萧山区瓜沥镇社区卫生服务中心坎山分中心档案整理与数字化加工项目邀请公告

招标

金额

项目地址

浙江省

发布时间

2023/02/02

公告摘要

项目编号62023020205904040

预算金额-

招标公司杭州市萧山区瓜沥镇社区卫生服务中心

招标联系人楼强祥

标书截止时间-

投标截止时间2023/02/13

公告正文

一、项目信息

项目名称：萧山区瓜沥镇社区卫生服务中心坎山分中心档案整理与数字化加工项目

项目编号：62023020205904040
项目联系人及联系方式：楼强祥18069779805

报价起止时间：2023-02-08 11:30 -2023-02-13 11:30

采购单位：杭州市萧山区瓜沥镇社区卫生服务中心

供应商规模要求：-

供应商资质要求：-

二、采购需求清单

商品名称	参数要求	购买数量	控制金额（元）	意向品牌
档案整理服务	核心参数要求: 商品类目: 档案整理服务; 描述:详见附件; 次要参数要求:	1件	80000.00	-

买家留言：-

附件：瓜沥镇社区卫生服务中心坎山分中心档案整理采购需求.doc瓜沥镇社区卫生服务中心坎山分中心档案整理采购需求.doc

响应附件要求：相应资质

三、收货信息

送货方式:送货上门

送货时间:工作日09:00至17:00

送货期限:竞价成交后7个工作日内

送货地址：浙江省杭州市萧山区瓜沥镇坎红路158号

送货备注：-

四、商务要求

商务项目	商务要求
/	/

杭州市萧山区瓜沥镇社区卫生服务中心坎山分中心

档案整理与数字化加工项目交易需求

一、交易一览表

标项：1

序号	名称	规格型号与参数	单位	数量	备注
1	萧山区瓜沥镇社区卫生服务中心坎山分中心档案整理与数字化加工项目	详见交易需求	项	1

二、交易要求

1.技术需求

1.1项目背景

本项目要求对萧山区瓜沥镇社区卫生服务中心坎山分中心的档案整理、数字化加工和目录数据库建设。

萧山区瓜沥镇社区卫生服务中心坎山分中心档案整理与数字化加工项目历年来形成的文书档案、基建设备档案、公共卫生、医疗管理、预防卫生和职工个人技术等档案；照片、光盘、实物等特种载体档案的规范化整理、目录数据库和全文数据库建设。

1.2项目清单内容

序号	项目	备注	单位	暂定数量	单价	价格
1	文书档案和业务档案整理	历年文书档案和公共卫生、医疗管理、预防卫生、个人业务档案等的按件整理（分类、鉴定、排序、编制档号和页码、去钉、装订、装盒、目录打印等）	件	4000
2	文书档案和业务档案整理	历年文书档案和公共卫生、医疗卫生、预防卫生类、个人业务档案等按卷整理。（分类、鉴定、组卷、排序、编制档号和页码、去钉、卷内目录、封面与备考表打印、、装订、装盒、上架等）	卷	200
3	会计档案整理	编制档号、编制案卷目录	卷	1500
4	基建、设备档案整理	分类、鉴定、组卷、排序、编制档号和页码、去钉、图纸折叠、装订、卷内目录、封面与备考表打印、装盒、上架。	卷	60
5	病历档案整理	包括鉴定、排序、编制档号和页码、去钉、装订、卷内目录、案卷封面与备考表打印、装订、装盒、上架等	卷	2500
6	档案扫描	扫描、处理、合并、编辑、格式转换、上传、挂接、档号命名、备份。A3折成2页A4计算	页	20000
7	电子目录制作	文书、业务、特种载体档案。的制作	条	8000
8	档案盒	无酸档案盒专用盒（浙江省档案局监制）	个	500
合计

上述项目限价8万元。报价超过8万元无效标处理。结算时按中标单价*实际完成的数量计算。

1.3项目要求

1.3.1档案整理要求

1.文书档案和业务档案按卷整理。参照文书档案案卷格式（GBT9705-2008）整理。

2.文书档案和业务档案按件整理。按照归档文件整理规则（DA／T22-2015）整理。

3.会计档案整理。按照会计档案管理办法（中华人民共和国财政部国家档案局令第79号）整理。

4.基建设备档案整理。按照科学技术档案案卷构成的一般要求（GBT11822-2008）和《基本建设项目档案管理暂行规定》整理。

5.专题档案整理。如中医特色门诊、接生登记、手术档案等。按照行业有关专题档案的相关要求整理。

6.特种载体档案。包括照片、声像、光盘、实物档案等。按照《照片档案管理规范》《数码照片归档与管理规范》《磁性载体档案管理与保护规范》等要求整理。

1.3.2目录数据库建设

根据《档案著录规则》（DA/T18-1999）、《浙江省综合档案馆电子目录数据库结构与交换格式》和《浙江省省直单位档案室电子目录数据库结构与交换格式》的规定设计著录项目，建立档案案卷级、文件级、专题级目录数据库。特种载体档案按照相关规定录入。

①案卷级信息：档号、案卷题名、起止日期、编制单位、编制时间、件数、页数等

②文件级信息：序号、文件编号、责任者、文件材料题名、日期、页码、备注等

③专题级信息：特色专题与接生登记专题档案由中标单位提出数据库结构，经甲方认可后，进行录入。

具体条目录入及最终数量根据甲方实际需求、符合甲方使用的数字档案室软件平台录入要求。

所有目录数据均须完整、规范导入甲方数字档案室软件平台。

1.3.3数字化扫描要求

按照《纸质档案数字化技术规范》（DA/T31-2017）执行。具体要求如下：

①图技术要求

扫描图像必须与原始档案一致，不得出现颠倒、缺页、重页或错页情况。

分辨率：全文档案扫描分辨率标准不低于300dpi采用彩色模式扫描，图纸分辨率标准不低于200dpi24位真彩色，保持原档方向。如有调整以甲方实际需求为准。有些档案原件材质较差，或年代稍久应适当增加分辨率。

扫描格式：JPEG格式或TIFF格式，挂接格式：PDF格式

档案扫描形成文件在保证影像质量的前提下，尽量缩小文件占用空间。

文件命名：扫描形成影像文件命名必须按照档号命名，并与条目编号一一对应。

图像内容：扫描的页面内容居中显示，不可出现明显偏左或偏右的现象，正文内容、页眉、页脚、反面印章、附件、手写注释等信息完整；图像内容与档案完全对应，不得出现档案内容残缺或将旁边页面信息扫入本页的现象。

所有扫描留下的黑线、指印、阴影或污点都必须清除干净（在放大50%的情况下）。

由于印刷质量或纸张质量等造成的页面上有零星的污点和反面倒映文字污点比较多，如果在页面视图下看不清楚，或该污点嵌在文本行中无法清除，可以不清除，但应尽量保证图像可读。

清晰度：扫描图像字迹清晰、颜色恰当，不宜过浅和过深，并且不得出现字迹笔画残缺或字迹笔画叠合而影响阅读的情况，即使原档案存在绣斑变质、颜色过浅或深浅不一致，也应保证扫描图像可读，扫描留下的墨迹宽度不得超过0.5厘米，并且不能覆盖或影响档案正文内容。

供应商必须签订保密协议，保证档案安全。

制订一整套“出库—数字化前处理—拆卷—扫描—装卷—移交—入库”的解决方案。

档案的出库、移交、入库过程，严格执行原始档案的交接手续，使用双方项目确认的档案交接清单。

供应商应派驻专职的质检人员，对数字化前处理、拆卷、扫描、装卷等数字化处理流程进行质量检验，保证档案数字化的质量符合要求。

按照扫描量明确交接周期和档案交接量。

制订完善的管理体系保证在施工过程中档案不损毁、不丢失。

如果发现破损严重的档案，须立即报知甲方相关负责人员。

②质量要求

扫描工作要遵循以下总则：严格管理，明确责任，落实安全保密管理机制和质量管理机制，确保档案原件和数字化档案信息的安全，确保各环节工作符合质量要求，建立完整、规范的工作记录。具体工作包括数字化前处理、卷内目录著录、拆卷整理、档案扫描、图像处理、档案装订、文件存储与备份、质量自检，并确保扫描图像、挂接的质量，档案及其档案信息的安全。各工作环节要求如下：

数字化前处理：要保证扫描案卷质量、填写备考表、确定扫描范围、对档案进行拆卷并整理，对不平整的档案进行平整处理，对错误的问题进行修正（如错码、漏码等），有破损的档案，需按档案修补要求修补，再扫描。如果发现破损严重的档案，须立即报知杭州市萧山区城市水设施和河道保护管理中心协同处理。

拆卷整理：扫描之前，应在保护档案不受损害的前提下，拆除装订物（资料及档案内的成册材料不能拆），严格区分扫描件和非扫描件，并对折皱不平影响扫描质量的原件先进行相应处理（压平或熨平等），确保较薄纸张（如信纸、便笺纸）、破损纸张、底灰较深（如草浆纸、油印纸）、字迹较浅（如铅笔字迹）等纸张质地状况较差的档案扫描图像清晰；扫描完成后，拆除过装订物的档案应按原档案保管单位重新装订，并保持每页档案原有的排列顺序不变，案卷不掉页、右边和底边整齐。

档案扫描：根据档案幅面的大小和纸张状况，选择相应扫描仪。大幅面档案采用大幅面档案扫描仪，不可以采用小幅面扫描后的图像拼接方式处理；同页有两个以上文件，需分别扫描。对资料等成册材料不宜拆卷的，必须使用不拆卷扫描仪扫描。扫描时应在《纸质档案扫描工作流程表》上认真登记扫描的文件级档号和扫描页数。

图像处理：对扫描的图像进行后期处理:去除燥点、黑边等无用信息，进行逐页纠偏、版面居中和排列顺序调整等处理，并对彩色文件进行底色去除，达到清晰美观的要求。图像内容清晰。文档字迹、信息清晰可认，不能过浓或偏淡，扫描清晰度不差于原件清晰度，与原件保持一致，要求对于一些污损档案的扫描件进行有效地处理，提高电子档案的清晰度和美观度；不允许有折叠或缺损，保持图像信息的完整，图片端正、无扭曲，不能缺少任何信息，图纸要求采用双流输出。

档案的装订：档案扫描完成后，要进行细致认真的装订。具体装订要求如下：遵循尽可能保持档案原貌的原则，对扫描后的档案进行装订。档案装订应按照历史档案原有的装订方向进行，不可更换装订的位置（如：改右装订为左装订）。对于装订时某些页面必须进行折叠的情况，应以尽可能地减少折痕数为原则，能不折叠就尽量不折叠。档案装订必须采用专业装订线进行装订，不可使用金属装订物；如原始档案中发现金属装订物，应予以剔除。档案装订，应遵循“两对齐”要求，即装订线一侧边缘对齐，档案内页下边缘对齐。档案装订应尽可能地按照原来的装订孔位进行穿线装订，尽量不要新打孔装订，力求保护原件。

文件存储和备份：以目录数据库内该份档案的档号对扫描图像进行命名。扫描后的数字档案需要提交脱机硬盘存储做备份之用。

质量自检：供应商必须建立严格的质量检测体系，对加工的数据进行自检，自检达到验收质量标准的，才能递交甲方验收。

③人员与设备技术要求

本项目要求采用PDF文件格式进行利用与存储。

供应商需自携专业文字、图纸档案扫描设备和人员上门提供加工服务，采购方只提供场地和必要的档案收集配合。本次项目需要配备相应的项目负责人和技术负责人等人员，项目主管需附高级档案职称证书。

档案采用彩色模式进行扫描，中标单位在扫描过程中需对图像偏斜度、清晰度、失真度等进行检查。发现不符合图像质量要求时，应重新进行图像处理。由于操作不当，造成扫描文件不完整或无法清晰识别时，应重新扫描。发现文件漏扫时，应及时补扫并正确插入图像。发现扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整。应对扫描后的图像进行逐页纠偏、去污、裁边处理和排列顺序调整，保证图像符合正常的阅读习惯。图像拼接处信息要完整，不能缺少任何信息。

1.4项目验收

1.4.1档案实体验收。

档案实体验收必须逐卷清点，按档案数量、文件状况、卷内文件页数与顺序、装订要求等进行检查，如发现档案丢失、损坏、圈划或涂改等将追究法律责任；顺序错误、装订不符要求、卷间文件颠倒等作为差错，需要重新调整。

1.4.2目录数据库与全文数据库验收。

数据质量抽检包括索引数据库、图像文件、数据挂接及纸质整理的总体质量。抽检时的比率不低于5%，要求在现有档案管理系统内进行验收。

验收指标：最终验收数字化转换质量抽检的合格率达到99%以上时，方给予通过。

数据验收在供应商自检合格的基础上，由甲方对数据进行抽检。

数据验收合格后，供应商需移交目录和全文数据向甲方移交。在数据移交后的一年中，如发现较大质量问题，成交人必须无偿返工，直至验收合格为止。

数据抽检

以抽检的方式检查已完成数字化转换的所有数据，包括目录数据库、图像文件及数据挂接的总体质量。

抽检比例：数据验收时抽检的比率不得低于5%。

验收指标：目录数据库与图像文件挂接错误，卷内目录不完全对应，或目录数据库、图像文件之一出现不完整、不清晰、有错误等质量问题时，抽检标记为"不合格"。

档案装订：检查所有档案的装订还原情况，差错率≤1‰。

扫描图像：漏扫率≤0.2‰。

图像质量：图像质量情况完好率99%。

图像命名：图像文件的命名差错率≤1‰。

目录核对、完善：以案卷或文件为单位，关键字段（题名、文号、责任者、日期、保管期限、页数等）正确率100%，其余字段录入错误率≤5‰。

条目与图像挂接：挂接正确率100%。

档案原始材料：100%不缺失。

数据移交：扫描及数据加工处理完成自检合格后，由甲方组织专家进行初步验收，验收完成后，由供应商进行自动导入系统数据库，如出现初步验收不合格，不能导入，手工导入，导入后不能使用，影响及破坏原系统数据，使用明显不便等情况的，视为无法达到技术要求，可根据约定和《杭州市政府采购供应商合同履行和售后服务考核暂行办法》，对供货商进行处罚，并有权提前终止合同。

2.商务需求

2.1服务期时间及地点

★（1）成交人应在合同签订后180日历天内完成。

（2）服务地点：交易人指定地点内。

2.2质保期及售后技术服务要求

（1）质量保证期内提供免费上门维护、升级服务，如设备出现故障，供货单位在接到电话后，当即响应，2小时以内到现场处理，12小时内修复，现场不能修复的，必须采取无偿提供采购物品的备用件或整机等措施，保证用户单位的正常使用。

①甲方案数据库：提供1年质量保证期；

②质保期自验收合格之日起计；

（2）供应商应提供技术支持方案，内容由供应商根据实际选择以下要点：服务机构（维保点）的地址、人员状况、联系方式、营业执照、公司资质材料、相关案例等。

（3）完整准确地表述原厂家的标准售后服务承诺（范围、标准及期限等）、供应商可能增加的服务承诺等。

（4）明示服务承诺可能涉及的前提设定和费用，否则将被认为是无条件和免费的。

★2.3付款方式