一、馆藏档案数字化加工

1

馆

藏

档

案

数

字

化

加

工

项

目

一、项目概况

档案数字化前整理、页码编写、条目著录、扫描（平板、大幅扫描）、扫描后的图像处理、质检、数据挂接、档案装订、档案归还、刻盘（档案级蓝光光盘 3套）与数据备份（移动硬盘1套）等各项工作。

二、建设目标

基于采购单位现有管理组织架构和网络技术环境，以档案信息的全方位利用为目的，以数据库为管理手段，以使用扫描、图像处理等技术进行档案数字化，利用先进的开发平台及网络技术、信息处理技术、图像处理等技术，全面建设符合现代档案馆数字档案管理发展的方向，提高管理水平、提高效率，增强档案馆业务部门的服务水平，建立目录和影像数据库，为档案馆内部管理及面向社会服务提供高效率的全面服务。

三、业务性标准规范

1.《中华人民共和国档案法》

2.国家档案局《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》GB/T 17678.1-1999

3.《归档文件整理规则》 中华人民共和国档案行业标准  DA/T22-2000

4.《档案著录规则》DA/T18-1999

5.《电子文件归档与管理规范》GB/T 18894—2002

6.《纸质档案数字化技术规范》DA/T31-2017

7.《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》国家档案局令第八号

8.《中华人民共和国档案行业标准》DA/T38-2008

《福建省省直 单位纸质档案数字化成果移交与接收暂行办法 》（闽档【 201 7 】 30 号）的技术质量要求

四、扫描质量要求

1.对本项目，考虑档案纸张的原因，要求成交单位需采用平板扫描方式进行扫描。

2.扫描图像的顺序与计算机的著录顺序一致，与纸质档案的案卷和文件的顺序排列一致，不可颠倒；不能有漏页和重页，保证电子图像的完整齐全。

3.扫描后的图像文件要保持字迹清晰、不失真、不留文字版面外的暗影、无干扰信息。

4.扫描后的图像文件页面要端正，无扭曲。纸质档案扫描使用彩色JPG文件格式存储，分辨率为300DPI，对于案卷中出现字迹较小、较密集等特殊情况，可提高分辨率至400DPI及以上；对于纸质档案中出现的照片，采用600DPI及以上分辨率进行扫描，存储为彩色TIFF文件格式。

5.扫描图像的优化处理：根据扫描资料的实际情况选择合理的图像处理参数、对比度及亮度参数，同时对扫描后形成的图像文件进行调整页边距、旋转、纠斜等图像优化工作，保证处理后的图像清晰端正而且有效信息与档案资料完全一致。

6.扫描页面规格为A4，超过A4幅面的如无法一次扫描成形要求进行无缝拼接成单页，拼接后应与档案原件核实，确保拼接无误，保证数字化图像的整体性（纸张幅面为A3的按2张A4折算，幅面为A2的按4张A4折算，以此类推）。

7.遇有浮贴时，浮贴加原页扫1页，浮贴揭开后原页扫1页，若有多张浮贴重叠，每张浮贴均需单独扫描。

五、图像质检处理要求

1.不得压缩图像，保持档案原图,质量应达到图像完整、清晰，图像不偏斜或倒置，符合正常阅读习惯。

2.检查图像的偏斜度、清晰度以及完整性，发现不符合图像质量要求的应进行图像处理，因操作不当造成图像不完整或无法清晰识别时，应重新进行扫描。

3.扫描图像的排列顺序与档案原件一致，发现不一致时应进行调整；发现文件漏扫时，应及时补扫并正确插入图像。

4.对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，影像偏斜不得超过1度，以达到视觉上不感觉偏斜为准。对方向不正确的图像进行旋转还原，以符合阅读习惯。

5.对图像页面中出现的影响图像质量的杂质，如黑点、黑线、黑框、黑边等应进行去污处理，在不影响文字可懂度的前提下展现档案原貌。

6.对数字图像进行裁边处理，应在距页边最外延至2mm～3mm处裁剪图像。

六、数据挂接、目录审核、质量控制

1.扫描后的图像文件按《福建省省直 单位纸质档案数字化成果移交与接收暂行办法 》的 “图像文件命名”方式命名。

2.制作和挂接目录要求加工系统能自动进行条目与原文的自动挂接。全部扫描案卷以其档号作为文件夹名称并存储在服务器或光盘目录下。

3.成交单位必须使用符合国家有关档案管理规范的档案管理软件，实现图像和目录数据的挂接。负责对扫描数据条目信息、数据挂接的正确性进行核对并全部负责。

4.采购方对所进行的工作需进行全面质量检查，对条目信息、挂接数据与原始档案进行核对；

5.成品验收图像准确率：100%（顺序准确、不多页少页、保持档案原貌；图像清晰度达到方便阅读要求、布局合理、图文挂接准确）；图像索引数据匹配准确率：100%；索引数据库挂接准确率：100%；否则采购方有权单方要求重做。

七、数据提交

1.完成扫描加工服务后，形成的数据成品有：根据交接清单提交规范编目的成品图像数据和目录数据。

2.档案数字化加工后的全部数字档案和电子目录以及形成的纸质资料所有权属使用单位所有。档案数字化加工后形成的各种加工数据处理单、统计资料、光盘资料、纸质资料及各种交接清单应完整移交。

3.数据提交所需的档级蓝光光盘3套、移动硬盘备份1套，均由成交单位免费提供。

八 、售后及服务内容要求

（一） 扫描工作完成的质量保证期为 3 年。质保期内如因 成交 方质量问题遇到翻工和补做情况的， 成交 单位必须在 3个法定工作日内负责无条件、无偿地翻工和修正；质保期内 成交 单位为采购单位提供该项目及档案数据库存储系统的免费维护。

（二） 成交 单位随时提供售后响应服务，错误响应时间不超过 24小时，在发生严重错误时，立即赶赴现场。

（三） 在项目实施过程中， 成交 单位对采购单位有关人员进行档案数字化加工原理、操作方法、使用技巧、日常维护等方面的免费培训，并提供相关文档。

九、其他要求

（一）采购单位负责提供档案数字化所需的工作场所、桌椅、储物柜。本项目不收取水、电费和场地费。

（二）成交单位负责项目实施过程中所需的装订机、电熨斗、电脑、扫描仪、交换机等硬件设备以及数字化加工过程的耗材（例如：装订线、不锈钢钉等）。

（三）原始档案保护要求

成交单位在对原始档案进行数字化加工过程中，必须保证原始档案完好无损，如造成档案损坏、遗失等问题，将按照《中华人民共和国档案法》等法律追究责任，并进行严肃处罚。

（四）安全保密要求

1.成交单位必须有严格保密制度。

2.成交单位在合同中必须详细描述保密措施。

3.所有工作人员上岗前必须签订保密责任书。

4.成交单位承诺企业不含外资背景，所有人员不含外籍人员。

5.成交单位必须明确数字化加工现场的安全、保密、人员管理制度。

6.成交单位需对数字化加工安全管理软件封USB口，对存储介质进行有效控制。

（五）保密责任

在档案数字化加工过程中造成的泄密事故，由成交单位承担全部责任并追究法律责任。

（六）信息安全

1.严格遵守有关保密、档案法律法规和采购单位的有关规定。数字化加工工作必须在指定的场所内进行，确保场所正常秩序和安全。不得遗失、损坏档案，如有违反有关法律法规的，将追究相关责任人责任。

2.成交单位在签订合同时成立项目组，由成交单位和采购单位人员组成。双方指定专人负责该项目，成交单位项目负责人必须为公司级负责人，并列出具体的项目操作标准及流程、项目实施计划、人员及保证措施。所确定的人员原则上不允许更换，如更换须经采购单位同意。

3.项目工作人员必须具备一定的档案业务知识和档案整理操作能力及档案数字化加工的实际操作经验，项目工作人员中至少不低于2人持有市级以上档案上岗证书。

4.签订保密协议，加强对工作人员的保密教育。

5.建立严格的保密制度，加强管理，杜绝工作人员对档案及档案信息的私自复制行为。

6.不同的工序之间采取不同的措施，杜绝泄密事故发生。

7.扫描加工场地要做好安全及保密，具备保密设施，保证档案原件的安全和保密。

8.加工现场不允许有移动存储设备，任何加工数据不能带出工作区域，加工设备不允许接入互联网。

9.加工过程中的废弃纸张不得自行销毁，提交采购单位在指定地点处理。

（七）工作人员要求

1.成交单位必须需指派 1 名专职项目负责人，配备专人负责安全保密工作，并配备数字化工作人员在扫描现场上班，所有人员统一挂牌上岗，严格遵守采购单位各项规章规定，负责人随时与采购单位进行情况沟通等。同时，参与的工作人员必须提供本人身份证明、个人简历和承诺本人无犯罪记录及在工作期 间遵纪守法的声明。

2.中标单位确保有稳定专业的档案数字化加工队伍，并为项目人员依法缴纳社保费。如有人员离职或新召进场，应及时告知招标单位，按保密等有关规定办理相关手续后方可离职或进场工作。

（八）实施及验收要求

1.实施数字化流程要求

接收出库档案 →制作并填写档案整理登记表→检查页码→标注页码→档案目录录入→目录审核→目录质检→拆卷→熨平档案→修补档案→平板扫描→图像拼接→图像处理→图像质检→数据挂接校对→装订档案→装订质检→归还档案→刻录光盘与备份等。 该项目的数字化扫描全程进行纸质文字签字跟踪。

成交单位所提供的档案数字化成品应符合采购单位要求的标准并同时能够满足导入采购单位现有档案管理软件的要求。

2.扫描工作环节与质量要求

（ 1）扫描加工的时间为 法定工作时间： 8：00－12:00,15：00—18：00 ；工作场地由采购单位确定。

（ 2）成交单位在对原始档案进行数字化加工过程中， 必须 保证原始档案完好无损以及档案实体、信息的安全，如造成档案损坏、遗失以及档案信息外流等问题， 采购单位将依照 《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》等法律法规追究其法律责任，按 规定进行处理；对情节严重的，采购单位暂停成交单位全部工作，并责成成交单位进行整改，所耽误的工作进度由成交单位自行负责；情节特别严重的，采购单位将依据合同规定中止合同，所造成的损失由成交单位负责。

3.整理、拆卷、装订

负责数字化业务的有关人员在接收有关档案后，要按照档案立档归档要求做好档案数字化扫描前的消毒 、 校对、整理、修复（裱糊）等工作并履行有关手续，并附有关手续清单及本案卷的目录校对后的打印清单（未有错误的档案也要附有纸质打印目录并保证原有案卷的完整性）。页数与工作单（前期整理案卷时形成的记录单）记录不符的不能拆卷，须立即向采购单位有关人员报告，并将案卷退回。页数核对正确的，应在采购单位提供的工作单上进行确认并签字。

数字化加工中一般不对案卷的纸张进行裱糊粘贴。对确属破损严重影响图像扫描的档案进行裱糊，须经档案馆技术指导人员同意，使用符合档案保护技术要求的材料进行裱糊。

拆卷和装订不能损害档案原件。拆卷时不允许裁切档案纸张，装订时应按原有顺序装订，案卷不掉页、左边和底边整齐，保持拆卷前的原貌；装订后由采购单位负责检查，不符合要求的退回重新装订，要求一次性完成装订。

4.刻录光盘与备份

（ 1）档案数字化 加工形成的全部数字档案和电子目录所有权属采购单位单位所有，成交单位须按采购单位的要求进行数据的备份、迁移、删除等。

（ 2）刻录数据所用光盘应经采购单位认可，按采购单位要求组织刻录数据、刻录数据、标注光盘封面及盘面。

（ 3） 完成扫描加工服务后，成交单位根据 接收出库档案 台账提交规范编目的无压缩成品图像数据和目录数据国际档案级 蓝光 光盘 2 套。

5.验收要求

数字化加工服务期限为 2个月，即合同签订之日起2个月内完成并通过验收，每延迟一天将对中标单位处以项目全部费用0.1%的罚款。

由采购单位负责档案的管理人员将有关列入本次数字化范围内的档案按有关规定、手续、时间、卷数交付到制定作业场所并签署有关交接手续。

（九）资质要求

1、国内注册（指按国家有关规定要求注册的），经营本次采购服务，且经营范围或供应商提供授权必须包含：“档案数字化加工或数据处理”的成交单位；

2、为保证数据质量及流程化管理应具有数字化加工智能管理系统或馆藏档案数字化加工流程系统著作权登记证书。

万页