编制说明

1、签订合同应遵守《中华人民共和国政府采购法》、《中华人民共和国民法典》。

2、签订合同时，采购人与中标人应结合招标文件第五章规定填列相应内容。招标文件第五章已有规定的，双方均不得对规定进行变更或调整；招标文件第五章未作规定的，双方可通过友好协商进行约定。

甲方：福州市公安局台江分局

乙方：福州讯晟软件技术开发有限公司

根据招标编号为[350100]FJMHZB[GK]2021007的福州市公安局台江分局库藏档案数字化服务采购项目项目（以下简称：“本项目”）的招标结果，乙方为中标人。现经甲乙双方友好协商，就以下事项达成一致并签订本合同：

1、下列合同文件是构成本合同不可分割的部分：

1.1合同条款；

1.2招标文件、乙方的投标文件；

1.3其他文件或材料：□无。□（若有联合协议或分包意向协议）无。

2、合同标的

3、合同总金额

3.1合同总金额为人民币大写：贰佰柒拾捌万叁仟陆佰陆拾陆元壹角柒分（￥2783666.1700）。

4、合同标的交付时间、地点和条件

4.1交付时间：合同签订后至2023年06月30日前完成；

4.2交付地点：福州市公安局台江分局指定服务地点；

4.3交付条件： 按招标文件、投标文件、采购合同及国家相关法律法规行业标准进行交付 。

5、合同标的应符合招标文件、乙方投标文件的规定或约定，具体如下：

1、文书及业务类档案数字化（含目录著录），单价：0.527元。预估数量：5111321页，总价：2693666.17元，备注：以实际完成量结算： 2、档案修裱。单价：9元，预估数量：10000页，总价：90000页，备注：以实际完成量结算。 总合计：2783666.17元 5.1本采购的开展旨在建设档案的目录库、影像库和全文数据库数据内容，实现档案的规范化整理、高质量的数字化加工。主要工作任务是对档案进行拆卷和前期处理、采用单页扫描方式进行数字化加工，目录著录，并将扫描后的图像文件、文本文件与文件级目录挂接，实现快速无误检索。著录后数据能同时与福建公安档案信息顺畅衔接。 5.2本次采购服务包括但不仅限于所有档案的档案扫描、档案整理、档案装裱等工作内容。档案数字化加工标准若与福建省公安厅、福州市公安局的加工标准有不同之处，则以福建省公安厅、福州市公安局的标准为准，乙方必须无条件服从，并不得加收任何费用。 5.3乙方指定专人负责目录数据规范工作，对照档案文件逐条逐项审核档案目录中的著录内容，修订不规范的项目，补充必要的项目，保证著录项目完整、内容真实、数据规范。 5.4乙方与档案保管部门办理档案出库清点、案卷核对等档案借调手续。 5.5抽密 5.5.1档案进入数字化前应先筛选出案卷中包含的涉密文件。已有涉密文件记录的，按照记录进行筛选；缺少密件记录的，需逐卷逐页翻阅案卷，根据文件上的涉密标识进行登记。 5.5.2 当出现文件上标注有密级（秘密、机密和绝密）、文号为密字号、加盖密件收发章、密码电报等情况时，均属于涉密文件。 5.5.3 登记时以标注有密件信息的一份完整文件为单位，填写抽密登记表，详细记录密级、页码范围等信息，形成规范的密件记录。 5.5.4 认真核对密件记录的准确性，将密件抽出，按照文书档案简化立卷的组成方式重新归档并在涉密电脑上单独进行数字化。抽件要小心谨慎，注意保持密件的完整性，严禁遗落或损坏档案。 5.5.5 抽出的密件应与非密件分开，单独有序存放，按照保密要求，严格管理措施。 5.6部分档案由于时间久远，纸张载体质量差，损毁较严重，乙方对其进行修裱，包括喷潮、上浆、托裱、上墙、挣干、裁切等，确保该部分档案原件在著录和扫描过程中不易造成损伤。将需要修裱的档案原件的装订线拆除，排好顺序，不得出现任何漏缺页及顺序差错，更不能对档案原件有任何损坏。逐卷检查实体，对档案的破损、霉坏等需裱糊的案卷做出评定，并由甲方提出意见。同时，在备考表和检查台账上说明情况。 5.7档案数字化加工要求在公安指定地点内进行，甲方提供场地。档案扫描所需的相应设备、安检门和数字化加工软件均由乙方自行提供。档案保管地至档案加工地往返运输由乙方负责，加工期间的保管由乙方负责。乙方应保证在加工期间，档案不丢失不泄密。乙方需自行搭建档案数字化加工工作所需的内部网络

6、验收

6.1验收应按照招标文件、乙方投标文件的规定或约定进行，具体如下：

数字化成果审核项目包括档案实体整理装订质量、图像质量、数据完整性、图像与实体对应情况、图像与目录对应情况等方面的审查。数字化成果质量审核采取三级检查法，即数字化服务机构组织自我检查、档案保管单位总检、档案保管单位数字化领导小组抽检，分批次验收和整体验收相结合的方式，各批次验收均合格后，方可进行项目整体验收。验收过程中不合格的，应先进行整改，再验收。 验收对象包括：图像数据、目录数据、数据挂接、工作文件等。根据内容的不同，采用人工或计算机自动校验的方式进行检查。 （1）图像数据验收 采用计算机自动校验的方式对图像的色彩模式、分辨率、压缩比率、格式、命名和可读性等进行100%检查，合格率应达到100%； 采用人工抽检的方式对图像的完整性、排列顺序的正确性和图像质量等进行检查，抽检率不低于5%，合格率应不低于99.9%。 （2）目录数据验收 采用计算机自动检验的方式对目录著录项目的齐全性和格式的规范性进行检查，抽检率100%，合格率应达到100%； 采用人工抽检的方式对目录内容的完整性、准确性等进行检查，抽检率不低于5%，合格率应达到95%以上。 （3）数据挂接验收 采用计算机自动校验的方式对数据挂接的准确性、一致性等进行100%检查，合格率应达到100%。 （4）档案装订验收 采用人工抽检的方式对装订案卷的完整性、准确性和规范 （5）工作文件验收 采用人工检查的方式对工作文件的完整性和规范性进行100%检查，合格率应达到100%。 2.档案保管部门应设立数字化成果总检岗位，负责数字化加工过程中的数据质量控制工作。数字化服务机构将质检合格的档案数据、装订好的案卷和相应的流程单按批次提交至总检岗位审核。总检抽检率不得低于档案数字化总量的60%，抽检合格率应达到100%。 3.档案保管单位数字化领导小组对工作量少、周期短的数字化项目，可在终验时抽检；对工作量大、周期长的数字化项目，应分年度分批次组织抽检，待数字化加工任务全部完成后，再组织终验。终验抽检率不得低于档案数字化总量10%，抽检合格率应达到98%。 4.为方便数据审核，每条目录数据和与之对应的全文扫描件必须同时出现在一个电脑界面中，在审核系统中能够查看各级检查记录，形成excel表格台账并打印。审核中检出的错误，数字化服务公司应及时、无偿予以纠正，直至提交验收的数据完全达标。“不合格”案卷数大于被质检案卷数的2%时，档案保管单位可将该批次档案全部退回返工。 合格率＝（质检总卷（件）数﹣不合格总卷（件）数）／质检总卷（件）数×100% 5.省厅办公室将对各地数字化项目进行抽检审核，抽检合格率低于98%，该项目应整改合格后再终验。

6.2本项目是否邀请其他投标人参与验收：

不邀请。

7、合同款项的支付应按照招标文件的规定进行，具体如下：

。

8、履约保证金

无。

9、合同有效期

9.1按招标文件要求履行至项目验收，合同终止。。

10、违约责任

10.1因乙方原因造成采购合同无法按时签订，视为乙方违约，乙方违约对甲方造成的损失的，需另行支付相应的赔偿。 10.2在签定采购合同之后，乙方要求解除合同的，视为乙方违约，对甲方造成的损失的，乙方需支付相应的赔偿。 10.3因乙方不能完成合同约定的服务给甲方造成损失的，甲方有权要求乙方退还全部已支付款项，并赔偿因此给甲方造成的一切损失。 10.4甲方有权根据需要自行延长工期并通知乙方，且无需向乙方支付任何赔偿。 10.5因乙方原因发生重大质量事故，除依约承担赔偿责任外，还将按有关质量管理办法规定执行。同时，甲方有权保留更换乙方的权利，并报相关行政主管部门处罚。 10.6因乙方原因发生泄密等情况，除依约承担赔偿责任外（按照招标文件要求，双方协商赔偿，严重的追究乙方的法律责任），还将按有关质量管理办法规定执行。同时，甲方有权保留更换乙方的权利，并报相关行政主管部门处罚。 10.7因乙方原因造成档案丢失等情况，除依约承担赔偿责任外（按照招标文件要求，双方协商赔偿，严重的追究乙方的法律责任），还将按有关质量管理办法规定执行。同时，甲方有权保留更换乙方的权利，并报相关行政主管部门处罚。 10.8因乙方原因造成档案损坏的，除依约承担赔偿责任外（按照招标文件要求，双方协商赔偿，严重的追究乙方的法律责任），还将按有关质量管理办法规定执行。同时，甲方有权保留更换乙方的权利，并报相关行政主管部门处罚。 10.9乙方因无法按时按标准完成合同中规定的内容的，应在第二个自然月保质保量及时补足，如在第二个自然月份未按标准要求完成规定数量的，应承担未完成额的10%的违约金，且甲方有权解除合同并保留追究其承担因此所造成的损失的权利。 10.10若发生死亡安全事故，除按国家有关安全管理规定及甲方有关安全管理办法执行外，并报相关行政主管部门处罚；发生重大安全事故或特大安全事故，除按国家有关安全管理规定及甲方有关安全管理办法执行外，甲方有权终止合同，给甲方造成的损失，还应承担赔偿责任。 10.11本合同所有服务都必须由乙方自己完成，不得以任何名义和理由分包或转包，如有发现，视为乙方违约，甲方有权单方终止合同，给甲方造成损失的，还应由乙方承担赔偿责任。 10．12乙方应做好新冠肺炎疫情防控工作，因防护不当造成人员感染问题，均由乙方承担一切责任，甲方无需承担任何责任。 10.13在明确违约责任后，乙方应在接到书面通知书起七天内支付违约金、赔偿金等。

11、知识产权

11.1乙方提供的采购标的应符合国家知识产权法律、法规的规定且非假冒伪劣品；乙方还应保证甲方不受到第三方关于侵犯知识产权及专利权、商标权或工业设计权等知识产权方面的指控，任何第三方如果提出此方面指控均与甲方无关，乙方应与第三方交涉，并承担可能发生的一切法律责任、费用和后果；若甲方因此而遭致损失，则乙方应赔偿该损失。

11.2若乙方提供的采购标的不符合国家知识产权法律、法规的规定或被有关主管机关认定为假冒伪劣品，则乙方中标资格将被取消；甲方还将按照有关法律、法规和规章的规定进行处理，具体如下：无。。

12、解决争议的方法

12.1甲、乙双方协商解决。

12.2若协商解决不成，则通过下列途径之一解决：

13、不可抗力

13.1因不可抗力造成违约的，遭受不可抗力一方应及时向对方通报不能履行或不能完全履行的理由，并在随后取得有关主管机关证明后的15日内向另一方提供不可抗力发生及持续期间的充分证据。基于以上行为，允许遭受不可抗力一方延期履行、部分履行或不履行合同，并根据情况可部分或全部免于承担违约责任。

13.2本合同中的不可抗力指不能预见、不能避免、不能克服的客观情况，包括但不限于：自然灾害如地震、台风、洪水、火灾及政府行为、法律规定或其适用的变化或其他任何无法预见、避免或控制的事件。

14、合同条款

14.1保密要求： ★（1）甲方与乙方签订《档案数字化加工项目合同书》、《保密协议》等，保密协议送甲方保密部门备案。乙方负责对所有参加本项目的工作人员进行审查（数字化加工人员应当为中国公民且无犯罪记录）并签订保密责任书，相关资料送甲方备案。 （2）采取上门服务方式，即在甲方提供的工作间进行加工操作（不得在存在安全隐患的地点加工档案），加工场地需由乙方安装监控设备对扫描全过程进行监控并刻盘交甲方档案部门保存。 （3）在工作开展前，乙方对其工作人员需经过严格考核，进行保密和防火安全教育，签订保密协议。要求工作人员做到：①严格遵守相关的各项管理规定、保密要求和工作制度；②加工地点内严禁吸烟；工作期间严禁会客。③工作人员统一穿着无兜的工作服进入加工场地，衣服外套、手机和包等随身物品统一放在指 定的位置，不准带入工作现场。④在工作现场内，不该说的不说、不该问的不问、不该看的不看、不大声喧哗；工作过程中产生的碎纸、废盘等工作垃圾不得自行处理，必须交由档案管理人员统一销毁；正常情况下，加工每一页档案资料在操作人员手中停留时间不能过长，不得无故查看、记录和相互议论档案内容；原档案磨损、残缺、不清晰的，需经公安档案管理人员具体指导并在案卷备考表上签字说明后方可实施修改。⑤工作人员不得携带非用户单位提供的办公文具；不得携带移动通讯设备、移动硬盘、U盘、MP3等信息存储设备；⑥工作人员暂时外出（如吃饭）时，均应将加工场地及时锁门。当天未加工完成的档案资料一律交由专职人员清点后存放到库房。⑦每位工作人员必须填写每天的工作记录（时间、内容、数量等），作为保密工作检查的依据。 （4）扫描现场的计算机采用专用安全屏蔽网线及安全专用水晶头，交换机设施进行物理性的二次屏蔽。 （5）扫描现场的计算机及其它设备不能以任何方式连接广域网、局域网，所有设备外壳均接地屏蔽，严防数据丢失。扫描现场的计算机及其它设备必须由加工企业提供国家安全保密部门的上门的安全检测或提供相应的检测报告。 （6）在备份数据的计算机上设置密码，防止数据泄密；每位计算机操作员设置独立的开机密码。 （7）各项工序产生的数据，均需存入档案部门指 定的存储器，加工人员不得对数据进行拷贝、备份。工作结束后应将所有涉及档案的数据或加工文档交其保管并签收。所有留在计算机上的数据必须在甲方技术人员的现场监督下做彻底销毁（扫描加工使用过的计算机硬盘，均应保存在甲方档案部门）

15、其他约定

15.1合同文件与本合同具有同等法律效力。

15.2本合同未尽事宜，双方可另行补充。

15.3本合同自签订之日起生效。

15.4本合同纸质文件一式 肆 份。合同电子文本通过政府采购网上公开信息系统自动备案。合同纸质文本需与备案电子文本一致，以备案电子文本为准，具有同等效力。

15.5其他：□无。□ 无 。