批次	提档日期	起止案卷号或件号	存放地点	保管期限	档案所属年度	加工提档人	本馆提档经办人	归还日期

4 、档案前处理要求

（ 1 ）认真交接。对档案进行前处理前，必须办理交接手续，核查档案的完整性。

（ 2 ）编制页号

应对没有页号或页号不正确的档案重新编制页号。

重新编制页号时，应在统一位置书写页号，且不压盖档案内容。

书写页号所使用的笔、墨等不应破坏档案原件或对档案长期保存造成影响。

（ 3 ）目录数据准备

按照目录数据库建立时制定的数据规则，对照档案原件内容，规范档案中的目录内容。

（ 4 ）拆除装订

应以对纸质档案的保护为原则确定是否拆除装订。如需拆除装订物，应注意保护档案不受损害。

（ 5 ） 技术修复

破损严重或其他无法直接进行扫描的纸质档案，应先由专业技术人员进行技术修复。

折皱不平影响扫描质量的纸质档案应先进行压平等相应技术处理。

（ 6 ）密件核查。对原档案中标秘档案进行核查，密件不进行扫描，并在目录数据库中标明密级。

（ 7 ）不得擅自复印、涂改、抽取、污损、撤换、抽取、增添或伪造、销毁档案材料。

5 、图像处理

（ 1 ）旋转及纠偏

对不符合阅读方向的数字图像应进行旋转还原。对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，图像正负偏差小于 0.5 度，以达到视觉上不感觉偏斜为准。

（ 2 ）裁边

如需对数字图像进行裁边处理，应在距页边外延至少 2mm-3mm 处裁剪图像。

（ 3 ）去污

应遵循展现档案原貌的原则，处理过程中不得去除档案页面原有的纸张褪变斑点、水渍、污点、装订孔等痕迹，只能去除在扫描过程中产生的污点、污线、黑边等影响图像质量的杂质。

（ 4 ）质量检验

重点检查：①图像不完整、无法清晰识别的；②漏扫、重扫、多扫等；③排列顺序与档案原件是否一致；④旋转及纠偏、裁边、去污是否符合要求，不符合要求的应返工重做。

6 、档案装订

档案材料必须装订成卷。装订后的档案材料排列顺序与目录相符；卷面整洁，全卷整齐平坦，装订结实，便于保管和利用。

（ 1 ）移交的传统文书档案统一改用“三孔一线”装订、简化文件采用不锈钢钉。案卷幅面为 A4 （ 297 × 210mm ）纸型大小。

（ 2 ）装订线要求使用棉质线，装订孔距左边 15mm ，中孔居中，三孔之间各为 80 ～ 90mm ，装订边和下边要对齐。

（ 3 ）案卷装订顺序是：案卷软封面—卷内目录—文件材料—备考表—封？。

（ 4 ）每卷厚度 20mm-40mm ，一般不宜超过 40mm 。厚度超过 40mm 的可分卷装订。

（ 5 ）案卷软封面需用 100 克以上的牛皮纸制作。

7 、档案装盒

（ 1 ）制作档案盒应按照档案行业标准《无酸档案卷皮卷盒用纸及纸板》（ DA/T24-2000 ）执行。

（ 2 ）档案盒规格：档案盒根据案卷 A4 纸型规格，外表尺寸为： 310mm × 220mm （竖式），厚度分别为 20mm 、 30mm 、 40mm 三种。

8 、数据挂接

（ 1 ）档案扫描完成后，需要对照实体与原有目录对条目录入信息及影像进行一一核查。其中，扫描文件以卷为单位进行存储，案卷目录应对应到相应图像文件所在的文件夹；卷内目录应对应到相应页数的图像文件。

（ 2 ）为确保数据挂接的正确性，应确保档案目录数据与档案扫描图像的一一对应，确保加工扫描成果在用户所使用的档案管理系统中有效检索和显示。

（ 3 ）确保扫描图像与案卷目录、卷内目录 100% 挂接正确，并将正确的数据导入到档案管理系统软件中。

9 、成果验收

为确保档案实体与数字化成果和移交资料的质量，全部成果必须经过质量检验。

1. 检验内容

(1) 目录数据库建设质量

①目录数据要素录入完整，无缺漏项。

②案卷级目录与文件级目录能互相关联。

③形成的目录数据项目齐全、准确、无缺漏项。

④字段项目符合字段采集的要求。

⑤案卷级目录与文件级目录能互相关联。

(2) 档案数字化加工质量

①目录数据条目内容完整、格式准确。

②图像文件技术参数、命名准确、图像完整、排列顺序正确、图像质量达标。

③工作过程文件完整性、规范性。

④存储载体质量好，安全可读、无病毒。

(3) 移交资料质量

移交资料齐全、数据真实、表式正确、填报准确、制作美观。

2. 检验方法

（ 1 ）档案实体和数字化副本进行逐卷逐页检验。

（ 2 ）初检由项目具体实施单位组织检验。

（ 3 ）复检由项目发包单位相应部室组织检验。

（ 4 ）总检由项目具体实施公司向项目发包单位提出正式申请验收时，由项目发包单位成立验收组进行抽检。

3. 验收组织

档案实体与数字化成果和移交资料必须经过自检、复检和总验三次验收。自检由乙方自行检查核对；复检由甲方安排对接人员进行质量检查验收，并对出现的问题及时与乙方负责人对接，及时整改完善至复检通过；总检由甲方根据乙方提出的正式申请验收报告，由甲方成立验收组进行抽检，抽检通过后由甲方出具验收报告。同时，甲方根据档案实体、数字化成果、移交资料、验收情况报告进行确认，并会同档案保管单位一起办理实体档案交接手续。

如项目验收不合格，由乙方返工直至合格，有关返工、再行验收，以及给甲方造成的损失等费用由乙方承担。连续两次项目验收不合格的，甲方可终止合同，另行按规定选择其他供应商采购，由此带来的一切损失由乙方承担。

4. 验收结论

（ 1 ）实体档案检验的合格率≥ 90% 时 , 检验结果为“合格”，出具检验报告。检验合格率＜ 90% 时，检验结果为“不合格”，返回供应商进行整改后，重新进行检验。

（ 2 ）目录著录验收的合格率≥ 95% 时，检验结果为“合格”，出具验收报告。检验合格率＜ 95% 时，检验结果为“不合格”，返回供应商进行整改后，重新进行检验。

（ 3 ）数字化副本检验合格率≥ 95% 时 , 检验结果为“合格”，出具检验报告。检验合格率＜ 95% 时，检验结果为“不合格”，返回供应商进行整改后，重新进行检验。（其中：合格率 = 抽检文件的合格数 / 抽检文件总数× 100% ）

10 、数据备份

（ 1 ）备份范围

经验收合格的文书档案案卷目录、卷内目录、归档文件目录、数字化副本和移交资料的电子版。

（ 2 ）备份方式

因档案涉及国家和个人信息安全，移交纸质档案数字化副本一律采用离线备份，每个全宗的数字档案应形成一个数据包，存放在光盘、 U 盘或移动硬盘等存储介质。

（ 3 ）备份标签

离线备份应在相应的备份介质上做好标识，标明介质编号、移交单位、起止档号，以便数据挂接和数据管理 。

五、项目实施

甲方应 提供合适的加工工作场地及桌椅 供乙方使用 ，其余由 乙方自行 负责，如：提供完成档案服务所需各种硬件设备（电脑、扫描仪、打印机）、软件等加工场内配备、材料（纸张、夹子、文具等装订、裱补材料和工具以及其它材料）、消耗等。

六、保密要求

乙方应严格遵守国家相关的保密法律规定，确保项目实施过程中所接触的信息保密。乙方及项目实施人员应按甲方要求签订《保密协议》，严格遵守保密协议条款。保密协议为合同组成部分，具有法律约束效力。

七、 售后服务

质保期：乙方按甲方要求负责将全部纸质档案、电子档案、档案目录册、档案备份数据等交付给甲方，在交付使用后，提供 1 年的免费质保期服务。免费维护期满后提供的技术支持和维护，只收取成本价。

1） 服务内容：技术支持和后期服务。

2) 响应时间： 4 小时内到达现场， 2 个工作日内排除错误， 2 个工作日内不能解决的，需采取临时应急等措施，以保证甲方的正常使用。

八、培训要求

项目完成后乙方负责提供 本 项目 要求的培训服务 ， 保证甲方相关人员能正常使用 。培训授课人 为 经过厂家认证工程师、技术员等。 乙方负责 为所有被培训人员提供培训用文字资料和讲义等相关用品。

九、违约责任

1 ）甲方无正当理由迟延付款，每逾期一天，应向乙方支付应付未付款万分之三的违约金。

2 ）乙方未按合同约定期限履行合同义务的，每逾期一日，应按合同总额的万分之三向甲方支付违约金；

3 ）因乙方原因导致甲方单方解除合同的，乙方应按本合同总额的 10% 向甲方支付违约金；

4 ）因乙方侵犯第三方合法权益导致甲方被卷入纠纷，给甲方造成的包括但不限于诉讼费、仲裁费、律师费、调查费、差旅费、第三方主张的赔偿金以及其他因此支付的合理开支等损失，乙方应承担赔偿责任，并按合同总价款的 5% 向甲方支付违约金。

5 ）乙方违反本合同约定的保密义务，将履约过程中知悉的甲方或公民信息或相关资料提交给任何第三人的，除赔偿甲方因此造成损失外，应按 100 元 / 人 / 次向甲方支付违约金，违约金最高不超过合同总价款的 5% 。

十、不可抗力

因不可抗力 ( 如地震、火灾、洪水、台风、战争等 ) 不能履行合同，不能履行合同的一方可部分或全部免除责任。

十一、争议的解决方式

因签订、履行本合同过程中产生的一切争议，双方应协商解决。解决不成的，双方均可向甲方所在地人民法院提起诉讼。

十二、附则

本合同未尽事宜，双方可协商解决。对本合同的任何修改或补充，以书面形式另行约定，并作为本合同附件。本合同附件与本合同具有同等法律效力。

本合同一式 6 份，由甲方执 3 份、乙方执 1 份、财政局执 1 份、招标代理公司执 1 份，具有同等法律效力，自双方由双方签字或盖章之日起生效。

（以下无正文）

甲方 ( 盖章 ) ： 乙方（盖章）：

法定代表人 ( 签字 ) ： 法定代表人 ( 签字 ) ：

委托代理人 ( 签字 ) ： 委托代理人 ( 签字 ) ：

联系电话： 联系电话： 0731-88504387

单位地址： 单位地址：长沙市开福区车站北路

356 号华龙公馆 2501 室

开户银行：湖南银行股份有限公司

长沙雨花亭支行

账 号： 81110309000046357

合同签订时间：