‍

江西省档案馆第十四期纸质档案数字化项目质检项目竞价文件




一、项目情况

1.项目地址：南昌市红谷滩区怡园路808号，江西省档案馆院内。

2.联系人：黄女士 曾女士

联系电话：0791 83880159 88916116。

3.项目名称：江西省档案馆第十四期纸质档案数字化项目质检项目。

4.采购预算：采购项目预算5万元人民币，采购项目最高限价5万元人民币。

二、服务内容

对江西省档案馆第十四期纸质档案数字化项目中标单位开展工作的质量进行监督管理。质检范围包括但不限于：档案实体的整理、还原；元数据及目录数据是否符合省档案馆标准；形成图像文件的总体质量；OCR识别率等。

三、服务要求

质量监控依据：

《档案服务外包工作规范》（DA/T 68.1-2020）

《档案著录规则》（DA/T 18-1999）

《纸质档案数字化技术规范》（DA/T31）

《文书档案整理规则》

《归档文件整理规范》

《江西省纸质档案数字化管理与技术规范》

《江西省档案馆文书类电子档案元数据方案》

《江西省文书类电子档案著录与数据格式规范》

四、质检方式：

分两级检查数字化中标公司整理的实体档案和提交的数字化成果，包括档案实体的整理、还原；元数据及目录数据是否符合省档案馆标准；形成图像文件的总体质量；OCR识别率。

1.一级抽检于数字化中标公司自行质检并提交数字化数据后，由第三方质检公司，每批质检数据抽检比率为100%，抽检对象合格率低于95%时视为整批数据不合格并发回中标人自行检查、修正。

2.二级抽检由江西省档案馆对第三方质检公司提交的数据，进行二级质检，二级质检为一次性质检，省档案馆对第三方质检公司提交的合格数据进行万分之一抽检。抽检对象不合格则视为整批数据不合格。

3.江西省档案馆在第三方质检公司完成全部质检内容后进行整体验收，验收合格后，出具验收单，签字确认。

五、实施质量检查

1.检查内容

对以下第十四期纸质档案数字化项目成果进行质检：

（1）约100万页图像数据并形成jpg和PDF两套格式图像文件。

（2）约100万页图像数据所对应的目录数据。

（3）约17.1万卷档案实体。

（4）每个全宗的纸质文件级目录。

（5）约10万条新建目录。

（6）约8000件零散档案和名人档案的整理和目录。

包括对档案实体和著录目录、元数据、扫描图像等数字化成果的质量检查，著录目录、扫描图像检查针对同一份案卷进行，具体质量检查如下：

档案实体检查——检查页码编制是否规范；档号章是否规范；分件是否正确；案卷封面和封底及档案盒是否规范，各项内容准确且字迹清晰。

著录目录检查——调出目录数据，与档案原件进行比对核查，检查其目录条目划分、目录条目题名及其他要素的正确性、完整性和规范性。

扫描图像检查——调出卷内所有图像文件，与档案原件进行比对核查，逐页检查图像文件的视觉效果与档案原貌的一致性。

目录及图像对应检查——比对目录数据及图像数据，检查卷内每条目录是否与图像数据一一对应、正确、完整，同时检查图像文件的命名是否以档号命名。

元数据检查—— 为保障数字化文件法律认可性，满足数字副本长期保存的需求，图像文件编码结构中除拥有图像宽度、图像高度、水平分辨率、垂直分辨率、位深度等元数据外，经扫描生成的每一个图像文件，数字化加工系统必须按照Exif标准在其生成之时自动向头文件写入4个元数据值：

序号	Exif英文标签	中文名称	格式规范
1	Make	设备制造商	按扫描仪制造商规范名称写入
2	Model	设备型号	按扫描仪型号规范名称写入
3	DateTimeDigitized	数字化时间	按GB/T 7408-2005 数据元和交换格式 信息交换 日期和时间表示法 规定的格式著录：YYYY-MM-DDThh:mm:ss
4	ColorSpace	色彩空间	按色彩空间的规范名称写入

上述4个元数据的写入必须以Exif标准为依据，应与图像宽度、图像高度、水平分辨率、垂直分辨率等元数据一样，能被WINDOWS等操作系统识别显示。

写入图像文件头文件中的所有元数据必须与实际采用的参数值一致。

扫描页与非扫描页检查——比对档案实体，检查扫描页与非扫描页是否按照要求。扫描页包括：发文中的正本文件及其附件（含公文处理单或有签发意见的定稿首页）；发文中没有文件正本的定稿；有本级党委、政府领导人亲自批示和审改内容的草稿或定稿；与本单位业务有关的收文（含收文处理单）；有领导重要批示的信函、便条等；登记表、报表、会议记录等其他没有发文字号的各种非公文格式的文稿。非扫描页包括：保管期限为短期的档案；确定为重份文件、已有文件正本的一般性发文定稿、草稿；成批报表中内容相同的填表说明，记录表等成册档案材料中的空白页；已建有数据库的档案目录和备考表；婚姻档案中的个人身份证复印件、体检表不扫描。以及案卷封面、封底等无关材料不扫描，用非扫描件标识区分开来，不脱离卷体。非扫描件必须在其对应的扫描件文件级目录数据的“附注”字段中加以描述。

OCR识别率检查——每个批次抽查10份文件，每100字OCR识别率达到90%，否则视为不合格。

2.数据质检指标

目录数据库与图像文件挂接错误，或目录数据库、图像文件之一出现不完整、不清晰、有错误等质量问题时，标记为“不合格”。主要质量问题及评判标准如下（但不限于以下问题与评判标准）：

数据错误类型及评判标准

数据名称	错误类型	评判标准
元 数 据	著录错误	1、文字录入错误 2、责任者错误 3、著录项不完整 4.未标识已经修改的目录数据 5.应修改的目录数据未修改
	拟题错误	1、题名的格式未遵循规范要求 2、拟题未作“[]”标记 3、所拟题名不能正确反映文件内容
	元数据错误	1、未按标准要求捕获数字化元数据 2、数字化元数据不完整 3、数字化元数据值造假
图像数据	图像质量问题	1、图像不清晰，卷边，折角，不完整 2、图像倾斜度超过0.1，倒置，拼接不平 3、裁剪掉档案原件页面信息 4、图像文件排序错误 5、漏扫，反面有内容的未扫 6、纸张薄透未用白纸衬底扫描，导致相邻页面内容可见的 7.图像显示档案原件页面皱折明显，有明显折角
	页号错误	页号标识不清晰或有错漏未处理
	元数据错误	图像头文件未按要求写入相关元数据

3.档案原件还原装订及装盒质检要求

（1）纸质档案装盒原则为：遵照《文书档案整理规范》和《归档文件整理规范》等标准，保持原有档案整理体系，沿用原档号项（全宗号、目录号、案卷号、件号、保管期限）。

（2）拆除金属物，复原前要把卷内文件上的订书钉、回形针、大头针等金属物除去，清除时注意不要损坏档案。

（3）修裱和折叠。数字化或还原时，发现破损档案、装订边有字迹需托裱或补贴加边的送保管处修裱。大张文件折叠时，主要不要在字迹处留下折痕。

（4）编制页号、件号、卷号等号码时，要保证清晰、干净、端正，不能随意涂改。确实需要修改的，要有统一的修改方案，使号码修改后整齐一致。

（5）案卷封面、归档章字迹工整、清晰，项目齐全。案卷封面填写须包括：机构名称、机构问题、卷内文件起止时间、案卷题名、保管期限、件数、页数、档号项（全宗号、目录号、案卷号）。

（6）案卷文件材料要排列整齐，一般保证右、下沿齐整。

（7）装订要整齐、牢固、不影响阅读，需逐页检查文件，页面无脱漏、无倒置，统一用棉线装订，线结在案卷或文件后面。

（8）档案盒需用符合国家标准规定的无酸纸盒，装盒时，盒内卷数要掌握好，不能太挤或太空，留有一点空隙即可。

（9）档案盒脊背上的项目填写要统一用数字或汉字印章印制。

六、投标要求

投标时须提交以下材料：

1.营业执照副本；

2.国家秘密载体印制资质证书（涉密档案数字化加工类）；

3.2018年以来（以合同签订时间为准）纸质档案数字化项目或纸质档案数字化第三方质检项目案例3个以上（含3个）（合同等）；

4. 经办人身份证;

5. 委托授权书。

上述材料提交一份复印件（加盖公章），原件现场查核。

七、项目工期

数字化中标公司进场后第三方质检公司应适时进场，最迟不得超过合同签订后5个工作日，实施全程质量监控。于2023年11月30日前必须完成全部数据质检工作。

七、报价及结算方式

1.报价方式。报项目总价。报价包括耗材、服务、利润、保险、税金等各项直接、间接费用等完成本项目所需的一切相关费用，无论服务内容增减都按投标人报价进行结算；

2.结算方式。分两阶段结算。完成本项目第一阶段50万页纸质档案数字化加工任务（含整理、扫描、目录新建和校对、数据合成、装订等）的质检并完成验收，支付二分之一合同中标价款项；完成第十四期纸质档案数字化项目验收后再支付二分之一合同中标价款项。

八、评标办法

⒈招标人在省档案馆主楼三楼会议室进行评标；

⒉评标小组由省档案馆办公室、采购办和业务处室组成，省档案馆纪委实施全程监督；

3.评标采用价格评标法，投标人按要求填写报价表并加盖公章，用信封密封后在开标现场提交招标人，由评标小组现场开标，报价最低为第一顺序中标人，完成采购流程后签订正式合同；

4.提交材料不符合要求或报价高于最高限价按无效标处理。

八、其它说明

1.竞价文件发布时间：2023年5月4日17:30时前，自行前往江西档案信息网，信息公开、采购公示下载（http://www.jxdag.gov.cn）

2.开标时间：2023年5月11日14:30时；

3.开标地点：省档案馆怡园路办公区主楼三楼会议室。






江西省档案馆

2023年5月4日