五河县医疗保障基金管理中心业务档案整理项目竞争性谈判公告

招标

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金额

15.5万元

项目地址

发布时间

2022/09/08

公告摘要

项目编号cmwhy-2022-002

预算金额15.5万元

招标公司五河县医疗保障基金管理中心

招标联系人黄主任

招标代理机构安徽创明建设项目管理有限公司

代理联系人于工15556909426

标书截止时间2022/09/15

投标截止时间2022/09/15

公告正文

五河县医疗保障基金管理中心业务档案整理项目竞争性谈判公告

项目概况

五河县医疗保障基金管理中心业务档案整理项目的潜在投标人应到蚌埠市五河县城关镇花园新村二期11栋807室获取招标文件，并于2022年09月15日09点 30分（北京时间）前递交投标文件。

一、项目基本情况

项目编号：CMWHY-2022-002

项目名称：五河县医疗保障基金管理中心业务档案整理项目

预算金额：15.5万元

最高限价：15.5万元

采购需求：详见交易文件采购需求

合同履行期限：根据采购方工作安排，计划于2022年12 月01日前完成本次档案录入及数字化扫描服务工作。

本项目不接受联合体。

二、申请人的资格要求

1.满足《中华人民共和国政府采购法》第二十二条规定；

2.落实政府采购政策需满足的资格要求：按照财政部、工业和信息化部制定的《政府采购促进中小企业发展管理办法》，本项目专门面向中小企业采购项目；企业划型标准按照《关于印发中小企业划型标准规定的通知》(工信部联企业〔2011〕300 号)规定执行。

3.本项目的特定资格要求：无

4.信誉要求：投标人不得存在以下情形：

①投标人被人民法院列入失信被执行人的；

②投标人或其法定代表人或拟派项目经理（项目负责人）被人民检察院列入行贿犯罪档案的；

③投标人被市场监督管理部门列入经营异常名录或者严重违法企业名单的；

④投标人被税务部门列入重大税收违法案件当事人的；

⑤投标人被政府采购监管部门列入政府采购严重违法失信行为记录名单的；

⑥在“信用中国”网站上披露仍在公示期的严重失信行为的；

⑦被蚌埠市县两级行业主管部门及公管部门禁止在一定期限内参加政府采购活动且在禁止期限内的；

⑧被蚌埠市县两级公管部门记入不良行为记录或者信用信息记录，且在披露期内的；

⑨被人力资源社会保障行政部门列入拖欠农民工工资“黑名单”的

5.投标人所属分公司、办事处等分支机构存在第4款信誉要求①-⑨项情形之一的，√接受拒绝投标人参加本项目。（4、5条内容由代理机构开标现场查询）

三、获取招标文件

时间：2022年09月07日至 2022年09 月15日

地点：蚌埠市五河县城关镇花园新村二期11栋807室

方式：现场领取

售价：200元/份

四、提交投标文件截止时间、开标时间和地点

2022年09月15日 09 点30分（北京时间）

地点：蚌埠市五河县城关镇花园新村二期11栋807室

五、公告期限

自本公告发布之日起5个工作日。

六、投标保证金金额及缴纳账户

1.是否要求投标人提交投标保证金：

√不要求。

七、其他补充事宜

1.本项目只接受采购人和专家推荐的山东上吉智能科技有限公司、安徽文渊档案管理软件有限公司、泰安宝泰信息科技有限公司、重庆绿安信息科技有限公司4家单位参与本项目谈判。

2.未报名获取谈判文件的供应商禁止参与本项目谈判。

八、对本次招标提出询问，请按以下方式联系

1.采购人信息

名称：五河县医疗保障基金管理中心

地址：蚌埠市五河县政务服务中心新楼2层

联系方式：黄主任 19955287055

2.采购代理机构信息

名称：安徽创明建设项目管理有限公司　

地址：蚌埠市五河县城关镇花园新村二期11栋807室

联系方式：于工 15556909426

3.项目联系方式

项目联系人：于工

电　话：15556909426

采购服务内容及要求.doc采购服务内容及要求.doc

2.档案展平、页号编写、拆装案卷等整理工作；1.完成2019年1月1日至2022年6月30日五河县医疗保障基金管理中心业务档案约1500卷整理工作和档案数字化约25万页全文扫描及所扫描页数的目录录入等任务；本次招标项目的主要建设任务有：本次招标项目为五河县医疗保障基金管理中心业务档案整理项目，包括档案整理、档案目录录入、档案扫描、图像处理、图像格式转换和挂接、数据质检、数据备份等环节。投标报价包括档案整理、目录录入核改、原数据补录、档案扫描、图像处理、图像格式转换和挂接、数据质检、数据备份等环节及服务的一切费用。一、项目概况采购服务内容及要求

二、档案数字化技术标准7.加工的成品数据导入到档案管理系统。6.目录数据与扫描图像正确挂接；5.图像格式的转换、原数据补录；4.编辑与修订同扫描档案对应的著录条目；3.破损档案的修裱工作；

《社会保险业务档案管理规定（试行）》人社部、国家档案局《纸质档案数字化规范》（DA/T31-2017）《档案著录规则》（DA/T18-1999）《归档文件整理规则》（DA/T22-2000）1.业务性标准规范（一）技术要求和标准

《安徽省蚌埠市医疗保障基金管理中心馆藏档案数字化成果移交整理方案》《安徽省蚌埠市医疗保障基金管理中心建国后档案数字化成果硬磁盘存储格式规定》《安徽省档案局档案数字化工作参考手册》《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T18894—2016）《安徽省蚌埠市医疗保障基金管理中心建国后档案文件级目录数字化著录项目及要求》《归档文件装订规范》国家档案局

《档案信息系统安全等级保护定级工作指南》国家档案局发布《信息安全技术信息系统安全等级保护基本要求》（GB/T22239—2008）《信息安全技术信息系统安全等级保护定级指南》（GB/T22240—2008）《计算机病毒防治管理办法》中华人民共和国公安部令第51号2.安全性标准规范《安徽省蚌埠市医疗保障基金管理中心纸质档案数字化成果验收与移交办法》

2.扫描和图像处理要求：2）扫描前，对档案进行拆卷并整理，对不平整的档案进行平整处理，对错误、漏编的页号进行修正或补编页号。扫描结束，档案需进行恢复性、规范性整理装订。拆卷和装订不能损害档案原件。拆卷时不允许裁切档案纸张，装订时应尽量按原有顺序原孔装订，案卷不掉页，右边和底边整齐，左侧不及装订线的要加装订边。1）中标人应对拟数字化的档案进行涉密性、完整性、有序性及档案实体与目录的一致性检查。档案实体破损、残缺的要进行登记与处理，目录错误的要予以修正，无数字化目录的要予以著录。如果该档案为涉密档案，则不进行全文扫描，并予以标记。1.档案前处理要求：（二）质量要求《档案数字化外包安全管理规范》（DA/T68-2017）

6）扫描时应认真核对实际扫描页码、页数与前处理时填写的页码、页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理方法。扫描时要保证放纸端正、不压边、不漏扫、错扫，严格确保图像质量，漏扫、压边的要及时补全、补正。图像顺序要与原档案中页码顺序一致，不可颠倒错乱，不可出现多页、重复页或漏页现象。5）对于档案中的“筒子页”，一般应平摊开后进行整幅扫描。大幅页面可分页扫描后，拼接成一页。4）扫描分辨率一般为300dpi，对于案卷中出现字迹较小、较密集、贴有照片以及珍贵档案等情况，分辨率提高到600dpi。扫描后的图像应清晰、不失真、完整、不影响图像的利用效果和打印后的效果，扫描图像的打印效果不能低于对应的复印效果。3）档案扫描图像色彩模式采用24位真彩式，采用JPEG格式存储，按照统一标准对图像文件命名，并按有关标准的逻辑结构进行存储，标准以五河县医疗保障基金管理中心提供的技术标准为准。2）对纸张脆化、较古老、超薄的和不可拆卷的档案需要采用专业不拆卷非接触冷光源扫描仪进行扫描。1）扫描时应根据纸质档案的材质选择相应的扫描设备和扫描方式，避免纸张褶皱、撕裂、破损等情况的发生，保证档案不受损。

3.图像数据挂接要求11）保证扫描图像字迹清晰、颜色恰当，不宜过浅或过深，不出现字迹笔画残缺或字迹笔画叠合而影响阅读的情况。档案原件存在斑迹变质、颜色过浅、过深或深浅不一致时，保证档案原件能辨认的扫描图像也必须可以辨认。纸张太薄或字体颜色过浓，扫描时倒映反面文字，文字上的污点无法去污时，采取措施保证正文文字可以看清楚。10）对图像页面中出现的影响图像质量的杂质如黑点、黑线、黑框、黑边等应进行去污处理。处理过程中应遵循在不影响可读性和可理解性的前提下展现档案原貌的原则，由于档案本身因陈旧、破损或不洁等造成页面上有污点的，如果在页面视图下无法看清，或该污点嵌在文本行中无法清除，可不予清除。为了节省存储空间，应对图像进行裁边处理，去除多余白边。9）对不符合阅读方向的数字图像应进行旋转还原。对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，以达到视觉上基本不感觉偏斜为准。8）图像处理后保证图像信息与原档案内容完全一致，不删除页面任何有用信息，包括正文内容、页眉、页脚、手写注释和印鉴等，不裁切纸张部分。扫描的页面内容基本居中显示，不出现明显偏左或偏右现象。不准出现页面内容残缺或将其它页面信息扫入本页的现象。7）扫描时应按要求捕获相关元数据，未能捕获的应按五河县医疗保障基金管理中心要求进行补充著录。

目录核对：合格率达到99%以上。具体质检目标如下：为保证项目的总体实施质量，要求中标人对数字化各环节进行全面检查，自检合格后将数据提交给五河县医疗保障基金管理中心抽检，五河县医疗保障基金管理中心将按照不低于10%的比例进行检查，检查合格后数据才可以移交。4.质量检查要求2）中标人应确保扫描图像按“件”合成PDF（PDF/A标准）文件，确保其与文件级目录挂接正确，并将正确的数据导入五河县医疗保障基金管理中心指定档案数据库中。1）为确保数据挂接的正确性，数据挂接前，中标人应对照档案实体对挂接涉及的档案数字化目录进行逐一校对，数字化目录如有错漏，应按实体内容对数字化目录进行相应修改和补充完善，确保档案目录数据与档案扫描图像的一一对应。

（四）安全管理要求2）项目工作人员必须具备一定的档案业务知识和档案整理操作能力及档案数字化加工的实际操作经验。项目工作人员保持相对稳定，中途不得随意更换。人员的交通、食宿和其他方面由中标人自行解决。1）档案数字化加工场所不少于500平方米、扫描仪、电脑等硬件设备和耗材以及数字化加工软件系统由中标人提供。（三）加工场地、设备、软件及人员要求目录与图像的挂接：挂接正确率达到100%。扫描图像：漏扫率、重扫率为0,合格率达到100%以上。

4）建立监管机制，杜绝档案实体受损、丢失，杜绝中标人擅自复制、留存、使用档案信息的行为。3）建立项目管理档案，记录实施档案数字化外包项目的全过程。2）制定档案实体交接、数字化加工过程管理、数字化成果验收与交接、存储管理、档案实体保护等操作规程或规章制度。1）建立档案数字化安全保密制度和保密措施，签订安全保密协议，并对数字化加工人员进行安全保密教育。1.制度要求为确保项目过程中档案实体和信息安全，根据国家有关规定和标准，五河县医疗保障基金管理中心对中标人提出具体安全管理要求如下：

1）由中标人配备满足安全管理需要的视频监控设备，确保档案暂存处、数字化加工工位、服务器、数据导出端及门窗等无监控死角；五河县医疗保障基金管理中心定期对视频监控数据进行回放检查，且回放时间不少于3个月。2.场所场地要求8）中标人必须积极支持、配合五河县医疗保障基金管理中心的安全保密检查。7）中标人应建立安全岗位责任制，配备专人负责安全保密工作。6）中标人应对工作人员进行安全保密教育和必要的上岗培训，并与工作人员签订保密协议，明确规定工作人员不得阅读、摘抄、外泄档案内容和其他安全保密责任、义务。安全保密协议应报送五河县医疗保障基金管理中心备案。5）中标人必须制定并执行数字化安全保密制度，制定并执行档案实体交接、数字化加工过程管理、数字化成果验收与交接、，存储管理、档案实体保护等操作规范和管理制度。

7）中标人须提供必要的档案运输及搬运服务，并且保证档案在运输途中及搬运的安全。6）中标人应指定有关人员经常对数字化加工场所进行巡查，确保有关数字化加工和管理的各项规章制度和操作规范得到切实贯彻和执行。5）工作人员不得在数字化加工场所内从事与数字化无关的活动，严禁在数字化加工区内喝水、进食、吸烟等，严禁携带火种进入数字化加工场所。4）工作人员要挂牌上岗，接受身份核查登记和安全检查，严禁无关人员进入数字化加工场所，档案整理库房配备24小时安保值守人员。3）数字化工作人员存放随身物品要有专用储物箱柜，并与档案装具分区放置；数字化加工场所不得有非工作需要的私人物品，包括照相机、摄像机、手机、录音机、笔记本电脑、平板电脑等各类电子设备和各类移动存储介质；严禁擅自将数字化加工场所内的物品带离现场。2）数字化加工场所须封断所有档案数字化加工设备的无线网络功能，并定期进行相关检测。

5）档案数字化加工系统应具备流程定义、任务分配、过程跟踪、质量检测、成品制作、数据验收、数据备份管理等功能，并分别设置管理员、保密员、审计员，实行“三员分离”。4）档案数字化加工网络环境中应配备具有权限管理、设备管理、端口管理、日志管理和安全审计等功能的数字化加工安全保护系统，准确记录授权用户的访问行为、设备接入和电子档案信息流向等信息。3）档案数字化加工网络要与其他网络物理隔离，禁止使用无线网卡、无线键盘、无线鼠标等设备。2）档案数字化加工过程中推荐使用国产设备并使用正版软件。数据安全与网络监控软硬件必须使用通过国家安全认证的国产品牌产品。除必要的操作系统、杀毒软件、加工软件和第三方安全管理软件外，档案数字化加工计算机不允许安装任何与加工无关的软件。1）中标人应当对项目设备进行必要的安全检查。档案数字化加工使用的计算机、扫描仪等设备，必须采用技术手段或专业物理设备封闭所有不必要的信息输出装置或端口，如USB接口、红外线、蓝牙、SCSI接口、光驱接口等，封闭的装置或端口要定期进行检查。3.设备环境要求

1）中标人应按照工作计划分批调档，并进行清点、核对，与五河县医疗保障基金管理中心确认准确无误后填写档案交接清单一式两份，注明交接档案的内容、数量、状况、交接时间和经办人等。4.档案实体管理要求9）档案数字化设备和存储不得擅自送外维修，必须送外维修的应办理书面审批手续，并由五河县医疗保障基金管理中心人员现场监督。处理尚未开放档案的信息设备的管理和使用应符合国家有关秘密载体管理和使用的相关规定。8）档案数字化过程中使用的移动存储和刻录设备应指定专人保管，并对使用情况进行记录。档案数字化成果的拷贝和刻录应相对集中。应指定专人负责移动存储数量的清点，中标人完成拷贝或刻录的数据（包括损坏的数据）应及时交接给五河县医疗保障基金管理中心指定的人员，并办理交接手续。7）用于档案数字化加工的设备和存储严禁与其他设备和存储交叉使用，非数字化专用的设备和存储严禁带入数字化加工场所。6）档案数字化加工过程中由采购人提供硬盘、移动存储等设备。数字化工作完成后，硬盘、移动存储必须交还五河县医疗保障基金管理中心统一保管或销毁，严禁擅自带走。

1.档案实体验收项目验收应遵循招标的要求，主要包括档案实体验收、数据抽检、数据移交和项目验收等。（五）验收要求4）数字化档案要专人专柜保管，数字化加工完毕的档案要及时归还入库。3）档案数字化过程中要建立档案流程单，流程单包括档号、加工工序、设备编号、数量、经手人、加工时间等，数字化加工过程中档案流程单应与档案实体同步流转。2）中标人在数字化加工生产过程中，必须确保所有档案实体安全，确保在整理和数字化加工过程中不对档案原件造成损伤，出现档案损毁的，需按有关规定进行处罚，并进行修复和登记。

五河县医疗保障基金管理中心将对移交的数据进行检验，检验的内容主要包括数据能否打开、数据信息是否完整、文件数量是否准确等。3.数据移交中标人定期以全宗或目为单位向五河县医疗保障基金管理中心提交已完成数字化的档案数据，包括目录数据、图像文件及数据挂接。五河县医疗保障基金管理中心将按照不低于10%的比例对这部分数据进行抽检，检查合格后数据才可以移交。检查不合格，抽检批次内档案全部返回重新加工。对返回的产品，中标人应及时、无偿予以纠正并再次提交五河县医疗保障基金管理中心检查，直至抽检合格。2..数据抽检检查档案还原质量是否合格，要求档案拆卷后需按原位置装订。保证卷内顺序按原页码排列，页面无损毁，涂改、破损、丢失。档案还原如有问题，应及时返工进行补救。逐卷（件）交接档案实体，核对档案数量。如发生档案损毁或丢失，将根据合同和相关法规向中标人要求赔偿并追究法律责任。

中标人须提供从项目整体验收合格之日起，一年的免费质保期服务，负责对其实施的项目提供24小时不间断技术支持服务，提供电话、传真、电子邮件、现场多种方式技术支持服务，全方位响应需求。须2小时内响应，并最迟在第2个工作日内排除错误，2个工作日内不能解决的，必须采取临时应急等措施，最大可能地保证五河县医疗保障基金管理中心档案电子数据的正常使用。（六）服务要求3）中标人应将档案数字化过程中形成的日志、记录等原始记录材料移交五河县医疗保障基金管理中心，作为项目档案内容进行管理。2）档案数字化任务完成后，对中标人所用的自带设备进行检查，以确保其设备中无信息留存。凡存有信息的，必须作清除信息的安全处理。1）档案数字化任务完成后，五河县医疗保障基金管理中心应组织人员按照招标的要求，对移交的档案数字化成果通过完整性、准确性、可用性和安全性检测，检测合格后双方办理数据交接手续。5.项目验收

5.付款方式：项目建设任务完成且经验收合格后付款验收金额100%。4.项目完成时限：项目于本年度12月1日前完成。3.供应商应当在响应文件中列出完成本项目并通过验收所需的所有各项服务等全部费用。中标人必须确保整体通过用户方及有关主管部门验收,所发生的验收费用由中标人承担。供应商应自行勘察项目现场，如供应商因未及时勘察现场而导致的报价缺项漏项废标、或成交后无法完工，供应商自行承担一切后果。2.本项目所称档案数字化加工每“页”以A4幅面计算。档案数字化中，未满一个A4幅面的按一页统计，对超出一个A4幅面的折合成A4幅面统计。1.投标报价需含人员工资、税金、库房及其它相关费用，全部由中标人承担，采购人不再支付其它任何费用。总费用包括档案整理费和档案数字化加工费，档案整理费按每卷进行报价，档案数字化加工按照每页报价，最终总费用以整理的卷数（注:每卷页数不得少于185页）和扫描的页数来计算。费用结算超出预算费用时，最终总费用不高于15.6万元。三、项目验收及费用结算

四、附件-采购清单及相关参数要求

编号	采购项目清单	数量及单位	技术参数（或技术要求）	备注
1	档案整理	1500卷	详见谈判文件第四章第二、三条款
2	扫描	250000页	详见谈判文件第四章第二、三条款
3	电脑	1台	1、处理器：InteLI5-9500;2、芯片组：Inter B360;3、内存：8G;4、硬盘：128G(SSD）+1T(HDD);5、显卡：集成；6、声卡：集成；7、接口：VGA接口、COM串口、HDMI接口、PS2键鼠接口、RJ45网络接口、USB2.0*4接口；8、显示器：19.5英寸；9、操作系统：支持windows7/8/10系统
4	打印机	1台	1、黑白模式最佳分辨率：1200600dpi；2、网络支持：支持有限网络打印；3、尺寸：366mm365.6mm*262.5mm4、支持页面：A4、B5、A5纸张；5、能效等级：二级能效；6、打印速度：25-34页/分钟；7、支持系统：windows7/8/10系统；
5	扫描仪	1台	产品类型：平板式最大幅面：A3纸张扫描元件：CCD光学分辨率：600DPI扫描范围：304.8mm*431.8mm扫描光源：LED色彩位数：彩色输入48位，输出24位，灰阶输入16位输出8位操作系统：windows7/8/10
6	档案工作站	1个	1、工作频率：902-928Mhz，支持ISO18000-6C协议；2、通讯接口：USB 4个、网口1个、串口1个、WIFI（选配）；3、显示屏：21.5寸液晶显示屏，分辨率1920×1080，屏占比88.2%，窄边框设计；4、工控主机：I5CPU、内存：DDR3 4G，硬盘：SSD 128G，静音设计；5、操作平台采用铝吕金+钢化玻璃，厚度不超过25mm；6、材质：铝合金+钢化玻璃+防火ABS；7、电源供电：AC220±10%；8、工作温度：-10℃～50℃，存储温度：-20℃～60℃；
7	档案盒	1500个	档案盒的外形尺寸为310mmX220mm(长X宽)，盒脊厚度为40mm。档案盒应采用符合国家标准的无酸纸制作，要符合行业标准《无酸档案卷皮卷盒用纸及纸板》（DA/T24-2000）规范要求。
8	档案系统	1套	档案信息管理平台采用智慧档案信息平台系统，支持的档案门类包括人事档案、文书档案、基建档案、设备仪器档案、会计档案、声像档案、实物档案、其他档案等功能。（一）系统架构与运行平台系统采取B/S架构方式，具有易安装、易维护、易操作等优势，与客户机/服务器结构的核心软件相结合，与档案管理系统核心软件无缝衔接，是档案查询利用管理的重要补充手段。（二）软件基本功能1.系统符合国家各种标准和规范，符合使用单位实际需求。2.系统采用开放性设计，能根据实际需求进行应用系统的功能重组、二次开发。3.系统检索有简单查询和组合查询、全文查询模式，按使用者需求检索所需档案。4.主流电子文件挂接支持。5.细粒度权限设置，部分可以精确到按钮。6.字段长度、顺序、是否显示可自行控制。7.系统自动记录用户在系统内所有操作的详细日志，便于回溯追踪。8.数字化档案的图像清晰、无歪斜、打印清晰，每幅图像均可属性标注，索引数据与图像对应完全正确。（三）软件系统模块1、权限管理模块用户管理：管理内部及外部用户的信息，可以对系统登录用户的信息进行查询/添加/修改/删除。用户组管理：查询/添加/修改/删除用户组，并可设置人员所属的用户组。用户组权限：设置用户组所拥有的系统功能的权限。部门管理：查询/添加/修改/删除部门信息，并可维护部门下包含的人员。权限配置：配置档案浏览的权限（按用户及按用户组），可以按照用户的方式一个个地进行权限的配置，也可以按照用户组的方式进行整体分配（如直接将某个部门的档案分配给用户组）。档案申请审批：对浏览器中提交过来的档案阅读申请进行审批，可以为申请的档案设定阅读的时限等。档案浏览统计：可查询用户、部门在某一时间段内数字化档案使用情况，并生成统计报表。2、检索模块关键词搜索：一个简洁的搜索方式，类似百度的搜索方式。可以选择搜索分类（姓名/学籍/专业/时间/班级/），多关键词搜索（可以填写多个搜索关键词及指定关键词之间的关系），精确与模糊的搜索方式。高级搜索：可以按照列出的各种查询条件对档案进行查询，这种检索方式常用于检索条件比较多的情况下。自定义搜索：可以自定义组织查询条件的组合进行搜索。这种检索方式常用于需检索的条件比较复杂的情况下。档案搜索结果：拥有两种显示结果的模式：目录信息与内容信息。申请查看：可以浏览并查询用户曾经申请过的需要查阅的档案的记录，及时了解审批情况。3、挂接模块案卷挂接、案件挂接、指定档号挂接、目录层级挂接、行上挂接、匹配挂接等方式4、系统接口预留开发接口：预留开发接口，可调用并进行二次开发，与办公信息系统无缝衔接；数字化档案利用接口：提供B/S形式的接口，方便电子档案系统查询利用工作站调用。