甲方指定方式。
严格管理,明确责任,落实安全保密管理机制和质量管理机制,确保档案原件和数字化档案信息的安全,确保档案数字化加工各环节工作符合DAT-31-2017《纸质档案数字化规范》、(DA/T 18—1999)《档案著录规则》等规范标准的要求,建立完整、规范的工作记录。
(一)扫描前处理
中标人必须按照DAT-31-2017《纸质档案数字化规范》等规范标准的要求,逐件对拟数字化的档案的完整性、有序性、档案整理的规范性等进行检查、纠正,并做好扫描准备工作。
1.察看拟扫描的档案有无破损、残缺情况,以及排序混乱、缺页、倒页、漏号、重号、错号等整理不规范现象。如有,应进行登记,并根据有关规定和档案实际情况,进行适当规范化处理。
2.在不去除装订物情况下,影响扫描工作进行的档案,应拆除装订物。拆除装订物时应注意保护档案不受损害,不允许裁切档案纸张。
3.制作并填写纸质档案数字化加工过程交接登记表单,详细记录档案前处理后每份文件的起始页号和页数等情况。
(二)档案扫描
1.扫描方式:根据档案幅面大小选择相应的扫描设备和方式,主要采用平板扫描方式。对于档案中的“筒子页”,应平摊开后进行整幅扫描。如是另一页可分页扫描。
2.扫描色彩模式: 档案扫描图像采用24位真彩式。
3.扫描分辨率:扫描分辨率一般为 300dpi,对于案卷中出现字迹较小、模糊、较密集等情况,分辨率提高到 600dpi。扫描后的图像应清晰、不失真、完整、不影响图像的利用效果和打印后的效果,扫描图像的打印效果不能低于对应的复印效果。
4.扫描登记:认真填写加工流水表单,登记扫描的页数,核对每份文件的实际扫描页数与档案前处理时填写的文件页数是否一致,不一致时应注明具体原因和处理方法。并提交招标方审核同意后,进行处理。
5.扫描要求:扫描时应认真核对实际扫描页码、页数与前处理时填写的页码、页数是否一致,不一致时应注明具体原因和处理方法。扫描时要保证放纸端正、不压边、不漏扫、错扫,严格确保图像质量,漏扫、压边的要及时补全、补正。图像顺序要与原档案中页码顺序一致,不可颠倒错乱,不可出现多页、重复页或漏页现象。
(三)图像处理
图像处理后保证图像信息与原档案内容完全一致,不删除页面任何有用信息,包括正文内容、页眉、页脚、手写注释和印鉴等,不裁切纸张部分。不准出现页面内容残缺或将其它页面信息扫入本页的现象。
1.纠偏:扫描的页面内容基本居中显示,不出现明显偏左或偏右现象。对出现偏斜的图像应进行纠偏处理,图像偏度不得大于1度,视觉上基本无偏差;对方向不正确的图像进行旋转还原,以符合阅读习惯。
2.去污:处理过程中要遵循在不影响可读性和可理解性的前提下展现档案原貌的原则。去除因扫描产生的黑线、黑框、黑点等,对档案本身存在的黑点、黑线、黑边、装订孔等,不需去除。
3.图像拼接:对大幅面档案进行分区扫描形成的多幅图像,要进行拼接处理,合并为一个完整的图像,以保证档案数字化图像的整体性,不能缺少任何信息。
4.清晰度处理:保证扫描图像字迹清晰、颜色恰当,不宜过浅或过深,不出现字迹笔画残缺或字迹笔画叠合而影响阅读的情况。档案原件存在斑迹变质、颜色过浅、过深或深浅不一致时,保证档案原件能辨认的扫描图像也必须可以辨认。纸张太薄或字体颜色过浓,扫描时倒映反面文字,文字上的污点无法去污时,采取措施保证正文文字可以看清楚。
(四)图像存储
1.存储格式:采用JPG格式和双层PDF格式存储保存。
2.图像文件的命名:存储时应分级建文件夹存储。
3.文件夹命名:每件档案与其图像文件通过档号加序号和图像文件名的一致性,建立起一一对应关系,为实现档案目录数据与图像文件的对接提供条件。
(五)条目著录与核改
对档案目录数据进行看图著录。在录入数据同时做好校对、质检工作,核对著录项目是否完整、著录内容是否规范、准确,发现不合格数据时须进行修改或重录,确保著录数据的准确性并按照招标方要求建立档案目录数据库。
(六)图像数据挂接
1.将质检合格后的档案数字化成果,转化成与档案管理系统相匹配的格式,批量挂接至档案管理系统中。
2.以纸质档案目录数据库为依据,将每一份纸质档案文件扫描所得的一个或多个图像存储为一份图像文件。将图像文件存储到相应文件夹时,要认真核查每一份图像文件的名称与档案目录数据库中该份文件的档号是否相同,图像文件的页数与档案目录数据库中该份文件的页数是否一致,图像文件的总数与目录数据库中文件的总数是否相同等。通过每一份图像文件的文件名与档案目录数据库中该份文件的档号的一致性和唯一性,建立起一一对应的关联关系,为实现档案目录数据库与图像文件的批量挂接提供条件。
3.认真填写纸质档案数字化转换过程交接登记表单,记录数据关联后的页数,核对每一份文件关联后的页数与档案整理、扫描时填写的页数是否一致,不一致时应注明具体原因和处理办法。
(七)后期整理装订
在完成扫描后,拆除过装订物的档案应按档案保管的要求重新装订。恢复装订时,要保持档案的排列顺序不变,不得漏页、错页,不压字,装订牢固、不掉页,做到安全、准确、无遗漏。装订不能损害档案原件。装订时应尽量按原有顺序原孔装订,不掉页,右边和底边整齐,左侧不及装订线的要加装订边。
(八)质量自检和申验
为保证项目总体实施质量,中标人在每个全宗的档案数字化加工完成后,对档案实体、数字化各环节和所有数字化成果进行全面检查并形成自检记录,自检合格后提请招标方组织验收。
(九)实体档案归还
中标人应在对需要归还的档案实体逐件、逐盒清点,按数量、状况、顺序等进行检查后向招标方交还。在对实体档案进行自检的过程中如发现丢失、损坏、圈划或涂改等应报招标方进行处理;顺序错误、卷间文件颠倒等情况,要求重新进行处理。中标人负责所归还档案的回库、上架工作。
(十)数据成果备份和移交
1.备份、移交范围:经采购人验收合格的完整数据。
2.备份方式:为保证数据安全,中标人须将所有数字化加工数据成果刻录在移动硬盘上及光盘进行备份,并移交给招标方。数据分别备份为JPG和双层PDF格式,并提供相应的说明。
3.备份数据自检:对备份数据进行全面检验,内容主要包括备份数据能否打开、数据信息是否完整、文件数量是否准确等。
4.备份标记:数据备份后应在相应的备份介质上做好标签,以便查找和管理。
5.备份登记:填写纸质档案数字化备份管理登记表单。
中标人应将目录和全文数据向招标方数据库迁移;档案数字化过程中形成的日志、记录等原始记录材料要同步移交,作为项目档案内容进行管理。
(十一)数字化成果管理
应加强对数字化成果的管理,确保其安全、完整和长期可用。
项目验收主要包括招标方组织开展的档案实体验收、数据成果抽检、数据成果移交和项目验收等。
(一)档案实体验收
中标人应在每个全宗档案数字化加工和自检全部完成后,向招标方归还交接档案,归交采取逐件交接的方式进行。
1.数量核查:要求数量准确无误。
2.档案前处理和还原质量检查:要求档案拆除装订物后需按原位置装订,件与件的顺序、件内顺序按原页码排列,页面无损毁,涂改、破损、丢失,对破损、模糊材料采取了补救措施。档案前处理和还原质量如有问题,应及时返工进行补救。
档案实体验收过程中如发现档案丢失、损坏、圈划或涂改等将追究法律责任;顺序错误、装订不符要求、件内文件材料颠倒等作为差错,合格率达到95%以上(含95%)方予以验收通过。验收不通过的档案应返回整改直至合格。
(二)数据成果抽检
中标人以全宗单位向招标方提交已完成数字化加工的实体档案和数字化的档案数据(目录数据、图像文件及数据挂接等),提交验收必须以中标人自检合格为前提。招标方根据中标方验收申请,组织专业人员按照相关档案数字化加工验收标准,对提交的档案数字化成果通过数量、完整性、准确性、可用性和安全性等检测。验收按照不低于10%的比例进行检查,具体质检目标如下:
目录核对:合格率达到95%以上。
扫描图像:漏扫率、重扫率为0,合格率达到100%以上。
档号、控制符、目录与图像的挂接:挂接正确率达到100%。
其他:合格率达到95%以上(含95%)。
验收过程中填写档案数字化验收登记表,做好验收记录。检查合格的,可进入移交环节。检查不合格,抽检批次内档案全部返回重新加工。中标人应及时对返回的产品无偿予以纠正,并在自检合格后,提交招标方进行复验,同一批数据的复验只组织一次。对于复验仍不合格的,招标方有权根据合同规定追究中标人违约责任。
(三)数据移交
验收合格后,中标人以全宗为单位按照采购人的“数据备份和移交”的要求完成此次采购所有内容的备份和移交工作,移交和备份所需的硬盘和光盘,由乙方提供。
(四)其他
1.本项目所有技术要求和标准,以合同规定为最后依据;招标方有权根据实际情况调整档案数字化加工标准;
2.项目付款,以验收合格后实际加工的档案实际数量计算。
1.制定档案整理的标准规范和数字化加工细则,负责项目的组织、协调和监督。
2.负责提供实施项目的必要工作条件,包括场地、电力和照明、工作桌椅等,并保证乙方作业所需的工作时间,即每周六个工作日,每日工作8小时。
3.按照双方约定的进度,提调整理加工所需档案。移交档案实体时经双方核验无误后,填写档案移交清单。
4.根据甲方制定的档案整理和加工质量标准,对乙方提供的数字化成品进行抽检,差错率超过质量标准则按送检批次退回乙方返工。
5.乙方整理加工完一个批次档案后,与乙方在整理加工场地进行档案和目录数据(电子版)的交接。对照目录进行点数核验,实体和电子档案均核验无误.与乙方共同签署档案移交单.运送至档案库房。如果核验有误,退还乙方更正。
6.项目整体结束之后,甲方在乙方报请验收的30个工作日内,组织验收小组根据乙方的整理方案、技术要求和质量承诺进行验收(岀具验收意见)。验收合格之后出具验收报告,双方签字。
7.召开项目协调会议,及时指出乙方存在的间題,对乙方因具体困难提出的合理要求,在合同范围内酌情给予解决。
8.按合同约定及时支付工程款项。
1.乙方指定肖娜(女,身份证号430522198510264623)为项目负责人,对项目全盘负责;指定方汗俊(男,身份证号362525198502052412)为项目技术负责人(项目经理),对项目技术具体负责。乙方须在甲方指定的场地进行工作,遵守甲方相关的规章制度,严格做好己方工作人员的安全、保密管理,并接受甲方的监督管理。
2.所有进入数字化加工室工作人员应向甲方提交身份证复印件,甲方认为必要的,则应当签署安全、保密协议。
3.乙方负责对所有整理加工人员进行培训。通过培训让所有整理加工人员熟悉甲方项目的要求,可以熟练进行整理加工工作。
4.乙方接收档案后即时逐卷点数核验,并对核验的情况进行记录。接收档案存入整理场地专用铁柜(铁柜钥匙由乙方保管,整理加工场地大门钥匙由甲方保管)。
5.乙方须妥善保管好甲方所提供的档案原件,在整理加工过程中,必须避免对档案造成损坏。乙方在保管档案期间,要保证甲方的档案资料不丢失、不损坏、不受潮、不污损。
6.严禁乙方工作人员将甲方的档案(包括档案中的夹条及档案附属物)、电子数据等资料携带出工作场地。
7.乙方需配备一台专用电脑处理甲方重要资料,在项目完工后乙方应将专用电脑的硬盘储存设备移交给甲方。
8.乙方须安全如期保质保量完成整理加工工作任务。
9.乙方在整理加工开始前,必须根据甲方的要求,制定详细的整理加工实施方案,并获得甲方认可,在各个工作环节接受甲方的监督检查。
10.乙方于“投标文件"中所做岀的各项承诺,未经甲方书面同意取消者,均须作为乙方必须履行的合同责任。
11.乙方采取必要的措施和方法,最大限度地保证人员的稳定性,整理加工试运行阶段结束后,每月人员变动不得超过全部整理加工人员的5%,同时必须保证有5%以上的机动人员配备。
12.乙方项目负责人与核心技术人员在项目结束前原则上不得变更,如有变动,须提前一个月书面通知甲方,在征得甲方书面同意后方可进行并做好业务交接工作。
13.对不符合质量标准的产品,必须无偿返工;若经退工仍不能达到质量标准,甲方有权终止合同,乙方须承担由此给甲方造成的损失。
14.乙方保证项目实施的进度。若不能按期完成任务,甲方有权停止合同实施,乙方须承担由此给甲方造成的损失。
15.乙方须遵守劳动法及相关的法律法规,承担其员工的防护用品、办公用品和耗材,并保障员工的其它合法权益。因此类问题所造成的法律责任和损失,一概由乙方负责。
本合同一式肆份,甲方贰 份,乙方贰 份,均具有同等法律效力。
(1)本项目整体质保期为壹年,自验收并投入使用之日起算。
安装、调试、人员培训、售后服务:
1.乙方为本项目提供3年免费售后服务,成果维护期自采购人在成果质量验收单上签字之日起计算,维护费用计入总价。
2.维护期内,乙方负责对其提供的成果维护,不再收取任何费用,但不可抗力(如火灾、雷击等)造成的故障除外。
3.乙方对采购人的服务通知应在1小时内电话响应,一般问题应在24小时内解决。遇到重大技术问题也应在3个工作日内提出解决办法、措施或预案,并在5个工作日内彻底解决故障。