif标准在其生成之时自动向头文件写入4个元数据值：

上述4个元数据的写入必须以Exif标准为依据，应与图像宽度、图像高度、水平分辨率、垂直分辨率等元数据一样，能被WINDOWS等操作系统识别显示。

写入图像文件头文件中的所有元数据必须与实际采用的参数值一致。

6）扫描页与非扫描页检查——比对档案实体，检查扫描页与非扫描页是否按照要求。

扫描页包括：发文中的正本文件及其附件（含公文处理单或有签发意见的定稿首页）；

发文中没有文件正本的定稿；有本级党委、政府领导人亲自批示和审改内容的草稿或定稿；与本单位业务有关的收文（含收文处理单）；有领导重要批示的信函、便条等；登记表、报表、会议记录等其他没有发文字号的各种非公文格式的文稿。非扫描页包括：

保管期限为短期的档案；确定为重份文件、已有文件正本的一般性发文定稿、草稿；成批报表中内容相同的填表说明，记录表等成册档案材料中的空白页；已建有数据库的档案目录和备考表；婚姻档案中的个人身份证复印件、体检表不扫描。以及案卷封面、封底等无关材料不扫描，用非扫描件标识区分开来，不脱离卷体。非扫描件必须在]其对应的扫描件文件级目录数据的“附注”字段中加以描述。

7）OCR识别率检查——每个批次抽查10份文件，每100字OCR识别率达到90%，否则视为不合格。

4.2、数据质检指标

目录数据库与图像文件挂接错误，或目录数据库、图像文件之一出现不完整、不清晰、有错误等质量问题时，标记为“不合格”。主要质量问题及评判标准如下（但不限于以下问题与评判标准）：

数据错误类型及评判标准

4.3、档案原件还原装订及装盒质检要求

4.3.1、纸质档案装盒原则为：遵照《文书档案整理规范》和《归档文件整理规范》等标准，保持原有档案整理体系，沿用原档号项（全宗号、目录号、案卷号、件号、保管期限）。

4.3.2、拆除金属物，复原前要把卷内文件上的订书钉、回形针、大头针等金属物除去，清除时注意不要损坏档案。

4.3.3、修裱和折叠。数字化或还原时，发现破损档案、装订边有字迹需托裱或补贴加边的送保管处修裱。大张文件折叠时，主要不要在字迹处留下折痕。

4.3.4、编制页号、件号、卷号等号码时，要保证清晰、干净、端正，不能随意涂改。确实需要修改的，要有统一的修改方案，使号码修改后整齐一致。

4.3.5、案卷封面、归档章字迹工整、清晰，项目齐全。案卷封面填写须包括：机构名称、机构问题、卷内文件起止时间、案卷题名、保管期限、件数、页数、档号项（全宗号、目录号、案卷号）。

4.3.6、案卷文件材料要排列整齐，一般保证右、下沿齐整。

4.3.7、装订要整齐、牢固、不影响阅读，需逐页检查文件，页面无脱漏、无倒置，统一用棉线装订，线结在案卷或文件后面。

4.3.8、档案盒需用符合国家标准规定的无酸纸盒，装盒时，盒内卷数要掌握好，不能太挤或太空，留有一点空隙即可。

4.3.9、档案盒脊背上的项目填写要统一用数字或汉字印章印制。

5、进度控制要求：

5.1、熟悉合同文件中有关项目工作进度的条款，及时建立项目总进度计划、月完成工作量统计表，对实际完成量与计划完成量进行比较、分析，并在监理月报中向采购人报告。

5.2、根据实际情况，按月提交相关进度控制报告。当实际进度符合计划进度时，应要求承建单位编制下一期进度计划；当实际进度滞后于计划进度时，监理应及时通知项目承建单位采取有效措施并监督实施。

商务需求

1、履行地点：

会昌县档案馆指定地点。

2、履行期限：

在采购代理机构规定的时间内和采购人签订合同，并在库存档案数字化服务成交供应商完工后两个月内完成全部数据质检工作。

3、履约保证金:

成交供应商缴纳成交金额5%的履约保证金，履约保证金由采购人收取，项目整体验收合格后一次性无息退还。

4、付款方式：

分三次验收三次付款，经采购人第一次验收合格后支付 30%合同款，经采购人第二次验收合格后再支付 35%合同款，余款 35%全部验收合格后付清。

5、质保期：

服务的质量保证期为自服务通过最终验收起1年。

6、项目验收：

6.1、数字化服务单位按批次递交数据并附数据清单，由第三方质检公司对该批次数据进行抽检或全检，监理单位给出该批次的质检数据意见单，如该批次数据不合格则返回数字化服务单位进行全面质检、整改；质检不合格由第三方公司下达整改意见书，数字化加工国内公司无条件进行质检、修改直到通过验收为止。

6.2、采购人在第三方质检公司完成全部质检内容后进行整体验收，验收合格后，出具验收报告，由三方签字确认。

7、成交供应商应保证采购人在中华人民共和国使用成交人所提供的服务，免受第三方提出的侵犯其专利权、商标权的起诉；如果任何第三方提出侵权指控，成交供应商承担一切与之有关的责任。

8、其他说明

8.1、本项目由采购人提供工作场所。

8.2、本项目在数字化监理实施过程中所需的设备由采购人提供。

本项目在数字化监理过程中对数字化承建单位下达监理意见书后，数字化服务单位不听取意见或未按数字化标准进行整改时，由档案馆进行沟通及处理。

76500