招标
档案扫描及库房数据整理项目需求公示
金额
128万元
项目地址
广东省
发布时间
2021/12/08
公告摘要
公告正文
序号 | 采购计划编号 | 需求内容 | 数量 | 单位 | 备注 | 财政预算限额(元) |
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1 | PLAN-2021-440301-0102023011-01015 | 档案扫描及库房档案数据整理项目需在我局原数字化业务档案管理系统的基础上完成档案的整理扫描、数据备份等工作,并且在采购方监管下完成项目实施各项工作。 | 1.0 | 项 | 1280000.0 | |
2 | PLAN-2021-440301-0102023011-01016 | 档案扫描及库房档案数据整理项目需在我局原数字化业务档案管理系统的基础上完成档案的整理扫描、数据备份等工作,并且在采购方监管下完成项目实施各项工作。 | 1.0 | 项 | 720000.0 | |
具体技术要求
一、总体要求
1、本要求是采购方对企业档案扫描及库房数据整理服务项目要求,投标人应当在投标文件中就提供服务细节做出具体相应;
2、中标人应在一年服务期限内(365个自然日)内完成扫描纸质业务档案800万页,在电子档案接收系统进行操作转换为电子档案,整理保存进入系统中;在一年服务期限内(365个自然日)内完成整理800万条档案扫描影像数据信息并保存转换到数据库;
3、中标人应为本项目配备不少于20名工作人员进行日常档案整理及扫描工作(其中: 1名项目经理和1名计算机或相关专业人员),由甲方直接安排具体工作,并为项目工作人员提供所有费用(工资、五险一金、体检、工会福利、办公用品等);
4、中标人提供的服务必须达到本需求文件中的相关要求;
5、中标人应提供应对突发事件、紧急事件或应对业务突发高峰的应急服务预案;
6、本项目要求投标人具备良好的项目管理经验,投标人需在投标文件中描述项目管理经验,如具备哪些成功案例的经验等,以及根据本项目的实际情况给出建议,以及在服务过程中采取的措施和方法等。在突发事件或高峰时期,能够及时安排资源保障档案扫描及整理工作达到要求。
7、此项目是长期服务项目,合同期限可以延长,但最长不超过3年。
二、服务内容
档案扫描及库房档案数据整理项目需在我局原数字化业务档案管理系统的基础上完成档案的整理扫描、数据备份等工作,并且在采购方监管下完成项目实施各项工作。
(一)项目基本条件
1、进场时间:中标单位必须在中标后按采购方要求的时间一周内保证15人进场工作。
中标单位进驻人员具体设置如下:
(1)中标单位要求已有3年以上的档案整理、扫描工作经验;
(2)必须具备1名电脑技术人员常驻服务现场及时解决系统问题,按采购方的需求及时对系统进行调整;
(3)必须派驻1名项目经理常驻服务现场,负责项目管理,以及与采购方的沟通协调,及时解决相关问题,须派驻1名具备研究生学历以上人员,分析扫描数据;
(4)须具备20名常驻服务扫描工作人员,能及时保证完成采购方每周移交的扫描工作任务;
(5)必须常驻数据清洗人员2人,包装人员2人,档案整理人员2人。
2、工作场地:采购方提供指定的工作场地、网络、桌椅、水电。
3、设备要求:
(1)采购方为中标单位提供档案装订工具三点打孔机,包括装订线(或不锈钢夹)耗材,条形码打印设备;
(2)采购方为中标单位提供档案扫描以后的数据存储设备;
(3)日常工作设备、工具耗材(包括平板扫描仪、打印机<碳粉>、刻录机、档案装订机、工作用具等)全部由中标方自行配备,并且要符合下面所列的要求:
①所有设备必须放置在指定的工作地点和位置,为了档案的安全,项目完成后所有设备必须经采购方档案管理部门检查,方能搬离工作场地;
②扫描项目完成后投标商在规定期限内自行撤离相关人员和设备(采购方检查并出示放行条)。
(二)档案扫描加工整理及数据整理的对象及数量
1、档案扫描加工整理及数据录入约800万页,以最终实际工作量为准进行结算。扫描完成后,对书式档案进行装订并归档装箱(盒),验收合格入库;
2、约800万条数据整理及录入,以最终实际工作量为准进行验收结算;
(三)档案数字化扫描处理流程及要求
投标单位应根据以下数字化处理的基本流程设计本项目的数字化处理方案,经采购方档案管理部门同意后方可进行实施。
档案数字化处理的基本流程:
部分已破损的档案修裱→原件拆卷→档案扫描(高速扫描→平板扫描)→图像处理→排序索引→文件标注→图像质检→数据合并→数据备份→档案材料原件装订→完整检验装箱(盒)→上库房密集架。
1、档案原件拆卷及修裱:将档案原件的装订线拆除,展开折叠的大于A4幅面的页面,排好顺序,叠放整齐,不得出现任何漏缺页及顺序差错,更不能对档案原件有任何损坏。
拆卷时,须注意以下几项:
(1)拆分工作人员将档案条码录入拆分系统,档案录入系统后拆分整理人员必须对档案每一页进行有序分拆,不得出现页次顺序的差错,拔除档案中出现的订书钉且不能对档案原件有任何损坏;
(2)对档案内容有破损的地方,需用纸、透明胶或胶水进行修补。对小于A4纸张的材料,需将其用档案部门规定的胶水粘贴在A4纸张上;
(3)对档案中有褶皱的地方,需用镇纸压平;
(4)对档案中出现的登记申请书、公证书、股份转让协议等几页粘在一起的材料,必须用裁刀进行切割分离,切割宽度不得多于5mm;
(5)对已车缝过的档案,分拆过程中必须将档案中残存线头清理干净,且用镇纸等重物将档案上的针孔压平;
(6)对于部分在企业登记数据库中没有记录的早期档案,需事先录入相关信息,如公司名称、地址、注册号、经营期限、经营范围、负责人等,之后再进行后续处理;
(7)对时间较为久远的档案,如有纸张载体质量差,损毁较严重的情况,需对其进行修裱(包括喷潮、上浆、托裱、上墙、挣干、裁切等)。
2、档案扫描及图像处理:档案扫描分为高速扫描及平板扫描(图像处理)。
(1)高速扫描主要采用专业高速文件扫描仪,进行连续进纸双面扫描,自动条码识别,生成黑白二值TIFF格式文件;
(2)对于纸质较差的档案原件,不允许采用连续进纸方式扫描,只能单张平板扫描;
(3)扫描质量要求以视觉清晰为准,页面完整,不得漏页,每页文件名采用采购方规定命名方式,差错率不得超过1‰;
(4)平板扫描是主要是解决高速扫描在存在的问题,并对部分内容重新扫描生成灰度JPEG文件,其操作内容为:
①必须删除高速扫描中产生的黑点、黑边、黑线、黑框、档案本身没有的黑边,保留档案原貌真实;
②必须删除高速扫描中产生的空白页、无效页及重复页;
③必须对档案中出现的身份证复印件、相片及其它有图片的档案纸张用A4平板扫描仪(扫描类型:灰度,分辨率:250)进行重扫;
④必须对档案影像中章程、决议、任命书、房屋租赁合同及其它我局要求的印章用A4平板扫描仪(扫描类型:灰度,分辨率:250)进行重扫;
⑤必须对高速扫描中倾斜的影像及原始档案倾斜的影像用A4平板扫描仪(扫描类型:灰度,分辨率:250)进行重扫;
⑥必须对档案影像中内容不清楚的、有空心字的页面用A4平板扫描仪(扫描类型:灰度,分辨率:250)进行重扫;营业执照等其它原始档案纸张大于A4型纸张尺寸的,需用A3平板扫描仪(扫描类型:灰度,分辨率:250)进行重扫;对于大幅面档案纸张,如工程图纸、报纸等尺寸超过A3的,选用大幅面图像扫描仪(AO)进行重扫;
⑦对高速扫描中漏扫的档案,采用A4平板扫描仪(扫描类型:灰度,分辨率:250)进行添加扫描。
3、排序索引、文件标注。
(1)必须对页次错乱的影像进行排序索引;
(2)对于个别档案资料,如审核文书等,需要进行标注。
4、图像质检。
(1)对扫描后的每页图像文件进行检查(包括图像清晰度等);
(2)出错率不得超过1‰。
中标方应指定4名具备两年以上市场主体类档案工作经验的固定人员进行质检岗位操作,且在整个项目过程中不得随意更换。质量检查工作人员必须对档案影像每一页做细致、认真的检查。凡出现下列情况任意一项或一项以上的,必须退回至平板扫描或其它岗位进行改正。其检查内容为:
①必须将原始书式档案的条形码与档案影像的条形码及数据库中的条形码三者进行核对是否一致;
②必须将原始档案《登记机关审核意见表》中的企业名称、审核时间与档案影像中的《登记机关审核意见表》中的企业名称及数据库中的企业名称、审核时间进行核对是否一致;
③必须检查档案影像每一页内容是否清晰,特别是影像中出现身份证复印件、公司章程印章、股东会决议印章、任命书印章、房屋租赁合同印章及采购方要求其它重新扫描的印章是否用A4平板扫描仪进行重扫;
④必须对档案影像中的页次顺序、页码是否清晰、是否多页、少页、重复页、无页码影像、空白页、无效页等进行检查;
⑤必须对档案影像中的黑边、针孔、黑线等其它一些不涉及到档案影像的内容且影响图片美观的黑体是否删除干净进行检查;
⑥凡是出现公司名称的页面,工作人员必须将其企业名称与数据库的企业名称进行核对是否一致;
⑦必须查检平板工作岗位扫描的影像是否与原始档案一致;
⑧必须查检平板工作岗位是否对档案影像中出现的审核文件、机密档案、卷内备考表进行标注或标错;
⑨出错率不得超过1‰。
5、数据合并。
(1)将扫描后生成的图像文件存入影像数据库,并将导入后的数据备份;
(2)每天必须及时进行数据合并,以备采购方档案管理部门的检查和电子档案信息查询利用;
(3)出错率不得超过1‰。
6、数据备份。
在存储介质上备份影像文件并脱机存放,由于影像文件是直接存入数据库,所以备份系统要能通过备份的数据独立重建整个影像数据库。
7、档案原件装订及归档。
档案进行扫描质量检查后,需对电子化图像合格的原始档案进行人工检查、整理、三点一线打孔、交接扫描数量的核对。
(1)整理前检查:档案目录是否清晰并与档案实体相符;检查文件排列顺序是否正确,文件放置方向是否正确,检查在扫描过程中是否有掉档、混档等情况;
(2)档案整理:按照拆卷前的标准原样装订,大于A4型纸张的档案,需折叠成A4型纸张大小,必须保证恢复拆卷前的状态,不得有任何差错;
(3)档案装订:装订时,必须沿档案封面的装订线(误差不超过2mm)进行装订;
(4)数量核对:将装订好的档案通过条形码阅读器读取条码的方式输入电脑,输入过程中,注意是否有漏检的档案。每批次档案输入完成后,所得该批次数量与接收的数据量进行核对,核对无误后方可进归档环节;
(5)原始档案归档:中标单位指定档案归还人员对档案逐页核对清楚,办理归还手续,确保无差错,根据接收(交接)调卷登记表,对档案交接数量进行逐页清点,办理归还手续;调卷数量控制为一周工作量,做到一周内扫完一批,周一上午调卷,周五下午还卷,扫一批还一批,数据交一批,环环相扣,责任到人,将档案遗失风险降到最小。应遵守档案管理部门库房管理制度,严格遵守保密制度,确保档案和档案信息的安全。
8、档案装箱上架。
中标方应指定2名固定人员,必须耐心、认真、细致的进行此项工作,且在整个项目中不得随意更换。打包前,需将本批档案的移交单位,移交时间,档案总数量作手工记录。记录后将档案通过条码扫描枪逐份输入电脑并进行装箱。装箱时,每10份为1组且输入电脑后档案顺序不能错乱,严禁出现漏打档案的情况发生。档案箱装满后,分别用条码打印机及A4激光打印机分别打印出本箱的条码标签及档案清单(条码标签规格:80*40,纸制亚光铜板纸,碳带为纯树脂碳带或树脂混合碳带)。将档案清单附于箱内,封紧档案箱,将标签粘贴于档案箱的正面。放置到档案库房的指定位置。
三、项目具体技术要求
1、系统使用Microsoft SQL Server 2012数据库;
2、将验收合格的档案影像数据直接存入数据库;
3、条码标签纸尺寸为70X25cm,亚光铜板纸,碳带为纯树脂碳带或树脂混合碳带,条形码使用Code128码;
4、扫描使用分辨率一般为200dpi,对文字偏小、密集、清晰度较差等情况,分辨率为300dpi或更高。对档案页面字迹清晰、不带插图的档案,黑白页面采用黑白模式进行扫描,影像采用单页TIFF压缩格式,影像文件不得大于100KB;对档案页面字迹清晰度差或带有插图的档案及彩色页面,采用灰度或彩色模式扫描,影像采用JPEG压缩格式,A4及以下幅面灰度影像文件不得大于200KB,A4幅面以上灰度影像文件不得大于300KB。大幅面档案文件,如工程图纸、报纸等尺寸超过A3的,选用大幅面图像扫描仪。
四、项目配备工作人员要求及待遇:
1、应符合国家招工标准和相关法律、法规条款;
2、必须具备独立、熟练电脑操作经验,辅助工作人员电脑录入每分钟50字以上;
3、项目经理及一名电脑维护人员每月工资标准应不低于5500元,其它辅助工作人员工资标准不低于4500元,社保等应按劳动部门相关标准办理;
4、项目内20名工作人员必须相对稳定,保证项目工作顺利进行(如有人员变更应及时配备补充);
5、所有工作人员必须严格遵守采购单位的有关管理规定,不得以任何方式对外泄露业务信息的内容。
五、验收要求
以抽检的方式检查已完成数字化转换的所有数据,包括目录数据库、图像文件及数据挂接的总体质量。数据验收时抽检的比率不得低于1‰,验收指标如下:
1、目录数据库与图像文件挂接错误,或目录数据库、图像文件之一出现不完整、不清晰、有错误等质量问题时,抽检标记为“不合格”;
2、数字化转换质量抽检的合格率达到99.99%以上(含99.99%)时,给予以验收“通过”。合格率=抽检合格的文件数/抽检文件总数×100%;
3、验收“通过”的结论,必须经采购方档案管理部门领导审核、签字后方有效;
4、填报企业档案扫描及库房数据整理服务项目验收确认书。
六、项目监督与管理要求
由采购方档案管理部门对该项目工程进行全程监督和管理,中标单位必须服从档案管理部门调配和指挥。
1、采购方档案管理部门对项目的进场规定人员、质量、进度、计划、验收等进行全方位的管理;
2、中标单位必须接受服从采购方档案管理部门对于项目的管理和监督,及时向采购方档案管理部门同时提交各种设计方案、实施方案、计划、报告等项目文档。采购方档案管理部门对项目实施过程中指出的问题及整改要求,中标单位应该积极给予答复解决并实施整改措施。
3、项目设计方案、实施方案和进度计划应经过采购方档案管理部门的审核同意后才能付诸实施。
七、其他要求
1、数据抽查
(1)中标单位必须安排专责人员对前面所有档案扫描工作进行详细检查。
(2)为保证工作质量和方便采购方掌握工作进度,中标单位必须在每周一将上周处理完成的数据供采购方检查,采购方档案管理部门进行随机抽查或全部检查,抽查或检查中发现错误超过1‰,采购方将本批数据一次性退给成交人检查修改,并书面告知整改要求。同一批数据退回3次或在整个项目实施过程中数据累计退回10次,采购方有权暂停中标单位全部工作一周责令其整改或停止继续服务资格,整改期间耽误的工作进度由中标人自行负责。
2、废纸处理要求
数字化处理过程中产生的废纸必须存放在指定的纸箱内,每星期集中清理一次。清理时要安排专责人员对纸张进行仔细检查,确保其中没有夹带任何档案文件后才能清出工作场地。
3、数字化加工场地工作制度要求
(1)所有工作人员必须严格遵守采购方的有关管理规定;
(2)所有工作人员必须严格遵守保密制度,不得以任何方式对外泄露档案信息的内容;
(3)档案原件处理完成后必须立即原样归还,不得损坏和丢失档案原件;不得私自复制任何档案文件,不得将复制的档案文件偷带出工作场所;
(4)工作人员应保持工作环境整洁、卫生。必须不得携挂包、钱包、磁盘、纸张、手机等任何物品进入工作间,更不得将工作间的任何物品带出工作间外;
(5)在加工场地实行封闭管理,确保加工现场档案的安全;
(6)挑选业务熟练、相关项目经验丰富的人员,尽量不更换工作人员,如确实需要更换的,需提前一周书面通知档案管理部门,征得同意后才能换人;
(7)派遣项目实施经理一名,常驻项目实施地点,负责管理和协调各项工作。
商务需求
(一)服务期限:
按合同约定的起始时间之后的365个日历日,且需要完成项目约定的工作量(如果不能完成,则按比例调减支付金额)。
此项目是长期服务项目,合同期限可以延长,但最长不超过3年。
(二)、项目进度安排
当天需要完成系统新增电子数据;
(三)、验收要求
按实际完成数量验收合格。
(四)、培训要求
中标单位应对人员在上岗前进行职业培训(对于操作具体业务由采购方进行培训),合格后方能上岗工作。
(五)售后服务
保修期为两年,中标方对所供产品实行跟踪维护,对目录数据库与图像文件挂接错误,或目录数据库、图像文件之一出现不完整、不清晰、有错误等质量问题,抽检标记为“不合格”的,应免费重新做。
(六)质量考核验收标准及违约金
1.质量考核验收标准:_招标文件及合同约定 __
2.违约金:每因项目服务不当导致事故一次,扣中标金额0.5‰作为违约金。
(七)、付款方式
投标人必须承诺接受采购人可按以下方式付款:
1、合同签订后,2022年第一季度支付中标金额的30%;
2、2022年7月以前根据项目完成情况支付20% ;
3、2022年11月以前根据项目完成情况支付20% ;
4、项目完成验收后,在项目年度次年第一季度一次性付清全部余款,即中标金额的30%。
评标信息
此处显示的为服务类通用项目模板,其他服务类专业模板(物业管理、绿化管养、软件开发、环保类、劳务派遣、设备维护)详见 http://www.szzfcg.cn/portal/documentView.do?method=view&id=25690608
※评标信息 | 综合评分法,是指投标文件满足招标文件全部实质性要求,且按照评审因素的量化指标评审得分最高的投标人为中标候选人的评标方法。 价格分计算方法: 采用低价优先法计算,即满足招标文件要求且投标价格最低的投标报价为评标基准价,其价格分为满分。其他投标人的价格分统一按照下列公式计算: 投标报价得分=(评标基准价/投标报价)×100 评标总得分=F1×A1+F2×A2+……+Fn×An F1、F2……Fn分别为各项评审因素的得分; A1、A2、……An 分别为各项评审因素所占的权重(A1+A2+……+An=1)。 评标过程中,不得去掉报价中的最高报价和最低报价。
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其他
附件
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