院内公开遴选文件
（最低价评审法）
——重庆市人民医院文书档案信息化整理外包服务单价遴选项目
本项目经重庆市人民医院2023年第31次院长办公会同意立项，通过在重庆市人民医院官方网站组织院内公开遴选（最低价评审法）的方式，确定合同服务方。
一、投标人须知
   （一）招标人的名称和地址
名称：重庆市人民医院
地址：重庆市两江新区星光大道118号
（二）项目金额
本项目单价合计最高限价5.7元（最终结算总价按照实际完成档案信息化各项工作的实际数量据实结算）。
（三）项目期限
服务期3年（自合同签订之日起算）。
（四）遴选参与人资格要求
1、一般资格条件
①具有独立承担民事责任的能力；
②具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度；
③具有履行合同所必需的设备和专业技术能力；
④有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录；
⑤参加政府采购活动前三年内，在经营活动中没有重大违法记录；
⑥法律、行政法规规定的其他条件。
（备注：以上资格条件在响应文件里以书面承诺的方式提供佐证，未提供者废标）
2、特定资格条件
①投标人具有省级或以上国家保密局颁发的“国家秘密载体印制资质证书”乙级或乙级以上资质，外地企业须在重庆市国家保密局备案（复印件加盖鲜章，原件备查）。
②为保证本项目服务质量及履约能力，中标人需具备“档案服务机构5A级信用等级证书”（复印件加盖鲜章，原件备查）。
（五）遴选参与人资质证明材料要求
1、营业执照、税务登记证、组织机构代码证复印件（三证合一仅提供营业执照）。
2、法定代表人资格证明。
3、法定代表人身份证复印件。
4、开户许可证复印件。
5、法定代表人授权委托书以及被授权人身份证复印件（若是法定代表人直接参与投标，则不需要提供）。
（六）公开遴选公告发布时间
2023年10月10日9时至2023年10月16日16时（逾期失效）。
   
（七）遴选文件的递交
1、凡有意参加本项目的遴选参与人，2023年10月10日9时至2023年10月16日16时，每日工作时间（9时至12时、14时至16时），在招标人两江新院医学装备处办公室，递交遴选参与文件。
逾期送达的或者未送达指定地点的，视为拒绝本项目招标，遴选人亦不予接收。
遴选参与人应将遴选参与文件正本和副本分别用档案袋密封（遴选参与文件1正1副，并在封口处加盖公司骑缝章），并注明投标业务名称及正本或副本。
如果未进行密封和标记，视为误投资料，遴选人不予负责。
2、遴选时间：暂定2023年10月（具体时间直接向递交遴选文件的遴选参与人另行通知）。
开标定标地点：招标人两江新院。
3、提交资料前，务必将报名信息表（附件1）同时发生至以下两个邮箱：2975168312@qq.com，CGHYB@cghhospital.org
附件1：
报名信息
（20231010）
项目名称：重庆市人民医院文书档案信息化整理外包服务单价遴选项目

报名企业名称	法定代表人	经办联系人	联系电话	备注

 
   （八）遴选程序、遴选标准及遴选办法
1、评标程序：确定遴选会议时间后，邀请各递交了遴选文件的遴选参与人参加，遴选人谈判工作组进行公开遴选。
2、遴选方法：最低价评审法。
①遴选参与人实质性响应《院内公开遴选（最低价评审法）文件》，竞价产品（或服务）完全符合遴选文件技术参数（或服务需求）和商务要求；否则，丧失遴选资格。
②遴选参与人的报价分为两次报价，均不得超过最高限价；否则，丧失遴选资格。第一次报价制作在遴选文件里向遴选人递交；第二次报价是在遴选现场向遴选人谈判工作组进行优化的差异性表述后，当场在由遴选人准备的“第二次报价单”上填写本项目的最终报价及优化的差异性表述（第二次报价的价格，只能等于或低于第一次报价的价格，否则，丧失遴选资格），填写完毕后交由遴选人谈判工作组进行合议。
③“第二次报价单”报价最低的遴选参与人，暂定为第一候选人，并依次排序候选；相同报价时，优化的差异性表述“最优”者被暂定为第一候选人。遴选人谈判工作组将遴选排序暂定结果向医院决策会议进行请示。
④根据医院决策会议结论，确定遴选中选人。
（九）其他
1、针对本《院内公开遴选（最低价评审法）文件》过程中发生的任何理解歧义和一切疑问，解释权均归遴选人行使。
3、遴选参与人应保证其《遴选参与文件》所作承诺及现场承诺的真实性；否则，我院任何时候均可单方面解除《购销协议》。
4、中选人须遵守作业操作规程、安全规章制度及相关法律法规。在中选人制作及成果交付过程中，如发生工伤事故或财产损失的，或因中选人合同行为造成他人人身财产损害及权益受损的，由中选人承担责任；因中选人协议行为造成的各种行政处罚等一切责任和费用等，均由中选人自行承担。
5、在中选人履约过程中、因中选人履约行为导致的任何纠纷或投诉、任何争议责任的调查确定及承担，均由中选人自行应对和负责。
6、凡本项目协议履行过程中发生的一切争议，双方应首先友好协商解决，如不能解决，则提交遴选人所在地人民法院按中华人民共和国有关法律法规及诉讼程序处理，诉讼费由败诉方承担。
   
   （十）联系方式
联 系 人：田老师
联系电话：13340213250
二、技术需求
（一）实施标准及规范
本项目纸质档案数字化应严格遵守如下标准：
1、国家档案局DAT31-2005《纸质档案数字化技术规范》
2、国家标准GB/T18894-2002《电子文件归档与管理》
3、国标DA/T18-2022《档案著录规则》
4、《文书档案保管期限》国档发[1987]27号
5、《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》国家档案局令第8号
6、《重庆市归档文件整理规则》渝档发[2016]7号
7、《重庆市纸质档案数字化实施细则》渝档发〔2018〕5号
8、《重庆市档案数字化副本移交与接收办法》渝档发〔2018〕6号
（二）服务要求
按照重庆市档案局颁布的《文书档案保管期限》国档发[1987]27号文件、《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》国家档案局令第8号文件规范要求，档案的规范化整理，文书档案的整理工作主要包括以下几个方面工序内容：
1、档案整理
（1）调档交接
供应商指定专人对需进行清理档案进行调档交接，并与采购人一起做好档案及资料的清点交接工作，并做好移交记录。
（2）鉴定归档
按照重庆市档案整理规范要求，对所有档案进行人工鉴定归档与否，剔除重份。
（3）保管期限划分
根据各类档案保管期限划分表来明确此次所归档档案对应的保管期限划分，保管期限为“永久”、“30年”、“10年”。
（4）加盖件号章
对形成归档的档案，在每份文件右上角加盖归档章，所对应内容应该选择刻印或手工填写以确保件号章内容完整性。
（5）档案装订
①将已经扫描的档案采用还原装订，装订要齐整，不掉页，不倒页，不压字，不损坏文件，不妨碍阅读。
②规范装盒。
③完善封面脊背信息
脊背和封面信息完善是直接关系到档案一级检索精确性，封面需完善全宗号、年度、保管期限、起止件号，脊背除完善封面信息外，在业主单位有要求的情况下，可以编制档案盒号。
（6）档案归还
将加工完成的档案分期分批的进行移交，移交时应提供书面交接清单和新生成的目录清单。由中标人派专人与采购方指定专人进行交接，交接清点完毕后，双方在档案资料入库清单上签字确认，完成交接验收工作。
2、档案扫描
（1）文件资料扫描分辨率应为300dpi，以图像清晰度为原则，可提高分辨率。纸质档案数字图像保存格式为JPEG格式，JPEG压缩品质采用“中”级。同时将图像转换为一套PDF格式。为保证电子档案图像还原的真实性，使用24位彩色扫描模式，以满足档案利用还原效果。
（2）页面修整
对破损或小纸张的归档文件进行进行裱糊，对易褪色字进行复印或修复，折皱不平的进行相应处理。
（3）图像处理要求：符合阅读习惯，正负偏离小于1度。
（4）数据备份
①备份范围：经验收合格的完整数据应及时进行备份。
②备份方式：成果数据备份采用二套移动硬盘和二套DVD光盘备份。
3、数据著录
（1）信息录入
对每份文件检索信息的采集，按文书档案著录规范要求，针对每份档案著录字段应包含:序号、档号、文号、责任者、题名、日期、页数、密级、备注的字段采集。所录入的字段还需将生成“归档文件目录”打印一式两份作为台账交付单位作为手工查询台账利用。
（2）数据挂接
供应商需保证成品数据能无缝挂接到采购人现有档案管理系统并保证采购人能正常使用。
（三）保密安全
严格遵守相关保密安全规定，本项目必须在采购人指定的场所内进行，确保场所正常秩序和安全。不得遗失、损坏档案。具体要求：
（1）签订保密协议，加强对工作人员的保密教育。中标人负责对其聘用的工作人员进行身份审查、登记备案和签订保密协议。
（2）接受采购人组织的档案保密安全教育，并自觉学习保密知识，严格遵守《档案法》、《保密法》及其他有关法规，严防泄密发生。
（3）不得以任何形式将档案资料带出指定工作现场，不得以任何形式进行泄漏、传播；不得无故查看及讨论档案内容。
（4）未经批准不得将移动存储介质(包括U盘、移动硬盘)、照相机、刻录光盘、手机、MP3、MP4及其他与工作无关的物品带入加工现场，不得以任何形式复制离线的档案图像和目录数据。
（5）对加工场所内的废纸集中放置，集中清理，清理时要有采购人人员监督，确保其中没有夹带任何档案文件后才能清出工作室。
（6）加工完成移交数据后，应在采购人档案管理部门有关人员监督下，销毁所有存储介质的档案数据。
三、商务要求
（一）报价要求
1、币种为人民币，报价包括完成档案信息化整理的全部费用：含劳务、管理、设备、材料（含运输费、运输保险费、采保费、人工费）、保险、税金、政策性文件规定及合同包含的所有风险、责任等各项直至整理完成交付招标人的所有费用，医院不再另行支付其他任何费用。
2、投标报价格式见下表：

序号	名称	单位	单价最高限价（元）	单价报价（元）
1	档案整理	件	5.00
2	档案扫描	页（A4）	0.3
3	数据著录	条	0.4
单价报价合计
备注： 1、扫描页数按标准A4幅面折合计算，即A3=2页A4，A2=4页A4，以此类推。 2、中标人需保证成品数据能无缝挂接到采购人现有档案管理系统并保证采购人能正常使用（免费）。

（二）验收方式
数字化成果验收要求
1、验收方法：采用计算机自动检验与人工检验相结合的方式对纸质档案数字化成果进行验收检验。
2、验收内容：档案整理、档案扫描、数据著录。
3、验收指标：能够采用计算机自动检验的项目应采用计算机自动检验的方式进行100%检验，检验合格率应为100%。对于无法用计算机自动检验的项目，可根据情况以件或卷为单位采用抽检的方式进行人工检验。抽检比率不得低于5%，对于数据库条目与数字图像内容对应的准确性，抽检合格率应为100%，其他内容的抽检合格率应不低于95%。
4、只有当下列条件满足时，才视同最终验收合格：
（1）技术参数与投标文件及承诺一致，试运行期间性能指标达到或超过规定的标准。
（2）在性能测试和试运行期间所暴露的问题已获得令买方完全满意的解决。
（3）阶段性成果资料必须齐全，得到业主的认可。
（4）所有成果全部导入到招标人综合档案管理系统中并通过验收合格。
（5）在全部达到要求时，由招标人主管部门（院办公室）组织验收，验收合格后，双方在验收记录单上签字确认。
（三）付款方式
1、本项目产品验收合格后，采购人在中标人完成一个年度的档案数字化服务内容并验收通过后，10个工作日内向中标人支付已完成服务数量的金额。招标人支付合同款时，中标人需提供双方填写的项目验收合格单作为支付依据。
2、中标人每次结算须出具正规发票；招标人支付方式为转账支付。
（四）质保期及售后服务
1、本项目整体质保期：不少于1年（产品验收合格之日起算）；
2、用户遇到使用及技术问题，电话咨询不能解决的，中标人应在2小时内采取相应措施，24小时内做出故障诊断报告，免费提供上门服务，确保产品正常工作；无法24小时内解决的，应在48小时内提供备用产品，使用户能够正常使用。
（五）乙方履约责任
1、乙方履约行为造成（包括但不限于）乙方人员工伤工亡及财产损失、造成甲方或第三人人身损害、财产损失或权益损失等，由乙方承担法律责任（民事责任、行政责任、刑事责任）。
2、乙方履约行为导致的任何纠纷、质疑、投诉等任何争议的洽商应对及责任调查，由乙方承担。
3、乙方须保证响应文件内容的真实性；否则，甲方有权随时解除合同，并要求虚假响应的乙方承担违约金5万元。
4、乙方未履行合同义务，甲方有权解除合同，为此乙方须承担违约金5万元。
5、除甲方要求或书面同意，乙方无论任何原因提前终止合同或解除合同，视为乙方违约，同时乙方须按照甲方已给付乙方服务费用的总费用的10%支付违约金。
（六）其他
其他未尽事宜由供需双方在采购合同中详细约定。