中标
行政档案整理项目院内询价采购公告
金额
-
项目地址
江苏省
发布时间
2023/10/23
公告摘要
公告正文
根据《无锡市第八人民医院采购工作制度》有关规定，无锡市第八人民医院决定采取院内询价采购方式确定“行政档案整理项目”实施单位,现邀请合格供应商参与报价。
一、项目编号及名称：2023CGZX-BG-FW-01行政档案整理项目。
二、采购内容：2015年度（含）以前医院各类行政档案资料整理（含以前年度未整理进档案的部分文件资料、保密文件和档案装具）、扫描图像、数据挂接、数码照片整理、数据存储备份等整理要求达到无锡市梁溪区档案史志馆档案复查验收标准；协助完成到期档案移交。
三、报价要求及方式：
本次询价采取询总价的方式报价，报价方在确保合同签订后1个月内完成“行政档案整理项目”的前提下，报送档案整理（含目录著录等）报价；协助完成到期档案移交相关费用。
投标人在10月25日前可至无锡市第八人民医院办公室进行实际勘察测算工作量预测报价。
现场勘察联系人：丁女士；联系电话：0510-823533532-8002
四、经费预算及供应商确定方式
资金预算为9.8万元，此金额为最高限价。采取询价方式确定此次成交供应商。在资格、标准、质量和信誉相同的前提下，以所报最低价为本次项目中标供应商。
五、投标人资格
1.投标人必须具备《政府采购法》第二十二条规定的条件。
2.投标人必须持有在中华人民共和国境内注册的营业执照，且是从事档案管理服务的独立企业法人。
3.投标人需为无锡市档案局备案中介服务机构。
六、询价资料递交：
请投标人在2023年10月31日上午10:00前，将参与报价供应商授权委托书、被委托人身份证复印件、投标报名登记表和报价表（见附件2）、营业执照副本复印件（三证合一）复印件、截止2023年9月，供应商从事档案馆馆藏档案整理业绩、询价报价表（均加盖报价方公章），密封后送至无锡市第八人民医院报名。投标人填写报名登记表和报价表时，须保证所填写内容真实、完整、有效、一致。如因投标人填写信息错误导致的与本项目有关的任何损失由投标人承担。
递交地点：无锡市第八人民医院一号楼十二楼采购中心办公室。
收件人：吴先生，联系电话0510-82353532-8148。
七、询价时间：2023年10月31日10:30。
八、询价地点：无锡市第八人民医院一号楼1203会议室
联系人：吴先生 联系电话：联系电话0510-82353532-8148
附件1：行政档案整理项目的采购需求说明
附件2：投标报名登记表和报价表
附件3：档案整理项目合同(文本)
无锡市第八人民医院
2023年10月23日
附件1：
无锡市第八人民医院关于机关档案整理及数字化扫描项目的采购需求说明
一、项目概况：
2015年度机关档案整理（含以前年度未整理进档案的部分文件资料、保密文件和档案装具）、扫描图像、数据挂接、数码照片整理、数据存储备份等整理要求达到省一级档案复查验收标准；协助完成到期档案移交。
二、报价要求及方式：
本次询价采取询单价的方式报价，报价方在确保合同签订后6个月内完成“2015年度行政档案整理项目”的前提下，报送档案整理（含目录著录）平均每件多少元（不得高于2元），所需使用档案盒平均每个多少元（不得高于4元），档案数字化扫描平均每幅（按A4幅面计算）多少元（不得高于0.4元）, 数码照片整理（不得高于4元/每张）以每一项单价相加之和即为此项目最终报价；协助完成到期档案移交相关费用。
本次采购资金预算为9.8万元，此金额为最高限价。项目款总额依据实际完成的档案整理总量和实际所需使用档案盒总量进行据实结算，若实际完成数量超出最高限价，则按最高限价结算。
三、详细技术规格、参数及要求：
档案门类划分合理，分类方法协调统一，保持相对稳定。
（一）纸质档案按卷整理的档案，卷面填写准确，有卷内文件目录、备考表， 页码编制规范，档案盒脊内容标注清晰。 按件整理档案，归档章内容填写齐全、准确，页码编制规范， 盒内有备考表，档案盒脊内容标注清晰。 纸质档案数字化要求采用扫描分辨率不小于 300dpi 的彩色 模式进行扫描，保存格式为 JPGE 和双层 PDF(或 OFD)，两种格式都要移交。
（二）特殊载体档案
1、照片档案按张整理，编号连续、说明和册内备考表填写规范、准确，册脊内容标注清晰。数字化要求采用扫描分辨率不小于 600dpi的彩色模式进行扫描，保存格式为JPGE和双层 PDF(或 OFD)，两种格式都要移交。
2、录音、录像档案按件整理。录音类电子文件采用 MP3 或 WAV 文件格式；录像类电子文件采用 MPG、MP4、FLV 或 AVI 格式，采用档案级蓝光光盘移交。
3、实物档案按件整理。数字化要求采用彩色且拍摄精度不低 于 1600 万像素，保存格式为 JPGE 和双层 PDF(或 OFD)，两种格式都要移交。
（三）工作条件和协作事项
1、保密要求
无锡市第八人民医院与项目实施方签订保密协议，项目实施方必须制定并执行安全保密制度，建立安全岗位责任制，配备专人负责安全保密工作并对工作人员进行安全保密教育和必要的上岗培训，与工作人员签定保密协议。
2、场地及设施设备管理要求
(1)本期项目的实施,在无锡市第八人民医院指定场地内进行。档案整理及数字化加工场所须封断所有数字化加工设备的无线网络功能，无锡市第八人民医院提供水电、桌椅、监控设施设备。除此外,实施本项目所需的其它设施设备,如档案级光盘或硬盘等，由项目实施方自行提供。
(2)项目实施方负责合同期内数字化场地管理,保证工作场地安全、整洁;现场无人时,电器设备必须断电。禁止无关人员进入(无锡市第八人民医院如有考察、参观需要,将提前告知项目实施方)。
(3)档案整理及数字化加工过程中应做到非工作时间工作台面不得堆放档案。档案整理完毕,经验收合格后,及时入库。
(4)工作台面档案材料应摆放整齐,不应乱放。在项目实施过程中,更换或作废的档案的套盒、案卷封皮、卷内文件目录、备考表、重份文件等,必须有序存放保存,由项目实施方项目负责人清点后交无锡市第八人民医院处理。禁止将档案资料带出加工现场。
(5)项目实施方员工不得将易燃易爆、污染物、液体流动物等可能危及档案安全的、与工作无关的物品以及生活用品带入工作现场或将工作场地物品携带出门。不在工作现场进食。饮用水杯、手机等物品不得携带进工作场所。
(6)项目实施方不得在场地从事与本项目无关的其他工作。工作现场接受无锡市第八人民医院项目负责人监督。
3、员工素质要求
(1)为保证档案整理及数字化加工质量,项目实施方派驻本项目的员工须具备初中(不含)以上学历,其中项目经理应具备相关从业经历及管理经验、档案数字化前、后处理以及档案岗位培训资质。
(2)项目实施方应保持项目实施中员工相对稳定。乙方派驻人员应主动到无锡市第八人民医院进行登记备案。
四、履行期限、地点、方式
1、本项目自2023年11月1日至2024年4月30日在无锡市第八人民医院履行。
2、如果能在约定工期内提前完成全部工作,则项目总验收及资金结算日期相应提前(保持10个工作日)。如因意外停电或其他不可抗力导致工作不能正常进行,应记录时长,相应延长完工规定期限及项目总验收及资金结算日期。
3、项目实施方为便于管理和提高工作效率,在项目实施过程中确需加班的,无锡市第八人民医院原则上应予以配合。
4、整体完成档案数字化过程中相互衔接的各个环节工作,不得自行舍弃其中某个环节的工作。
5、项目实施方自主安排人员、设备数量和工作流程、进度,保证项目按期通过验收。
6、项目实施方按照项目内容,对项目工作人员进行技术培训,项目设备由乙方自行维护及保养。
五、验收标准及验收方式
1、验收标准
1.1 档案实体验收，以无锡市第八人民医院全宗管理要求逐卷逐件，按照相关业务建设规范进行检查。
1.2 目录数据检查，对条目数量及目录数据库著录项目的完整性、规范性进行随机逐条的检查。其中，纸质档案档号的合格率要求达到100%，其它项目合格率要求达到98%以上。检查不合格的数据，应进行修改或重新著录。
1.3 扫描图像的验收比例及合格率要求按≥10%的比例抽检全部图像。合格率计算公式:(抽查合格图像数/抽查的全部图像数) *100%。图像合格率≥98%,则验收合格。
1.4 提供数据资料2套，档案级光盘或硬盘，由中标方提供。
1.5 达到无锡市梁溪区档案史志馆接收档案质量要求。
1.6 完成无锡市第八人民医院安排的与档案整理、加工相关的其他工作项目，如：“三合一”制度修订、数据维护、档案年度统计报表等，达到当年全市档案目标管理验收标准。
2、验收方式
项目实施方对档案整理及数字化全过程进行登记记录,形成详细、便于核对的“档案整理及数字化加工登记表(或清单)”,由项目实施方进行自检后将登记表交由无锡市第八人民医院代表和项目实施方的项目经理等组成验收组进行二次验收。
六、供应商资质要求
（1）营业执照及法人身份证明；
（2）税务登记证；
（3）组织机构代码证；
（4）供应商通过IS09001系列质量管理体系认证且在有效期内；
（5）供应商在无锡市内有固定经营场所或售后服务机构；
（6）截止2023年9月，供应商有从事档案馆馆藏档案整理业绩。
（7）投标人需为无锡市档案局备案中介服务机构。
七、质保期及售后服务
档案整理及数字化加工完成后，供应商对数字化加工数据提供终身维护服务，无锡市第八人民医院遇到任何与档案数字化数据相关问题，供应商应随时提供技术支持，接到报务请求后，工程师2小时之内到达现场进行维护。
八、付款方式
项目完成验收通过后，供应商开具正式发票，无锡市第八人民医院按财务审批程序付款。
无锡市第八人民医院
2023年 10月23日
附件2：
报名登记表
时间： 年 月 日
行政档案整理项目询价报价表
报价时间： 年 月 日
附件3：
无锡市第八人民医院行政档案整理
项 目 技 术 服 务 合 同（文本）
甲方：
乙方：
签订地点：无锡市第八人民医院
无锡市第八人民医院 (简称甲方)、 (简称乙方),依据《中华人民共和国合同法》、《无锡市第八人民医院采购工作制度（试行）》等相关规定，就无锡市第八人民医院行政档案整理项目有关事项,签订本合同。
一、项目名称、对象、任务和要求
1、项目名称及对象：
无锡市第八人民医院行政档案整理项目,指乙方采用档案数字化系统软件、设施设备和专业技术,按相关行业规定、规范和甲方要求,对无锡市第八人民医院行政档案整理项目（2015年度含以前年度未整理进档案的部分文件资料、保密文件和档案装具）进行档案整理（含著录）、数字化,数码照片整理、数据存储备份等相互衔接的工作。协助完成到期档案移交。
2、项目内容：2015年度（含）文书、会计、照片、数码照片、文件资料和发文汇集、以前年度未整理进档案的部分文件资料和保密文件等规范整理及数字化加工。
3、项目任务:
本项目上限金额为9.8万元,按照中标供应商关于档案整理（含著录）、档案扫描（数据存储备份）、档案盒、数码照片整理等服务项目的报价根据投标商报价结算。
4、项目要求：
档案门类划分合理，分类方法协调统一，保持相对稳定。
（一）纸质档案按卷整理的档案，卷面填写准确，有卷内文件目录、备考表， 页码编制规范，档案盒脊内容标注清晰。 按件整理档案，归档章内容填写齐全、准确，页码编制规范， 盒内有备考表，档案盒脊内容标注清晰。 纸质档案数字化要求采用扫描分辨率不小于 300dpi 的彩色 模式进行扫描，保存格式为 JPGE 和双层 PDF(或 OFD)，两种格式都要移交。
（二）特殊载体档案
1、照片档案按张整理，编号连续、说明和册内备考表填写规范、准确，册脊内容标注清晰。数字化要求采用扫描分辨率不小于 600dpi的彩色模式进行扫描，保存格式为JPGE和双层 PDF(或 OFD)，两种格式都要移交。
2、录音、录像档案按件整理。录音类电子文件采用 MP3 或 WAV 文件格式；录像类电子文件采用 MPG、MP4、FLV 或 AVI 格式，采用档案级蓝光光盘移交。
3、实物档案按件整理。数字化要求采用彩色且拍摄精度不低 于 1600 万像素，保存格式为 JPGE 和双层 PDF(或 OFD)，两种格式都要移交。
二、工作条件和协作事项
1、保密要求
无锡市第八人民医院与项目实施方签订保密协议，项目实施方必须制定并执行安全保密制度，建立安全岗位责任制，配备专人负责安全保密工作并对工作人员进行安全保密教育和必要的上岗培训，与工作人员签定保密协议。
2、场地及设施设备管理要求
(1)本期项目的实施,在无锡市第八人民医院指定场地内进行。档案整理及数字化加工场所须封断所有数字化加工设备的无线网络功能，无锡市第八人民医院提供水电、桌椅、监控设施设备。除此外,实施本项目所需的其它设施设备,由项目实施方自行准备。
(2)项目实施方负责合同期内数字化场地管理,保证工作场地安全、整洁;现场无人时,电器设备必须断电。禁止无关人员进入(无锡市第八人民医院如有考察、参观需要,将提前告知项目实施方)。
(3)档案整理及数字化加工过程中应做到非工作时间工作台面不得堆放档案。档案整理完毕,经验收合格后,及时入库。
(4)工作台面档案材料应摆放整齐,不应乱放。在项目实施过程中,更换或作废的档案的套盒、案卷封皮、卷内文件目录、备考表、重份文件等,必须有序存放保存,由项目实施方项目负责人清点后交无锡市第八人民医院处理。禁止将档案资料带出加工现场。
(5)项目实施方员工不得将易燃易爆、污染物、液体流动物等可能危及档案安全的、与工作无关的物品以及生活用品带入工作现场或将工作场地物品携带出门。不在工作现场进食。饮用水杯、手机等物品不得携带进工作场所。
(6)项目实施方不得在场地从事与本项目无关的其他工作。工作现场接受无锡市第八人民医院项目负责人监督。
3、员工素质要求
(1)为保证档案整理及数字化加工质量,项目实施方派驻本项目的员工须具备初中(不含)以上学历,其中项目经理应具备相关从业经历及管理经验、档案数字化前、后处理以及档案岗位培训资质。
(2)项目实施方应保持项目实施中员工相对稳定。乙方派驻人员应主动到无锡市第八人民医院进行登记备案。
三、履行期限、地点、方式
1、本合同自2023年11月1日至2024年4月30日在无锡市第八人民医院履行。
2、如果能在约定工期内提前完成全部工作,则项目总验收及资金结算日期相应提前(保持10个工作日)。如因意外停电或其他不可抗力导致工作不能正常进行,应记录时长,相应延长完工规定期限及项目总验收及资金结算日期。
3、项目实施方为便于管理和提高工作效率,在项目实施过程中确需加班的,无锡市第八人民医院原则上应予以配合。
4、整体完成档案整理数字化过程中相互衔接的各个环节工作,不得自行舍弃其中某个环节的工作。
5、项目实施方自主安排人员、设备数量和工作流程、进度,保证项目按期通过验收。
6、项目实施方按照项目内容,对项目工作人员进行技术培训,项目设备由乙方自行维护及保养。
四、验收标准及验收方式
1、验收标准
1.1档案实体验收以无锡市第八人民医院全宗管理要求逐卷逐件，按照相关业务建设规范进行检查。
1.2目录数据检查对条目数量及目录数据库著录项目的完整性、规范性进行随机逐条的检查。其中，纸质档案档号的合格率要求达到100%，其它项目合格率要求达到98%以上。检查不合格的数据，应进行修改或重新著录。
1.3扫描图像的验收比例及合格率要求按≥10%的比例抽检全部图像。合格率计算公式:(抽查合格图像数/抽查的全部图像数) *100%。图像合格率≥98%,则验收合格。
1.4提供数据资料2套，档案级光盘或硬盘，由中标方提供。
1.5 达到梁溪区档案史志馆接收档案质量要求。
1.6 完成无锡市第八人民医院安排的与档案整理、加工相关的其他工作项目，如：“三合一”制度修订、数据维护、档案年度统计报表等，达到当年全市档案目标管理验收标准。
2、验收方式
项目实施方对档案整理及数字化全过程进行登记记录,形成详细、便于核对的“档案整理及数字化加工登记表(或清单)”,由项目实施方进行自检后将登记表交由无锡市第八人民医院办公室档案管理人员和项目实施方的项目经理等组成验收组进行二次验收。
五、质保期及售后服务
档案整理及数字化加工完成后，供应商对数字化加工数据提供终身维护服务，甲方遇到任何与档案数字化数据相关问题，供应商应随时提供技术支持，接到服务请求后，工程师2小时之内到达现场进行维护，发现问题及时整改。
六、服务费用及支付方式
1、费用情况
本项目中标价 元。
2、支付方式
乙方按期完成项目,经甲方验收合格后,甲乙双方办理数据、档案实体及相关管理性文档的交接,经甲方确认无误后,甲方据中标价结算，在项目任务完成后60日内结清费用（如有数量或质量问题则待整改结束结算）。
3支付账户
乙方向甲方开具正规发票,甲方通过转账向乙方支付全部款项。
户名：
账号：
开户行：
七、违约责任
1、本合同一经生效,合同双方均不得擅自对本合同的内容(包括附件)作任何单方修改。但任何一方均可以对合同内容以书面形式提出变更、修改、取消或补充的提议,提议由提出方通知对方会签,如果一方认为该项修改会对项目质量、价格、完工期限有重大影响时应在收到对方修改提议通知后7个工作日内,作出说明。如协商不成,则仍按原合同执行。
2、任何一方违反本合同任一约定,对方可以中止合同执行,依法追究违约方违约责任,其违约金为合同标的金额的5%。若违约金不足以弥补守约方损失的，违约方应继续赔偿直至弥补给守约方造成的全部损失，包括但不限于诉讼费、保全费、受理费、公告费、守约方为维权支出的律师费等。
3、在合同执行过程中,若因不可抗拒力量引起本合同无法继续履行,本合同自动终止,双方互不追究违约责任。
八、解决合同纠纷的方式
在履行本合同的过程中其他未尽事宜，双方友好协商解决；发生争议时,双方应先予协商解决,协商不成,双方约定在合同签订地无锡市仲裁委员会仲裁。
九、其它
本合同由甲乙双方法定代表人或其授权代表签字盖章后生效。本合同一式三份,甲方执两份,乙方执一份。
甲方（签章）： 乙方（签章）：
法定代表人或授权代表 法定代表人或授权代表
（签字）： （签字）：
签订日期： 签订日期：
无锡市第八人民医院
廉洁购销协议
为了进一步加强党风廉政建设，防止业务活动中不规范和违纪违法行为的发生，根据上级有关法律法规和单位行风建设规章制度，(甲方)无锡市第八人民医院(医疗卫生单位) 与(乙方) (供应商)特订立如下协议。
一、甲乙双方的权利和义务
(一)双方严格遵守国家有关法律法规及党风廉政规定。
(二)双方的业务活动坚持公开、公正、诚信、透明的原则，不得损害国家、集体和病人的利益，违反行业管理的各项规章制度。
(三)发现对方在业务活动中有违反廉政规定的行为，有及时提醒对方纠正的权利和义务。对拒不纠正或问题严重的，有及时向相关部门反映的权利和义务。
(四)双方承诺严格遵守本协议，自觉接受监督检查，配合执纪执法部门对相关问题的调查处理。
二、甲方的义务
(一)甲方及其工作人员不得索要或接受乙方的财物。
(二)甲方工作人员不得私自接受乙方承担费用的参观、学习培训等活动，不得接受乙方提供的宴请、旅游、健身、娱乐等活动。
(三)甲方工作人员要秉公办事，不得徇私舞弊，不得以权谋私，获得非法利益。
(四)甲方工作人员有义务宣传、告知医院已建立的行风建设制度和规定。
三、乙方的义务
(一)不以现金、有价证券、实物或变相组织旅游和娱乐活动等形式贿赂甲方工作人员及其特定关系人。
(二)不以任何名义为甲方工作人员及其特定关系人报销应由个人支付的任何费用。
(三)不以任何理由安排甲方工作人员及其特定关系人参加宴请、健身及娱乐等活动。
(四)不为甲方工作人员及其特定关系人购置或提供通讯工具、交通工具、高档办公用品和一些其他服务。
(五)不得要求医院任何部门、任何个人对药品、器械的使用情况进行统计。
(六)遵守“两指”制度。供应商代表必须在指定时间、指定地点开展活动。
(七)授权委托购销合同存续期间的医药代表，根据省卫生健康委《关于公立医疗机构加强医药代表活动管理的通知》等要求，加强对医药代表的管理，乙方对于授权医药代表的行为承担连带责任。
四、违约责任
(一)甲方及其工作人员违反本协议，按管理权限，依据有关规定给予党纪、政纪或组织处理；涉嫌犯罪的，移交司法机关追究刑事责任。
(二)乙方及其工作人员违反本协议的，按管理权限，依据有关规定，给予相应处分。实施商业贿赂行为的，将被列入商业贿赂不良记录，并按照《江苏省医药购销领域商业贿赂不良记录管理办法》的规定处理；涉嫌犯罪的，移交司法机关追究刑事责任。同时，甲方有权解除购销合同，终止其业务往来，追究乙方违约责任。由此造成的包括直接损失和间接损失在内的一切损失，均由乙方承担。
五、其他
(一)本协议作为相应 （项目）购销合同的重要组成部分，与购销合同一并执行，具有同等法律效力。
(二)相应购销合同履行结束后，发现乙方及其工作人员违反本协议，并对甲方造成损失或不良影响的，甲方保留追溯乙方违约责任的权利。
(三)本协议一式四份，甲方执三份，乙方执一份，具有同等法律效力。
甲方: 无锡市第八人民医院 （盖章） 乙方 (盖章)
负责人签字: 负责人签字：
日期: 日期:
销售代表签字:
日期:
一、项目编号及名称：2023CGZX-BG-FW-01行政档案整理项目。
二、采购内容：2015年度（含）以前医院各类行政档案资料整理（含以前年度未整理进档案的部分文件资料、保密文件和档案装具）、扫描图像、数据挂接、数码照片整理、数据存储备份等整理要求达到无锡市梁溪区档案史志馆档案复查验收标准；协助完成到期档案移交。
三、报价要求及方式：
本次询价采取询总价的方式报价，报价方在确保合同签订后1个月内完成“行政档案整理项目”的前提下，报送档案整理（含目录著录等）报价；协助完成到期档案移交相关费用。
投标人在10月25日前可至无锡市第八人民医院办公室进行实际勘察测算工作量预测报价。
现场勘察联系人：丁女士；联系电话：0510-823533532-8002
四、经费预算及供应商确定方式
资金预算为9.8万元，此金额为最高限价。采取询价方式确定此次成交供应商。在资格、标准、质量和信誉相同的前提下，以所报最低价为本次项目中标供应商。
五、投标人资格
1.投标人必须具备《政府采购法》第二十二条规定的条件。
2.投标人必须持有在中华人民共和国境内注册的营业执照，且是从事档案管理服务的独立企业法人。
3.投标人需为无锡市档案局备案中介服务机构。
六、询价资料递交：
请投标人在2023年10月31日上午10:00前，将参与报价供应商授权委托书、被委托人身份证复印件、投标报名登记表和报价表（见附件2）、营业执照副本复印件（三证合一）复印件、截止2023年9月，供应商从事档案馆馆藏档案整理业绩、询价报价表（均加盖报价方公章），密封后送至无锡市第八人民医院报名。投标人填写报名登记表和报价表时，须保证所填写内容真实、完整、有效、一致。如因投标人填写信息错误导致的与本项目有关的任何损失由投标人承担。
递交地点：无锡市第八人民医院一号楼十二楼采购中心办公室。
收件人：吴先生，联系电话0510-82353532-8148。
七、询价时间：2023年10月31日10:30。
八、询价地点：无锡市第八人民医院一号楼1203会议室
联系人：吴先生 联系电话：联系电话0510-82353532-8148
附件1：行政档案整理项目的采购需求说明
附件2：投标报名登记表和报价表
附件3：档案整理项目合同(文本)
无锡市第八人民医院
2023年10月23日
附件1：
无锡市第八人民医院关于机关档案整理及数字化扫描项目的采购需求说明
一、项目概况：
2015年度机关档案整理（含以前年度未整理进档案的部分文件资料、保密文件和档案装具）、扫描图像、数据挂接、数码照片整理、数据存储备份等整理要求达到省一级档案复查验收标准；协助完成到期档案移交。
二、报价要求及方式：
本次询价采取询单价的方式报价，报价方在确保合同签订后6个月内完成“2015年度行政档案整理项目”的前提下，报送档案整理（含目录著录）平均每件多少元（不得高于2元），所需使用档案盒平均每个多少元（不得高于4元），档案数字化扫描平均每幅（按A4幅面计算）多少元（不得高于0.4元）, 数码照片整理（不得高于4元/每张）以每一项单价相加之和即为此项目最终报价；协助完成到期档案移交相关费用。
本次采购资金预算为9.8万元，此金额为最高限价。项目款总额依据实际完成的档案整理总量和实际所需使用档案盒总量进行据实结算，若实际完成数量超出最高限价，则按最高限价结算。
三、详细技术规格、参数及要求：
档案门类划分合理，分类方法协调统一，保持相对稳定。
（一）纸质档案按卷整理的档案，卷面填写准确，有卷内文件目录、备考表， 页码编制规范，档案盒脊内容标注清晰。 按件整理档案，归档章内容填写齐全、准确，页码编制规范， 盒内有备考表，档案盒脊内容标注清晰。 纸质档案数字化要求采用扫描分辨率不小于 300dpi 的彩色 模式进行扫描，保存格式为 JPGE 和双层 PDF(或 OFD)，两种格式都要移交。
（二）特殊载体档案
1、照片档案按张整理，编号连续、说明和册内备考表填写规范、准确，册脊内容标注清晰。数字化要求采用扫描分辨率不小于 600dpi的彩色模式进行扫描，保存格式为JPGE和双层 PDF(或 OFD)，两种格式都要移交。
2、录音、录像档案按件整理。录音类电子文件采用 MP3 或 WAV 文件格式；录像类电子文件采用 MPG、MP4、FLV 或 AVI 格式，采用档案级蓝光光盘移交。
3、实物档案按件整理。数字化要求采用彩色且拍摄精度不低 于 1600 万像素，保存格式为 JPGE 和双层 PDF(或 OFD)，两种格式都要移交。
（三）工作条件和协作事项
1、保密要求
无锡市第八人民医院与项目实施方签订保密协议，项目实施方必须制定并执行安全保密制度，建立安全岗位责任制，配备专人负责安全保密工作并对工作人员进行安全保密教育和必要的上岗培训，与工作人员签定保密协议。
2、场地及设施设备管理要求
(1)本期项目的实施,在无锡市第八人民医院指定场地内进行。档案整理及数字化加工场所须封断所有数字化加工设备的无线网络功能，无锡市第八人民医院提供水电、桌椅、监控设施设备。除此外,实施本项目所需的其它设施设备,如档案级光盘或硬盘等，由项目实施方自行提供。
(2)项目实施方负责合同期内数字化场地管理,保证工作场地安全、整洁;现场无人时,电器设备必须断电。禁止无关人员进入(无锡市第八人民医院如有考察、参观需要,将提前告知项目实施方)。
(3)档案整理及数字化加工过程中应做到非工作时间工作台面不得堆放档案。档案整理完毕,经验收合格后,及时入库。
(4)工作台面档案材料应摆放整齐,不应乱放。在项目实施过程中,更换或作废的档案的套盒、案卷封皮、卷内文件目录、备考表、重份文件等,必须有序存放保存,由项目实施方项目负责人清点后交无锡市第八人民医院处理。禁止将档案资料带出加工现场。
(5)项目实施方员工不得将易燃易爆、污染物、液体流动物等可能危及档案安全的、与工作无关的物品以及生活用品带入工作现场或将工作场地物品携带出门。不在工作现场进食。饮用水杯、手机等物品不得携带进工作场所。
(6)项目实施方不得在场地从事与本项目无关的其他工作。工作现场接受无锡市第八人民医院项目负责人监督。
3、员工素质要求
(1)为保证档案整理及数字化加工质量,项目实施方派驻本项目的员工须具备初中(不含)以上学历,其中项目经理应具备相关从业经历及管理经验、档案数字化前、后处理以及档案岗位培训资质。
(2)项目实施方应保持项目实施中员工相对稳定。乙方派驻人员应主动到无锡市第八人民医院进行登记备案。
四、履行期限、地点、方式
1、本项目自2023年11月1日至2024年4月30日在无锡市第八人民医院履行。
2、如果能在约定工期内提前完成全部工作,则项目总验收及资金结算日期相应提前(保持10个工作日)。如因意外停电或其他不可抗力导致工作不能正常进行,应记录时长,相应延长完工规定期限及项目总验收及资金结算日期。
3、项目实施方为便于管理和提高工作效率,在项目实施过程中确需加班的,无锡市第八人民医院原则上应予以配合。
4、整体完成档案数字化过程中相互衔接的各个环节工作,不得自行舍弃其中某个环节的工作。
5、项目实施方自主安排人员、设备数量和工作流程、进度,保证项目按期通过验收。
6、项目实施方按照项目内容,对项目工作人员进行技术培训,项目设备由乙方自行维护及保养。
五、验收标准及验收方式
1、验收标准
1.1 档案实体验收，以无锡市第八人民医院全宗管理要求逐卷逐件，按照相关业务建设规范进行检查。
1.2 目录数据检查，对条目数量及目录数据库著录项目的完整性、规范性进行随机逐条的检查。其中，纸质档案档号的合格率要求达到100%，其它项目合格率要求达到98%以上。检查不合格的数据，应进行修改或重新著录。
1.3 扫描图像的验收比例及合格率要求按≥10%的比例抽检全部图像。合格率计算公式:(抽查合格图像数/抽查的全部图像数) *100%。图像合格率≥98%,则验收合格。
1.4 提供数据资料2套，档案级光盘或硬盘，由中标方提供。
1.5 达到无锡市梁溪区档案史志馆接收档案质量要求。
1.6 完成无锡市第八人民医院安排的与档案整理、加工相关的其他工作项目，如：“三合一”制度修订、数据维护、档案年度统计报表等，达到当年全市档案目标管理验收标准。
2、验收方式
项目实施方对档案整理及数字化全过程进行登记记录,形成详细、便于核对的“档案整理及数字化加工登记表(或清单)”,由项目实施方进行自检后将登记表交由无锡市第八人民医院代表和项目实施方的项目经理等组成验收组进行二次验收。
六、供应商资质要求
（1）营业执照及法人身份证明；
（2）税务登记证；
（3）组织机构代码证；
（4）供应商通过IS09001系列质量管理体系认证且在有效期内；
（5）供应商在无锡市内有固定经营场所或售后服务机构；
（6）截止2023年9月，供应商有从事档案馆馆藏档案整理业绩。
（7）投标人需为无锡市档案局备案中介服务机构。
七、质保期及售后服务
档案整理及数字化加工完成后，供应商对数字化加工数据提供终身维护服务，无锡市第八人民医院遇到任何与档案数字化数据相关问题，供应商应随时提供技术支持，接到报务请求后，工程师2小时之内到达现场进行维护。
八、付款方式
项目完成验收通过后，供应商开具正式发票，无锡市第八人民医院按财务审批程序付款。
无锡市第八人民医院
2023年 10月23日
附件2：
报名登记表
时间： 年 月 日
项目编号及名称 | 2023CGZX-BG-FW-01行政档案整理项目 | ||
投标人全称 | |||
详细地址 | 邮政编码 | ||
法定代表人 | 注册资金 | ||
联系电话 | 传 真 | ||
投标联系人 | 姓 名 | 电话号码 | 其它联系方式 |
投标人意见 | 法定代表人（签字） 投标人：（盖章） 年 月 日 | ||
备 注 | |||
行政档案整理项目询价报价表
投标单位 | 档案整理（含档案盒、档案扫描、数码照片扫描等）报价总价（元） |
报价时间： 年 月 日
附件3：
无锡市第八人民医院行政档案整理
项 目 技 术 服 务 合 同（文本）
甲方：
乙方：
签订地点：无锡市第八人民医院
无锡市第八人民医院 (简称甲方)、 (简称乙方),依据《中华人民共和国合同法》、《无锡市第八人民医院采购工作制度（试行）》等相关规定，就无锡市第八人民医院行政档案整理项目有关事项,签订本合同。
一、项目名称、对象、任务和要求
1、项目名称及对象：
无锡市第八人民医院行政档案整理项目,指乙方采用档案数字化系统软件、设施设备和专业技术,按相关行业规定、规范和甲方要求,对无锡市第八人民医院行政档案整理项目（2015年度含以前年度未整理进档案的部分文件资料、保密文件和档案装具）进行档案整理（含著录）、数字化,数码照片整理、数据存储备份等相互衔接的工作。协助完成到期档案移交。
2、项目内容：2015年度（含）文书、会计、照片、数码照片、文件资料和发文汇集、以前年度未整理进档案的部分文件资料和保密文件等规范整理及数字化加工。
3、项目任务:
本项目上限金额为9.8万元,按照中标供应商关于档案整理（含著录）、档案扫描（数据存储备份）、档案盒、数码照片整理等服务项目的报价根据投标商报价结算。
4、项目要求：
档案门类划分合理，分类方法协调统一，保持相对稳定。
（一）纸质档案按卷整理的档案，卷面填写准确，有卷内文件目录、备考表， 页码编制规范，档案盒脊内容标注清晰。 按件整理档案，归档章内容填写齐全、准确，页码编制规范， 盒内有备考表，档案盒脊内容标注清晰。 纸质档案数字化要求采用扫描分辨率不小于 300dpi 的彩色 模式进行扫描，保存格式为 JPGE 和双层 PDF(或 OFD)，两种格式都要移交。
（二）特殊载体档案
1、照片档案按张整理，编号连续、说明和册内备考表填写规范、准确，册脊内容标注清晰。数字化要求采用扫描分辨率不小于 600dpi的彩色模式进行扫描，保存格式为JPGE和双层 PDF(或 OFD)，两种格式都要移交。
2、录音、录像档案按件整理。录音类电子文件采用 MP3 或 WAV 文件格式；录像类电子文件采用 MPG、MP4、FLV 或 AVI 格式，采用档案级蓝光光盘移交。
3、实物档案按件整理。数字化要求采用彩色且拍摄精度不低 于 1600 万像素，保存格式为 JPGE 和双层 PDF(或 OFD)，两种格式都要移交。
二、工作条件和协作事项
1、保密要求
无锡市第八人民医院与项目实施方签订保密协议，项目实施方必须制定并执行安全保密制度，建立安全岗位责任制，配备专人负责安全保密工作并对工作人员进行安全保密教育和必要的上岗培训，与工作人员签定保密协议。
2、场地及设施设备管理要求
(1)本期项目的实施,在无锡市第八人民医院指定场地内进行。档案整理及数字化加工场所须封断所有数字化加工设备的无线网络功能，无锡市第八人民医院提供水电、桌椅、监控设施设备。除此外,实施本项目所需的其它设施设备,由项目实施方自行准备。
(2)项目实施方负责合同期内数字化场地管理,保证工作场地安全、整洁;现场无人时,电器设备必须断电。禁止无关人员进入(无锡市第八人民医院如有考察、参观需要,将提前告知项目实施方)。
(3)档案整理及数字化加工过程中应做到非工作时间工作台面不得堆放档案。档案整理完毕,经验收合格后,及时入库。
(4)工作台面档案材料应摆放整齐,不应乱放。在项目实施过程中,更换或作废的档案的套盒、案卷封皮、卷内文件目录、备考表、重份文件等,必须有序存放保存,由项目实施方项目负责人清点后交无锡市第八人民医院处理。禁止将档案资料带出加工现场。
(5)项目实施方员工不得将易燃易爆、污染物、液体流动物等可能危及档案安全的、与工作无关的物品以及生活用品带入工作现场或将工作场地物品携带出门。不在工作现场进食。饮用水杯、手机等物品不得携带进工作场所。
(6)项目实施方不得在场地从事与本项目无关的其他工作。工作现场接受无锡市第八人民医院项目负责人监督。
3、员工素质要求
(1)为保证档案整理及数字化加工质量,项目实施方派驻本项目的员工须具备初中(不含)以上学历,其中项目经理应具备相关从业经历及管理经验、档案数字化前、后处理以及档案岗位培训资质。
(2)项目实施方应保持项目实施中员工相对稳定。乙方派驻人员应主动到无锡市第八人民医院进行登记备案。
三、履行期限、地点、方式
1、本合同自2023年11月1日至2024年4月30日在无锡市第八人民医院履行。
2、如果能在约定工期内提前完成全部工作,则项目总验收及资金结算日期相应提前(保持10个工作日)。如因意外停电或其他不可抗力导致工作不能正常进行,应记录时长,相应延长完工规定期限及项目总验收及资金结算日期。
3、项目实施方为便于管理和提高工作效率,在项目实施过程中确需加班的,无锡市第八人民医院原则上应予以配合。
4、整体完成档案整理数字化过程中相互衔接的各个环节工作,不得自行舍弃其中某个环节的工作。
5、项目实施方自主安排人员、设备数量和工作流程、进度,保证项目按期通过验收。
6、项目实施方按照项目内容,对项目工作人员进行技术培训,项目设备由乙方自行维护及保养。
四、验收标准及验收方式
1、验收标准
1.1档案实体验收以无锡市第八人民医院全宗管理要求逐卷逐件，按照相关业务建设规范进行检查。
1.2目录数据检查对条目数量及目录数据库著录项目的完整性、规范性进行随机逐条的检查。其中，纸质档案档号的合格率要求达到100%，其它项目合格率要求达到98%以上。检查不合格的数据，应进行修改或重新著录。
1.3扫描图像的验收比例及合格率要求按≥10%的比例抽检全部图像。合格率计算公式:(抽查合格图像数/抽查的全部图像数) *100%。图像合格率≥98%,则验收合格。
1.4提供数据资料2套，档案级光盘或硬盘，由中标方提供。
1.5 达到梁溪区档案史志馆接收档案质量要求。
1.6 完成无锡市第八人民医院安排的与档案整理、加工相关的其他工作项目，如：“三合一”制度修订、数据维护、档案年度统计报表等，达到当年全市档案目标管理验收标准。
2、验收方式
项目实施方对档案整理及数字化全过程进行登记记录,形成详细、便于核对的“档案整理及数字化加工登记表(或清单)”,由项目实施方进行自检后将登记表交由无锡市第八人民医院办公室档案管理人员和项目实施方的项目经理等组成验收组进行二次验收。
五、质保期及售后服务
档案整理及数字化加工完成后，供应商对数字化加工数据提供终身维护服务，甲方遇到任何与档案数字化数据相关问题，供应商应随时提供技术支持，接到服务请求后，工程师2小时之内到达现场进行维护，发现问题及时整改。
六、服务费用及支付方式
1、费用情况
本项目中标价 元。
2、支付方式
乙方按期完成项目,经甲方验收合格后,甲乙双方办理数据、档案实体及相关管理性文档的交接,经甲方确认无误后,甲方据中标价结算，在项目任务完成后60日内结清费用（如有数量或质量问题则待整改结束结算）。
3支付账户
乙方向甲方开具正规发票,甲方通过转账向乙方支付全部款项。
户名：
账号：
开户行：
七、违约责任
1、本合同一经生效,合同双方均不得擅自对本合同的内容(包括附件)作任何单方修改。但任何一方均可以对合同内容以书面形式提出变更、修改、取消或补充的提议,提议由提出方通知对方会签,如果一方认为该项修改会对项目质量、价格、完工期限有重大影响时应在收到对方修改提议通知后7个工作日内,作出说明。如协商不成,则仍按原合同执行。
2、任何一方违反本合同任一约定,对方可以中止合同执行,依法追究违约方违约责任,其违约金为合同标的金额的5%。若违约金不足以弥补守约方损失的，违约方应继续赔偿直至弥补给守约方造成的全部损失，包括但不限于诉讼费、保全费、受理费、公告费、守约方为维权支出的律师费等。
3、在合同执行过程中,若因不可抗拒力量引起本合同无法继续履行,本合同自动终止,双方互不追究违约责任。
八、解决合同纠纷的方式
在履行本合同的过程中其他未尽事宜，双方友好协商解决；发生争议时,双方应先予协商解决,协商不成,双方约定在合同签订地无锡市仲裁委员会仲裁。
九、其它
本合同由甲乙双方法定代表人或其授权代表签字盖章后生效。本合同一式三份,甲方执两份,乙方执一份。
甲方（签章）： 乙方（签章）：
法定代表人或授权代表 法定代表人或授权代表
（签字）： （签字）：
签订日期： 签订日期：
无锡市第八人民医院
廉洁购销协议
为了进一步加强党风廉政建设，防止业务活动中不规范和违纪违法行为的发生，根据上级有关法律法规和单位行风建设规章制度，(甲方)无锡市第八人民医院(医疗卫生单位) 与(乙方) (供应商)特订立如下协议。
一、甲乙双方的权利和义务
(一)双方严格遵守国家有关法律法规及党风廉政规定。
(二)双方的业务活动坚持公开、公正、诚信、透明的原则，不得损害国家、集体和病人的利益，违反行业管理的各项规章制度。
(三)发现对方在业务活动中有违反廉政规定的行为，有及时提醒对方纠正的权利和义务。对拒不纠正或问题严重的，有及时向相关部门反映的权利和义务。
(四)双方承诺严格遵守本协议，自觉接受监督检查，配合执纪执法部门对相关问题的调查处理。
二、甲方的义务
(一)甲方及其工作人员不得索要或接受乙方的财物。
(二)甲方工作人员不得私自接受乙方承担费用的参观、学习培训等活动，不得接受乙方提供的宴请、旅游、健身、娱乐等活动。
(三)甲方工作人员要秉公办事，不得徇私舞弊，不得以权谋私，获得非法利益。
(四)甲方工作人员有义务宣传、告知医院已建立的行风建设制度和规定。
三、乙方的义务
(一)不以现金、有价证券、实物或变相组织旅游和娱乐活动等形式贿赂甲方工作人员及其特定关系人。
(二)不以任何名义为甲方工作人员及其特定关系人报销应由个人支付的任何费用。
(三)不以任何理由安排甲方工作人员及其特定关系人参加宴请、健身及娱乐等活动。
(四)不为甲方工作人员及其特定关系人购置或提供通讯工具、交通工具、高档办公用品和一些其他服务。
(五)不得要求医院任何部门、任何个人对药品、器械的使用情况进行统计。
(六)遵守“两指”制度。供应商代表必须在指定时间、指定地点开展活动。
(七)授权委托购销合同存续期间的医药代表，根据省卫生健康委《关于公立医疗机构加强医药代表活动管理的通知》等要求，加强对医药代表的管理，乙方对于授权医药代表的行为承担连带责任。
四、违约责任
(一)甲方及其工作人员违反本协议，按管理权限，依据有关规定给予党纪、政纪或组织处理；涉嫌犯罪的，移交司法机关追究刑事责任。
(二)乙方及其工作人员违反本协议的，按管理权限，依据有关规定，给予相应处分。实施商业贿赂行为的，将被列入商业贿赂不良记录，并按照《江苏省医药购销领域商业贿赂不良记录管理办法》的规定处理；涉嫌犯罪的，移交司法机关追究刑事责任。同时，甲方有权解除购销合同，终止其业务往来，追究乙方违约责任。由此造成的包括直接损失和间接损失在内的一切损失，均由乙方承担。
五、其他
(一)本协议作为相应 （项目）购销合同的重要组成部分，与购销合同一并执行，具有同等法律效力。
(二)相应购销合同履行结束后，发现乙方及其工作人员违反本协议，并对甲方造成损失或不良影响的，甲方保留追溯乙方违约责任的权利。
(三)本协议一式四份，甲方执三份，乙方执一份，具有同等法律效力。
甲方: 无锡市第八人民医院 （盖章） 乙方 (盖章)
负责人签字: 负责人签字：
日期: 日期:
销售代表签字:
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