一、功能及要求：
（1）、项目概况
智能人机交互技术年会通过邀请智能人机交互与协同技术领域核心专家、科研团队、相关应用行业的企业家、投资机构等同聚一堂，深入探讨智能人机交互技术的国内外最新研究进展、科研成果、产业发展的动态和需求，有效整合智能人机交互等多个交叉学科领域的技术及行业资源，促进资源共享，互利共赢，推动科研技术成果与企业的有效对接，促使优秀技术成果转化落地。为形成“以会聚才”、“以才促研”、“以研转产”的良好发展态势，长沙经济技术开发区管委会拟定于2024年1月举办第三届智能人机交互技术年会，现采用竞争性磋商方式确定一家会务执行单位完成相关会务工作，主要包含以下方面的服务内容：论坛场地搭建布置、论坛会场设备搭建、摄影摄像、会务服务、论坛接待服务、论坛公共保障、论坛媒体宣传等。
（2）、项目预算
1、项目预算980000元，最高限价979658元。
2、项目费用组成明细

序号	费用名称	明细	上限单价 （元）	备注
1	论坛场地搭建布置	包括但不限于背景板、大门造型、道路导视、注水旗、展板、踏台、指引牌等	83332
2	论坛会场设备搭建	包括但不限于大会场及分会场的舞台、灯光、地毯、音响、讲台等设备搭建	50005
3	摄影摄像	包括但不限于直播、摄像、视频等	67600
4	会务服务	包括但不限于礼仪、司仪、速记、电脑、打印、KV设计、会务人员等	153950
5	论坛接待服务	包括但不限于住宿、车辆接驳、餐饮、茶歇、接待等安保、志愿者、医疗保障等	395300
6	论坛公共保障	包括但不限于安保、志愿者、医疗保障等	30000
7	论坛媒体宣传	包括但不限于媒体传播、媒体公共服务等	10000
8	不可预计费		50000
9	服务费		84019
10	税金		55452
总金额合计		979658元

备注：
总金额合计=∑（论坛场地搭建布置预算+论坛会场设备搭建预算+摄影摄像预算+会务服务预算+论坛接待服务预算+论坛公共保障预算+论坛媒体宣预算）+（不可预计费+服务费+税金）
（3）、项目建设内容及要求
1、采购需求一览表
论坛场地搭建布置

采购项目标的	规格说明	单位	数量	次/天数	备注
会场大厅签到区背景板	桁架喷绘，1200cm*300cm，左右包边150cm	㎡	45	2
	led射灯	个	8	2	放背景板上沿
会场大门欢迎造型	L8*H3.6*W1.2m，立体桁架框，正面+侧面，木结构造型+高精度户外车贴、立体字	组	1	2
会场外部道路导视	4米宽*2米高*1.5厚；桁架黑底喷绘	块	2	2
会场外部主题注水旗	5米高+彩印旗面	面	100	2
会场内部大会信息展板	8米宽*3米高；桁架黑底喷绘配重	块	1	2
论坛信息公告展板	6米宽*3米高；桁架黑底喷绘配重	块	6	2
大合影拍照踏台	50米宽*1米高；弧形钢架结构；	组	1	1
论坛丽屏指引牌		个	15	2

论坛会场设备搭建

采购项目标的	规格说明	单位	数量	次/天数	备注
A厅（大会场）	P3屏幕：按3m*5m*2块	㎡	30	2	需要三分屏
	服务器	㎡	1	2
	屏幕上方发光字，预估8m距离	㎡	1	2
	舞台前沿绿植租赁	台	10	2
	舞台前沿两侧台阶，尺寸：7m*2+灰色地毯包	米	14	2	台阶位置：前沿两侧
	光束灯（LED上方）	项	16	2	数量暂定，需沟通灯光效果
	LED帕灯	盆	10	2	数量暂定，需沟通灯光效果
	面光灯	米	15	2	数量暂定，需沟通灯光效果
	LOGO灯	台	2	2	数量暂定，需沟通灯光效果
	切割灯	台	2	2	数量暂定，需沟通灯光效果
	线阵音响	台	1	2	8+4+4。麦克风暂定每场3-5个
B厅（分会场）	舞台：按8.54m*3.66m	㎡	31	2
	灰色加厚地毯	㎡	50	2
	P3屏幕：按12m*4.5m	㎡	54	2
	服务器	台	1	2
	2m宽台阶包地毯*2	米	4	2
	面光灯	台	12	2
	面光灯光架	套	2	2
提词器	电视机	个	3	2
讲台帖	kt板全包	个	3	2
倒计时牌	kt板，40cm*60cm	块	3	2
翻页笔	进口CUE翻页笔+远距离接收器	套	3	2
讲台花	确认鲜花类型：红色、白色、蓝色鲜花，只可为点缀，不可为主色.主色为浅色：香槟之类的，花味不要太重	个	3	2

摄影摄像

采购项目标的	规格说明	单位	数量	次/天数	备注
照片直播	第一天4名+第二天3名	名	7	1	即时上传即时修图
摄像	1名游机位+直播推流	名	1	1
	主题大会3个直播机位+导播台+摇臂+直播推流	项	1	1
大会视频	3分钟精彩视频+每场15秒视频5个+每嘉宾单独演讲视频剪辑；论坛期间现场摄影、摄像、剪辑、整理费用，具体包括：主论坛、平行论坛及特色活动场地的摄影、摄像和拍摄协调人员。	项	1	1

会务服务

采购项目标的	规格说明	单位	数量	次/天数	备注
礼仪	晚宴4名；主题大会4名	名	8	1
速记	主题大会上午1位；分论坛上午2位，下午2位	场	5	1	每场3小时内，超时按300元/小时计费，不满1小时按1小时算
签到统计系统	会议注册签到系统，不需微网站，名单提前导入、发短信	项	1	1	短信按条数收费
笔记本电脑	控台，打印机用	台	5	2
黑白打印机		台	1	3
彩色打印机		台	1	3
签到人员	协助签到，工作人员，	人	8	1
会务人员	项目总控	人	2	10
	会务执行人员主论坛6名、平行论坛4名、特色活动4名、会务接待2名	人	16	6
主KV设计及延展	论坛主KV设计、背景板、议程版等其他延展设计，会议手册、纪念册等内容排版等	人	1	15	提要协办方提供往届大会标准设计元素及设计源文件
场外司仪	主题大会场外司仪	人	1	1

论坛接待服务

采购项目标的	规格说明	单位	数量	次/天数	备注
住宿费	院士及重要嘉宾住宿费	间	20	2	10位院士套房、10位重要嘉宾豪华单间
	随行人员及工作人员用房	间	25	3	高级间
车辆接驳服务	论坛期间嘉宾、工作人员、参会人员、志愿者的车辆接驳费用。	台	1	2	数量暂按10台大巴、10台商务车*3天计划
餐饮	招待餐叙	人		1	按350元/人，60人
	自助餐（参会人员）	位	400	4	第一天报道当日晚餐、第二天中餐、晚餐，第三日中餐
茶歇	会场茶歇	场		3
会务接待人员	院士及重要嘉宾接待人员；	人	25	4

论坛公共保障

采购项目标的	规格说明	单位	数量	次/天数	备注
安保及志愿者服务	论坛期间安保人员和志愿者服务费，同时包括安检设备租赁费及搭建费。预计10位志愿者，工作时间为3天（包括签到1天）。	项	1	3
医疗保障	论坛期间医疗保障相关费用，包括2名医疗人员劳务费和医疗物资及工作用房等费用。	项	1	3

论坛媒体宣传

采购项目标的	规格说明	单位	数量	次/天数	备注
媒体传播	媒体邀请及报道	项	1

（4）、主要服务内容相关说明
成交供应商包材料、包制作、包质量、包运输、包安装摆放、包管理维护、包拆除、包安全、包税金等全过程服务。服务期内（运输、安装、摆放、维护管理、拆除）如发生安全事故（含人员伤亡等），由成交供应商负责处理，并承担与之相关的所有责任及费用。
1、配合采购人对会议场地进行各项会场设备及氛围导视摆放考察，具体场地以实际为准。独立完成对接酒店会议场地各项相关的事项工作。
2、成交供应商需派专业人员对接项目筹备需求。完成大会各项相关的设计工作、制作工作、宣传工作等。于大会前20天协助采购人统筹安排大会各项筹备工作的执行。
3、合理安排现场设备（含物料、氛围、导视等）的安装及摆放，统筹各操作板块负责人及执行人员。做好大会期间现场各项设计和物料的安装搭建和后期维护、会期的导视更换服务、大会前后的宣传协助工作。
4、负责配合采购人提供及汇报筹备工作、数据、执行所需资料。
5、负责各项会务资料、现场设备（含物料、氛围、导视等）安装制作服务的资料及信息的收集、导视画面信息内容的衔接及设计、会场进入及布场衔接。建档和结算统计等工作（会后半个月内完成）。
6、安全高效的处理突发事件；随时做好临时性维护修缮及补充的统筹和执行任务，必须在10分钟内响应，30分钟内完成维护修缮工作任务。
7、按照采购人需求，做好会务接待现场人员管理与组织实施执行服务方案。
8、负责对接接待酒店（酒店签到、住房、餐饮、会场等）、车辆（租车使用范围：高铁/机场-酒店往返接驳、酒店-展馆交通接驳、全天接待用车、工作用车）、会场（各论坛会场签到、布置、会场管理、茶歇等）、嘉宾落地接待（一对一服务、一对多全程管家式服务）等的前期准备、现场协调、执行结算等工作。
9、根据会议规模合理安排接待服务统筹及各分子板块负责人及执行人员。
10、负责各板块接待人员的组织、培训。
11、负责项目展期采购酒店的签到、房间安排、餐饮安排、资料发放等相关接待流程及服务。
12、负责项目会议期间的餐叙、公共用餐组织、协调、统计及管理工作（约500人每天）。
13、负责重要嘉宾的一对一、一对多接待服务（预计重要嘉宾20人）。
14、负责嘉宾接待资料的收集管理、归类、建档和结算统计及执行过程中的痕迹管理等工作。
15、安全高效的处理突发事件，随时做好临时性会务的接待任务。
16、负责会务接待各项物料的统筹工作。
17、配合采购人要求的相关会务接待相关物料设计工作，包含车贴、餐券、酒店背景板、接驳时刻表等。
二、相关标准：
无。
三、技术规格：
无。
四、交付时间和地点：
会展相关设备的安装时间暂定为2024年1月10日09点～2024年1月10日17点，拆卸时间暂定为2024年1月13日18点～2024年1月13日24点，具体时间以签订的采购合同为准。
五、服务标准：
1、成交供应商必须按照采购人的要求在规定的时间内完成所有物料及设备和氛围及导视设备的安装和拆卸
（1）搭建标准：按采购人提供的采购列表及需求清单进行制作安装并摆放到位。
（2）摆放要求：严格按照采购人要求，依据会议场地实际情况进行摆放。
（3）物料更换：根据采购人要求，成交供应商应保证展会期间各项物料的正常使用，易损耗材料按实际损耗进行更换，所产生的费用由成交供应商负责。
（4）维护保养：无论任何原因，成交供应商必须做好各项物料的巡查及维护，如采购人巡查人员发现成交供应商物料使用期间，有任何使用问题，成交供应商在接到信息后，30分钟内须整改到位。
（5）应急处置：服务期内，成交供应商必须向采购人报备固定值班人员，24小时电话值守，实时做好应急情况处置，对出现物料不能正常使用现象，由成交供应商免费维护，确保随时维护更新到位。
注：所有现场设备（含物料、氛围、导视等）需使用共计3天（暂定2024年1月11日～2024年1月13日）。
2、现场物料搭建任务的特别说明
（1）成交供应商完成现场物料搭建任务后向采购人报告，由双方组织验收，签署验收合格单。
（2）交货前检查：
①在合同规定的日期前，采购人向成交供应商发出导视搭建进场的通知，自通知发出之日起成交供应商必须在规定时间内完成全部导视搭建安装，不计天气和其他条件的影响。
②在采购人规定的完成时限之日，成交供应商应配合采购人做好交货前的检查，如发现成交供应商未能按质按量完成任务，成交供应商须在1小时内按采购人要求做好整改和完成规定工作量并经采购人验收合格。
③如因成交供应商原因，在规定期限内未能完成工作任务并经验收合格的，采购人有权解除合同且不予结算。
3、人员配备及管理
（1）服务团队人员配备（共计不得少于12人）
①主要工作人员的配备：供应商为本项目配备的负责人不得少于6人，其中：总控至少2人，设计负责人至少1人，宣传负责人至少1人，文案负责人至少1人，执行负责人至少1人。
②对接项目筹备需求的专业人员不得少于3人。
③大会期间固定维护操作人员不得少于3人。
（2）服务团队人员管理
①服务团队全体人员必须服从指挥，听从安排，安全操作，举止文明。
②服务团队全体人员在采购人指定办公地驻场办公，执行期主要工作人员需与响应文件内一致，不得更换。
③成交供应商须为所派服务团队全体人员购买工伤保险和意外保险，服务过程中服务团队发生的一切责任事故均由成交供应商负责。
④服务团队人员住宿费用、工作餐由成交供应商负责。
4、保密责任
成交供应商及工作人员在履行合同过程中所知悉的涉及采购人信息资料包括但不限于嘉宾名单、住宿名单、重要客人日程安排、内部会议资料、合同资料、会议方案、公司其他资料等，未经采购人书面同意，成交供应商不得泄露或用于其他目的；如成交供应商违反保密责任，须赔偿由此给采购人造成的一切损失；保密期限不受合同期限限制。
六、验收标准：
1、验收方式：本项目执行《关于进一步规范政府采购项目履约验收工作管理的通知》（长财采【2016】6号），采用简易程序进行验收。
2、项目验收另有国家有强制性规定的，按国家规定执行，验收费用由成交供应商承担。由成交供应商向采购人申请项目验收，且确保验收资料的完整性和真实性。
3、验收的标准和依据：包括本采购项目的磋商文件、成交供应商的响应文件、政府采购合同和有关国家标准与行业规范。
4、验收过程中产生纠纷的，由质量技术监督部门认定的检测机构检测,如为成交供应商原因造成的，由成交供应商承担检测费用；否则，由采购人承担。
5、项目验收不合格，由成交供应商返工直至合格，有关返工、再行验收，以及给采购人造成的损失等费用由成交供应商承担。连续两次项目验收不合格的，采购人可终止合同，另行按规定选择其他供应商采购，由此带来的一切损失由成交供应商承担。
七、其他要求：
1、知识产权要求
供应商应保证针对本项目的服务（或货物）所涉及到的知识产权和所提供的相关技术资料是合法取得，并享有完整的知识产权，不会因为采购人的使用而被责令停止使用、追偿或要求赔偿损失，如出现此情况，一切经济和法律责任均由供应商承担。
2、付款方法：
（1）付款人：长沙经济技术开发区管理委员会
（2）合同签订后，支付合同总金额的80%；年会顺利结束，会后服务期届满，会后资料整理工作顺利完成，无质量问题、售后服务纠纷，以及其他经济法律纠纷等，成交供应商提供的经采购人验收合格的验收总结报告且双方办理完毕费用结算并成交供应商提供相应金额的增值税专用发票和请款报告后20个工作日内支付剩余全部费用，具体付款时间以采购人内部审批程序完成以及验收报告、结算资料通过为准（以上付款均不计息）。
3、项目验收完成后，成交供应商需将相关资料一次性移交给采购人。
4、本项目为总价包干方式，中标金额作为总价包干依据。采购人应根据项目采购要求和现场情况，详细列明项目所需的设备及材料购置，以及人工、管理、财务、筹备期对接等费用、设备安装费及人员操作加班用等所有费用，如一旦成交，在项目实施中出现任何遗漏，均由成交供应商免费提供，采购人不再支付任何费用。如在年会期间临时增加采购清单以外的设备及物料单独进行报价结算。
注：如展会期间临时增加《采购需求一览表》以外的设备及物料，则另行结算。
5、成交供应商负责其派出人员的人身安全，如发生安全事故，由成交供应商承担一切责任和损失，采购人概不负责。
6、成交供应商服务团队在履行会务服务中，因故意或严重过失造成第三方人身和财产损害的，成交供应商应承担相应的责任。
7、采购人在开标前不统一组织现场踏勘，供应商自行现场踏勘。因踏勘产生的费用与安全责任自负。
8、项目实施单位：长沙经济技术开发区管理委员会经济合作局，地址：长沙经济技术开发区三一路2号，联系人：潘子音，联系电话：18008452255。
采购需求仅供参考，相关内容以采购文件为准。