一、功能及要求：
参照湘人服〔2021〕13号：关于印发《湖南省流动人员人事档案整理工作标准》、《湖南省流动人员人事档案数字化扫描工作标准》的通知、《档案数字化外包安全管理规范》（档办发〔2014〕7号）、 《关于进一步加强档案安全工作的意见》（档发〔2016〕6号）、《干部人事档案数字化技术规范(GB_T_33870-2017)》、《纸质档案数字化规范》文档中对于档案数字化的描述。
二、相关标准：
 
1、《中华人民共和国档案法》
2、《纸质档案数字化技术规范》（DA/T31-2017）
3、《中共中央办公厅印发<干部人事档案工作条例>》（中办发[2018]60号）
4、《关于印发<湖南省流动人员人事档案整理工作标准>、<湖南省流动人员人事档案数字化扫描工作标准>的通知》（湘人服[2021]13号）
5、《湖南省档案数字化工作安全保密管理暂行办法》
6、采购人自行出具的文件材料归档范围及保管期限参考标准等相关文件要求。
上述标准如有不足之处或未能达到国家最新标准时，中标供应商应使实施及选用的设备和材料符合最新国家标准、规范。
三、技术规格：
 
1、分类要求
第一类：履历类材料。主要有《干部履历表》和干部简历等材料。
第二类：自传和思想类材料。主要有自传、参加党的重大教育活动情况和重要党性分析、重要思想汇报等材料。
第三类：考核鉴定类材料。主要有平时考核、年度考核、专项考核、任（聘）期考核，工作鉴定，重大政治事件、突发事件和重大任务中的表现，援派、挂职锻炼考核鉴定，党组织书记抓基层党建评价意见等材料。
第四类：学历学位、专业技术职务（职称）、学术评鉴和教育培训类材料。主要有中学以来取得的学历学位，职业（任职）资格和评聘专业技术职务（职称），当选院士、入选重大人才工程，发明创造、科研成果获奖、著作译著和有重大影响的论文目录，政策理论、业务知识、文化素养培训和技能训练情况等材料。
第五类：政审、审计和审核类材料。主要有政治历史情况审查，领导干部经济责任审计和自然资源资产离任审计的审计结果及整改情况、履行干部选拔任用工作职责离任检查结果及说明，证明，干部基本信息审核认定、干部人事档案任前审核登记表，廉洁从业结论性评价等材料。
第六类：党、团类材料。主要有《中国共产党入党志愿书》、入党申请书、转正申请书、培养教育考察，党员登记表，停止党籍、恢复党籍，退党、脱党，保留组织关系、恢复组织生活，《中国共产主义青年团入团志愿书》、入团申请书，加入或者退出民主党派等材料。
第七类：表彰奖励类材料。主要有表彰和嘉奖、记功、授予荣誉称号，先进事迹以及撤销奖励等材料。
第八类：违规违纪违法处理处分类材料。主要有党纪政务处分，组织处理，法院刑事判决书、裁定书，公安机关有关行政处理决定，有关行业监管部门对干部有失诚信、违反法律和行政法规等行为形成的记录，人民法院认定的被执行人失信信息等材料。
第九类：工资、任免、出国和会议代表类材料。主要有工资待遇审批、参加社会保险，录用、聘用、招用、入伍、考察、任免、调配、军队转业（复员）安置、退（离）休、辞职、辞退，公务员（参照公务员法管理人员）登记、遴选、选调、调任、职级晋升，职务、职级套改，事业单位管理岗位职员等级晋升，出国（境）审批，当选党的代表大会、人民代表大会、政协会议、群团组织代表会议、民主党派代表会议等会议代表（委员）及相关职务等材料。
第十类：其他可供组织参考的材料。主要有毕业生就业报到证、派遣证，工作调动介绍信，国（境）外永久居留资格、长期居留许可等证件有关内容的复印件和体检表等材料。
对第四类和第九类进行二级分类。第四类材料二级分类为：（1）学历学位材料；（2）职业(任职)资格考试材料和评(聘)专业技术(职务)材料；（3）反映个人科研学术水平的材料;（4）培训材料。第九类材料二级分类为：（1）工资情况材料;（2）任免材料；（3）出国、出境材料；（4）参加会议的代表登记表等其他材料。
对内容交叉的材料，可根据材料的主要内容或用途来确定类别。如以自传为主的履历或简历材料归第二类：履历表和简历表有鉴定的，以履历为主，归第一类；学生登记表、学习(培训)鉴定表、学习(培训)考核表归第四类；干部任免审批表及其相应的考察材料或表现材料归第九类；湖南省流动人员登记表为第一类。
属于归档范围的重复材料，在材料右上角用2B铅笔注明“重”的字样，统一放入“参考材料”袋中。
注意：①党校学员考核登记表、入党积极分子培训学员考核登记表，有入党材料归入6类；没有入党材料归入4-4类。
②所有材料按照时间顺序排序，除开4-1类学历材料，6类党团类材料。学历材料顺序一般为入学登记表、学籍表、每学年考核测评表、学生体质健康卡片、成绩表、毕业生登记表、授予学位材料。党团类材料一般顺序为入团志愿书、入团申请书、入党志愿书、入党申请书、入党转正申请书、其他党团材料。
③材料后写了同意招工的归入9-2类。
④运动员入队、退队，当兵入伍、退伍材料归入9-2类。
⑤除开部队材料、学历成套材料（包括学历认证查询材料）、党团材料（入党自传、入党申请书、转正申请书、入党积极分子培养考察登记表、预备党员培养考察登记表）、处分类自查材料，其余材料均要盖章才可归入正本。
2、材料排序
（1）材料排列应按大类、二级分类和材料形成时间或材料之间的内在联系进行排序，其中第一、二、三、四、七、九类按时间先后依次排序，第五、八类先按时间先后顺序依次排列每一个问题，然后再对一个问题内的材料进行排列，依次为：上级批复、结论或处分决定，本人对结论或处分决定的意见，调查报告、证明材料、本人检讨或交待材料等。第六类先按时间先后顺序依次排列团员、党员材料，然后将入团志愿书排列在团员其他材料之前，将入党志愿书排列在党员其他材料之前，第十类先按材料类型再按时间顺序依次排列就业报到证、体检表、婚育材料、工伤失业材料以及其他可供参考的有价值的材料等。
（2）每个类别中的材料排序后，应在每份材料首页的右上角编写类号和顺序号。
（3）在每页材料右下角按卷逐页编写页数，除《体格检查表》所附心电图不编页外，其他有图文的页面每面计为一页，有封面的材料从封面开始计算，A3页面材料为一个整体版面的计为一页不能拆分，页码不得出现错页、漏页、页次颠倒等现象。
（4）类别号、顺序号、页数统一用2B铅笔书写，要求字迹工整，大小以宋体四号为宜。
（5）不得出现漏编、跳编页码等现象；装订需整齐，不得出现掉页、不齐的现象。只有边框无字（印刷字、手写字）的或空白页不需要编写页码。
3、材料编目
（1）根据档案材料类别排列顺序及档案材料目录的格式包括序号、材料名称、材料形成时间、份数、页数、备注），逐份逐项地进行填写。
（2）序号：每份材料编写录入一条目录，用阿拉伯数字表示顺序号，每类从“1”开始。
（3）材料名称：根据材料题目填写。无题目的材料，应拟定题目。材料的题目过长，可适当简化。拟定或简化题目，字数一般不超过20个汉字，必须确切反映材料的主要内容或性质特点。
（4）材料形成时间：一般采用材料落款标明的最后时间。
（5）份数：以每份完整的材料为一份（包括附件）。
（6）页数：填写每份材料的页码数。
（7）备注：填写需要说明的情况。
注意：
①严格校对材料名称、日期、材料类别，杜绝错字的出现。
②时间按照材料中最晚时间录入，如材料中没有时间信息则不需要录入时间。
③部分档案的成文日期为手写或打印字体模糊，造成日期判断模棱两可的，可看材料内容是否有其他日期。如有则录入其他日期，没有的话结合前后材料判断日期。
4、祛钉修整技术加工
（1）每份材料上的曲别针、大头针及有锈迹的钉书针等金属装订物必须拆除，拆除装订物时不得损坏原始材料。
（2）每份材料须保证各自独立，严禁将多份（页）材料以缝纫、裱糊等形成粘连在一起，也不允许将单份材料人为拆分。
（3）纸张折皱不平的材料应进行压平。
（4）纸张破损的材料应进行修裱，修裱托纸与原载体粘结牢实，但不得影响材料翻阅。
（5）没有足够装订位的页面，需用材质、颜色相近的纸张加边后再装订。
（6）修裱件应舒展平整，无皱纹，无起泡，拼对裂缝应准确无误，无变形走样、无损坏原载体和字迹。
5、档案装订、质检
（1）装订前应核对目录与材料无误。
（2）将全卷材料靠左下对齐，档案材料和目录来用国际标准A4纸型（297×210mm)，材料左边应留有25mm的装订边，采用侧三孔一线装订法，确保三点一线，系线松紧适度。孔距规格：A4纸型的人事档案材料和目录按照靠左下对齐的方式打3孔装订，中间孔距上、下孔（从孔中心算起）83mm，下孔距材料底边 54mm，孔中心距左边沿 12mm，孔直径为5mm。
（3）应沿装订边适当处打孔，不触及档案内容，不允许使用电钻打孔。档案中原有小于A4纸型且已按照要求装订的档案材料，不需要重新打孔和裱糊。
（4）档案整理装订成卷后，应逐卷检查案卷装订质量，发现档案不完整、文件颠倒、顺序错误及装订不符合规范等情况应重新整理装订。
（5）在档案整理过程中，应及时分批次按标准对档案整理进行质检，经质检合格后，方能入库。
（6）在整理完成的档案前添加采购人指定的封面。
（7）将档案装入已嵌入RFID的档案盒（袋）中进行保存。
6、档案扫描
（1）一般档案用普通平板扫描仪进行扫描；纸张状况较好的档案可用高速扫描仪扫描，以提高工作效率。
（2）纸质档案扫描应采用连续色调图像方式。
（3）扫描分辨率应采用300dpi；扫描色彩模式应采用24位的彩色模式进行扫描。
（4）进行图像扫描时必须保持图片的完整性、清晰度且图像须与原件一致，不得出现漏扫、重扫等现象。
（5）如在扫描过程中遇到纸张状况较差、纸张过薄、纸张过软等情况的档案材料，应在背面加垫一页或多页白纸后扫描以降低背透，保证图像清晰度。
（6）扫描文件格式要求：统一保存为JPG格式。
注意：图像不完整、不清晰或失真较大时，应重新扫描；避免漏扫、重扫、多扫；确保图像排列顺序与档案原件一致。
7、图像处理
（1）在扫描过程中如出现的偏斜图像情况，应当对偏斜图像进行整体纠正，数字图像整体的偏斜度不得超过0.5度，不得出现图像的部分倾斜或扭曲进而影响阅读的现象，如原始材料存在部分倾斜，以页面中标题纠正为准。
（2）图像处理必须保证文字清晰，便于清楚阅读。
（3）如出现图像正文区影响可懂度的杂质、非正文区影响整洁度的杂质、黑边、污点、装订孔印等现象，须针对以上情况及其他影响图像清晰度、可懂度的情况进行去除处理。处理后达到文字版面外的不留暗影，无干扰信息，但应遵循在不影响可懂度的前提下展现原貌的原则。
（4）图像尺寸应与档案材料尺寸基本保持一致，B5、A4幅面的以A4为准，B4、A3幅面的以A3为准，小于B5幅面的以实际尺寸为准，且图像长宽比例应与纸质档案长宽比例一致。
（5）在不影响图像内容清晰前提下，应进行去除图像背景底色处理操作。
（6）在不影响图像内容可懂度的前提下，应尽量去除背透图文。
（7）处理后的图像内容必须完整且与纸质档案一致，图像位置应居中，保持图像的整洁、美观。
（8）处理完毕后对印刷体档案材料进行OCR识别并保存识别结果。
8、数据挂接
（1）经扫描处理的档案图像文件的总数应当与纸质档案整理著录的目录数据库中的挂接记录总数保持一致。存储的单份图像文件应当与档案目录数据库中该份文件的名称、档案编号、顺序号和页数保持一致。
（2）每一份图像文件的文件名与档案目录数据库中该份文件的档案编号和顺序号，应保证其的一致性和唯一性，建立起一一对应的关联关系，为实现档案目录数据库与图像文件的批量挂接提供必要前提。
9、质检与存储备份
（1）在档案数字化过程中，应及时分批次按标准对档案数字化成果进行质检，检查内容包括：目录数据、图像文件及数据挂接等。目录数据库、图像文件挂接错误或目录数据库、图像文件之一出现不完整、不清晰、有错误等质量问题时均应标注为“不合格”，应视情况进行返工或修改后，重新进行质检。
（2）经质检合格的数据应及时进行存储备份。注：需进行OCR识别和格式转换:对经处理合格后的彩色图像(JPG、TIF)进行OCR识别，并按“卷”为单位转换成双层PDF（档案内容为印刷文字的要求进行OCR识别并保存为双层PDF，档案内容为手写文字的可转换成单层PDF。）PDF格式图像应进行像素缩小和压缩处理，转换后图像颜色应与原件保持一致。为缩小文件容量，保证在网络上快速传输，采用300DPI分辨率，保证图像清晰可读。
（3）备份存储载体的选择应多样化，实现多套备份，并注意异地保存。
（4）备份载体应当明确标识，便于备份数据的管理、检索和利用。
（5）采取必要的技术手段，确保数据安全、完整、不被篡改。备份的载体应当确保安全可用和数据可读。
四、交付时间和地点：
1、实施时间：合同签订之日起计算，本年度任务需要在11月底前（三个月内）完工。
2、实施地点：采购人指定地点。
 
五、服务标准：
详见采购需求
六、验收标准：
  一次性验收，共15260卷。
1、验收内容
（1）档案交接验收：中标供应商应在每批档案数字化加工和自检全部完成后，向采购人归还交接档案并完成档案的上架工作。要求档案数量准确无误，档案上架位置无误（与系统里分配的位置对应），拆除装订物的档案需按原位置装订，件与件的顺序、件内顺序按原页码排列，页面无损毁，涂改、破损、丢失，对破损、模糊材料采取了补救措施。如有问题，应及时返工进行补救。
（2）数据成果抽检：中标供应商向采购人提交已完成批次数字化加工的实体档案和数字化的档案数据（目录数据、图像文件及数据挂接等），提交验收必须以中标供应商自检合格为前提。采购人将对提交的档案数字化成果的通过数量、完整性、准确性、可用性和安全性等检测。
2、验收标准
达到以下全部要求予以验收“通过”：
（1）完成规定数量15260卷。
（2）按照采购人制定的验收要求为质量标准进行验收，涉及分类、著录、扫描、图像处理、上架等细节要求均参考采购人制定的验收要求进行验收标准的确认。验收以抽检的方式检查已完成数字化的纸质档案、目录数据、图像文件及数据挂接总体质量，数据验收时抽检的比率不低于10%。整理装订及数字化的档案质量抽检合格率达到95%以上（含95%)，档案上架抽检合格率达到100%。合格率＝抽检合格档案卷数／抽检档案总卷数×100%。档案整理分类、著录、装订、图像处理、页码编写等有任何质量问题时，抽检单卷记为“不合格”，若在抽检档案中存在上架位置错误的情况，抽检单卷记为“不合格”。低于抽检合格率则验收“不通过”，可进行整改，直至验收“通过”。
（3）中标供应商按中标方案实施，严格履行服务承诺，按照采购人保密、安全、项目实施、其他等要求执行，并接受采购人的定期检查（包含服务、响应、管理等），如在定期检查中发现严重违反项目要求，验收“不通过”，可进行整改，直至验收“通过”。
（4）未出现验收一律“不通过”的情形。
3、验收流程
（1）中标供应商在本年度项目全部完成数量后可申请进行验收，向采购人提出数据验收申请，出具质检报告。
（2）采购人根据中标供应商提交的数据验收申请进行验收并出具《验收登记表》。低于抽检合格率则由成交供应商进行整改，并出具整改报告提交采购人，直至验收通过。
（3）中标供应商通过数据验收后，在每批次验收时还需提交以下文档作为验收文本：《项目实施方案书》《项目质检表》《项目管理流转单》《项目人员保密协议书》等其他项目过程文档。
（4）达到验收标准后，该批次验收通过。项目验收完成后，中标供应商需提交数字化成果一套（移动硬盘）给采购人作为数据备份，并通过完整性、准确性、可用性和安全性检查，检测合格后方可办理数据交接手续。
（5）中标供应商所有电脑硬盘以及数字化过程中使用过的全部移动存储介质，交采购人现场进行不少于2次的格式化，并通过采购人检查确保无信息留存。
（6）中标供应商需将数字化加工过程中产生的临时性、作废的纸质文件，统一采用碎纸机进行销毁。
（7）中标供应商配合出具验收过程文档及验收报告提交给采购人。
 
七、其他要求：
1、中标供应商需要配合采购人的工作安排及上班时间：上午9时上班，下午5时下班（夏季：下午5时30分下班）。双休制，法定节假日正常休息。如在采购人非上班时间作业，应提前获得采购人同意。
2、项目实施过程中涉及的加工软件、打印机、扫描仪等设施设备，装订线、装订盒、打印纸、硒鼓和墨粉等办公用品及耗材，以及场地内用餐用水、设备维修等配套服务均由中标供应商负责。档案盒（袋）应与采购人现有档案袋一致。
3、本项目采用费用包干方式结算，中标供应商应根据项目要求和现场情况，详细列明项目所需的人工（含加班、差旅等费用）、管理、财务及所需的设备、材料等所有费用。如中标后，在项目实施中出现任何遗漏支出，均由中标供应商免费提供，采购人不再支付任何费用。
4、中标供应商或中标供应商在参与本项目的全部过程中（包括但不限于现场踏勘、运输、安装、施工、调试、验收售后等），应负责其派出的所有驻场工作人员的人身意外保险并承担人身意外事故引发的责任、损失和所有费用。采购人不承担中标供应商或中标供应商驻场工作人员因意外所致的任何责任。
5、如中标供应商违反采购需求及合同，采购人有权提前终止与中标供应商的合作并更换新的档案管理机构继续完成项目，就实际完成验收的份数进行结算。
6、对于上述项目要求，中标供应商应在投标文件中进行回应，做出承诺及说明。
 
 
采购需求仅供参考，相关内容以采购文件为准。