一、采购项目
2024年电子病历系统维护服务
二、项目概况

序号	标的名称	数量（项）	总预算（元）	备注
1	2024年电子病历系统维护服务	1	352000.00	详见“三、用户需求”

三、用户需求
第一部分 商务需求书

序号	条款名称	说明
1	合同服务期限	合同签订之日起12个月，采购人按需可提前结束服务期。
2	服务地点	采购人指定地点，东莞市人民医院（含各院区）。
3	付款时间和 方式	按实际服务月份计算（每月应支付合同总金额的1/12），每季度末结算一次（请款前需成交供应商提供对应发票与验收报告）。
4	服务费用	352000.00元（人民币）（含税）
5	报价内容	报价包含了成交供应商为完成工作所发生的一切预见和不可预见费用，采购人不再另外支付费用。
6	验收方案	每季度末对已服务月份进行服务评价验收。如验收不合格，采购人可扣除当季度支付金额的10%。 验收合格需达到如下标准： 1.服务响应时间超时次数（少于3次/季度）； 2.因软件故障原因电子病历业务中断累计时间（少于4小时/季度）； 3.因电子病历归档不完整导致法律纠纷或投诉次数（少于1次/季度）；

第二部分 技术需求书
（一）项目概况
东莞市人民医院拟采购2024年电子病历系统维护服务，在维护服务期内，供应商需提供电子病历系统维护服务，内容主要包含三个部分：功能应用维护、数据维护及其他服务。
（二）项目要求
在维护服务期（以下简称“服务期”）内，成交供应商提供服务内容主要包含三个部分：功能应用维护、数据维护及其他服务，详见表1。
表1：服务内容一览表

功能应用维护
序号	服务项目	服务内容	服务方式	响应时间	详见条目
1	咨询服务	软件功能的应用咨询	电话、电子邮箱网络远程、QQ	1小时内响应	1.1
2	故障排除	软件应用过程中出现功能错误时，协助查找、排除软件故障，保证系统功能正常运行。	电话、电子邮箱网络远程、QQ	2小时内响应	1.2
3	报表维护	现有报表格式、数据调整、修改； 从系统现有数据中新增报表，报表数据需要从第三方系统中提取的，需要评估工作量，并需要第三方人员配合。	电话、电子邮箱网络远程、QQ	2小时内响应	1.3 1.4
4	需求变更	已应用模块范围内的功能需求调整、修改。	电话、电子邮箱网络远程、QQ	2小时内响应	1.5
5	日常维护	协助采购人建立日常维护记录，定期与采购人系统管理人员共同检查系统运行情况，并形成系统维护记录制度和系统管理规范	电话、电子邮箱网络远程、QQ	2小时内响应	1.6
数据维护
序号	服务项目	服务内容	服务方式	响应时间	详见条目
6	数据恢复	因采购人操作不当或其它原因导致病历中数据丢失（包括但不限于患者的所有病历数据，如入院记录、病程、手术记录、出院记录等），协助采购人系统维护人员恢复病历数据。	电话、电子邮箱网络远程、QQ、 现场	2小时内响应	2.1
7	数据调整	因采购人操作不当或其它原因造成患者数据出现部分或全部错误（包括但不限于查找不到患者信息、不能编辑病历信息等），协助采购人系统维护人员进行数据调整。	电话、电子邮箱网络远程、QQ 现场	2小时内响应	2.2
8	特殊服务	系统灾难发生时，响应供应商承诺立即响应，减少数据损失，降低灾难对整个系统正常运行的影响。	电话、电子邮箱网络远程、QQ、现场	立即响应	2.3
其他服务
序号	服务项目	服务内容	服务方式	响应时间	详见条目
9	管理培训	对采购人管理人员或相关负责人进行系统的管理思想、管理流程统一培训。	采购人参加培训人员到成交供应商指定地点接受培训或成交供应商到采购人所在地进行培训	法定工作日预约	3.1
10	维护培训	因采购人人员离职或岗位调动需要进行培训的系统维护人员。	采购人参加培训人员到成交供应商指定地点接受培训或成交供应商到采购人所在地进行培训	法定工作日预约	3.2
11	巡检服务	到采购人现场检查系统模块运行情况，与采购人维护人员沟通，提供常见问题的解决办法，巡检结束后给采购人提供巡检报告。	每年2次、采购人现场	法定工作日预约	3.3
12	热线服务	提供与软件系统相关的咨询服务及建立系统维护制度	电话、电子邮箱网络远程、QQ	法定工作日	3.4 3.5
13	问题解答	解答系统及数据库疑难问题。	电话、电子邮箱网络远程、QQ	法定工作日	3.6
14	系统升级	保证系统稳定，进行系统各模块版本功能升级	网络远程、QQ、现场	法定工作日、需要时	3.7

1.功能应用维护
响应供应商承诺对目前采购人已有的功能模块提供技术维护服务，详见表2。
表2 技术服务范围

1.	临床医疗
2.	医疗科室质控
3.	质控管理
4.	病案管理
5.	医务管理
6.	Web病历浏览
7.	病案浏览
8.	感染上报卡
9.	病历维护
10.	模板维护
11.	人员管理
12.	日常办公
13.	运维管理
14.	配置管理
15.	统计报表
16.	结构化病历查询
17.	系统维护
18.	通用接口系统
19.	CA集成
20.	文件传输服务器和消息服务器
21.	初始化工具
22.	住院临床路径管理系统V5.0
23.	病案归档标准版系统V3.0

通过电话、电子邮箱、网络远程、QQ等方式，成交供应商提供以下服务：
1.1提供软件功能的应用咨询，包括功能使用、功能配置、功能设置等；
1.2协助查找、排除采购人在软件应用过程中出现功能错误及表1.1中的模块的故障，保证系统功能正常运行。
1.3协助采购人进行现有工作报表格式、数据调整、修改；
1.4协助采购人从系统现有数据中修改系统自带报表，新增报表数据超出本系统外，需要从第三方系统（HIS、LIS、PACS等）中获取数据时，成交供应商需要第三方人员配合完成新增报表的设置，甲乙双方需要协商签定补充合同，成交供应商按补充合同完成相应工作；
1.5提供已应用模块范围内的功能需求调整、修改，因采购人需求改变引起的现有系统功能范围内的调整与修改完善（不包括涉及系统整体结构及模块结构改变的需求），并提供详细的文档说明和相关资料；
1.6协助采购人建立日常维护记录，定期与采购人系统管理人员共同检查系统运行情况，并形成系统维护记录制度和系统管理规范，经常性与采购人中心技术人员讨论采购人信息系统运行中存在的问题以及解决方法。
2.数据维护
通过电话、电子邮箱、网络远程、QQ、必要时现场维护等方式，成交供应商提供以下服务：
2.1提供数据恢复服务，因采购人操作不当或其它原因导致病历中数据丢失（包括但不限于患者的所有病历数据，如入院记录、病程、手术记录、出院记录等），协助采购人系统维护人员查找原因，恢复病历数据。
2.2提供数据调整服务，因采购人操作不当或其它原因造成患者数据出现部分或全部错误（包括但不限于查找不到患者信息、不能编辑病历信息等），协助采购人系统维护人员查找原因，并对错误数据进行调整。
2.3提供灾难解决办法，系统灾难发生时，成交供应商承诺立即响应，必要时人员以最快速度到达现场，以减少数据损失，降低灾难对整个系统正常运行的影响。
3.其他服务
3.1成交供应商提供系统管理培训服务，根据采购人需求，可对采购人的高级管理人员或全权负责人，以及各岗位计算机管理系统维护管理人员进行岗前的技术培训。了解软件系统内包含的管理思想、管理流程。（注：到成交供应商指定的地点参加培训）培训地点由采购人和成交供应商商定。
3.2成交供应商提供系统维护培训服务，包括因采购人人员离职、岗位调动等原因，需对系统维护人员上岗前的培训。（注：到成交供应商指定的地点参加培训）培训地点由采购双方商定。
3.3成交供应商提供一年两次，每次两个工作日的巡检服务，包括但不限于到采购人现场检查系统模块运行情况，与采购人维护人员沟通，提供常见问题的解决办法，巡检结束后给采购人提供巡检报告等。
3.4成交供应商提供维护热线，并为采购人建立维护档案，给予及时的系统支持；
3.5成交供应商帮助采购人建立日常维护记录制度和系统管理规范；
3.6成交供应商解答采购人关于系统和数据库的疑难问题；并提供数据库操作的解决方案；
3.7成交供应商为保证系统整体运行稳定，会在本产品范畴内，根据采购人实际需求进行各模块功能版本升级；
3.8服务期内成交供应商需配合采购人完成病案归档系统完整性的整改工作。具体内容见表3。
表3病案归档完成性整改内容清单

1.嘉和系统新增窗口打印模块要求	1.1. 所有系统能归档的病历统一在此打印(包括在院病历和出院病历),增加自动归档功能，在检索患者时，归档 率不足100%的自动进行一次归档，并提示客服中心正在归档，请稍后确认，出院患者如果归档率还不到100%, 要有归档率显示，并提醒和可以查看哪些未归档到；
	1.2. 窗口打印的登记要求，除了可以扫描证件外，登记信息要求满足信息录入要求(和之前手工登记要求一致);
	1.3. 在系统中无法检索到的患者(在归档系统无归档记录),提示客服中心到病案手工登记界面登记，病历打印也 只能由工作人员根据实际情况处理，可能需要去到各个系统打印病历，甚至是复印纸质病历；
	1.4. 记录打印日志并和登记号关联，内容包括：住院流水号、归档主键、病历 ID、病历名称、打印人、打印时间、 打印电脑IP地址，并提供详细查询页面；
	1.5. 对于部分纸质病历，复印时，系统提供复印登记界面， 一同记录在“手工复印打印日志”表；
	1.6. 已经打印的归档病历，如果有多次归档的，系统不要覆盖，可以做无效标记；
2. 嘉和系统新增病历状态： 在院患者病历(属于未提交病历);出院未提交病历(属于未提交病历); 出院已提交病历；
3.嘉和系统未提交病历归档流程：	3.1. 首先由患者或家属向管床医生在微信端提出申请，系统记录申请人、申请时间、申请复印的病历；
	3.2. 如果患者在客服中心提出复印病历，则由客户中心登记申请信息(申请人、申请时间等),并电话通知管床医生，系统提供登记和查询管床医生电话功能；
	3.3. 医生和护士要求在申请时间1小时内确认哪些文书可以给患者复印，电子病历系统增加文书标记功能，由医生标记哪些文书可以给患者复印，归档系统提取文书时，只提取可以复印给患者的文书进行归档；
	3.4. 病历系统增加在院病历全部审核完成标记，医生护士在完成全部文书审批后，点击“全部审核完成”标记，归档系统必须有此标记才可以归档；
	3.5. 系统要记录各个审批的记录，审批者、审批时间、审批的文书编码；
	3.6. 病程记录，为连续病历，在审批时，不允许只审批中间的病历，必须从头开始连续审批；
	3.7. 系统提供专门的审核页面，要方便医生审核所有文书；
4.嘉和系统新增病历归档项目分类管理，分为两级：	4.1. 大类类型包括：医嘱护嘱、医疗病历、护理病历、手术麻醉病历、知情同意书(医疗和护理)、出院诊断证明、输血相关报告、放疗相关文书、超声报告、放射报告、内镜报告(胃、肠、纤支、喉镜、宫腔等)、心电报告、动态心电动态血压、电生理报告、检验报告、病理报告、核医学报告、胎监报告、其他报告(睡眠监测、糖尿足报告、第三方报告等),此项目类型不同于病案目录名称，要独立设置；
	4.2. 医嘱护嘱：临时医嘱、长期医嘱、临时护嘱、长期护嘱；
	4.3. 医生病历：入院记录、病程记录、出院记录、其他；
	4.4. 护理病历：体温单、首次护理记录、护理记录单、其他；
5.嘉和系统新增未提交病历归档处理：	5.1. 病历归档系统在关键节点提供了自动归档功能，也需要提供手动归档操作，归档系统去各个系统拉取全部“有效”的病历记录；
	5.2. 嘉和系统的病历归档除外，其他的由医院提供数据源服务，入参为住院流水号、项目类型，项目类型all则为全部；
	5.3. 未签完名或未审核的医护嘱、病历、检查报告等病历记录不做归档处理；
6.嘉和归档系统优化	6.1. 归档系统提供归档类型设置，归档时，要明确归档的项目类型，并记录到归档库；
	6.2. 归档成功后，归档系统要保存各记录的主键，之后系统使用“项目类型+主键”来识别所有的归档记录；
	6.3. 已经审核的病历文书、检查检验报告等，如果需要修改，要校验是否有归档、打印、封存(嘉和系统提供 http 调用服务),如果有归档和打印记录，提示并不允许修改(第三方系统实现);
	6.4. 如果要对已经归档和打印过的记录要修改的话，要在归档系统走电子审批流程： 申请—医务科审批，申请 内容：系统模块名、文书名称、修改摘要、修改原因、申请人、申请时间，最后审批统同意后，第三方系统 再次修改时，同样是调用嘉和的同一个http 服务，返回可以修改的状态码，实现修改已经归档的记录。同时归档系统要标注此份记录已经处于返回修改和作废状态，不允许再次打印，只可以浏览，并且也不允许导出；
	6.5. 封存状态所有内容不允许修改；
	6.6. 重归档的文书，如果是已经打印过的，要保留全部内容，否则只保留归档日志，不保留文档内容；
	6.7. 归档病历修改申请流程： 6.7.1提供统一的申请和审批功能（申请内容包括：申请人、申请时间、申请修改的病历编码、病历类型、申请理由；）； 6.7.2审批流程可以在系统里面灵活设置，已归档和已打印的病历修改审批独立设置，全部流程审批完，即可修改； 6.7.3提供申请界面、审批日志查询界面给第三方公司调用，给第三方调用的采用web 页面设计；
	6.8. 归档的报告修改完后，再次归档由第三方系统提供推送功能来实现，第三方系统调用归档系统提供的推送服务来推送；
	6.9. 归档系统在没完成对待归档记录处理前，做导出操作前要提醒，并在界面提供一栏专门显示待归档记录；
	6.10. 再次归档时，要修改待归档记录的状态
7. 嘉和系统提供“统一归档校验调用服务”,该服务入参为住院流水号，归集所有的归档文书，内容包括：文档类型、文档名称、主键，服务可以为归档校验调用；
8. 嘉和病历归档校验：	8.1. 在病案科编目时，系统自动调用“统一归档校验调用服务”做病历归档校验，如果成功则通过，如果有问题， 系统对有问题的文档重做一次归档，如果还不成功，则终止编目操作，并提醒归档出现的问题；
	8.2. 每项归档内容，都必须至少提供一种校验途径；
	8.3. 单独提供一个给归档调用的校验服务(医院提供),具体如下： 8.3.1. 入参为json格式，内容包括：住院流水号、校验目标、主键(有多条); 8.3.2. 医嘱护嘱：校验总的有效记录数量是否正确； 8.3.3. 业务库的记录数量和归档的pdf做一对一的校验，这里可能存在多出来的或遗漏的，例如：医生病历、护理病历、手术麻醉病历、超声报告、放射报告、内镜报告、心电报告、检验报告、病理报告、其他报告、知情同意书、出院诊断证明；
	8.4. 校验子类必须有的记录，这里还有很多展开的空间，可以后续慢慢完善；
9. 嘉和病历封存：	9.1. 由医务科发起，封存前，系统要检测医疗护理是否已经完成“封存提交”,完成才可继续，然后系统做一次归档校验，校验成功后方可封存；
	9.2. 医疗和护理系统要点击“封存提交”操作，系统检验是否所有的文书都已经审核完，全部审核完才允许“封存提交";
	9.3. 封存后，所有的归档内容，不再允许修改，直到医务科取消封存；
10. 所有校验类的代码要开放，以便后续医院可以自行完善，归档类要做到设置灵活；
11. 未提交病历归档流程：	11.1. 首先由患者或家属向管床医生在微信端提出申请，系统记录申请人、申请时间、申请复印的病历；
	11.2. 如果患者在客服中心提出复印病历，则由客户中心登记申请信息(申请人、申请时间等),并电话通知管床医生，系统提供登记和查询管床医生电话功能；
	11.3. 医生和护士要求在申请时间1小时内确认哪些文书可以给患者复印，电子病历系统增加文书标记功能，由医生标记哪些文书可以给患者复印，归档系统提取文书时，只提取可以复印给患者的文书进行归档；
	11.4. 病历系统增加在院病历全部审核完成标记，医生护士在完成全部文书审批后，点击“全部审核完成”标记，归档系统必须有此标记才可以归档；
	11.5. 系统要记录各个审批的记录，审批者、审批时间、审批的文书编码；
	11.6. 病程记录，为连续病历，在审批时，不允许只审批中间的病历，必须从头开始连续审批；
	11.7. 系统提供专门的审核页面，要方便医生审核所有文书；
12.病案归档系统归档文书状态接口方式调整：接口判断规则：要求需要具体到按文书进行判断，根据文书ID判断单份文书是否复印，导出或者封存。

4.响应要求
4.1当系统出现灾难性故障，导致采购人全部或部分业务不能正常进行时，成交供应商承诺在收到采购人有效通知（包括但不限于报修电话或传真）时起 半 小时内通过远程手段给予支持。当远程无法协助解决时，成交供应商须在收到采购人有效通知后12小时内派人到达现场协助解决。
4.2当系统发生一般性故障（不影响系统正常运转的故障，如：病历数据丢失），但采购人的业务尚能正常运转时，成交供应商承诺在收到采购人有效通知（包括但不限于报修电话或传真）时起2小时内做出响应，在响应后2个工作日内提出解决方案，并在双方配合下解决问题。
4.3增加、调整或修改系统需求时，成交供应商承诺在收到采购人有效通知（包括但不限于报修电话或传真）时起2小时内做出响应，在响应后2个工作日内提出解决方案，并在双方配合下解决问题。
四、采购方式
本项目采用询价采购，即参加项目询价的供应商，在规定的时间内将密封的报价表提交至红楼院区行政楼一楼101室，由采购办公室工作人员当场拆封，按照满足询价项目需求，报价最低的供应商确定为成交供应商（若报价超过预算价，则视为无效报价）。
五、付款方式
按实际服务月份计算（每月应支付合同总金额的1/12），每季度末结算一次（请款前需成交供应商提供对应发票与验收报告）。
六、报名和提交资料时间
报名和提交资料时间：2024年1月15日至2024年1月17日（上午8:00-12:00、下午2:30—5:00，周六上午8:00-11:00）。
报名和提交资料截止时间：2024年1月17日17点00分。
七、报名和提交资料地点
地点：东莞市万江街道万道路78号东莞市人民医院行政楼一楼101室。
联系人：黎小姐，联系电话：0769-28636192。
八、报名资料
1.采购项目报名表；
2.法人委托书及被授权人（含法人身份证复印件、被授权人复印件）；
3.企业营业执照；
（以上资料均需提交加公章的复印件）。
注：已更新的营业执照为三证合一，则无需再提供组织机构代码证和税务登记证，只需提供营业执照（含经营范围内容）复印件。
九、询价时间（2024年1月18日）
提交密封报价单时间：2024年1月18日上午9:40-9:55；
提交密封报价单截止时间：2024年1月18日上午9点55分；
工作人员现场拆封报价表时间：2024年1月18日上午10点00分；
现场拆封地点：东莞市万江街道万道路78号东莞市人民医院行政楼一楼会议室3。
十、注意事项（请仔细阅读）
1.采购人公示的所有项目，各项目潜在供应商必须在指定时间内完成项目报名（报名须下载《采购项目报名表》准确填写报名资料并加盖公章，在报名期限内提交至采购人采购办公室确认报名）。
2.响应供应商的报名文件须装订成册（非活页装订），并于项目报名结束前提交至采购人采购办公室，否则视为响应无效，采购人有权拒绝接收其报名文件。
3.响应供应商的报名文件提交后不得随意变更响应供应商被授权人，因响应供应商自身原因必须变更被授权人的，必须在询价前一天将变更资料交至采购人采购办公室，否则视为响应无效。
4.响应供应商在已提交报名文件，但未按规定时间参与询价的情况下，采购人将给予警告并登记在册（报名结束前提前通知采购人的除外），如若发生第二次，采购人有权在同一年度内不再接受该供应商对采购人所有项目的报名。
5.成交供应商在接到成交通知后无故不签订合同或不履约的或者无正当理由放弃成交资格的，采购人有权将该供应商列入采购人供应商黑名单中，黑名单里的供应商三年内不得参与采购人所有项目的报名。
以上注意事项请各响应供应商多加重视，谢谢配合。
采购项目报名表2024.1.15-2024.1.17
报价单模板