广州大学采用定点采购议价方式实施本次采购。
一、项目信息
（一）项目名称：广州大学信息技术服务（广州集采）定点采购
（二）项目编号：DDYJ-2023-813879
（三）预算金额：700,000.00
（四）采购需求：

编号	服务描述	需求描述	数量	计量单位
1	服务内容：广州大学档案馆2023年5月份采购馆藏档案数字化（三期）服务 需求详细说明:查看附件	广州大学档案馆2023年5月份采购馆藏档案数字化（三期）服务项目：一、项目概述 2020年新修订的《档案法》指出，电子档案同样具有法律凭证作用，实现档案管理工作“以纸质档案为主”向“电子档案为主”转型，是目前档案工作的总体趋势。 广州大学档案馆目前保存15类档案，其中教学和学籍类档案在目前档案利用中频率极高。2016年，我馆启动馆藏学籍档案数字化项目，分别于2016.11~2017.3和2017.10~2018.6进行项目一、二期。为进一步推进馆藏档案数字化，提升档案利用效率、保护纸质档案，为档案工作数字化转型奠定数据基础，按照“利用为先、由近及远、兼顾全局”的数字化基本工作原则，兼顾档案的保管情况，我馆将开展馆藏档案数字化（三期）项目。 本期主要对学籍档案、人员档案、校史档案等纸质档案进行数字化加工。本次数字化加工包括实体档案扫描、档案管理系统条目著录和挂接，扫描约87万页，著录条目约29万条，挂接约37万条，总金额70万，其中2023年数字化经费38万元，2024年数字化经费32万元。 二、项目需求 本期数字化项目必须符合档案数字化外包安全管理规范（档办发[2014]7号）、纸质档案数字化规范（DA/T 31-2017）、档案服务外包工作规范（DA/T 68-2020）等规范要求。 （一）扫描要求 纸质档案数字化加工要求： 1、扫描的格式及分辨率 教学类录取名册、毕业名册，学生学籍表与成绩单、学位材料等纸质档案用A3幅面的平板扫描仪进行24位彩色扫描，分辨率为300dpi。 对于一些字迹模糊的纸质档案，其扫描分辨率应进行适当提高。超出所使用扫描仪扫描尺寸的档案可采用更大幅面扫描仪进行扫描，也可以采用小幅面扫描仪分幅扫描后进行图像拼接的方式处理。分幅扫描时，相邻图像之间应留有足够的重叠，并且采用标板等方式明确说明分幅方法；若后期采用软件自动拼接的方式，重叠尺寸不小于单幅图像对应原件尺寸的1/3。 扫描生成图像最终的存储格式要求：录取名册、毕业名册、学位名册、综合文书的格式为双层PDF且双层PDF中的文本识别率应达到90%以上，其它类别档案数字化生成的电子文件要求彩色单层PDF格式。 各类别档案另生成一份TIFF、JPEG等通用格式进行统一的长期保存。 2、倾斜度、清晰度 对图像偏斜度、清晰度、失真度等进行检查，发现不符合图像质量要求时，应重新进行图像的处理，如去黑边，对图像页面中出现的影响图文信息阅读质量的杂质进行去污处理，直至页面清晰，不影响正常阅读，放大2倍清晰为准。受损的档案在征得档案馆同意后，先进行适当的修复如裱糊，再进行平板扫描。拆卷时不得强行拆分，以免破损档案。 对不符合阅读方向的数字图像应进行旋转还原。对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，以达到视觉上基本不感觉偏斜为准。 数字化过程中严守档案原始性与完整性原则，轻取、轻放，装订规范与有序，页数无缺漏，数字化完毕，及时上架，排架整齐、有序，清点后由档案工作人员核查与签名。 （二）著录要求、数据结构与文件命名 严格按照档案馆的要求进行准确无误地著录，并为扫描后生成的电子档案命名。著录分为案卷级和文件级条目。 （三）挂接与备份要求 1、扫描后的图像以PDF的格式挂接到南大之星档案管理系统上。 2、录取名册、毕业名册、学位名册、综合文书最终存储格式要求为彩色清晰的双层PDF（打开瞬间，不会显示图片及文字层，应合二为一），其它类别档案的电子版存储格为彩色单层PDF。此外各类别档案扫描生成的电子版还需备存原始扫描彩色JPG图像数据及处理过的JPG数据各一套。离线备份存储设备由档案馆提供。 （四）数据提交和验收要求 1、验收内容 数字化成果包括数字图像、档案目录数据、元数据、数字化工作中产生的流程记录文件等；对目录数据的验收，主要包括档案管理系统中著录条目的内容、格式等的准确程度以及必填项是否填写等。对元数据的验收，主要包括元数据元素的完整性和赋值规范性等。对数字图像进行验收，主要包括数字化参数、存储路径、命名的准确性、图像的完整性、排列顺序的准确性、图像质量等。对数据挂接进行验收，主要包括目录数据与其对应的数字图像的挂接的准确性等。对工作流程文件的验收，包括在数字化过程中各流程记录文件的完整性和规范性。 2、验收指标 （1）电子影像发现漏扫、压边的要及时补扫。 （2）每页电子影像左右端正度控制在0.5度以内。 （3）图像清晰度以放大200%查看时，图像质量清晰为准。 （4）按文件的属性著录数据库字段，发现错误及时更改，差错率在千分之五以内（一条录入信息错一个字符或漏或多字符均按一条计算）。 （5）PDF命名的准确率必须控制在百分之百。扫描后的图像命名的准确率必须控制在百分之百。 （6）编制数字化明细，包含各档案类别、各案卷的案卷级及文件级电子目录著录数量、扫描的幅面及数量、生成的PDF个数。 （7）已完成的数字化的档案应按页码顺序装订好，依序放好，清点好，确保卷内文件齐整，无缺损，然后放回库房指定位置。 （8）验收时，数字化公司需提供本期数字化的工作日志、档案借还登记本与档案流程单等原始记录材料以供检查与备存。 3、验收程序 （1）承包方自检 承包方应对数字化扫描成果进行100%检验，检验合格率应为100%；对于数据库条目与数字图像内容对应（挂接准确程度），应进行100%检验，检验合格率应为100%。 对于承包方自检，应留存自检工作日志。 （2）发包方验收 最终验收由档案馆数字化工作小组进行著录的数量及扫描的页数检测，对实体档案的完整性与完好性、电子目录的著录的准确率、电子文件命名的准确率、图像的清晰度与质量、监控记录进行抽检，发包方对各项目的抽检比率不低于10%，抽检合格率为100%。若验收指标未达到验收标准，则验收不通过，整改后经档案馆数字化工作小组检查符合要求，竣工验收方可通过。 本规范作为该项目加工服务合同的附件,实际操作中如有其他需要补充的内容或需要修改的规范,双方将另行商议。 （五）承包方工作要求 1、制定工作方案 在开展档案数字化加工之前，承包方应对发包方的具体实际需求进行调查研究，掌握拟数字化加工档案的质量、数量和管理状况，明确档案数字化服务的工作目标，以及完成目标所需要的条件。 承包方应根据调查研究结果编制工作方案。工作方案内容应包括但不限于：工作目标、工作内容、服务范围、操作流程、软硬件配置、人员组织和职责分工、主要技术指标和方法、安全管理措施、进度安排、风险控制等。 承包方编制工作人员名单、访客名单、保密承诺书、档案交接单、工作流程单等。其中，工作流程单根据档案数字化具体流程来制定，包含档案出库记录单、数字化前处理单、档案扫描记录单、挂接记录单、著录记录单、数字化成果自检记录单等等。 2、人员管理 承包方应保证参与档案数字化外包服务的工作人员人数，已根据国家劳动法律法规与公司签订劳动合同；并要求员工签订保密承诺书。承包方不得将项目转包给其他公司实施。 在项目成员配备方面，承包方需配备具有相应档案基础知识、熟悉南大之星档案管理系统使用和数字化业务经验的项目经理和员工，并保证项目团队成员具有一定的稳定性，具体体现为在整个项目实施过程中项目经理始终为同一人，项目具体实施成员变动率不超过10%（例如，项目期内10位人员进行数字化操作，其中有更换、离开等对数字化过程产生不利影响的变动人数不超过1人）。 承包方应对项目组成员进行不少于5天的操作培训，成员经考核合格后方可正式上岗，操作培训内容应包括但不限于数字化规章制度、数字化仪器设备使用、数字化流程管理和南大之星档案管理系统使用四方面。 承包方应按照档案馆要求规范驻场人员的行为和着装。 3、现场管理 非工作人员未经允许不得进入档案数字化加工场所。工作人员完成作业之后,不得在档案数字化加工场所内停留。档案数字化加工场所应设有储物箱柜,供工作人员和访客存放物品,并与工作区相隔离。 严禁将水杯等私人物品以及照相机、摄像机、手机、电脑、移动存储介质等电子设备带入工作区域。档案数字化加工场所内严禁存放除档案和必备的工具器材设备之外的任何易燃易爆危险品。严禁将火柴、打火机、饮料、食品、动物等带入档案数字化加工场所。档案数字化加工场所内作业完毕后,除必须开启的监控、报警、消防等电源外,包括照明在内的其他电源必须关闭。承包方应建立现场上下班物品清点值班制度,严禁任何人员擅自将档案数字化加工场所内的物品带离现场。下班后,移动存储设备应存放于专柜、上锁,指定专人负责保管。	1	项

商务需求

编号	需求内容
1	售后服务 承包方提供终身的售后服务。对于本期数字化成果，如后期在使用过程中，发现因项目实施而发生的质量问题（如系统挂接错误），公司免费为用户提供错误整改服务，服务响应时限在4小时内，服务整改时限在48小时内。对于量大且复杂的问题，可根据实际情况响应延长整改时限。

（五）议价发起时间：2023年06月07日
二、需求信息
合同份数：6
争议处理方式：向仲裁委员会申请仲裁解决
三、供应商报价须知
（一）被邀请的供应商应根据议价信息的要求，在满足采购需求的前提下，于规定时间内对项目做出报价。
（二）供应商应认真核对报价信息，确保符合采购需求，并对其真实性负责。若与实际不符，一经查实，将视为弄虚作假，当次报价无效，并按政府采购相关规定给予处理。
四、定点议价规则
（一）报价规则。
（1）供应商的报价应是总价。
（2）供应商的报价不得高于最高限价。
（二）成交规则、终止规则。
（1）成交规则：采购人接受供应商报价的，议价成交。
（2）终止规则：在定点议价公告期间，采购人因故取消采购任务；或者采购人不接受供应商报价的，议价终止。
五、项目联系方式
联系方式：李静 18688856202
采购单位：广州大学
2023年06月07日