不动产各类别档案的整理扫描工作及实物档案入库工作（运至临时库房，距离约为1.5公里），交通运输设备由乙方单位负责。

1、档案交接

严格遵循文件的形成规律，保持文件材料之间的内在关系，按登记档案类别进行加工整理和扫描，乙方工作人员协同甲方工作人员（按批次提取，并按批次验收入库）。从档案库房提取需要进行整理、扫描的档案原件到加工现场。根据需要清点到盒（卷），记录每盒（卷）档案卷数及页数，认真核对数量及质量，不出现遗漏登记或重复登记，填写《档案交接记录表》并按照甲方要求将整理扫描后的档案完整安全摆放到指定存放地点。

2、整理扫描时限

乙方从甲方档案库提取的每批次登记档案需在5个工作日内完成档案整理、建目、扫描、数据挂接、入库上架等工作。甲方应在乙方完成每一批次档案整理扫描工作后，及时完成抽检验收上传工作，以保证乙方后续批次档案整理扫描工作的顺利开展进行。

3、整理清分

对领出库档案区分不同类别，按照各类型档案的分类要求进行分类、排序、折叠、组卷，不可混装；进行卷内纸质文件装订物去除，在不破坏档案原件的情况下去除易腐蚀的金属物并尽可能确保资料完好；对已破损资料进行修补、托裱；对图纸等非A4规格的资料按相关要求进行折叠等；对折皱不平影响扫描质量的原件先进行相应处理（压平或熨平等）；对整卷纸质文件进行规范排序、打码、核对（记录缺失项）、铺平。

4、目录数据著录、建库

根据《档案著录标准》（DA/T18-1999）要求进行著录，并建立案卷级目录数据和文件级目录数据库，信息录入和扫描软件由中标单位自带，并符合长沙市不动产中心业务系统数据的要求，并且须提供自主研发的不动产档案管理系统与不动产中心业务系统无缝对接，便于提取业务系统中在库数据用于核对与补充；关键字段的正确率100%。对案卷中目录有不准确或错漏的，要根据文件内容和著录标准重新修改补录。对部分已有的卷内目录应按招标方要求进行修改、校对及完善录入电子条目信息，确保各项著录信息准确、完整。

5、纸质扫描

（1）扫描图像必须与原图页面一一对应，不得出现颠倒、缺页、重页或错页情况。

（2）分辨率：扫描分辨率标准为大于或等于300dpi，图像压缩采用TIFF或JPEG格式压缩存储。发现纸张较差及较薄等情况，在保持档案完整的前提下进行扫描，并提高分辨率或采用垫白纸再进行扫描。

（3）文件命名：扫描形成影像文件命名必须与条目档案号一一对应。

（4）图像内容：扫描的页面内容居中显示，不可出现明显偏左或偏右的现象，正文内容、页眉、页脚、反面印章、附件、手写注释等信息完整；图像内容与书本面完全对应，不得出现书页内容残缺或将旁边页面信息扫入本页的现象。

（5）所有扫描留下的黑线、指印、阴影或污点都必须清除干净（在放大200%的情况下）。

（6）图像不得倾斜。

（7）清晰度：扫描图像字迹清晰、颜色恰当，不宜过浅和过深，必须去黑边。

（8）所有资料（包括图纸）扫描选用彩色模式扫描。

6、目录打印

所有整理好的纸质档案应打印附上新的相对应卷内目录及备考表。

7、质检校验

本校验为以上流程中涉及的整理清分、档案建目、档案扫描、图像处理和数据挂接进行常规校验，为全面提高档案信息资源库的完整性、准确性。校验由乙方在工作流程中常态化实施。甲方不定期抽检，乙方自完成100%自检之日起2日内及时通知甲方进行抽检，甲方在收到通知之日起2日内完成抽检。目录数据库与图像文件挂接错误，或者目录数据库、图像文件之一出现不完整、不清晰、有错误等质量问题时，质检标记为“检查不通过”。抽检的合格率达到≥99％才予以验收通过，合格率＝质检合格的文件数/质检文件总数×100％。

8、数据挂接推送

档案数字化工作过程中形成的有效著录信息数据与图像数据成品必须按照甲方指定的路径进行命名，及时推送到长沙市不动产中心业务系统中。挂接过程应采用批量上传的模式一一匹配，以实现目录数据库与图像数据库的自动关联，实现批量、快速挂接。对挂接后的数据要进行查验，认真核查每一份图像文件与档案目录是否匹配，图像文件的页数与档案目录标注是否一致等，确保图像文件与目录数据对接准确无误。目录数据著录内容与原件有偏差时，应以原件内容为准。整个挂接检验完成后须及时从不动产档案管理系统直接推送成品数据至不动产中心业务系统，以便于及时复检。

9、成品复检

复检是对以上流程中涉及的所有步骤、结果进行再次质量检查，全面提高档案信息资源库的完整性、准确性。复检由甲方不定期进行，在乙方完成一定批次数据推送至不动产中心业务系统后，甲方再进行抽检。目录数据库与图像文件挂接错误，或者目录数据库、图像文件之一出现不完整、不清晰、有错误等质量问题时，抽检标记为“抽检不通过”。抽检的合格率达到≥99％才予以验收通过，合格率＝抽检合格的文件数/抽检文件总数×100％。

10、装订与装盒

档案扫描完成后，拆除过装订物的档案应按甲方的要求装订整理装盒。在重新装订档案的时候要注意保护好档案的实体不受损害，同时还必须注意案卷内文件的数量及排列保持原貌，做到安全且无遗漏。

对检查无误的案卷整理整齐，按照原有顺序排放。将案卷内文件整理整齐。按以下要求装订案卷：

（1）严禁将纸张放反、放倒、页码顺序错。

（2）大纸张按原折痕折叠好。

（3）卷皮破损严重的，需要调换卷皮；需完善或补充卷内目录的，应及时完善和补充卷内目录。需按档案归档要求排序上架，并做好档案退还交接登记。

（4）案卷不掉页、右边和底边整齐。

（5）夹子夹紧后打孔，打孔位置尽可能在原孔位置上打，但以保证不脱页优先。

（6）页数少的案卷用衬条加厚，档案线尽可能拉紧些，防止松动。

（7）档案复原并经甲方检查确认后，乙方对档案进行消毒，用专用密封袋密封后再上架。

（8）对案卷中目录有不准确或错漏的，要根据文件内容和著录标准重新修改和补录，对案卷题名、分类号等有修改的案卷部分，按甲方要求完成换盒等工作后入库。

11、保密与安全要求

乙方参与本项目的所有工作人员必须通过甲方的审核，并登记备案。乙方提供项目工作人员名单及人员个人详细信息和社保证明，以及岗位培训证。项目实施过程中，中标方如需更换、增加工作人员，必须提前一周向招标方提供拟加入人员的资料，取得招标方签字同意后方可更换或者增加人手。

乙方参与本项目的工作人员必须接受招标方组织的档案保密安全教育，并自觉学习保密知识，严格遵守《档案法》、《保密法》及其他有关法规，严防泄密现象发生。

乙方工作人员不得将手袋、提包、钱包、磁盘（含U盘、软盘、硬盘等）、刻录光盘、手机、MP3、MP4、报刊、纸张及其他物品带入加工现场。

乙方不得以任何形式复制纸质档案、离线的档案图像和档案目录数据。乙方需在工作现场安装全方位监控系统，向甲方提交工作期间所有监控记录，以便甲方随时查看。项目服务期结束后，乙方可以撤走监控系统。

数字化处理工作室内的废纸必须集中放置，中标方每周清理废纸不能超过一次，清理时要有甲方人员监督，确保其中没有夹带任何档案文件后才能清出工作室。泄露档案所涉及的机密，按有关规定严肃处理，情节严重的要承担相应的刑事责任。

乙方及其所有工作人员必须向招标方提供书面保密承诺并签订保密协议。

乙方在项目完成、设备撤走时，所有存储设备交付甲方（如项目组所有使用过的计算机硬盘、移动硬盘等）。

12、工作记录

乙方在每日工作中形成以上工作环节的详细书面记录，以备甲方检查。

13、售后服务

乙方必须为本项目提供免费质量保证期，免费质量保证期为自项目实施完成并且验收合格之日起五年。质保期内提供免费维护整改，期间所发生的质量问题，由乙方负责免费解决。乙方须提供常设7天×24小时服务专线和长期的免费技术服务，乙方必须在甲方通知后1小时内响应，24小时内处理完毕，不得影响甲方的正常工作。

甲方在之后的使用过程中，发现的数据错误，乙方终生免费维护。

14、保密责任

（1）乙方须提供工作人员的相关简历、身份证复印件，确保人员身份安全。

（2）乙方的工作人员在甲方现场工作时不得使用个人优盘、移动硬盘、数码相机等拷贝设备，若确需数据拷贝，须经现场经理和甲方有关负责人核实用指定设备拷贝。

（3）乙方在进入甲方现场后所使用计算机必须编号登记，由甲方控制不允许接入互联网。

（4）项目实施期间，若由于乙方原因发生信息泄密情况，视为乙方违约。

验收：

1）乙方通过整理形成的档案成果，必须符合长沙市自然资源局关于档案管理的相关要求。若项目验收不合格，造成的一切后果由乙方承担，由此带来的一切损失由乙方负责，乙方不得增加任何费用。

2）按照《长沙市财政局、长沙市审计局关于进一步规范政府采购项目履约验收工作管理的通知》（长财采购{2016}6号）进行验收。项目验收另有国家有强制性规定的，按国家规定执行，验收费用由乙方承担，验收报告作为乙方申请付款的凭证之一。

3）本项目实施过程中的所有设施设备以及相关耗材由乙方自行承担。甲方仅提供项目实施场地、水、电等。

1、甲方需提供明确的工作要求，向乙方介绍，解释整理概况、整理内容等相关基本情况。及时向乙方提供完整的档案资料、整理场所、档案整理工具、档案装具（如档案盒等），及咨询等工作配合；甲方需及时对乙方提出的问题进行反馈。

2、乙方在约定期限内为甲方提供档案整理扫描服务工作，按照国家关于档案管理的规定对档案进行专业的、规范的整理，并对整理质量负责。

3、乙方委派专业人员进入规定场地工作，工作时间按照甲方工作时间安排，乙方负责监督、约束我方工作人员的工作纪律及行为，遵守甲方劳动制度。

4、乙方负责对派出人员进行保密教育及安全教育，持证上岗、文明工作。对服务期间出现的档案内容泄密、文件材料丢失等后果，乙方应承担相应责任。

5、如果乙方在整理工作中发现档案明显缺失、不全的，应及时告知甲方工作人员。

7.3乙方为履行本项目所使用的设备、工具等不得侵犯甲方及第三人的合法权益，包括但不限于知识产权，否则由此造成的损失赔偿责任由乙方承担，与甲方无关。

7.4乙方应按协议第5条约定按时完成档案整理扫描、达到验收合格标准，并做好交接工作及书面记录等相关工作，不得损坏、遗失甲方档案资料，不得向任意第三方泄漏在档案整理过程中所获得的任何信息，否则甲方有权解除本协议并要求乙方承担已付款总额30%的违约金。

7.5乙方依据本协议需要承担违约责任（包括但不限于甲方为维护权益而支出的全部费用，如诉讼费、评估鉴定费、保全费、律师费及其他费用），甲方有权在应付款项中直接扣除，乙方对此不持异议。

其他要求及说明：

（1）此项目为费用全包干方式建设，所以在项目实施中出现政策制度调整和相关遗漏问题，由甲方和乙方方协商一致解决，一般情况下采购人不再支付任何费用。

（2）支付方式：长沙市不动产登记中心（通过国库集中支付）付款方式：按照实际完成卷数，每季度照实结算。项目整体验收合格后付至合同金额95%，半年后无质量问题、售后服务纠纷，以及其他经济法律纠纷一次性付清。

（3）乙方所提供服务为投标文件承诺的服务，乙方的各项服务工作必须在甲方指定的地点内完成，不得将项目以外的任何资料带至甲方现场进行加工处理。

（4）甲方每季度依据采购项目考核办法，对乙方单位进行考核计分，分值在90-100分为合格，分值在90分以下甲方停止档案派发，乙方进行整改，整改合格以后再安排工作任务，不合格率连续达到2个季度，终止合同。乙方应承担由此给甲方造成的损失。

（5）本协议未约定的相关事项，见招标文件、投标文件的内容。

（6）通知与送达：乙方确认双方之间任何文件（包括但不限于本协议）经由甲方送达本协议尾部地址即视为送达乙方。所有文件经签收当日或被退回次日视为送达，任何一方变更地址应立即书面通知对方，否则应承担相关不利后果。本协议送达条款适用于各方非诉时各类通知、协议等及就该协议发生纠纷时相关司法仲裁文书的送达。