一、功能及要求：
1、项目概况：为深化与欧洲地区的经贸往来与合作，推动长沙外资工作保稳提质，进一步促进欧洲优势项目与长沙市场需求实现有效对接，加快建设全球研发中心城市，长沙经开区计划于2024年9月下旬组团出访荷兰、英国，开展招商引资、项目考察、国际人才交流等一系列经贸对接活动。拟通过政府采购竞争性磋商程序，选取一家会务公司完成护照办理、机票预定、住宿、用餐、交通、人员邀约、活动筹备、公务组织实施等相关工作。
2、项目预算：660000.00元。
项目预算明细表

序号	服务名称	服务说明	单价上限价（元）
1	国内高铁及国际机票交通费用	国际经济舱费用（暂定6人，据实结算）	98300
2	住宿费	境外住宿	48700
3	餐饮费	境外餐饮	15800
4	公杂费	政策性支出（考虑汇率波动，实际支出会有出入）	11500
5	境外行程相关费用	境外公务翻译、境外城市间交通费用、境外地接、地接协调费，司机餐费等	257600
6	其他费用	签证办理、服务费等	53300
7	保险费用	荷兰、英国境外保险费用	5000
8	境外不可预见费用	荷兰、英国境外不可预见费用	20000
9	中国（长沙）-荷兰智能制造合作新篇章圆桌会	会议场地租赁（可容纳约35人）、会议室内播放设备及音响租赁、主题背景、席卡、议程设计、主题背景喷绘1个及桁架搭建、KT板指示牌2个制作、会议议程、背景材料、席卡印刷（在荷兰印刷）、现场中英文翻译人员交传、文件资料翻译、宣传文稿及翻译、双语PPT制作、嘉宾邀请、活动茶歇、会议冷餐等	149800
合计			660000

 
二、相关标准：
无。
三、技术规格：
1、协助做好人员出访服务项目的统筹工作。协助收集出访团组人员相关信息，按照外事部门要求办理出境审批、签证等出访相关事项，编制出访手册。
2、协助办理出访前期政府内部呈批及外事报批流程。根据出访任务，协助与境外机构或单位做好沟通协调工作，协助联系当地政府机构开具邀请函。完成对接需求及有关企业背景材料双向传递收发工作等，并根据对接情况制定出访具体行程安排，明确具体活动时间、地点、联络员、活动议程和参加人员等事项。配合收集和准备出访相关材料。
3、负责出访人员出国的所有机票、境内外食宿、境外交通、公务安排、公务翻译、办理签证、购买商业保险等。根据出访日程安排，协助境外公务行程衔接，提前预订车（船、机）票、酒店等，做好出访人员食、住、行等后勤保障工作和出访期间的接待、翻译等安排。
4、出访结束后，协助做好证件归还、经费结算等收尾工作，负责出访结束后的资料整理。
5、完成采购人交办的其他相关工作。
 
四、交付时间和地点：
1、合同履约期限：签订合同后按照本活动需求及采购人要求开始履行服务至所有活动完成并项目验收合格。
2、服务地点：采购人指定地点。
3、合同履约方式：上门服务且通过采购人组织的验收。
五、服务标准：
1、境外承办国际商务交流活动经验丰富，可提前往返境内外确认场地和开展会务工作。
2、成交供应商须与采购人协商制定会务活动工作方案，提供技术支撑，保证执行过程中的服务质量及安全。
3、成交供应商负责活动各环节流程设计及现场执行工作等。
4、负责统筹活动相关设备的租赁、物料制作等；负责落实好嘉宾住宿、交通、餐饮的统筹安排。
5、成交供应商须协助采购人共同制订出访行程方案，提供因公审批、签证、行程保障、资料及归国结算服务，保证服务质量。
6、成交供应商须保证出访审批、签证至成行中各环节流程顺利。
7、成交供应商在职责范围内必须保证出访人在国（境）外考察期间的人身和财产安全。
8、对出访人员提供的有关信息严格保密，未经采购人书面同意，不得向本项目无关单位或个人提供有关资料。
 
 
六、验收标准：
1、验收方式：执行《关于加强长沙市政府采购项目履约验收工作的通知》（长财采购〔2024〕5号）文件要求。
2、项目验收另有国家有强制性规定的，按国家规定执行，验收费用由成交供应商承担。由成交供应商向采购人申请项目验收，提交相关的项目验收资料。
3、验收的标准和依据：包括本采购项目的磋商文件、成交供应商的响应文件、政府采购合同和有关国家标准与行业规范。
4、验收过程中产生纠纷的，如属成交供应商原因造成的，由成交供应商承担相应费用。
 
七、其他要求：
1、付款方式
付款人：长沙经济技术开发区管理委员会。
付款方式：合同签订后7日内支付合同总金额的80%；活动结束经采购人验收合格后7日内支付尾款，尾款按实结算。
成交供应商向采购人提供相应增值税普通发票，否则，采购人不予支付。
2、供应商中标后在项目实施过程中必须自觉遵守各项法律法规，维护采购人形象。
3、在合同履行时，成交供应商提供的服务不合格，成交供应商应及时、无偿地采取补救措施，以达到合格成果质量要求，由此所产生的费用均由成交供应商自行承担。成交供应商应对造成的损失负赔偿责任，并承担相应的法律责任。
4、成交供应商负责其派出人员的人身安全，如发生安全事故，由成交供应商承担一切责任和损失，采购人概不负责。
5、成交供应商应对整个项目中的相关信息进行保密，未经采购人同意，不得向第三方透露，违者须赔偿因此给采购人造成的一切损失，并承担相应的法律责任。
6、项目整体验收完成后，成交供应商需将相关资料一次性移交给采购人。
7、供应商应根据项目要求和现场情况，详细列明为完成本项目所需的所有人工、管理、财务等所有费用，如一旦中标，在项目实施中出现任何遗漏，均由成交供应商免费提供，采购人不再支付任何费用。
8、采购人在开标前不统一组织现场踏勘。供应商自行现场踏勘的，因踏勘产生的费用与安全责任自负。
9、项目实施单位：长沙经济技术开发区管理委员会经济合作局，地址：湖南省长沙市星沙三一路2号，联系人：易博文，联系电话：13755126217。
 
采购需求仅供参考，相关内容以采购文件为准。