皇姑区人民法院卷宗、库存档案扫描服务

项目名称：皇姑区人民法院卷宗、库存档案扫描服务

招标内容：皇姑区人民法院电子卷宗随案生成服务、库存档案数字化加工服务（注：本项目以包为基本投标单位，投标人可兼投兼中、人员不得复用）

包组编号：001

预算金额：600000

履约期限：合同签订后1年

履约地点：沈阳市皇姑区人民法院

服务内容：沈阳市皇姑区人民法院电子卷宗随案生成服务，6人一年期服务

付款方式：按照项目实施进度，每三个月乙方提交甲方验收确认，乙方向甲方开具发票后，每笔按照合同总金额的25%支付。

采购需求：

1、案卷接收 立案阶段：当事人当场提交的纸质材料,材料经法官审查合格后交由服务方扫描人员扫描和信息录入。审理阶段：各法官或法官助理将接收的案件材料分类整理，卷宗由云柜系统进行流转移交给服务方。服务方进行扫描处理后通过云柜系统归还相应法官或助理。 归档阶段：由服务方现场工作人员根据纸质档案核对筛选电子案宗数据，确保两者一致，并将纸质档案进行归档扫描、整理工作。所有案件均需由服务方项目负责人指定专人负责档案接收工作，档案接收严格按照法院要求检查接收案卷，案卷接收应以案卷移交单数据核对案卷数量、案号或流水号，要求逐卷核查，双方签字确认。移交单一式两份，法院与服务方各留一份。

2、案卷整理对档案资料进行拆订、整理、分类贴条码。在整理过程中对不规范材料纸张，应用A4空白纸进行粘贴；对重复材料，应进行剔除；对档案材料中的订书针、装订线、文件夹等杂物进行清除；展平档案并理顺材料便于扫描。档案材料整理后，需根据档案科提供的案件卷内目录分类贴条码。 档案材料整理完毕，加工人员在加工流程表上签字确认，并按加工流程表分批次移交下一工作环节，移交过程双方应做好清点交接工作。

3、案卷扫描 扫描参数要求：300dpi、彩色。 图像处理：对扫描取得的档案图像进行必要的处理，如：旋转、去噪、去边、去污、调整亮度和对比度等，确保扫描图像清晰完整、顺序正确、不重复、不遗漏、无黑边、不倾斜、无污点、与实体材料保持实质性一致。 根据档案材料情况选择合适的扫描仪，对档案材料进行扫描，图像处理，检查无误后将图片按照条码份数转换为相应的PDF文件（一份条码材料转换为一份PDF），并上传至过程化扫描系统。 档案材料扫描完毕，加工人员在加工流程表上签字确认，并按加工流程表分批次移交下一工作环节，移交过程双方应做好清点交接工作。

4、云柜移交 登录云柜APP或公众号→选择材料移交→输入立案后登记生成的流水号或案号→移交方式选择云柜→选择被移交人→通过系统生成的二维码打开柜子存放材料→云柜通过微信提醒被移交人取件并实现超时提醒。

5、诉中材料补扫服务 项目组负责人从法官或法官助理处接收诉讼文书材料，同立案扫描工作，完成诉讼材料补扫工作。

6、归档前一致性核对 服务方项目组对照要归档的纸质文档，清洗多余的电子文档，补扫描缺漏的纸质文档，确保电子卷宗与纸质文档数量及排序相符。

7、卷宗归档核对整理（1）档案接收 档案交接：服务方项目组安排专门负责接收的人员在法院档案室管理人员的带领下到档案库房领取档案或从书记员处领取档案。对提取的档案逐页清点，对档案的完整性、真实性进行检查。 （2）整理排序 根据诉讼档案整理规范对诉讼档案分正、副卷进行排序，并去除钉子和杂物，对形状大小不规则的纸质文件进行文件的补边、托裱、裁边、折叠等处理，处理后的档案页面规格统一为A4幅面大小。在整理过程中再次核对档案的完整性及有效性，发现问题及时反馈。（3）打印页码 对排列好顺序的文件应用阿拉伯数字进行编页，每卷编一个流水号，对有文字的页面编页号。如是文字在页面的正面，页号编在右上角或右下角；文字在页面的反面，页号则编在左上角或左下角。用号码机逐页进行编页码，从档案正文内容第一页起编写页码，按次序从1开始连续编号，避免出现重号、跳号和错号等情况。空白的页面不编页号，但公证书里面盖有钢印的空白页需要编页码。 如遇到有页码已失效的情况，可用涂改液遮蔽原页码，再编制新页码。有裱贴的文件页码要编在文件内的右上角或反面的左上角。页码必须用号码机进行编码，不能手写。 （4）编卷内目录 服务方参照法院档案目录的模板，按照相应标准来编写目录。（5）著录、打盒打皮 服务方严格按照法院档案规范化整理要求和规范，对档案盒、备考表和封皮内容进行录入系统并逐份打印。（6）核对并补扫 服务方对过程化扫描的电子件与实体归档案件进行核对，对未进行扫描的案件材料进行补扫描处理。（7）编目质检 服务方对完成的扫描件与目录信息一一对应，实现扫描件与电子目录数据挂接。

技术指标

（1）扫描图像：漏扫率≦0.2‰。 （2）图像质量：图像质量情况完好率≧99%。 （3）著录：以文件为单位，关键字段正确率100%，其余字段录入率≦5‰。 （4）条目与图像挂接：挂接正确率100%。 （5）档案原始材料：100%不缺失。

人员设备要求

1.人员配置要求 要求总人数不少于6人（根据实际工作需求及进度随时追加人员）。团队成员具有大专以上学历，具有档案行政部门颁发的档案岗位培训证。 2.设备配置要求 1）、智能云柜（院方提供）：用于法官团队与扫描服务中心在案件审理过程中新增纸质文件流转移交。 2）、扫描仪（服务方提供）：提供满足工作量需要的6台高速扫描仪（需配备带平板的品牌高速扫描仪）。 3）、各类打印机、二维码扫描仪、二代证读卡器等设备由院方自行采购。

安全保密要求

服务方要严格遵守法院的有关保密规定。电子卷宗工作必须在法院指定的场所内进行，确保场所正常秩序和安全。不得遗失、损坏卷宗。主要包括以下几个方面；

1.法院与服务方项目工作人员签订保密协议，服务方要加强对工作人员的保密教育。

2.服务方进驻法院的扫描工作人员必须提供由公安机关提供的无犯罪记录相关证明、身份证复印件、与公司签订的保密协议复印件、联系方式。

3.服务方要建立严格的保密制度，加强管理，杜绝工作人员对卷宗及卷宗信息的私自复制行为。

4.服务方要有电子卷宗加工场地的安全及保密措施。场地需具备保密设施，保证卷宗原件的安全和保密。扫描场所有监控设备，实时监控工作人员操作过程，人员进入场地不得携带手机、U盘等具有存储功能的物品。

5.数据移交时，服务方在扫描加工场所上的数据必须及时删除清空。

6．服务方不得在工作场所使用与工作无关的任何电器设备。

7.加工过程安全要求。服务方对从接收材料开始，对每一个环节能有效的控制并加以记录，最终需要形成完整的流程记录，做到整个电子卷宗过程的追溯控制。

8.服务方所使用的现场电脑需将USB端口禁用或拆除。

包组编号：002

预算金额：600000

履约期限：合同签订后6个月

履约地点：沈阳市皇姑区人民法院

服务内容：将沈阳市皇姑区人民法院室藏诉讼档案进行数字化加工，并完成数据挂接、数据备份等工作。工作量为档案数字化加工200万页。

付款方式：完成100万页加工量后，供应商可以向采购单位申请阶段验收，验收后采购单位向供应商支付合同总额50%款项；

完成剩余100万页加工量后，供应商可以向采购单位申请整体验收，验收后采购单位向供应商支付合同总额50%款项

采购需求：

（一）总体任务

将沈阳市皇姑区人民法院室藏诉讼档案进行数字化加工，并完成数据挂接、数据备份等工作。工作量为档案数字化加工200万页。

（二）需求标准及规定

档案数字化要符合《纸质档案数字化技术规范》。

（三）项目需求及具体标准：

1、具体工作内容：扫描、录入、数据质检、数据挂接、数据备份。

2、保密要求：执行数字化安全保密制度，建立安全岗位责任制，配备专人负责安全保密工作。

3、扫描要求

（1）扫描影像存储格式： JPEG格式；彩色；分辨率300dpi；

（2）对同一档案编号的文件及其附件进行合并，生成一个文件，不乱序，不混档，文件以档案编号进行命名，按标准进行存储，与目录进行挂接。

（3）图片的扫描精度要求扫描后的图像清晰、不失真、完整、不影响图像的利用效果。

（4）对扫描的图片进行加工裁减、去边、去污等技术处理，不留文字版面外的暗影。

（5）电子图片的倾斜度不得超出1度，不允许有折叠或缺损，保持图像的完整，图片端正、无扭曲。

（6）保证档案扫描图像与原件一致、整洁、清晰。

（7）成果要求：分辨率300dpi；彩色；JPEG格式。

（8）要求电子影像数据准确、索引数据准确并与纸质档案匹配；档案号命名符合规范；图片命名及组成符合采购方档案管理软件要求。

4、数据挂接：

将完成好电子档案数据进行质检核对，无误后将电子档案挂接至采购人指定的系统。通过每一份图像文件的文件名与档案目录数据库中该份文件的档案编号的一致性和唯一性，建立起一一对应的关联关系，为实现档案目录数据库与图像文件的批量挂接提供条件。

5、数据抽检

（1）采购方以抽检的方式检查已完成数字化转换的所有数据，包括目录数据库、图像文件及数据挂接的总体质量。

（2）一个批次的档案，数据验收时抽检这一批次总页数的比率不得低于5%。

6、数据备份及挂接

（1）备份范围：经验收合格的完整数据应及时进行备份。

（2）备份方式：为保证数据安全，备份载体的选择应多样化，实现多套备份，例如电脑本地、网络NAS、云端等。

（四）服务管理要求及相关说明

1、采购人负责配合成交供应商办理档案出入库清点登记，制定项目数字化加工流程、每个步骤的详细标准、数字化加工现场管理制度、制定项目加工需要的《项目加工流程单》、《档案借阅单》、《工作交流单》等。对于年代久远、纸张质地较差、局部或大部分已破损的档案应进行修补、托裱，在修裱过程中，档案上的片纸只字不能随意丢弃，档案上每一个字迹和符号都不能随意涂改，应最大限度地延长档案的寿命。

2、档案数字化要符合采购人制定的标准和国家有关技术规范要求。加工时发现无法处理的问题档案，应及时提交采购人相关人员进行处理。

3、成交供应商负责提供完成档案扫描数字化加工所需要的加工场地内应配备的硬件设备。

4、各项加工服务工作必须在采购人指定的工作场所内完成，不允许将档案资料带出工作场所，工作时间原则上为周一到周五的8:00至17:00，采购人在周一到周五的8:00至17:00内可为成交供应商工作人员提供业务咨询。

供应商进场工作前，向采购单位提前报备本项目固定工作人员个人信息及身份证明材料以便采购单位对进场人员进行管理及核查、政审，供应商应保证在项目实施过程中未经皇姑区人民法院允许的情况下任意更换工作人员，进场工作时，禁止工作人员携带电子通信设备及拍摄设备。进场工作时工作人员不能携带易燃易爆及危险品，疫情防控期间要求供应商协同采购人对工作人员进行定时体温测量及穿戴防护服进行工作，现场技术负责人及场地负责人需全程跟踪工作进度及随时检查工作质量。

5、采购人与成交供应商签订合同的同时必须签订保密协议，成交供应商必须严格遵守档案资料的保密制度，保证档案实体和数据的安全，在向采购人提供服务的过程中，不能丢失、损毁档案，档案内部资料不能丢失或放错；对加工过程中和加工完成的档案数据，保证档案资料和档案数据不泄露。双方应对相关的技术情报和数据资料保密。

6、成交供应商各项服务进度和质量必须满足本项目招标的要求。在提供服务的过程中，成交供应商所有直接影响服务质量和进度的事由发生时应在第一时间与采购人沟通解决。否则，由此影响服务质量或进度并产生不良后果的，由成交供应商自行承担责任，后果严重的，采购人有权解除与中标人的合同。

7、成交供应商应设专人或专门的部门对此次加工服务项目进行日常的管理。要有严谨的规章制度和作业标准。要有专门质量控制环节，有专人负责质检。

8、成交供应商应配备专业的安全防护设施和相应制度，以保证工作人员及档案的安全。

9、严格执行实物档案的交接手续，确保实物档案安全。凡需进行扫描数字化及整理或已完成的档案均应严格登记并办好交接手续。

10、严格执行档案保密制度，保证档案数据不泄漏。在供应商现场工作人员进出场前，对工作人员进行检查，禁止携带任何用于记录保存档案信息的电子设备

工作人员严禁将档案夹带出加工场所，严禁以复制、拍照、转借、摘抄等方式泄漏档案内容。

11、加工整理场地应保持整净，须做到防火、防水、防盗、防尘、防鼠、防虫霉。严禁在档案加工整理场所内饮食和吸烟。

12、档案数字化过程中，发现问题及时与采购人沟通、解决。

13、应建立每日及节假日安全值班制，值班人员负责每天下班前切断电源，关闭门窗等日常安全隐患检查工作。节假日放假前，进行全面安全检查，以确保档案的安全。

14、服务期限服务期内及服务期满后的一年内，如果发现质量问题，成交供应商接到采购人通知后3日内到现场解决问题。

（五）其他要求

1、供应商总报价为采购文件所确定的采购范围内相应服务的全部内容，包括各项管理服务、劳务、档案扫描、剪裁、去边、去污、整理装订、电子档案排序、机械设备、服装、通讯、利润、税金、保险、检测验收、技术支持与培训、专利、售后服务与维保、政策性文件规定及合同包含的所有风险、责任等各项应有费用。

2、皇姑区人民法院提供档案所需的工作场所，不收取水、电费和场地费，不提供档案扫描所需的任何相应设备和数字化加工软件，供应商需提供拥有自主研发的加工软件，提供著作权登记证书及软件截图说明，加工软件必须具有档案扫描、著录、图像处理、格式转换及提取、图像统计及数据导出等功能。

3、供应商在完成档案扫描后，应指定专人对扫描成果自检，发现不合格的数据进行重新扫描，相关档案负责人检查质量。皇姑区人民法院组织工作人员对成品进行抽检，比例不低于20%，抽检内容合格率应超过99%，否则整批退回重扫。

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