一、功能及要求：
利用计算机技术、扫描技术、OCR技术、数字摄影技术、数据库技术、多媒体技术、存储技术等高新技术将人事档案的纸质档案信息转化为数字化档案信息，形成一个有序结构的档案信息库，促进现代人事管理，提升综合服务水平。
 
二、相关标准：
根据《中华人民共和国档案法》、《干部人事档案工作条例》(2018年11月)、《湖南省档案管理条例》(2017年9月)、《纸质档案数字化技术规范》（DA/T31-2017）、《干部人事档案数字化技术规范》（GB/T 33870-2017）、《档案装裱技术规范》（DA/T25-600）、《干部人事档案应归档材料及分类》等国家和行业标准，以及档案行业其他现行有效的技术规范，确保加工的数字档案信息的真实、完整、可用、保密以及采购人的要求进行。
 
三、技术规格：
(一)扫描前处理
1、查看拟扫描的档案有无破损、残缺情况、排序混乱、缺页、倒页、漏号、重号、错号等整理不规范现象。如有，应及时根据有关规定和档案实际情况，进行规范化调整处理。
2、材料上的曲别针、大头针及有锈迹的钉书针等金属装订物须拆除，拆除装订物时应注意保护档案不受损害，不允许裁切档案纸张。
3、制作并填写纸质档案数字化加工过程交接登记表单，详细记录档案出入库时间、档案交接工作人员等其他需备注的情况。
(二)档案扫描
1、扫描分辨率:纸质档案扫描影像文件:大于等于300DPI;扫描模式一律采用彩色模式进行;扫描影像的顺序与纸质档案的档号、目录、文件顺序等排列一致。
2、扫描要求：扫描时应根据整理分类时编写的页码逐页进行扫描，图像顺序要与原档案中编写的页码顺序一致。扫描时要保证放纸端正、不压边、不漏扫、错扫，保持图片的完整性、清晰度，且图像须与原件一致，不可颠倒错乱，不可出现多页、重复页或漏页现象，严格确保图像质量。
(三)图像处理
图像处理后保证图像信息与原档案内容一致，不删除页面任何有用信息，包括正文内容、页眉、页脚、手写注释和印鉴等；不准出现页面内容残缺或将其它页面信息扫入本页的现象。
对扫描图像中的非正文区影响整洁度的黑点、黑边、黑线等，在不影响可懂度的前提下展现原貌的原则进行适度去污处理;逐页进行纠偏，图像纠偏以视觉上不感觉偏斜为标准，对方向不正确的图像进行旋转，以符合阅读习惯；对扫描图像进行裁边处理，处理后的扫描图像大小应基本保持一致。
(四)数据存储
1、影像文件命名:以档案姓名和编号建立对应的文件夹。
2、扫描的存储格式:纸质档案扫描影像格式为JPG格式。
(五)数据挂接
将质检合格后的档案数字化成果，挂接至档案管理系统中。挂接的档案文件为压缩包，压缩包格式要求：ZIP格式。
(六)数据成果备份
为保证数据安全，中标人须将所有数字化加工数据成果备份在移动硬盘上，并移交给采购人。
中标人应对备份数据进行全面检验，确保备份数据能打开、数据信息完整、文件数量准确等。
（七）保密要求
成交供应商应有成熟与周全的保密制度，确保项目实施过程中所接触的信息保密。
成交供应商及其实施人员应当应采购人要求签订保密协议，严格遵守保密协议条款。保密协议为合同组成部分，具有法律约束效力。
 
四、交付时间和地点：
交付时间：合同签订后6个月完成。
交付地点：长沙县人力资源公共服务中心档案室。
 
五、服务标准：
1.中标人应在签订合同前成立项目组，制定人员配置、项目实施计划及保证措施，并报请采购人同意。合同签订后15个工作日内，有关扫描加工软、硬件设备及工作人员等进驻场地。
2.因本次档案数字化加工数量大，为确保顺利完成本项目工作，投标人拟投入本项目的工作人员不得少于15人；项目实施过程中要求项目实施负责人必须常驻采购人单位，不得随意更换、调离，若确需更换、调离须征得采购人同意，如项目实施负责人不能胜任本项目管理工作，采购人有权要求中标单位更换项目实施负责。
3.中标人须记录项目实施过程信息，加强全过程管理，并将加工过程记录材料移交采购人。
4.建立严格的保密制度，保证档案原件、扫描数据的安全和保密。不得将与本项目无关的其他档案材料带入场地；不得在场地内使用与工作无关的任何电器设备和外接移动存储、影像摄录设备等。严格遵守《保密守则》及采购人的有关规定，档案数字化工作必须在采购人指定的场所内进行，确保场所正常秩序和安全。中标人应在与采购人签订合同的同时签订保密协议，并在项目实施过程严格遵守保密协议条款。中标人与拟派本项目人员也应签订保密协议，并将保密协议副本提交采购人备案保存。
5.中标人由于管理不善造成档案的损坏、遗失或内容外泄，须赔偿采购人的经济损失，并承担相应法律责任。
6.合同履行完毕，中标人在撤场前必须将项目实施过程中使用的所有电脑硬盘（包括中途更换下的）进行格式化。
7.项目验收合格后，中标人须协助采购人完成档案的移交入库工作。
 
六、验收标准：
1.本项目按长沙市财政局《关于加强长沙市政府采购项目履约验收工作的通知》（长财采购[2024]5号）规定验收。
2.根据政府采购合同、招标文件要求及中标供应商履约文件进行验收。符合国家档案局、湖南省档案局、长沙市档案局等单位的相关标准和规定，保证档案资料的完整性，确保项目全过程档案收集齐全，电子化文件和原件一致。具体要求如下：
（1）档案实体验收
中标人应在每个全宗档案数字化加工和自检全部完成后，向采购人归还交接档案，归交采取逐件交接的方式进行。要求档案数量准确无误，拆除装订物的档案需按原位置装订，件与件的顺序、件内顺序按原页码排列，页面无损毁，涂改、破损、丢失，对破损、模糊材料采取了补救措施。档案前处理和还原质量如有问题，应及时返工进行补救。
（2）数据成果抽检
中标人以全宗单位向采购人提交已完成数字化加工的实体档案和数字化的档案数据（目录数据、图像文件及数据挂接等），提交验收必须以中标人自检合格为前提。采购人将对提交的档案数字化成果的通过数量、完整性、准确性、可用性和安全性等检测。
（3）验收要求
档案装订：所有档案的装订还原情况，差错率小于等于万分之五；
扫描图像：漏扫率为零；
数据挂接：挂接差错率小于等于万分之五；
档案原始材料：100%不缺失，不损坏；
在验收中检出的错误，中标人应及时、无偿予以纠正并在自检合格后，再次提交采购人验收；同一批数据的复验只组织一次，对于复验仍不合格的，采购人有权根据合同规定追究中标人违约责任。
 
七、其他要求：
1.场地及场地内档案柜由采购人提供，采购人不向中标人收取场地租金。
2.中标人需在采购人划定的场地内提供相关服务，场地将配备无死角视频监控设备，服务团队须严格遵守各类工作纪律。
3.项目实施过程中涉及的文具耗材、加工软件、打印机、扫描仪、电脑、装订工具等设施设备，以及场地内用餐用水、设备维修等配套服务均由中标人负责。
4.本项目采用费用包干方式结算，投标人应根据项目要求和现场情况，详细列明项目所需的人工（含加班、疾病、身故、差旅等费用）、管理、财务、税金及所需的设备、材料等所有费用。如中标后，在项目实施中出现任何遗漏，均由中标人免费提供，采购人不再支付任何费用。
5.投标人或中标人在参与本项目的全部过程中（包括但不限于现场踏勘、运输、安装、施工、调试、验收售后等），应负责其派出的所有工作人员的人身意外保险并承担人身意外事故引发的责任、损失和所有费用。采购人不承担投标人或中标单位工作人员因意外所致的任何责任。
6.本项目采购人不统一组织现场踏勘，如需实地踏勘，请与采购方联系。
7.对于上述项目要求，投标人应在投标文件中进行回应，作出承诺及说明。
 
采购需求仅供参考，相关内容以采购文件为准。