见合同约定及采购需求

符合现行行业标准

1、本项目参照《关于加强长沙市政府采购项目履约验收工作的通知》（长财采购〔2024〕5 号）文件要求进行验收。

2、由甲方组织验收，验收前，乙方提供工作报告或验收报告，并经甲方验收合格，工作报告或验收报告作为付款凭证之一。

甲方的权利与义务

（1） 甲方在委托乙方办理相关业务前，应及时通知乙方接待数量、车辆及酒店数量及会议安排等信息。

（2）乙方工作人员在长沙本地住宿自理，驻场人员工作餐由甲方负责提供；非驻场人员工作餐由乙方负责。乙方赴马来西亚工作人员往返交通费用、签证费用以及食宿费用由甲方负责；马来西亚当地会务人员在展期执行工作期间，由甲方负责提供工作餐（早餐及非执行期、驻机场执行工作的会务人员，甲方不负责工作餐，由乙方自行安排）。

（3） 甲方有权对委托乙方代理工作进行指导和检查，并提出合理建议。

（4） 按照本合同约定，及时支付相关费用。

乙方的权利和义务

（1）按照甲方需求，做好会务接待现场管理与组织实施执行整体方案及分子服务方案。

（2）配合甲方完成完成马来西亚1-2家酒店的结算工作，乙方根据甲方需求提供吉隆坡四星级或同档次、位置相近的酒店。（考虑到本次展会正值马来西亚旅游旺季，房价较去年有所上涨，原则上涨幅不允许超预算价格的10%，按实际结算）。

（3）配合甲方完成马来西亚车辆的结算工作，乙方根据甲方需求提供吉隆坡用车，大车车型为44座大巴车，小车车型为埃尔法或威尔法，工作人员用车为10座车型，并按照当地相关要求配备司乘人员。（考虑到本次展会正值马来西亚旅游旺季，车价较去年有所上涨，原则上涨幅不允许超预算价格的15%，按实际结算）。

（4）配合甲方对项目的接待酒店、场馆、会议室、休息室、餐饮点、动态路径踩线考察并设计合理规划方案。

（5）乙方为此项目配备人员要求：展前展中展后，配备负责展商出行服务对接、信息收集、证件办理、酒店控房及餐饮对接，落地会务接待组织执行及对接统筹人员预计5人（按实际结算）；且应负责本项目全过程服务并不得更换。马来西亚落地执行人员配备以甲方要求为准，乙方在接到甲方要求后，必须立即回应，2小时内执行。

（6）负责对接各接待酒店（预计2-3家酒店）、车辆（租车使用范围：吉隆坡机场-酒店往返接驳、酒店-展馆交通接驳、全天接待用车、工作用车）、餐饮供应商（酒店餐厅、场馆餐饮供应商）等的前期筹备、现场协调、执行以及后期结算等工作。

（7）根据会议规模合理安排接待服务统筹及各分子板块负责人及执行人员。

（8）负责各板块接待人员的组织、培训。

（9）配合甲方提供及汇报项目筹备、数据、执行等方面的政务协助。

（10）负责参展、参会嘉宾的接待服务（落地吃住行人数预计300人，展商5天4晚，嘉宾3天2晚）。

（11）负责项目展期的公共用餐组织、协调、统计及管理工作（约 300人每天）。

（12）负责接待酒店的相关接待流程及服务。

（13）负责重要嘉宾的一对一、一对多接待服务（预计嘉宾30人，其中一对一接待人数约8-10人，按实际结算）。

（14）负责嘉宾接待资料的收集管理、归类、建档和结算统计及执行过程中的痕迹管理等工作。（展后1个月内完成）。

（15）安全高效的处理突发事件，随时做好临时性会务的接待任务。

（16）负责重要活动的场地预订、餐单选定等。

（17）配合甲方要求的相关会务接待相关物料设计工作，包含车贴、餐券、酒店背景板、接驳时刻表等。

（18）专业同传翻译人员提供现场中英文同传翻译工作，工作场地1场，工作时长为3小时。

（19）乙方须为其项目执行过程中所有工作人员购买工伤保险和意外保险，服务期间发生的任何意外事故，均由乙方负责。乙方人员在履行会务服务中，因故意或严重过失造成第三方人身和财产损害的，乙方应承担相应的责任。

（20）保密责任：乙方及工作人员在履行合同过程中所知悉的涉及甲方信息资料包括但不限于嘉宾名单、住宿名单、重要客人日程安排、内部会议资料、合同资料、会议方案、公司其他资料等，未经甲方书面同意，乙方不得泄露或用于其他目的；如乙方违反保密责任，须赔偿由此给甲方造成的一切损失；保密期限不受合同期限限制。

7.4 乙方执行工作不符合本合同约定或甲方批准方案的，如出现漏项或错项等，每发生一次，除该项费用不予支付外，应向甲方支付该项单价费用的10%作为赔偿；发生如下情况之一，视为乙方重大违约，甲方有权单方解除本合同并不予支后续费用，且甲方有权要求乙方支付合同总金额20%的违约金，违约金不足以弥补实际损失的，按实际损失赔偿：

（1）工作进度缓慢将会导致展会无法按期举办的；

（2）未在约定的时间提供服务的；

（3）发生人身或者财产等安全事故且乙方负有责任的；

（4）未经甲方书面同意，乙方以甲方或2024长沙国际工程机械展览会东南亚分展名义对外从事与本合同履行无关的任何行为的；

（5）未按照甲方审核的策划及执行方案实施且经通知不予整改的；

（6）服务质量、效果明显不能达到甲方要求的或者出现投诉的或造成其他不良影响；

（7）存在其他违约行为，经通知后不予整改的。

7.5乙方应按合同及甲方要求提供经甲方认可的工作报告或验收报告以及结算资料，如因乙方未按时提供资料，导致结算迟延、付款迟延，甲方不承担任何责任。

7.6除合同已有约定外，本合同中任何一方违反其在本合同项下的承诺、保证及义务，即视为对本合同的违约行为。违约方在收到合同另一方要求其改正违约行为的书面通知当日，应立即停止其违约行为并予以改正，给守约方造成损失的，守约方将视具体情况决定是否追究损失赔偿责任。如违约方仍不停止并改正的，守约方有权解除合同，违约方须退还或不予退还已收已付款项（守约方系甲方的，乙方退还已收全部费用，守约方系乙方的，不予退还已收全部费用），并承担其违约行为给合同另一方造成的损失。

7.7除合同另有约定外，因任何一方的原因导致合同预期利益不能实现，或合同目的无法实现，无责任方有权以书面形式通知解除本合同，同时有权要求过错方承担违约责任。过错方须承担其违约行为给合同另一方造成的损失。

（1）双方应依法遵守关于禁止商业贿赂行为的规定，坚决拒绝商业贿赂、行贿及其他不正当商业行为。

（2）如发生疫情、自然灾害、政府行为等不可抗力导致合同不能履行的情况下，双方均不构成违约，如乙方已履行部分合同义务的，双方根据对乙方已实际完成的工作量及实际支出费用进行核算，多退少补。

注：政府采购合同的双方当事人不得擅自变更、中止或者终止合同。

政府采购合同继续履行将损害国家利益和社会公共利益的，双方当事人应当变更、中止或者终止合同。有过错的一方应当承担赔偿责任，双方都有过错的，各自承担相应的责任。