启东市财政局档案整理及数字化项目

市场询价公告

启东市财政局档案整理及数字化项目即将实施，现就启东市财政局档案整理及数字化项目进行市场询价调研。

一、采购内容：

启东市财政局档案整理及数字化项目，包括：

1、按科室及职能范围分批领取材料，对材料逐份逐张进行审查评定，鉴定确定保存价值，确定保管期限；

2、将需存档的材料按保管期限、再按时间顺序排列、组卷；

3、案卷排序、卷内排序、编页码、打印卷内目录、打印封皮、填制备考表、装订、装盒盖章、上架入库；

4、案卷封面目录信息录入、卷内文件目录信息录入等著录工作；

5、档案扫描、存储命名、图像处理、图像属性标注、挂接数据库、数据备份等数据扫描处理工作；

6、档案的拆卷、整理、扫描、纠偏、去污、恢复装订案卷等档案制作工作；

7、数据上传档案管理系统、硬盘、光盘备份工作。

二、工作要求

1、档案数字化扫描工作要求

（1）扫描色彩模式：使用彩色模式进行扫描，如非采购方要求，不能更改为灰度或黑白模式。

（2）扫描工艺：A3幅面及以下的档案资料必须采用一次性成图的方式进行处理，大于A3幅面的资料采用大幅面工程扫描仪一次性成图，也可通过多次扫描进行图像拼接的方式完成；各种手写、复写的信息，如收据、发票，手写或复写的明细表等纸质较软、纸型较薄、字迹暗淡的文件，必须使用平板扫描仪扫描。

（3）图像处理：对通过扫描取得的档案图像要进行必要的处理，如：旋转、去噪、去边、去污、调整亮度和对比度等，确保数字化图像资料不重复、不遗漏、清晰无边、不倾斜、无污点、与实物档案保持实质性一致，适合屏幕显示且打印质量清晰；年代久远的发黄纸张，扫描生成的图像需消除底色。

（4）扫描成果要求：扫描文件保存为JPG格式，同时经OCR识别后转换成双层PDF格式，提供JPG、TIF、双层PDF三种格式文件作为备份。

（5）分辨率：扫描分辨率为300dpi，特殊情况，如文字偏小、密集、清晰度以及纸质状况较差等，可适当提高分辨率。

（6）图像文件大小：单个A4幅面的资料形成的彩色图像文件大小原则上不大于1M。

（7）图像清晰度：小五号复杂笔画中文文字在屏幕显示和原样打印后的准确识读率达到95%以上。

（8）对扫描图像文件进行核对与检查，确保图像页面与档案原件页面一一对应，不得出现颠倒、缺页、重页或错页情况；对扫描图像进行加工裁剪、去边、去污等技术处理，不留文字版面外的暗影、无干扰信息；扫描时应根据纸张质地、底色、薄厚程度等因素，设置最佳的扫描明暗度、对比度，保证档案扫描图像与原件一致、整洁、清晰；扫描完成后，应尽可能地按照原来的装订孔进行装订，并确保文件排列顺序正确，无漏页、不压字、页面不颠倒且装订牢固。

（10）扫描图像的倾斜度不得超出1度，不允许有折叠或缺损，保持图像的完整，图片端正、无扭曲。

（11）以下文档必须保证扫描图像能正确反映原始信息：

各种结论和审批性材料（收件收据、存根、审定书、审批表等），各种文件中的红、蓝色印章信息。例如：收件日期、存根中的领证日期、领证人签名、房改房资料中的单位印章、批准日期、合同文件中的各类印章、指印等。

（12）数字化扫描图像的排列与编目必须与实物档案的排列编目一致。

2、档案数据处理、挂接工作要求

（1）按要求著录案卷目录和文件目录信息，建立案卷级目录数据库和文件级目录数据库，并通过专业技术把目录库与数字化加工的档案关联。

（2）图像文件挂接时需标注档案图像属性：

①业务受理号：本卷档案所对应的登记业务的业务流水号；

②案卷号：本卷档案的流水号，按年度和档案类别进行编制，本号码要求连续，且无重复号、无断号、跳号；

③材料名称：图像所对应的材料类型名称，如登记申请书、审核表、商品房购买合同等；

④页码：本页图像对应档案的页码。

（3）档案数字化转换过程中形成的目录数据库与图像数据库，质检合格后，按要求将图片输出成双层PDF，并通过双层PDF双流输出系统，将数据通过网络及时加载到数据服务器端汇总。可实现目录数据对相关联的数字图像自动搜索、匹配和加载显示，实现批量、快速挂接。

3、纸质档案制作及装订工作要求

所有重复材料、鉴定不归档材料、打印或制作错误的封皮、目录、标签等材料都必须交给采购方统一销毁。

纸质档案成果以盒为基础单位进行提交的，每盒档案由档案盒、盒内目录以及相应数量的档案组成；纸质档案成果以卷为基础单位进行提交的，每卷档案由封皮、卷内目录、档案文件、封底（含备考表内容）组成，缺一不可。档案盒根据确定的厚度适量装入纸质档案，具体装入卷（件）数由档案实际厚度决定，档案盒脊上详细记录全宗号、目录号、分类号、案卷号和年度，档案盒内应装入盒目录，盒目录详细记载盒内案卷的盒号、档号、登记户名和受理号、盒内总卷（件）数等内容。

（1）盒脊内容包含全宗号、目录号、分类号、案卷号和年度组成，使用活字印章或者打印的方式印制到档案盒脊上。

（2）盒内目录包含当前档案盒的基本信息及盒内档案的清单，档案盒的基本信息包含以下几项：

①卷（件）数：档案盒内档案的卷（件）数；

②装盒单位：执行装盒操作的单位名称；

③装盒日期：完成装盒的日期；

④盒内档案的清单（序号、档号、登记户名、受理号）。

（4）备考表统一使用采购人提供的格式打印或印刷，每卷档案最后均附一张备考表，如遇档案材料发生更改、替换，需在备考表上注明。

（5）单卷档案依次由封皮、卷内目录、档案文件、备考表、封底组合而成。按照左、下对齐，三孔穿线方式进行装订。

且必须做到以下几点：

①档案装订过程中不得改变原始资料纸质载体的原貌，不得损坏原载体和字迹及其他历史痕迹，不得造成文字信息和其他历史痕迹的位移、消褪扩散；

②原纸张幅面过小的，应采用A4托纸（70克）进行裱糊；

③超宽、超长的资料按A4尺寸进行风琴式折叠。装订不得压字和掉页。

④供应商对所加工的档案进行全部检查无误后提交采购人。采购人将按照5%的比例对整理装订的质量进行抽检。如果在抽查和影像利用中发现质量错误的，采购人将实体档案退回给供应商，由投标方重新进行处理或加工后再行移交。

4、档案数字化管理软件要求

供应商应保证在本项目使用的任何产品和服务（包括部分使用）时，不会产生因第三方提出侵犯其专利权、商标权或其它知识产权而引起的法律和经济纠纷，如因专利权、商标权或其它知识产权而引起法律和经济纠纷，采购人有权解除与供应商的合同，且由此产生的一切责任均由供应商承担。

供应商所使用的档案数字化扫描加工软件应具有生产出符合采购人要求的成果，且具有一定的灵活性和可维护性，功能能够根据采购人的实际情况做适当的调整。供应商所使用的档案数字化扫描加工软件应包含但不限于以下功能：

（1）扫描控制：包括对扫描色彩的控制，分辨率的控制。

（2）权限管理：能灵活控制使用者的权限。

（3）信息查询浏览：采购人能通过此软件全面查询档案的基本信息，所在库房的位置信息，档案影像及其属性信息，以及档案生产的流程日志等。

（4）流程控制：能明确反映案卷处于某个工作组的某道工序的某个操作人员手上。

（5）图像处理功能：去黑边、自动或手动纠偏、缩放，左右90o旋转，自动确定或更正图像标准幅面等。

（6）图像属性处理：标识图像的受理号、档号、页码、页面大小、是否复制件、是否更改件、是否原件不清、备注。

（7）纸质档案成果处理：能制作、打印档案的封皮、盒内目录、卷内目录、盒脊标签等。

（8）数据质检：提供的质检功能包含供应商内部质检和采购人质检的功能。

（9）成果提交：已扫描的档案影像及其属性数据能够根据采购人存储结构要求，随时上传（导入）到采购方档案管理系统。

（10）数据统计功能：能按照不同周期（日、周、月、年）提供档案交接、归还、扫描、质检、数据入库等指标的报表。

5、数据备份要求

所有数据库、扫描成果等电子数据均需备份，供应商除在采购方指定的档案管理系统上完成上传，还应在成果验收时提交移动硬盘、光盘介质的备份各两份（扫描成果电子备份数据需包含JPG、TIF、双层PDF三种格式文件），备份介质品牌由招标方指定，其采购及费用由供应商自行承担。

6、档案数字化设备及耗材要求

供应商需自行提供本次档案数字化服务所需设备和数字化加工软件，提供的设备、软件均需符合档案数字化要求，并按照采购方的要求管理设备。采购方只提供场地、相关水电需求和档案盒、档案封皮等及业务指导、档案原件以及数据验收，其他工作内容由成交供应商承担。

7、加工质量要求

供应商提供的档案成果要符合《档案法》、国家档案局、江苏省档案局、省自然资源厅关于归档、立卷的有关规定，要满足采购单位提出的有关档案整理方面的相关要求。

供应商提交到采购人档案管理系统上的数据，采购人会按固定比例的数量进行抽检，抽检内容包括对图像质量，图像和实体的对应，图像属性的质量，图像与属性的对应，数据完整性等。如果在抽检和影像利用中发现质量错误的，采购人将实体档案退回给供应商，由供应商重新进行处理或加工后再行移交。

（1）质检的技术规范和标准

除国家法律法规、行业标准的规定及本要求特别说明之外，以下规范性引用文件作为要求的基本技术条款。

《纸质档案数字化技术规范》 DA/T 31-2017

《档案著录规则》

《电子文件归档与管理规范》 GB/T 18894-2002

《照片档案管理规范》 GB/T 11821-2002

《档案数字化外包安全管理规范》

（2）数字化扫描加工质量检验的内容

纸质档案与系统数据是否挂接正确；

档案资料是否扫描完整、是否漏扫或多扫；

电子档案是否与纸质档案的排序一致；

图像是否清晰，容量是否合适；

图像是否进行处理（幅面、方向、整洁等）；

目录名称是否正确、是否与实体资料一致，是否有漏编或错编页码的情况；

是否标注了“材料名称”、“受理号”、“档号”、“复制件”、“原件不清”等相关标志、标志是否标注正确；

封皮打印是否正确、规范；

目录打印是否正确、规范；

实体档案的装订是否正确、规范；

托裱是否平整、美观；

其他需要检查的项目。

（3）档案退回的指标

采购方以供应商每日提交的数据作为一个批次进行抽检，如该批次的质检指标不符合下列条件之一，则供应商需要对该批次的数据进行全面质检，修正错误后重新提交。采购人会对该批次再次进行抽检，如仍不达标，投标需要对该批次的档案重新进行整理、扫描，直至通过为止。如供应商在一月内有5批次（含5次）以上质检结果不达标，采购人有权中止合同，拒付余款，并追究供应商责任。质检的其他具体指标如下：

电子档案与系统数据挂接的错误率小于千分之一；

图像错误数量小于百分之二；

图像属性标注错误小于百分之五；

纸质档案（纸张整理、裱糊、目录制作、装订）错误率小于百分之二。

8、安全保障措施

成交供应商需无条件提供相应的措施，以确保采购方的档案安全：

（1）用于档案数字化扫描的计算机禁止连接互联网，需要与互联网物理隔离。

（2）封闭计算机与外部存储设备输出接口。

（3）采取防病毒措施。

（4）采取数据备份措施，如双机热备或使用RAID阵列存储。

（5）强化内部管理和员工教育，与员工签订保密协议。

9、保密工作要求

成交供应商必须遵守采购方保密要求，若因材料内容泄密造成重大影响，应承担相应法律和赔偿责任。

（1）成交供应商须在合同中进行责任约定（保密安全协议另签）；中标单位在工作期间必须遵守相关保密制度。

（2）档案数字化加工后的各种影像、资料所有权属招标单位，各种统计资料、影像资料、光盘资料、纸质资料及各种清单等在项目结束时都必须完整移交。

（3）工作人员不得以任何形式将各项档案资料带出指定工作现场，不得以任何形式进行泄漏、传播；不得无故查看及讨论档案内容。

（4）工作人员未经同意，不得私自携带任何可存储设备进入或离开工作现场。

二、报价供应商的要求：

1.供应商具有有效的营业执照或事业单位法人证书。

2.近二年内（投标截止日前推两年）有从事档案数据整理成功案例。

三、约定事项

1、参与报价的单位需将法人营业执照复印件、成功案例、市场询价表于2023年04月21日17:00前，送或寄或发送电子邮件，联系地址：启东市国动产业园18号楼5楼（以邮戳为准），联系人：陈燕，联系电话：18932203970，邮箱：514361830@qq.com。

2、其他：⑴请报价单位认真核算、如实报价，如发现虚假报价的，该单位记入黑名单；⑵本次报价仅作为市场调研用，因此价格仅供参考；⑶本次调研询价不接收质疑函，只接收对本项目的建议。

启东市财政局

2023年04月18日

启东市财政局档案整理及数字化项目询价表

项目名称	启东市财政局档案整理及数字化项目
投标报价	A4（含扫描）	单价： 元/张
	A4（不含扫描）	单价： 元/米
备注	1.对于大于A4幅面的文档统一折算成A4页，A3=2张A4；A2=4张A4；A1=8张A4；A0=16张A4。 2.按采购项目的内容及服务要求完成。 3.报价包含所有工作过程中产生的费用。

附营业执照、成功案例

报价单位：

联系人：

联系电话：

报价日期：