一、功能及要求：
一、采购项目名称：2023年沙坪街道会务、宣传活动服务外包采购项目
本项目开福区沙坪街道为专门面向中小企业采购项目，供应商应按政府采购促进中小企业发展相关规定，提供招标文件中格式《中小企业声明函》，否则视为无效响应。如供应商提供的《中小企业声明函》内容不实的，属于提供虚假材料谋取成交，依照《中华人民共和国政府采购法》等国家有关规定追究相应责任。
按《关于政府采购促进中小企业发展若干措施的通知》长财采购【2022】10号文的规定，供应商可按投标文件组成附页格式提供《湖南省政府采购供应商资格承诺函》，除营业执照复印件、法定代表人身份证明、法定代表人授权委托书（附法定代表人身份证明）及特定资格条件外，无需再提供依法缴纳税收、缴纳社会保险的证明资料及财务审计报告。
本项目所属行业：其他未列明行业。
二、采购预算金额：720000.00元
二、相关标准：
符合国家相关法律法规要求，遵循相关行业标准执行。
三、技术规格：
三、采购范围及服务内容：
本项目地点位于开福区沙坪街道范围内，服务内容包含活动策划、舞台搭建（根据场地尺寸搭建）、会场布置（含咨询台布置、桌椅、音响、灯光、LED屏、活动物料的布置）、现场摄影、视频直播（直播现场）、活动主持、活动节目（现场节目）、活动宣传ppt制作（定制）等内容。

序号	服务名称	具体要求说明	计量单位	预估	单价（元）	总价（元）
				数量
1	活动策划及设计	根据要求进行针对性策划，设计活动方案，包括单次活动所有物料设计	次	4	4000	16000
2	舞台搭建	铝合金材质,400-600mm高	平米	800	150	120000
3	音响	双、单15寸各一对含人工	套	8	3500	28000
4	舞台LED背景	P4LED彩屏	平米	150	260	39000
5	舞台LED背景	P3LED彩屏	平方	200	350	70000
6	背景架	桁架	米	400	30	12000
7	地毯	加厚	平米	400	15	6000
8	场地租赁	200人以上	场	4	8000	32000
9	条桌租赁	带桌布、围裙	套	100	60	6000
10	椅子租赁	蓝色或红色	张	1000	35	35000
11	画架展板	600*800mmKT板画面 含相框	套	100	100	10000
12	指示牌	1000*2200mm，木结构+车贴	套	40	400	16000
13	嘉宾台席卡	强力磁亚克力+铜版纸	个	100	40	4000
14	线阵音响套装	Z-SOUND线阵音箱8个，Z-SOUND阵列音箱2个，Z-SOUND超低音响4个,CRSET&AUDIO  CA12精密线性功率放大器2个，ASHLY 4.24C音箱处理器1个，BEHRINGER X32 32-64路全数字调音台1个，SENNHEISER G3 EW-135 U段无线手持麦克风 1个，SENNHEISER AB2信号放大器1个，MONITOR耳内监听系统1个，DBX 2231双31段均衡压线处理器1个，MICSTANDER麦克风支架4个，PASTANDER音响支架，吊架1个，4*6动力电缆闸箱1个	套	4	8500	34000
15	AA-280瓦电脑图案灯	xm spot280	台	8	800	6400
16	BB-108珠LED摇头染色灯	jzh 108*3led spot	台	8	500	4000
17	烟雾机	薄雾机	台	4	300	1200
18	泡泡机	舞台专用	台	5	300	1500
19	手牌等活动、小道具造型	定制KT板小道具	份	100	50	5000
20	司仪台	木质	台	5	400	2000
21	主持人	专业主持人为省市电台、电视台、或专业声音培训机构人员	人	4	3000	12000
22	舞蹈节目	含服装、化妆、道具	人	24	600	14400
23	语言节目	含服装、化妆、道具	人	6	400	2400
24	声乐节目	含服装、化妆	人	6	400	2400
25	礼仪	专业礼仪引领人员	人	16	600	9600
26	现场照相	数码高清摄像机、数码单反	次	8	800	6400
27	现场拍摄	数码高清摄像机	次	4	2000	8000
28	摇臂	10米摇臂	场	4	2500	10000
29	PPT制作	资料整理，文案撰写，版面设计	场次	6	1200	7200
30	宣传软文	千字以上文案撰写，以甲方确认为准	篇	4	1000	4000
31	现场人工	活动执行	人	60	400	24000
32	刻盘	CD	个	60	10	600
33	绥带	1.8m绒布发泡字	条	50	38	1900
34	活动用门型展架	800*1800高清写真3M哑膜、门形展架	个	25	200	5000
35	主持词 新闻通稿撰写	服务	项	4	1000	4000
36	主题设计	宣传活动元素设计	场	4	2000	8000
37	无人机拍摄	4000万像素，高清	场	4	3000	12000
38	视频拍摄	含文案、拍摄、导演、后期处理	分钟	14	10000	140000
合计						720000

注： 本项目具体以实际供货量和成交单价结算，以单项价格和总价合计进行双重评审，投标总报价和单项单价均不得超过预算价格，否则投标无效。
四、交付时间和地点：
1、服务期限：服务期限一年（具体时间以合同为准）
2、服务时间与地点：
2.1服务时间：采购人规定的时间内。
2.2服务地点：长沙市开福区沙坪街道办事处(采购人指定地点)
五、服务标准：
三、服务要求
3.1会务服务要求：
1、供应商须委派专人在接到会议需求后的2个小时内与采购人对接，在两个工作日内协助采购人对接制定会议目标、预算、时间表及议程，确保会议顺利进行。
2、根据会议需求，为采购人提供合适的场地选择，并负责会场布置、确保会议需要用到的设备技术如投影仪、音响、系统、网络设备等。
3、会议或活动会场租赁须容量达200人以上；嘉宾桌椅须含桌布椅套及人工搬运；活动现场须配备至少两名保洁人员保持现场整洁。
4、活动现场须配备礼仪服务人员进行现场引导入场及服务。
5、现场须安排工作人员随时处理突发情况。
6、地毯、展架、手持喇叭、笔、工作餐、水、宣传海报等内容按照每场活动需求及采购方要求进行提供，无条件听从采购方要求，服从采购方安排的工作。
7、根据会议安排，提前对接准备好文件及相关资料的分发给参会者。
3.2宣传活动服务要求：
1、供应商须委派专业策划人员在接到活动需求后的2个小时内与采购人对接。根据采购人提供的要求、形式、主题在两个工作日内完成策划工作，并形成文字性的策划方案。
2、如遇紧急活动，必须有能力保证完成策划、搭建完活动场地、安排好所需的所有活动人员，投标时需单独提供承诺函并盖公章及法人或授权人签字。
3、每次活动供应商应安排好足够的工作人员进行现场工作。
4、若供应商成交后不履行合同的，采购人将按照相关法律法规终止合同并要求成交供应商赔偿所造成的一切损失。
5、若供应商在项目执行中出现问题给采购人造成影响的，每出现一次进行罚款2000元，出现三次的采购人有权终止合同。
6、对活动场内外进行环境布置，营造氛围。
7、设计制作活动工作牌、指引牌等载体。
8、做好活动现场的文字、图像、影像记录等制作工作。
四、产品运输、保险及保管
1、供应商负责产品到施工地点的全部运输，包括装卸及现场搬运等。
2、供应商负责产品在施工地点的保管。
3、供应商须加强现场的组织管理，所有人员须遵守文明安全施工的有关规章制度。施工过程不得影响采购人的正常工作和生活。保证采购人所在单位所有人员及财产安全，若发生任何安全事故均由供应商负责。
五、服务保障
1、本项目供应商应明确一名现场主要负责人，负责与甲方联络工作事项等。
2、本项目供应商派遣的人员接受采购方的管理，服从采购方安排的相关工作。
3、社会保障：供应商负责为派遣人员办理社会保险，及时履行工伤理赔手续。
六、验收标准：
六、验收标准
1、本项目按照简易程序进行验收。
2、项目完成后，供应商应将项目有关的全部资料，包括产品资料、图纸等，移交采购人。按照采购人要求完成活动策划、现场布置、活动宣传等内容。
3、采购人根据每次会务或活动的筹备期、执行期、后评估期情况进行验收打分，详见附件《活动及会展服务项目评分表》。如成交供应商累计出现两次项目验收不合格的，采购人有权终止合同，由此带来的一切损失由成交供应商承担。

活动及会展服务项目评分表
评价维度	评价标准细则	分值	评分标准
筹备期	评估项目方案，包括： 1、活动目标：活动围绕明确的目的，有明确的内容表现调性和详尽执行计划； 2、活动创意：评估活动方案的完整性、创意新颖性、趣味性、互动性以及与项目目标的契合度。	14分	符合要求的计10分， 出现一次不符合要求的扣2分，扣完为止。
	项目组织实施，包括： 1、完成程度：严格按照项目进度要求，按质按量地完成各阶段的工作任务； 2、协调沟通：有效协调组织各方资源，定期汇报工作进度，积极进行项目沟通。	20分	符合要求的计20分， 出现一次不符合要求的扣4分，扣完为止。
执行期	物料验收，包括： 1、全部活动物料成品按时、按质、按量完成，未对活动及会务造成负面影响； 2、活动环节的整体效果，符合设计效果、VI要求和品牌形象输出要求。	14分	符合要求的计15分， 出现一次不符合要求的扣2分，扣完为止。
	活动管理，包括： 1、工作人员：项目组相关成员在服务过程中的表现、沟通、应急事项处理能力和态度等； 2、流程管控：严格按计划执行，无异常情况发生。	30分	符合要求的计35分， 出现一次不符合要求的扣5分，扣完为止。
后评估期	资料整理，包括： 1、活动的照片及视频资料，建立网盘存档； 2、协助进行媒体发布。	12分	符合要求的计10分， 出现一次不符合要求的扣3分，扣完为止。
	验收报告，包括： 1、每次活动完成后7个工作日内提交项目总结报告，受众反馈活动效果。	10分	符合要求的计10分， 出现一次不符合要求的扣5分，扣完为止。
合计		100分

注：根据评分表分为三档进行结算：
第一档，得分90分及以上为优秀结全款，100%结算合作当次活动结算金额；
第二档，得分90-70分视为及格，按90分为基准每少一分，按当次活动结算金额1%进行扣款，70分则为按80%结算当次活动款项；
第三档，得分70分以下视为验收不合格，按当次活动结算金额的70%进行结算。
七、其他要求：
七、服务期限、时间和地方及、结算方式
1、服务期限：服务期限一年（具体时间以合同为准）
2、服务时间与地点：
2.1服务时间：合同签订之日起一年
2.2服务地点：长沙市开福区沙坪街道办事处(采购人指定地点)
3、结算方法：
3.1付款人： 长沙市开福区沙坪街道办事处
3.2付款方式：每举办完一场会务、宣传活动后，采购人在收到发票后依据《活动及会展服务项目评分表》情况支付本场活动相应款项。（按实际完成情况据实结算）
4、供应商应根据项目要求和现场情况，须考虑本项目的实施费用和不可预见的费用，如一旦成交，在项目实施中出现任何遗漏，均由供应商免费提供，采购人不再支付任何费用。
八、对于上述项目要求，供应商应在投标文件中进行回应，作出承诺及说明。
采购需求仅供参考，相关内容以采购文件为准。