版本编号：V22.6.6

中国华熊

华育

一！

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CHINAHUANENG

华能国际工程技术有限公司2023年项目档案管理服务项目竞争性谈判文件

采购编号：

使用说明

一、《标准询价采购文件》适用于《中国华能集团有限公司非招标采购管理办法》第十八条规定的下列条件之一的且经采购承办部门批准的情况：

（一）采购的工程、物资或者服务规格、标准统一、供应充足且价格变化幅度小的；

（二）技术标准或要求相对简单，采购质量标准相对明确，合同估算价相对较低，能够形成充分竞争的。

二、采购人/采购代理机构编制具体采购项目的采购文件只须对采购文件中的采购公告/采购邀请函、供应商须知前附表、合同条款、采购需求文件等部分进行填写和补充，确实没有需要填写的，在空格中用“/”标示。

三、采购人/采购代理机构将在中国华能集团有限公司电子商务平台上发布采购公告/采购邀请函，采购公告/采购邀请函中应明确交货（或服务）地点，精确到县级，发布的采购公告/采购邀请函作为采购文件的一部分。如后续发布变更邀请函或第二次采购邀请函，也将作为采购文件的一部分。

四、供应商须知前附表、供应商须知正文、响应文件格式附件中对于同一表述的内容、使用了相同的条款号，便于条款前后对应，避免条款前后不一致。

五、《标准询价采购文件》中第四章合同条款及格式、第五章采购需求由采购人根据采购项目具体特点和实际情况编制，应尽量简化。

目录

第一章采购公告（合格供应商公开）4

一、项目介绍4

二、报价须知4

三、基本信息5

四、报价要求5

五、采购需求信息6

六、联系人信息6

七、附件6

第二章供应商须知及前附表7

供应商须知前附表7

第三章评审办法（综合评估法）15

第四章合同条款及格式2

1.合同内容2

1.1.项目名称2

1.2.工作内容2

1.3.实施方式3

2.合同金额3

3.付款方式3

4.合同期限3

5.责任与义务4

5.1.甲方责任与义务4

5.2.乙方责任与义务4

6.质量标准及技术和服务要求5

6.1.档案整理质量要求5

6.2.数字化加工要求7

6.3.数据迁移要求9

6.4.专职档案员服务要求9

7.合同验收10

7.1.验收标准10

7.2.验收方法10

8.知识产权11

9.反商业贿赂11

10.违约责任11

11.不可抗力12

12.保密条款12

13.合同生效及其他13

第五章采购需求16

1.项目概况16

2.项目范围（包括但不限于）16

3.技术标准17

4.档案整理质量要求17

5.数字化加工要求19

6.数据迁移要求22

7.专职档案员要求22

8.服务期限23

9.服务地点23

10.安全与保密要求23

第六章响应文件格式24

一、授权委托书27

二、报价部分28

三、商务部分29

五、偏差表32

第一章采购公告（合格供应商公开）

项目介绍

1.项目概况：华能国际工程技术有限公司2023年项目档案管理服务项目。

2.交货/施工/服务地点：采购方工作地及工程项目所在地。

3.采购内容：

（1）根据国家标准、行业规范以及华能集团、采购方、工程项目业主单位等规章制度要求，负责采购方在全国各地工程项目档案的指导、培训、收集、协助管理等工作，项目结束后，项目档案规范完整移交给工程项目业主单位和采购方。

（2）主要工作：

供应商安排符合采购方服务需求的专职档案员，负责工程项目等档案的收集、整理、归档工作；按照工程项目所在地工程档案进馆标准进行培训工作；负责工程项目等档案移交进馆工作，对出现不符合要求的档案及时进行整改，直到移交完成。

详见第五章采购需求。

4.交货期/施工期/服务期：6个月。

5.其他需要说明内容：档案管理服务费用按照季度进行结算，供应商档案员到达现场后，采购方负责考勤工作；以月为计算单位，一个项目实施周期为一个月，现场时间不足一个月的按比例结算；供应商应确保档案人员固定、稳定并保证档案管理的服务质量。

二、报价须知

1.供应商通用资格要求：

（1）供应商须为华能集团供应商库内合格供应商，且未处于暂停参加采购活动的处罚期限内，满足供应商参与业务的权限。

（2）近三年没有严重违约，没有经鉴定部门认定的因其产品/服务/工程引起的重大及以上质量事故或重大及以上安全事故；

（3）未被市场监督管理部门在全国企业信用信息公示系统中列入经营异常名录或者严重违法企业名单；

（4）未被最高人民法院在“信用中国”网站（www.creditchina.gov.cn）或各级信用信息共享平台中列入失信被执行人名单；

（5）不存在不同供应商的响应文件的互联网协议地址（IP地址）信息检查一致的情况。

（6）与采购人存在利害关系可能影响采购公正性的法人、其他组织或者个人，不得参加询价；单位负责人为同一人或者存在控股、管理关系的不同单位，不得参加同一询价项目。

（7）不存在违反国家相关法规和华能集团相关制度的情况。

2.供应商专用资格要求：

（1）资质要求：供应商须为中华人民共和国境内依法注册的企业法人或其它组织；具有国家秘密载体印制资质证书（涉密档案数字化加工乙级或以上资质）。

（2）业绩要求：供应商在2020年1月1日至今，具有至少2项包含外派或驻场档案服务内容的合同业绩，需提供案例合同复印件（含首页、金额及签字盖章页等关键页），否则视为无效业绩。

（3）项目指导人员资质要求：至少1名档案员需为供应商签署劳动合同的正式职工，持有国家档案局或者省级档案部门（人力资源和社会保障部门颁发的证书）印发的档案职称证书、国家保密局保密观培训证书等，具备5年及以上的企业档案管理长期驻场经验，对档案信息管理系统有一定了解。提供人员简历、近1年劳动社保缴纳证明、学历证明，否则视为资质不符。

三、基本信息

报价要求

采购需求信息

详见第五章采购需求。

六、联系人信息

七、附件

只接受供应商通过电子商务平台线上对需要澄清的内容提出问询。

供应商须知及前附表

供应商须知前附表

备注：供应商须知前附表是对供应商须知的具体补充和修改，如有矛盾，应以本表为准。

1.适用范围

本采购文件仅适用于本项目公告/邀请函中所述项目。

2.定义

2.1采购人：指依法提出采购项目进行采购的法人或其他组织，采购人及联系方式见供应商须知前附表。

2.2供应商：指响应竞争性谈判采购，参与竞争性谈判的法人或其他组织。

2.3成交供应商：指最终被授予合同的供应商。

2.4采购代理机构：依法设立并提供采购代理服务的专业组织，采购代理机构及联系方式见前附表。

3.谈判费用

供应商应承担与其参加竞争性谈判有关的所有费用。不论谈判过程和结果如何，供应商应自行承担所有与参加竞争性谈判有关的费用，采购人在任何情况下均无义务和责任承担这些费用。

4.现场踏勘

4.1供应商须知前附表规定组织踏勘现场的，采购人按供应商须知前附表规定的时间、地点组织供应商踏勘项目现场。

4.2供应商自行负责在踏勘现场中所发生的人员伤亡和财产损失。

4.3采购人在踏勘现场中介绍的项目场地和相关的周边环境情况，仅供供应商在编制响应文件时参考，采购人不对供应商据此作出的判断和决策负责。

5.采购文件的构成

5.1采购文件由下列文件以及在竞争性谈判采购过程中发出的修正和补充文件组成：

第一章采购公告/采购邀请函

第二章供应商须知及前附表

第三章评审办法

第四章合同草案

第五章采购需求

第六章响应文件格式

5.2供应商下载采购文件过程中，如发现下载不成功或下载的文件格式有误等问题请务必于采购文件发售期内联系电子商务平台客服热线。如果供应商不按上述要求提出而造成不良后果，电子商务平台不承担责任。

5.3供应商应认真阅读采购文件中所有的事项、格式、条款和要求等。供应商没有按照采购文件要求提交全部资料，或者响应文件没有对采购文件在各方面都做出实质性响应，可能导致其竞争性谈判被拒绝。

5.4响应文件一经递交成功即表示供应商确认采购文件的法律效力，并对此采购文件提出的要求做出相应的响应，承担与采购文件要求相适应的民事、经济和法律责任。

5.5由于供应商对采购文件的误解与疏忽或报价误差，而导致竞争性谈判失败或成交后的任何风险，其责任均由供应商自负。

6.采购文件的澄清、修改、补充

6.1任何要求对采购文件进行澄清的供应商，均应在供应商须知前附表规定的时间提出。

6.2在谈判截止期前的任何时候，无论出于何种原因，采购人/采购代理机构可主动地对采购文件进行修改、补充。采购文件的澄清、修改、补充均作为采购文件的组成部分，对供应商具有约束力。采购文件的澄清、修改、补充将以书面形式通知供应商。供应商应在收到通知后进行确认，如果供应商不予确认，引起的后果由供应商自行承担。

6.3为使供应商有充分时间对采购文件的修改部分进行研究，采购人可适当延长响应文件的递交截止时间，并以书面形式通知所有购买采购文件的供应商。

7.编制基本要求

7.1供应商应在认真阅读，充分理解本采购文件所有内容（包括所有的澄清、修改、补充内容）的基础上，按照“第六章响应文件格式”的要求编制完整的响应文件。

7.2供应商必须保证响应文件所提供的全部资料真实可信，并接受采购人对其中任何资料在合同最终授予前进一步审查的要求，如若存在供应商利用弄虚作假等不当手段谋取成交的，一经查实，采购人有权予以否决，并保留进一步追究其责任的权利。

7.3如果响应文件填报的内容不详，或没有提供采购文件中所要求的全部资料及数据，给评审造成困难，责任由供应商自行承担。

7.4如供应商没有对本采购文件的要求提出偏离，采购人可认为供应商完全接受和同意本采购文件的要求。响应文件对采购文件未提出偏离条款的，均被视为接受和同意。响应文件与采购文件有偏离之处，无论多么微小，均应按采购文件格式要求统一汇总说明。

7.5供应商只能推荐一个方案参与竞标，采购文件另有要求的，需注明“备选、可选项”等类似字样加以区分。备选方案不作为评审的依据，只有成交后，采购人才有可能考虑其备选方案。

8.语言和计量单位

8.1响应文件及供应商与采购人之间的凡与采购有关的来往信函和文件均使用中文，若其中有其它语言的书面材料，则应附有中文译文，并以中文译文为准。

8.2除非采购文件中另有规定，计量单位均采用中华人民共和国法定的计量单位。

9.报价

9.1供应商应按照采购文件规定的内容、责任范围以及采购需求条件进行报价。并按报价部分规定的格式报出分项价格和总价。

9.2供应商报价应包括供应商成交后为完成采购文件约定的全部工作需支付的一切费用和拟获得的利润，并考虑了应承担的风险。

9.3供应商必须根据采购文件报价格式进行报价，若供应商提供免费服务，应在响应文件中说明或在报价表中填“免费”，否则视为已包含在总报价中。

9.4供应商不得低于成本报价。

9.5响应文件中标明的最终报价在合同执行过程中是固定不变的，不得以任何理由予以变更。

9.6采购人设有最高限价的，供应商的报价不得超过最高限价，如超过最高限价，将予以否决，最高限价在供应商须知前附表中载明。

9.7采购代理服务费按照供应商须知前附表规定收取的，采购代理服务费由供应商计入报价，但不单独列项，成交供应商须一次性向采购代理机构支付采购代理服务费。

9.10供应商报价的其他要求见供应商须知前附表。

10.报价货币

采用人民币报价，供应商须知前附表有明确规定的除外。

11.响应保证金

11.1应提交供应商须知前附表中规定数额和形式的响应保证金，作为其响应文件的一部分，响应保证金的有效期应满足采购有效期的要求。

11.2任何未按第11.1款规定提交响应保证金的，将被视为非实质性相应采购文件而予以拒绝。

11.3发生下列情况之一，响应保证金可不予退还：

（1）供应商在谈判有效期内撤回其响应文件；

（2）供应商被通知成交后，拒绝签订合同（即不按成交时规定的技术服务方案、价格等签订合同）或没有按照要求提交履约担保。

11.4响应保证金的退还

成交供应商与采购人签订合同后5日内，采购人/采购代理单位向成交供应商退还扣除代理服务费后的剩余保证金，同时退还未成交供应商响应保证金。

12.采购有效期

12.1采购有效期自本采购文件规定的响应文件递交截止时间起生效，并在供应商须知前附表中规定采购有效期内保持有效。采购有效期短于这个规定期限的响应文件将被视为非实质性响应而予以拒绝。

12.2采购人可于采购有效期截止之前要求供应商同意延长有效期。供应商应在规定的时间内以书面答复表示同意，并相应延长响应保证金有效期，此时供应商不能对响应文件进行任何修改；供应商若不同意延长采购有效期，则应在规定的时间内以书面形式给予明确答复，此时供应商被视为自动退出竞争性谈判，响应保证金予以全额退还。在这种情况下，本须知中有关退还和没收响应保证金的规定将在延长后的采购有效期内继续有效。

13.响应文件递交截止时间及地址

13.1供应商应在供应商须知前附表中规定的响应文件递交截止时间前将响应文件成功上传至电子商务平台，则视为响应文件已递交。

13.2采购人将拒绝接受供应商须知前附表规定的响应文件递交截止时间后上传响应文件至电子商务平台。

14.响应文件的修改和撤销

14.1供应商在递交响应文件后，可以在规定的响应文件递交截止时间之前修改或撤回其响应文件。

14.2供应商不得在采购有效期内撤销响应文件。

15.谈判小组

15.1采购人将按照《中国华能集团有限公司非招标采购管理办法》及有关法律、法规的规定组建三人以上单数的竞争性谈判小组。

15.2谈判小组负责评审工作，根据采购文件的要求对响应文件进行审查、质疑、评估和比较，出具评审报告，推荐成交候选供应商。

16.开启响应文件

16.1在供应商须知前附表规定的时间开启响应文件。

16.2供应商须根据供应商须知前附表规定的谈判时间及地点参加谈判。

17.评审方法

17.1根据供应商须知前附表规定评审办法进行评审，具体的评审办法按照第三章相应的要求进行。

17.2竞争性谈判小组将根据采购文件、谈判过程中的实质性要求和最终谈判结果，确定响应文件是否做出了实质性的并且完整的响应。

17.3竞争性谈判小组对所有实质上响应采购文件要求的响应文件进行详细评审，按照采购文件第三章“评审办法”推荐成交候选供应商。

18.确定成交供应商

采购人按竞争性谈判小组推荐的成交候选供应商名单确定成交供应商。

19.谈判结果公告

采购人确定成交供应商，谈判采购结果在电子商务平台进行公告，谈判结果公告应列出谈判文件规定的成交供应商资质、业绩、交货期（工期或服务期）、承诺的项目负责人姓名及其相关证书名称和编号等情况。

20.成交通知

20.1采购人向成交供应商发出《成交通知书》，同时通知所有未成交的供应商。

20.2《成交通知书》将构成合同的组成部分。

21.签订合同

21.1成交供应商在接到《成交通知书》后，必须在规定的时间内派法定代表人或其授权人到指定地点按谈判双方最终确认的合同条款与采购人签订合同。

21.2采购文件、成交供应商的响应文件及评审过程中的有关澄清文件均为签订合同的依据。

21.3采购文件中要求成交供应商提交履约担保的，成交供应商应在合同规定的时间前根据供应商须知前附表的要求向采购人提交履约担保。

22.其他需要补充的内容

第三章评审办法（综合评估法）

一、总则

1.评审依据

1.1《中国华能集团有限公司非招标采购管理办法》及相关法律法规；

1.2采购文件及其有效的补充文件。

2.评审原则

评审活动遵循“公平、公正、科学、择优”的原则。

二、评审方法

本项目采用综合评估法。

三、评审程序

1.初步评审

谈判小组对响应文件进行初步评审，评审内容如下：

1.1供应商资格条件不满足采购文件要求；

1.2供应商未按采购文件要求提交响应保证金或金额不足（如有）；

1.3响应文件附有采购人不能接受的条件；

1.4供应商报价超出最高限价（如有）；

1.5有下列情形之一的，视为供应商相互串通：

(1)不同供应商的响应文件由同一单位或者个人编制；

(2)不同供应商委托同一单位或者个人办理询价事宜；

(3)不同供应商的响应文件载明的项目管理成员为同一人；

(4)不同供应商的响应文件异常一致或者报价呈规律性差异；

(5)不同供应商的响应文件相互混装；

(6)不同供应商的响应保证金从同一单位或者个人的账户转出。

(7)不同供应商的响应文件的互联网协议地址（IP地址）信息检查一致；

1.6国家相关法规规定的其它否决条款。

如发生上述条款中的任何一项，视为未对采购文件作实质性响应，不得进入下一步具体谈判过程。

2.谈判过程

2.1谈判小组与所有通过初步评审的供应商分别进行谈判。

2.2谈判小组所有成员集中与单一供应商分别进行谈判，并给予所有参加谈判的供应商平等的谈判机会。供应商在谈判中做出的承诺构成响应文件的组成部分。

2.3谈判小组根据供应商的报价及谈判情况，在保证每个供应商得到均等的机会的前提下可要求供应商进行多轮报价。

2.4谈判结束后，谈判小组应要求所有供应商在规定时间内提交最终报价。最终报价是供应商响应文件的有效组成部分。

3.详细评审

详细评审包括商务、技术和最终报价评审。

3.1商务评审，响应人综合实力比较，详见附表1:商务评审表。

3.2技术评审，主要包括技术方案对比，详见附表2:技术评审表。

3.3价格评审，详见附表3:价格评审办法。

综合得分按下面公式计算。

技术部分A：满分100分，权重K140%；

商务部分B：满分100分，权重K210%；

评标报价C：满分100分，权重K350%；

综合得分=A×K1＋B×K2＋C×K3

4.评审报告

4.1在评审各阶段的结论，如评委有不同意见，按少数服从多数的原则得出最终评审结论。

4.2谈判小组完成评审工作后，向采购人提出书面评审报告。如果谈判小组成员对评审报告有异议，可以书面方式阐述其不同意见和理由。谈判小组成员拒绝在评审报告上签字且不陈述其不同意见和理由的，视为同意评审报告，谈判小组应当对此做出书面说明，并记录在案。

四、推荐成交候选供应商

谈判小组对各响应人商务、技术、价格进行了全面评审和评分，根据综合评分由高到低的顺序，推荐1至3名成交候选供应商。

附表1:商务评审表。

附表2:技术评审表。

附表3:价格评审办法。

附表1:商务评审表

附表2:技术评审表

附表3:报价部分审查

第四章合同条款及格式

依据《中华人民共和国民法典》及其他相关法律，遵循平等、自愿、公平和诚信原则，经双方友好协商，达成一致，特签订本合同。

合同内容

项目名称

华能国际工程技术有限公司2023年项目档案管理服务合同。

工作内容

乙方向甲方提供档案整理、档案数字化加工以及驻场辅助档案管理等服务，具体服务内容包括但不限于：

实施方式

（1）甲方提供档案指导及数字化加工场地，乙方自带设备在约定时间内进驻甲方场地提供服务。

（2）乙方派出4名符合甲方要求的技术指导人员（以下简称专职档案员），常驻甲方项目单位，提供档案管理服务，具体人数及工作时间等以甲方工作实际需求为准。

合同金额

以每人每月为计价单位，固定综合单价为人民币￥元每人每月，按照季度结算，乙方驻场工作期间档案人员的食宿由甲方负责。若项目执行期变化（执行期缩短或延长）或项目实际人员需求发生变化，则以实际驻场人员数量、时间和固定综合单价进行相应调整。若乙方服务不足一个月，则按实际服务天数核算服务费用，按照（实际工作天数/30）x月固定综合单价进行计算，合同结算总金额不得超过项目预算。

付款方式

乙方按照约定完成档案管理服务各项工作，且具体工作经甲方验收合格后，乙方提交付款申请并开具增值税专用发票，甲方验收合格后30日内付款（按季度结算）。

合同期限

合同自签署生效之日起至甲方工程项目完成档案验收双方义务履行完毕后终结，具体服务时间以甲方工作实际需求为准。

责任与义务

甲方责任与义务

（1）甲方负责提供本项目实施场地（办公工位、数字化加工场地）及必要设施设备（办公桌椅、电源、储物柜等）。

（2）甲方负责向乙方提供标准、详细的档案整理和数字化加工规则和标准文档，便于乙方在实施过程正确判断和作业。

（3）甲方负责委派专人对项目实施进行监督、管理、协调和验收等工作。

（4）甲方负责项目实施过程中不可预见事情的协调和处理工作。

（5）甲方负责对乙方专职档案员提出考勤及档案业务工作要求，对其工作质量和成果进行考核评价，按照合同约定向乙方支付服务费用。乙方未通过验收，甲方不予付款；乙方经整改后达到验收标准，甲方验收合格后予以付款，但因整改导致工作延期的，乙方应向甲方支付逾期违约金并赔偿由此给甲方造成的损失。

（6）甲方负责乙方工作期间的食宿以及由甲方调配项目地点所产生的交通费。

乙方责任与义务

（1）乙方保证已获取并持有提供本合同规定服务所必须具备的所有许可证、执照及批文。

（2）乙方应确保甲方档案的实体安全和信息安全，保护国家秘密、甲方商业秘密和个人隐私安全，保护甲方的知识产权。

（3）乙方严格按照国家法律法规及与甲方约定的档案保管条件、业务操作程序、服务质量标准，开展档案服务。

（4）乙方负责提供项目实施所需数字化加工的各种硬件设备（数字化加工专用的计算机、扫描仪等）及软件系统，并负责项目实施所需配套设备的运输、安装、部署和调试等工作。

（5）乙方应成立项目组，指定符合甲方要求的具备档案专业知识和技能，具有5年以上相关工程项目档案管理经验的人员为驻场项目专职档案员。未经甲方同意，不得随意更换人员。驻场项目专职档案员上岗前进行身份登记和安全保密审查及岗前培训，向甲方备案。

（6）在本合同有效期内，乙方应每月向甲方汇报本月工作完成进度情况及下月工作计划安排。

（7）乙方在服务过程中如有不明白不确定的情况，应向甲方咨询后再做处理，乙方不得擅自修改。

（8）乙方应主动接受并积极配合甲方及相关单位（档案行政管理部门、甲方上级主管单位、项目建设单位等）的业务指导、监督和检查，并协助审查、指导甲方其分包单位的项目文件归档情况。

（9）乙方负责按时按质按量完成合同约定工作内容，一次通过验收。

（10）乙方负责质保期（项目最终验收合格后一年）内的售后服务工作。

（11）乙方在项目实施过程中必须遵守甲方相关办公管理制度，严守工作礼仪，不得干扰甲方正常的作息。

（12）在合同履行过程中，因乙方原因造成的其工作人员自身、甲方或者第三方的人身及财产损失，相应责任（包括民事责任、行政责任以及刑事责任）均由乙方承担。

（13）乙方应将可能接触到甲方档案内容或数据的员工名单向甲方备案，未向甲方备案的员工不得接触到甲方档案内容或数据，原已备案员工离职也应及时书面告知甲方。

（14）未经甲方书面同意，乙方不得将本合同服务内容转包、分包给第三方。如乙方有转包、分包行为，甲方有权单方解除合同，乙方应向甲方承担违约责任并赔偿甲方的全部损失。

质量标准及技术和服务要求

档案整理质量要求

6.1.1.档案收集

（1）数据梳理：完成公司OA系统待归档文件梳理，包括文件核检、排序、完整性检查；

（2）纸质文件输出：将梳理完毕的OA系统待归档文件进行纸质版本输出，要求彩色打印，并确保输出文件的完整性和准确性。

6.1.2.档案整理

（1）组件/卷：分别遵循管理类文件、科技文件的形成规律，保持案卷内科技文件的有机联系和案卷的成套、系统，便于档案的保管和利用；

（2）编页码：每份文件或每卷文件需从1开始编写页码；

（3）著录：分别按照管理类档案、科技档案字段进行著录；需著录卷内目录和案卷目录；

（4）盖章：分别按照管理类档案、科技档案要求盖章；

（5）打印目录、备考表、盒脊、封面、总目录；

（6）装订（装订厚度合适，以3/4盒高为宜）、装盒；

（7）上架。

6.1.3.档案整理还原

（1）遵循尽可能保持档案原貌的原则，对扫描后的档案进行装订，保持每页档案原有的排列顺序不变，案卷不掉页。

（2）档案装订应按照档案原样，不可更换位置，尽可能地按照原有位置装订，保护原件。

（3）对于装订时某些页面必须进行折叠的情况，以尽可能地减少折痕数为原则，能不折叠就尽量不折叠。

（4）档案装订采用线装，如原始档案中发现不符合规范的装订物，予以剔除。

（5）档案装订，遵循“两对齐”要求，即装订侧边缘对齐，档案内页下边缘对齐。

6.1.4.档案实体管理

（1）档案实体是甲方的宝贵资料，在任何情况之下都要首先保证档案实体的安全。

（2）档案实体的出入库根据加工批次计划进行，并做好档案出入库登记。

（3）凡是对档案实体具有损毁或者破坏而无法还原的工作，都要绝对禁止。

（4）档案实体的拆分和还原要在相对独立的工作空间进行。

（5）在档案出库时，要记录不能拆卷的档案。

（6）在进行档案还原的时候，原则上要求利用原来档案上的索引孔，如果实在无法利用的，方可采用其他的方式装订案卷。

（7）在图纸打开后还原时，要依照原来的折痕折叠，不能依照个人意愿重新采用其他方式折叠。

（8）档案加工人员在接触档案实体前，要保证手的干燥和清洁，以免油污等沾污档案实体。

数字化加工要求

6.2.1.技术标准

本次档案数字化加工应符合《中国华能集团有限公司档案数字化实施办法》、《纸质档案数字化规范》（DA/T31-2017）、《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T18894-2016）等标准与规范，若标准之间出现矛盾时，以高标准为准。

6.2.2.扫描文件命名方式

电子文件名原则上按照档案实体中的档号命名，按件采用“案卷档号-卷内序号”方式命名。当多页文件以单页形式存储时，采用该档号建立相应文件夹，按页码顺序对图像文件命名。

6.2.3.档案扫描

（1）根据档案纸张幅面、质量状况、扫描要求等不同，选择最为合适的扫描仪进行数字化扫描工作。

（2）纸张状况较差，以及过薄、过软或超厚的档案，采用平板扫描方式；纸张状况好、数量多的档案采用高速扫描方式，扫描时保证档案原件不被损坏。

（3）工程图纸等大幅面的档案采用大幅面扫描仪进行扫描，不能一次性完成扫描的纸质档案，须进行分幅扫描，再采用图像拼接方法获得单一图像。

（4）页面为黑白两色，并且字迹清晰、不带插图的档案，可采用黑白二值模式扫描；页面为黑白两色，但字迹清晰度差或带有插图的档案，以及页面为多色文字的档案，可采用灰度模式扫描；页面中有红头、印章、彩图等的档案，采用彩色模式扫描。

（5）文件以件为单位，分辨率为300dpi方式扫描，一件保存为一个多页双层PDF文件；图纸以张为单位，分辨率为300dpi方式扫描，一张图纸保存为一个TIFF或JPG文件。

（6）扫描前根据档案卷内目录核对件数，确认数量是否与目录相符。

（7）检查档案的原始情况，凡有破损、掉页及装订异常的档案要汇报项目负责人，填写《档案原件问题记录单》，经询价人确认及项目负责人签字后才能进行下一步操作。

（8）去除档案的装订物，实现拆卷扫描，拆卷后要保证档案能够还原。装订成册的档案严禁拆开，应使用专业不拆卷扫描仪直接扫描。

（9）图纸要经过平整处理后进行扫描，折痕方向与扫描仪平行。

（10）按文件页号顺序扫描，不跨页，不漏页。

（11）扫描后的电子文件页面完整、清晰、字迹不断、噪点少，幅面偏斜角度小于3度。

（12）同一件档案扫描后的图像必须色调统一，幅面与原件统一。

（13）扫描后的文件按“扫描/姓名/日期/案卷档号/文件件号/”建立存放路径。

（14）扫描后核对每件的档号命名是否正确，同时确认每件扫描的总页数，查看是否有多页、少页、窜页等情况。

（15）每日扫描的图像文件检查完毕后要备份。

6.2.4.图像处理

（1）修图图像按“修图/姓名/日期/案卷档号/文件件号/”建立存放路径。

（2）检查扫描的图像是否清晰，完整，端正，如有问题要与扫描人员进行沟通或者重新扫描。

（3）纠偏：对出现偏斜的图像进行纠偏处理，校正的图像达到视觉基本感觉不偏斜为准，且不得丢失信息（例如纠偏后页号丢失）。方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯。

（4）裁边：对扫描完成多余的白边、无关的背景等，裁掉多余部分，缩小图像文件的容量，节省存储空间。

（5）修补：对于模糊的字迹，采用字迹锐化功能，清晰字迹笔画；对于缺少笔画的字迹，采用字迹填补功能，填补断线笔画。

（6）去污：对扫描后图像页面中出现的影响图像质量的杂质，如黑边、黑点、黑线等情况，应进行去污处理，处理过程中应遵循在不影响可懂度的前提下展现档案原貌的原则。

（7）图像拼接：对大幅面档案进行分幅扫描形成的多幅图像，应进行拼接处理，拼接处信息要完整，不能缺少任何信息，以保证图像的整体性。

（8）数字化后的成果文件，通过本地计算机硬盘、移动硬盘等形式，每天做增量备份。

6.2.5.图像质检

（1）对图像偏斜度、清晰度、失真度等进行检查。发现不符合图像质量要求时，应重新进行图像的处理。

（2）由于操作不当，造成扫描的图像文件不完整或无法清晰识别时，应重新扫描，使清晰度应最大限度的接近于档案原件。

（3）发现文件漏扫时，应及时补扫并正确插入图像。

（4）发现扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整。

（5）图像质检完成后，质检人员应及时对质检结果进行登记，详细记录图像质检结果和内容。

6.2.6.数据挂接

（1）整体数字化加工工作结束后，数字化成果数据通过质检环节确认“合格”后，须与询价方档案管理系统中的条目数据进行挂接。

（2）数据挂接后，条目数据与挂接数据文件应一一对应，挂接正确率100%。

（3）挂接的总量与纸质档案数字化加工的总量相同，挂接没有遗漏。

数据迁移要求

将本次数字化加工全部成果（条目和电子文件）及OA系统待归档文件全部迁移至华能集团数字档案馆平台中，确保迁移数据完整性和安全性。

专职档案员服务要求

6.4.1.劳动纪律管理

专职档案员日常考勤、请假休假、着装要求等应与甲方员工一致，请休假及外出须向所在管理部门办理手续；对无故迟到、早退及旷工等违反劳动纪律情况，甲方将根据甲方相关管理考核制度向乙方通报并给予相应处罚。

6.4.2.绩效管理

专职档案员每月末应就本月工作完成进度情况及下月工作计划安排向所在管理部门负责人进行汇报。甲方将从档案员工作的主动性、责任心、工作效率、工作成果等方面进行多维度考核评价，并将考核评价结果向乙方通报。

6.4.3.保密管理

专职档案员到岗后须与甲方签订外包服务人员保密承诺书，接受必要的安全保密培训教育，妥善保管甲方档案及文件材料，对在工作中接触到的甲方企业秘密承担保密义务。

6.4.4.其他

如专职档案员在驻场服务过程中未能达到合同内容要求，考核评价不合格，或合同期限内提出离岗离职的，乙方应确保合格的替换人员3日内到岗服务。

合同验收

验收标准

（1）严格按照上述质量标准及技术和服务要求开展验收。

（2）纸质档案整理材料完整，装订规范，顺序准确，码放整齐入库。

（3）影像准确率：100%，顺序准确，不多页、缺页，清晰程度视原件质量检查。

（4）影像质量：图像100%可读且页面清晰（去除杂点、黑边等）；数字影像的偏斜角度小于1度。

（5）影像、目录数据匹配准确率：100%。

（6）目录数据录入误差率：万分之三以内。

（7）驻场专职档案员工作质量通过甲方考核评价。

验收方法

（1）数据抽检：甲方以抽检的方式检查加工成果质量，包括影像质量和准确率，抽检的比例不得低于加工总量的5%。

（2）验收指标：抽检合格率达到95%以上（含95%）时，予以验收“通过”，合格率=抽检合格的文件数/抽检文件总数×100%。

（3）验收报告：甲方应指定专人抽检，并于完成全部加工工作后5日内完成验收，验收完毕后双方签署验收报告。

（4）档案员考核：按照甲方相关管理考核制度对档案年度工作任务完成情况等进行考核打分。

8.知识产权

（1）甲方档案本身所包含的知识产权由原所有人所有。

（2）乙方根据本合同规定服务对甲方档案进行著录、标引、扫描、摘录、汇编、研究、出版等而产生的知识产权归甲方所有。

（3）由乙方形成的，可脱离于甲方档案或本合同服务内容而独立存在的知识产权，如商标、软件著作权、专利技术、商业秘密等，归乙方所有。

9.反商业贿赂

（1）甲乙双方都清楚并愿意严格遵守中华人民共和国反商业贿赂的法律规定，双方都清楚任何形式的贿赂和贪渎行为都将触犯法律，并将受到法律的严惩。

（2）甲方或甲方经办人、乙方或乙方经办人均不得向对方、对方经办人、甲方客户或其他相关人员索要、收受、提供、给予合同约定外的任何利益，包括但不限于明扣、暗扣、现金、购物卡、实物、有价证券、旅游或其他非物质性利益等，但如该等利益属于行业惯例或通常做法，则须在合同中明示。

10.违约责任

（1）乙方未按照合同规定提供服务或服务质量未达要求而导致甲方蒙受经济损失的，乙方应向甲方赔偿直接经济损失。

（2）因乙方原因造成甲方档案被损毁、丢失、泄密或甲方知识产权被侵害的，乙方应向甲方赔偿由此导致的直接经济损失和相应间接经济损失。间接经济损失难以估量的，经双方友好协商确定，或提交仲裁机构裁决。

（3）因甲方原因导致乙方不能按照约定履行合同或乙方知识产权被侵害的，甲方应向乙方赔偿由此导致的直接经济损失和相应间接经济损失。

（4）由甲方原因造成甲方档案丢失、损毁或泄密的，由甲方承担相应责任，乙方配合甲方开展调查取证。

（5）乙方未按照本合同约定的时间完成服务内容、交付服务成果的，甲方有权要求乙方予以赔偿。每逾期一天，乙方应赔偿甲方合同金额1%的违约金；逾期超过1个月的，甲方有权中止或解除合同，并要求乙方承担违约责任。

（6）因乙方原因造成甲方档案被损毁、丢失或泄密的重大事件，或使甲方档案面临严重威胁时，甲方有权解除合同，并要求乙方承担违约责任。

（7）非经甲方事先书面同意，乙方不得将其在本合同项下的权利和/或义务转让给第三方，否则甲方有权单方解除本合同，乙方应退还甲方已支付的全部款项，并按本合同金额的5%向甲方支付违约金。

11.不可抗力

因不可抗力造成合同不能履行的，根据不可抗力的影响，部分或全部免除责任；但遭受不可抗力一方应尽快向对方出具不可抗力事件的证明，并尽量减少不可抗力对合同履行的影响。

12.保密条款

根据《中华人民共和国档案法》《科学技术保密规定》及《中华人民共和国保守国家秘密法》的要求，为做好档案外包服务的保密安全工作，经双方协商，双方应遵守如下保密规定。

（1）禁止与本项目无关人员进入工作现场，非本项目工作人员因工作需要进入现场，必须经甲方批准后方可进入。

（2）档案员及档案整理团队工作人员不得超越职责范围为他人办理档案查阅事项；不得在任何场合谈论与档案有关的内容。

（3）工作现场的档案材料应摆放整齐，不得乱放。数字化加工使用完毕的档案材料要及时整理、装订，并向甲方移交。禁止将档案资料带出办公大楼。

（4）甲方提供需数字化处理的档案资料仅限于乙方制作档案数字化使用，禁止任何工作人员将档案内容进行复制或摘抄。对造成泄露档案机密的，将视其情节轻重予以严肃查处，构成犯罪的，依法追究其刑事责任。

（5）工作人员不得擅自带入或带出各种磁盘、光盘、U盘等存储介质；因工作需要确须带入或带出工作现场的存储介质，须经甲方同意，并办理检查登记手续。

（6）用于数字化加工的计算机、扫描仪及各种软件等应进行计算机病毒检查，工作中应采取相应防病毒措施。同时要采取现代保密技术防护手段，防止档案机密泄漏。

（7）工作人员变动时，要认真办理交接手续，同时做好离职安全保密检查工作，移交有关证件并通知甲方。

（8）凡违犯《档案法》《保密法》或档案保密规定的人员，将视其情节轻重予以严肃查处。乙方工作人员均有责任、有权利与一切危及档案资料保密的言论、行为作斗争。对维护档案保密做出贡献的人员，酌情予以表彰奖励。

（9）凡涉及档案机密的工作人员一律不准在家庭、子女及无关人员面前谈论有关档案机密内容，不得在普通电话、明码电报和私人通信中暴露档案机密。

（10）档案数字化加工过程中的档案应做到下班及时入库，工作现场夜间不得存放档案。

（11）档案出入库必须有专人负责并严格履行档案、资料出入库登记，档案出入库需甲乙双方负责人均在场监督完成，并签署档案出入库登记单。

（12）严禁携带易燃、易爆物品进入工作现场。

（13）项目完成后，对使用的设备和存储介质必须清除所有档案和目录数据。

（14）乙方应承担约定的保密责任，妥善保管有关的文件和资料，并对有关人员进行保密安全教育。

（15）未尽事宜按《国家保密法》等有关规定执行。

13.合同生效及其他

（1）本合同的签订、履行和终止均适用中华人民共和国法律法规，任何由本合同引起的及和其相关的争议，双方应通过友好协商解决，协商不成的争议应提交甲方所在地人民法院诉讼解决。

（2）本合同自双方法定代表人或授权代表人签字并加盖公章或合同专用章之日起生效。

（3）合同一式肆份，甲乙双方各执贰份，每份具有相同的法律效力。

（4）执行合同期间，经双方协商可以对本合同签订补充协议，补充协议与本合同相抵触的，则执行补充协议所确定的内容，与之相抵触的本合同中相关内容失效。但变更或补充本合同内容的补充协议须以书面形式并经双方法定代表人或授权代表人签字并加盖公章或合同专用章方可生效，否则双方仍有义务继续执行本合同原相关内容。

（以下无正文）

（合同签署页）

甲方乙方名称：华能国际工程技术有限公司（盖章）名称：（盖章）法定代表人或授权代表（签字）：法定代表人或授权代表（签字）：地址：地址：邮编：邮编：电话：电话：开户银行：开户银行账号：账号：税号：税号：日期：2023年月日日期：2023年月日甲方乙方名称：华能国际工程技术有限公司（盖章）名称：（盖章）法定代表人或授权代表（签字）：法定代表人或授权代表（签字）：地址：地址：邮编：邮编：电话：电话：开户银行：开户银行账号：账号：税号：税号：日期：2023年月日日期：2023年月日

第五章采购需求

项目概况

进一步加强华能国际工程技术有限公司（以下简称公司）及公司各工程项目档案管理工作，确保公司及公司各工程项目档案管理工作有序开展。

计划服务地点：采购方工作地及工程项目所在地，包括但不限于吉林、湖南、河北、江西、内蒙古、甘肃等省、市、县（区）、乡镇（街道）、园区等区域。

计划服务期：6个月。

计划档案管理人员需求数量：专职档案管理人员4人。

采购服务具体档案人员数量及工作时间等以采购方的工作实际需求为准。

项目范围（包括但不限于）

（1）供应商根据国家标准、行业规范以及华能集团、采购方、工程项目业主单位等规章制度要求，负责采购方在全国各地工程项目档案的指导、培训、收集、协助管理等工作，项目结束后，项目档案规范完整移交给工程项目业主单位和采购方。

（2）供应商安排4名符合采购方服务需求的专职档案员，负责工程项目等档案的收集、整理、归档工作；按照工程项目所在地工程档案进馆标准进行培训工作。

（3）协助采购方建立健全项目档案工作制度，制定项目档案管理的规范和办法，确保采购方及其项目分包单位在项目文件材料的形成、收集、整理、归档过程中有据可依。

（4）做好采购方现场项目文件材料的收集、整理和归档工作，完成项目档案鉴定、保管、统计、利用等各项档案业务工作。

（5）完成存量及增量项目档案数字化加工工作；推进数字档案馆系统建设，完成系统功能配置、历史数据挂接、OA实时归档数据与线上档案资源的整理。

（6）协助采购方监督、指导其分包单位，做好项目文件的收集、整理工作；审核、汇总采购方及其分包单位的项目档案，经监理单位审查后及时向建设单位移交。

（7）配合采购方及相关单位（档案行政管理部门、甲方上级主管单位、项目建设单位等）的业务指导、监督和检查；确保项目档案符合完整、准确、系统、规范与安全要求，并与工程建设同步，一次通过验收。

（8）负责工程项目等档案移交进馆工作，对出现不符合要求的档案及时进行整改，直到移交完成。

技术标准

（1）《档案著录规则》（DA/T18-2022）；

（2）《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T18894-2016）；

（3）《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2008）；

（4）《归档文件整理规则》（DA/T22-2015）

（5）中华人民共和国档案行业标准《纸质档案数字化技术规范》（DA/T31-2017）。

（6）中国华能集团有限公司档案管理制度：《中国华能集团有限公司档案管理规定》《中国华能集团有限公司归档文件整理办法》《中国华能集团有限公司录音录像类电子档案管理办法》《中国华能集团有限公司数码照片归档管理办法》《中国华能集团有限公司实物档案管理办法》《中国华能集团有限公司科技档案管理办法》《中国华能集团有限公司涉密档案管理办法》《中国华能集团有限公司档案数字化实施办法》《中国华能集团数字档案馆档案利用权限管理办法》《中国华能集团公司档案库房管理办法》。

档案整理质量要求

档案收集

（1）数据梳理：完成公司OA系统待归档文件梳理，包括文件核检、排序、完整性检查；

（2）纸质文件输出：将梳理完毕的OA系统待归档文件进行纸质版本输出，要求彩色打印，并确保输出文件的完整性和准确性。

档案整理

（1）组件/卷：分别遵循管理类文件、科技文件的形成规律，保持案卷内科技文件的有机联系和案卷的成套、系统，便于档案的保管和利用；

（2）编页码：每份文件或每卷文件需从1开始编写页码；

（3）著录：分别按照管理类档案、科技档案字段进行著录；需著录卷内目录和案卷目录；

（4）盖章：分别按照管理类档案、科技档案要求盖章；

（5）打印目录、备考表、盒脊、封面、总目录；

（6）装订（装订厚度合适，以3/4盒高为宜）、装盒；

（7）上架。

档案整理还原

（1）遵循尽可能保持档案原貌的原则，对扫描后的档案进行装订，保持每页档案原有的排列顺序不变，案卷不掉页。

（2）档案装订应按照档案原样，不可更换位置，尽可能地按照原有位置装订，保护原件。

（3）对于装订时某些页面必须进行折叠的情况，以尽可能地减少折痕数为原则，能不折叠就尽量不折叠。

（4）档案装订采用线装，如原始档案中发现不符合规范的装订物，予以剔除。

（5）档案装订，遵循“两对齐”要求，即装订侧边缘对齐，档案内页下边缘对齐。

工作人员及时间要求

（1）加工人员要求：为保证档案实体和档案信息的安全及扫描质量，兼顾年度档案集中整理时限要求，报价人要有必要措施保证一支人员数量相对稳定、业务技术熟练的档案服务团队，团队人员要严格遵守询价人的安全保密各项要求。

（2）工作时间：报价人应遵循询价人的年度档案集中整理时间安排及日常作息时间开展工作。如需加班，可经询价人认可后自行安排。

施工场地管理

（1）档案的拆分和还原要同档案的加工分开，在不同的区域分别作业。

（2）有可能损坏档案实体的物品（如：墨水、雨伞等）不准带入工作场地；饮水用的水杯等物品，应该远离档案，集中存放；严禁在工作场所吸烟以及携带明火。

（3）每天晚上下班前10分钟，统计并记录本日的工作量；对于有实体档案在手的，需要记录档案实体的数量。第二天早上提前10分钟，检查并核对前一天晚上记录的实体数量。

（4）档案实体放于高处（工作台上），不能放在地上。

（5）数字化加工人员在工作中尽量采取措施保证环境卫生和减少对空气的污染。

（6）数字化加工人员在工作中应加强安全用电意识，下班前应切断各种设备电源。

档案实体管理

（1）档案实体是询价人的宝贵资料，在任何情况之下都要首先保证档案实体的安全。

（2）档案实体的出入库根据加工批次计划进行，并做好档案出入库登记。

（3）凡是对档案实体具有损毁或者破坏而无法还原的工作，都要绝对禁止。

（4）档案实体的拆分和还原要在相对独立的工作空间进行。

（5）在档案出库时，要记录不能拆卷的档案。

（6）在进行档案还原的时候，原则上要求利用原来档案上的索引孔，如果实在无法利用的，方可采用其他的方式装订案卷。

（7）在图纸打开后还原时，要依照原来的折痕折叠，不能依照个人意愿重新采用其他方式折叠。

（8）档案加工人员在接触档案实体前，要保证手的干燥和清洁，以免油污等沾污档案实体。

数字化加工要求

技术标准

本次档案数字化加工应符合《中国华能集团有限公司档案数字化实施办法》、《纸质档案数字化规范》（DA/T31-2017）、《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T18894-2016）等标准与规范，若标准之间出现矛盾时，以高标准为准。

扫描文件命名方式

电子文件名原则上按照档案实体中的档号命名，按件采用“案卷档号-卷内序号”方式命名。当多页文件以单页形式存储时，采用该档号建立相应文件夹，按页码顺序对图像文件命名。

档案扫描

（1）根据档案纸张幅面、质量状况、扫描要求等不同，选择最为合适的扫描仪进行数字化扫描工作。

（2）纸张状况较差，以及过薄、过软或超厚的档案，采用平板扫描方式；纸张状况好、数量多的档案采用高速扫描方式，扫描时保证档案原件不被损坏。

（3）工程图纸等大幅面的档案采用大幅面扫描仪进行扫描，不能一次性完成扫描的纸质档案，须进行分幅扫描，再采用图像拼接方法获得单一图像。

（4）页面为黑白两色，并且字迹清晰、不带插图的档案，可采用黑白二值模式扫描；页面为黑白两色，但字迹清晰度差或带有插图的档案，以及页面为多色文字的档案，可采用灰度模式扫描；页面中有红头、印章、彩图等的档案，采用彩色模式扫描。

（5）文件以件为单位，分辨率为300dpi方式扫描，一件保存为一个多页双层PDF文件；图纸以张为单位，分辨率为300dpi方式扫描，一张图纸保存为一个TIFF或JPG文件。

（6）扫描前根据档案卷内目录核对件数，确认数量是否与目录相符。

（7）检查档案的原始情况，凡有破损、掉页及装订异常的档案要汇报项目负责人，填写《档案原件问题记录单》，经询价人确认及项目负责人签字后才能进行下一步操作。

（8）去除档案的装订物，实现拆卷扫描，拆卷后要保证档案能够还原。装订成册的档案严禁拆开，应使用专业不拆卷扫描仪直接扫描。

（9）图纸要经过平整处理后进行扫描，折痕方向与扫描仪平行。

（10）按文件页号顺序扫描，不跨页，不漏页。

（11）扫描后的电子文件页面完整、清晰、字迹不断、噪点少，幅面偏斜角度小于3度。

（12）同一件档案扫描后的图像必须色调统一，幅面与原件统一。

（13）扫描后的文件按“扫描/姓名/日期/案卷档号/文件件号/”建立存放路径。

（14）扫描后核对每件的档号命名是否正确，同时确认每件扫描的总页数，查看是否有多页、少页、窜页等情况。

（15）每日扫描的图像文件检查完毕后要备份。

图像处理

（1）修图图像按“修图/姓名/日期/案卷档号/文件件号/”建立存放路径。

（2）检查扫描的图像是否清晰，完整，端正，如有问题要与扫描人员进行沟通或者重新扫描。

（3）纠偏：对出现偏斜的图像进行纠偏处理，校正的图像达到视觉基本感觉不偏斜为准，且不得丢失信息（例如纠偏后页号丢失）。方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯。

（4）裁边：对扫描完成多余的白边、无关的背景等，裁掉多余部分，缩小图像文件的容量，节省存储空间。

（5）修补：对于模糊的字迹，采用字迹锐化功能，清晰字迹笔画；对于缺少笔画的字迹，采用字迹填补功能，填补断线笔画。

（6）去污：对扫描后图像页面中出现的影响图像质量的杂质，如黑边、黑点、黑线等情况，应进行去污处理，处理过程中应遵循在不影响可懂度的前提下展现档案原貌的原则。

（7）图像拼接：对大幅面档案进行分幅扫描形成的多幅图像，应进行拼接处理，拼接处信息要完整，不能缺少任何信息，以保证图像的整体性。

（8）数字化后的成果文件，通过本地计算机硬盘、移动硬盘等形式，每天做增量备份。

图像质检

（1）对图像偏斜度、清晰度、失真度等进行检查。发现不符合图像质量要求时，应重新进行图像的处理。

（2）由于操作不当，造成扫描的图像文件不完整或无法清晰识别时，应重新扫描，使清晰度应最大限度的接近于档案原件。

（3）发现文件漏扫时，应及时补扫并正确插入图像。

（4）发现扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整。

（5）图像质检完成后，质检人员应及时对质检结果进行登记，详细记录图像质检结果和内容。

数据挂接

（1）整体数字化加工工作结束后，数字化成果数据通过质检环节确认“合格”后，须与询价方档案管理系统中的条目数据进行挂接。

（2）数据挂接后，条目数据与挂接数据文件应一一对应，挂接正确率100%。

（3）挂接的总量与纸质档案数字化加工的总量相同，挂接没有遗漏。

数据验收

采用抽检的方式进行检验，包括图像文件、数据挂接的总体质量。抽检比率不低于10%，抽检合格率应为100%。

数据迁移要求

将本次数字化加工全部成果（条目和电子文件）及OA系统待归档文件全部迁移至华能集团数字档案馆平台中，确保迁移数据完整性和安全性。

专职档案员要求

人员要求

（1）资质要求：需为供应商正式职工，大专学历或本科以上学历，持有国家档案局印发的档案岗位资格培训证明，具备5年及以上的企业档案管理长期驻场经验，对档案信息管理系统有一定了解（需提供人员简历、近1年劳动社保缴纳证明、学历证明、国家档案局或省级档案局档案岗位资格培训证明）。

（2）专职档案员办公地点为甲方公司及项目公司，日常考勤、请假休假、着装要求等劳动纪律管理应按照甲方管理部门要求执行。

（3）乙方应保障投标提供的相应人员信息与实际到岗人员一致。

（4）如专职档案员在驻场服务过程中未能达到合同内容要求，考核评价不合格，或合同期限内提出离岗离职的，乙方应确保合格的替换人员3日内到岗服务。

工作内容

（1）协助甲方建立健全项目档案工作制度，制定项目档案管理的规范和办法，确保甲方及其项目分包单位在项目文件材料的形成、收集、整理、归档过程中有据可依。

（2）做好甲方现场项目文件材料的收集、整理和归档工作，完成项目档案鉴定、保管、统计、利用等各项档案业务工作。

（3）完成存量及增量项目档案数字化加工工作；推进数字档案馆系统建设，完成系统功能配置、历史数据挂接、OA实时归档数据与线上档案资源的整理。

（4）协助甲方监督、指导其分包单位，做好项目文件的收集、整理工作；审核、汇总甲方及其分包单位的项目档案，经监理单位审查后及时向建设单位移交。

（5）配合甲方及相关单位（档案行政管理部门、甲方上级主管单位、项目建设单位等）的业务指导、监督和检查；确保项目档案符合完整、准确、系统、规范与安全要求，并与工程建设同步，一次通过验收。

服务期限

服务自合同签署生效之日起至甲方工程项目完成档案验收双方义务履行完毕后终结，具体服务时间以甲方工作实际需求为准。

服务地点

采购方工作地及工程项目所在地。

安全与保密要求

安全预案

制定档案数字化加工安全预案，清除安全隐患，避免安全事故的发生。

保密协议

合同中约定保密条款，服务人员签订保密协议，防止泄密事件的发生。

全程监控

在加工场所安装监控系统，保证24小时无死角监控措施。通过电子监控系统，将加工人员作业期间各环节全程监控、不定时抽查。确保纸质档案和电子数据的安全。

及时销毁

服务人员在作业完成后，应在采购人监督下销毁设备中全部有关询价方的信息，同时，作业过程中所产生的废光盘以及校对草稿，均交询价方检查并处理。为监督服务人员的保密义务履行，采购人有权随时对服务人员的相关设备、设施进行检查。

第六章响应文件格式

项目采购

响应文件

采购编号：

供应商：（盖章）

日期：年月日

目录

一、授权委托书

二、报价部分

三、商务部分

四、技术部分

五、偏差表

一、授权委托书

本人（姓名）系（供应商名称）的法定代表人（单位负责人），现委托（姓名）为我方代理人。代理人根据授权，以我方名义签署、澄清确认、递交、撤回、修改（项目名称）采购项目响应文件、签订合同和处理有关事宜，其法律后果由我方承担。

委托期限：。

代理人无转委托权。

附：法定代表人（单位负责人）身份证复印件及委托代理人身份证复印件

注：本授权委托书需由供应商加盖单位公章并由其法定代表人（单位负责人）签字。

供应商：（单位公章）

法定代表人（单位负责人）：（签字）

委托代理人：（签字）

年月日

注：如供应商法定代表人参加采购行为，只需附其身份证复印件。

二、报价部分

1.报价说明

1.1本说明应与供应商须知、合同条款等文件一起参照阅读。

1.2除合同另有规定外，报价应包括供应商为完成本合同规定的工作所承担的全部费用，包括成本、税金、利润等，并考虑了应由供应商承担的义务、责任和风险所发生的费用。

2.响应报价表

2.1报价汇总表（格式）

报价表

单位：人民币元

供应商名称：（盖章）

年月日

2.2分项报价表

格式自拟。

三、商务部分

1.商务部分摘要表

商务部分摘要表

按照采购文件要求后附企业法人营业执照副本、资质证书（如要求）、安全生产许可证（如要求）、类似业绩（如要求）合同扫描件等资料影印件。

供应商全称：（盖章）

日期：

2.法人营业执照

3.近3年内财务状况

近3年财务状况表

4.付款条件

5.类似项目业绩合同（如要求）

6.商务偏离表及配套性说明

7.资质证书及其他证明材料（如要求）

四、技术部分

供应商根据采购需求自行编制，格式自拟。

五、偏差表