沈阳市铁西区人民法院现决定开展电子卷宗随案生成扫描外包服务。

★一、实施总则

档案数字化要符合《国家档案局办公室关于印发<档案数字化外包安全管理规范>的通知》（档办发[2014]7号）、《国家秘密载体印制资质管理办法》（国保发[2017]7号）《纸质档案数字化技术规范》、《档案著录规则》、《文书档案文件及目录数字结构与数据交换格式》、《人民法院档案工作规定》（法发[2012]11号）、《最高人民法院办公厅关于推进人民法院档案数字化工作的通知》（法办[2015]161号）、《人民法院电子诉讼档案管理暂行办法》（法[2013]283号）、《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）《辽宁省档案局辽宁省国家保密局关于印发《辽宁省纸质档案数字化外包安全保密管理办法》的通知》（辽档发【2018】14号）等规范标准。

★二、项目需求

供应商派驻12人至沈阳市铁西区人民法院，从事沈阳市铁西区人民法院电子卷宗随案生成扫描外包服务。具体工作内容包含立案纸质材料的数字化加工服务；一键归档服务，负责本院现结案件的电子档案与纸质档案的整理与装订服务。供应商须自行配备电脑12台（配置：I5/8G/1T/24寸显示器，一年服务结束后电脑所属权归采购人所有）、A4高速平板双平台扫描仪（不低于每分钟60页）7台、A3幅面平板扫描仪（不低于每分钟30页）1台、 打印机2台（耗材供应商自备）。原则上扫描工作日结日清，不能有积压扫描材料。

工作时间：工作时间与采购人工作时间一致，原则上为工作日的8:30至17:00，采购人有临时加班需求的，成交人须安排人员配合；

采购人有食堂，中标供应商如需就餐，餐费14元/人/天；

2.1电子卷宗随案生成服务要求

1） 案卷接收立案阶段：当事人当场提交的纸质材料,材料经法官审查合格后交由服务方扫描人员扫描和信息录入。审理阶段：各法官或法官助理将接收的案件材料分类整理，卷宗由云柜系统进行流转移交给服务方。服务方进行扫描处理后通过云柜系统归还相应法官或助理。 归档阶段：由服务方现场工作人员根据纸质档案核对筛选电子案宗数据，确保两者一致，并将纸质档案进行归档扫描、整理工作。所有案件均需由服务方项目负责人指定专人负责档案接收工作，档案接收严格按照法院要求检查接收案卷，案卷接收应以案卷移交单数据核对案卷数量、案号或流水号，要求逐卷核查，双方签字确认。移交单一式两份，法院与服务方各留一份。

2） 案卷整理对档案资料进行拆订、整理、分类贴条码。在整理过程中对不规范材料纸张，应用A4空白纸进行粘贴；对重复材料，应进行剔除；对档案材料中的订书针、装订线、文件夹等杂物进行清除；展平档案并理顺材料便于扫描。档案材料整理后，需根据档案科提供的案件卷内目录分类贴条码。 档案材料整理完毕，加工人员在加工流程表上签字确认，并按加工流程表分批次移交下一工作环节，移交过程双方应做好清点交接工作。

3） 案卷扫描 扫描参数要求：不低于300dpi、彩色。 图像处理：对扫描取得的档案图像进行必要的处理，如：旋转、去噪、去边、去污、调整亮度和对比度等，确保扫描图像清晰完整、顺序正确、不重复、不遗漏、无黑边、不倾斜、无污点、与实体材料保持实质性一致。 根据档案材料情况选择合适的扫描仪，对档案材料进行扫描，图像处理，检查无误后将图片按照条码份数转换为相应的PDF文件（一份条码材料转换为一份PDF），并上传至过程化扫描系统。 档案材料扫描完毕，加工人员在加工流程表上签字确认，并按加工流程表分批次移交下一工作环节，移交过程双方应做好清点交接工作。

4） 诉中材料补扫服务项目组负责人从法官或法官助理处接收诉讼文书材料，同立案扫描工作，完成诉讼材料补扫工作。

5） 归档前一致性核对服务方项目组对照要归档的纸质文档，清洗多余的电子文档，补扫描缺漏的纸质文档，确保电子卷宗与纸质文档数量及排序相符。

6） 卷宗归档核对整理（1）档案接收 档案交接：服务方项目组安排专门负责接收的人员在法院档案室管理人员的带领下到档案库房领取档案或从书记员处领取档案。对提取的档案逐页清点，对档案的完整性、真实性进行检查。 （2）整理排序 根据诉讼档案整理规范对诉讼档案分正、副卷进行排序，并去除钉子和杂物，对形状大小不规则的纸质文件进行文件的补边、托裱、裁边、折叠等处理，处理后的档案页面规格统一为A4幅面大小。在整理过程中再次核对档案的完整性及有效性，发现问题及时反馈。（3）打印页码 对排列好顺序的文件应用阿拉伯数字进行编页，每卷编一个流水号，对有文字的页面编页号。如是文字在页面的正面，页号编在右上角或右下角；文字在页面的反面，页号则编在左上角或左下角。用号码机逐页进行编页码，从档案正文内容第一页起编写页码，按次序从1开始连续编号，避免出现重号、跳号和错号等情况。空白的页面不编页号，但公证书里面盖有钢印的空白页需要编页码。 如遇到有页码已失效的情况，可用涂改液遮蔽原页码，再编制新页码。有裱贴的文件页码要编在文件内的右上角或反面的左上角。页码必须用号码机进行编码，不能手写。 （4）编卷内目录 服务方参照法院档案目录的模板，按照相应标准来编写目录。（5）著录、打盒打皮 服务方严格按照法院档案规范化整理要求和规范，对档案盒、备考表和封皮内容进行录入系统并逐份打印。（6）核对并补扫 服务方对过程化扫描的电子件与实体归档案件进行核对，对未进行扫描的案件材料进行补扫描处理。（7）编目质检 服务方对完成的扫描件与目录信息一一对应，实现扫描件与电子目录数据挂接。

2.2加工现场要求

严格遵守法院的有关保密规定。工作必须在法院指定的场所内进行，确保场所正常秩序和安全。不得遗失、损坏卷宗。主要包含以下几个方面：

1)  法院对参与项目的工作人员进行安全保密资格审查，与项目工作人员签订保密协议，加强对工作人员的保密教育，签署保密协议书，明确保密职责与违法后果，并将签署保密承诺书人员的名单及个人基本信息报送至法院。

2)  进驻法院的扫描工作人员必须提供由公安机关提供的无犯罪记录相关证明、身份证复印件、与公司签订的保密协议复印件、联系方式。

3)  建立严格的保密制度，加强管理，杜绝工作人员对卷宗及卷宗信息的私自复制行为。

4)  不同工序之间要采取相应措施，杜绝泄密事故发生。

5)  电子档案加工场地的安全及保密措施。场地需具备保密设施，保证原件的安全和保密。扫描场所有监控设备，实时监控工作人员操作过程，人员进入场地不得携带手机、U盘等具有存储功能的物品。

6)  数据移交时，扫描加工场所上的数据必须及时删除清空。

7)  不得在工作场所使用与工作无关的任何电器设备，也不得在场内从事与工作无关的活动。

8)  加工过程安全要求对从接收材料开始，对每一个环节能有效的控制并加以记录，最终需要形成完整的流程记录，做到整个电子卷宗过程的追溯控制。

9)  对服务器的操作需具备安全监管措施，场内所有计算机应用符合国家标准的防非法外联措施，严谨配置无线网络功能，并定期进行相关检测。

10)  现场电脑需将USB端口禁用或拆除。

11)  各操作均有日志记录：用户登录操作日志；用户文件传输操作日志；系统管理员操作日志；文件上传日志；网络访问日志等。

2.3加工现场服务管理要求

1)  采购人负责协助成交人办理档案出入库清点工作、档案情况说明；

2)  档案整理要符合采购人制定的标准和国家有关技术规范要求。在档案整理检查记录册上记录扫描处理情况（处理时间，页数，备注等）。档案整理时发现无法处理的问题档案，应及时提交采购人相关人员进行处理。

3)  为保证电子数据安全，项目完成后参与扫描任务的电脑硬盘、刻录数据的硬盘等存储设备需转交给采购人。

4)  各项加工服务工作必须在采购人指定的工作场所内完成，不允许将档案资料带出工作场所，工作时间与采购人工作时间一致，原则上为工作日的8:30至17:00，采购人有临时加班需求的，成交人须安排人员配合。

5)  成交人与采购人签订合同的同时必须签订保密协议，成交人必须严格遵守档案资料的保密制度，保证档案实体和数据的安全，在向采购人提供服务的过程中，不能丢失、损毁档案，档案内部资料不能丢失或放错；对加工过程中和加工完成的档案数据，保证档案资料和档案数据不泄露。双方应对相关的技术情报和数据资料保密。

6)  成交人各项服务进度和质量必须满足本项目招标的要求。在提供服务的过程中，成交人所有直接影响服务质量和进度的事由发生时应在第一时间与采购人沟通解决。否则，由此影响服务质量或进度并产生不良后果的，由成交人自行承担责任，后果严重的，采购人有权解除与成交人的合同。

7)  需要确保档案数据的正确关联，电子件并案挂接正确。

8)  成交人应设专人或专门的部门对此次加工服务项目进行日常的管理。要有严谨的规章制度和作业标准。要有专门质量控制环节，有专人负责质检。

9)  成交人应配备专业的安全防护设施和相应制度，以保证工作人员及档案的安全。

10)  严格执行实物档案的交接手续，确保实物档案安全。凡需进行扫描数字化及整理或已完成的档案均应严格登记并办好交接手续。

11)  严格执行档案保密制度，保证档案数据不泄漏。工作人员严禁将档案夹带出加工场所，严禁以复制、拍照、转借、摘抄等方式泄漏档案内容。

12)  加工整理场地应保持整净，须做到防火、防水、防盗、防尘、防鼠、防虫霉。严禁在档案加工整理场所内饮食和吸烟。

13)  拆卷、整理、信息核对、扫描、装订等过程中，发现问题及时与用户单位沟通、解决。

14)  应建立每日及节假日安全值班制，值班人员负责每天下班前切断电源，关闭门窗等日常安全隐患检查工作。节假日放假前，进行全面安全检查，以确保档案的安全。

招标服务期内及招标服务期满后的一年内，如果发现质量问题，成交人接到采购人通知后3日内到现场解决问题。

注：实质性要求及重要指标用★标注，★标注项不得负偏离，如果负偏离，则投标文件无效。