工作范围为2021-2022年湘江新区委托开展的规划编制项目会议与相关活动。分为小型会议、中型会议、大型会议与特大型会议四种类型。根据2019年和2020年的合同要求以及实际年度完成服务场次，拟定2021-2022年度需召开相关会议与活动共计约190场。
小型会议为编制预算不超过100万的项目，平均每个项目计算1场会议，根据项目编制需求，每个项目召开的部门联审会、专家评审会和结题验收会等为会议的会前会中会后相关服务工作，预计约144场。
中型会议为编制预算100万（含100万）-200万的项目及同时召开两个不超过100万的项目，平均每个项目计算2场会议，根据项目编制需求，每个项目召开的部门联审会、专家评审会和结题验收会等为会议的会前会中会后相关服务工作，预计约32场。
大型会议为编制预算200万（含200万）-1000万的项目，平均每个项目计算3场会议，根据项目编制需求，每个项目召开的部门联审会、专家评审会和结题验收会等为会议的会前会中会后相关服务工作，预计约12场。
特大型会议为省、市、新区关注度高且编制预算在200万以上的重点项目，每个项目有1次全国专家评审会，预计约2场。
序号
服务名称
具体内容
总价
备注
1
湖南湘江新区国土规划会务服务（2021年-2022年度）
服务会议分为小型会议、中型会议、大型会议与特大型会议四种类型
900000
-
2
合计
乙方根据甲方的需求提供会务服务。
第1次分期支付金额为225000元，占总合同金额百分之25,说明:合同签订后15个工作日内支付第一笔；
第2次分期支付金额为225000元，占总合同金额百分之25,说明:完成工作量的50%后15个工作日内支付第二笔；
第3次分期支付金额为225000元，占总合同金额百分之25,说明：完成工作量的75%后15个工作日内支付第三笔；
第4次分期支付金额为225000元，占总合同金额百分之25,说明：会务服务完成100%工作量且提交成果通过验收后15个工作日内支付第四笔，该期为履约验收期。
每次付款前，乙方应向甲方提供相应等额的有效发票，否则甲方有权顺延付款时间，且不承担相应的违约责任。
本项目采用按量核算制，场次为190场，合同金额为90万元，根据实际服务场次进行结算。
1、会前服务
国土规划局经办人制定会议方案初稿后，应结合项目立项依据背景、设计任务书、项目合同等，从专业的高度和深度，为达到项目内容审查需求，对会议议程、邀请职能部门、专家备选名单等进行全面认真考虑，根据不同类型项目，提出咨询参考意见，并按国土规划局审定的会议方案通知相关部门与专家等人员准时参会。所有会议均应提前到场布置会场，会场布置内容根据会议规模与重要程度具体确定。大型、特大型会议的会前还应协调配合相关专家和人员机票（或高铁票）购买、机场（高铁站）来回接送、专家食宿安排等。
2、会中服务
所有会议均应配合维持会议议程的顺利进行，做好会议录音，如为视频会议，还需现场协助连接视频摄像，保证会议相关电子设备的正常运转。会中应由高级职称技术人员全程参与会议。
3、会后服务
根据不同规模会议要求，根据实际情况协调安排会后用餐与专家返程。会后应由专业高级职称技术人员进行梳理会议记录，从专业的角度深刻理解会议精神，确保会议记录内容完整、要素齐全，准确记录参会人员的意见和建议。
各项目会议方案与会议记录以纸质盖章扫描件及电子文件提供，所有会议资料装订成册并提供电子光盘或 U 盘。
（1）本项目按长财采购[2016]6号文的规定，以简易程序验收方式进行验收。若项目验收国家有强制性规定的，按国家规定执行，验收费用由中标单位承担，验收报告作为申请付款的凭证之一。
（2）项目最终成果报告获得湖南湘江新区管理委员会（国土规划局）的审查和验收通过为最终完成标志。
（3）项目验收不合格，由成交单位返工直至合格，有关返工、再行验收，以及给采购人造成的损失等费用由成交单位承担。连续两次项目验收不合格的，采购人可终止合同，另行按规定选择其他单位采购，由此带来的一切损失由成交单位承担。
6.1甲方要求终止或解除合同，甲方应根据服务单位已进行的实际工作量支付服务费。
6.2在合同履行期间，乙方要求终止或解除合同，乙方返还所收服务费用。
6.3以上条款由于客观原因、无法抗拒的因素致使合同无法履行时除外，双方协商解决。
7.3在合同履行期间，甲方要求中止或解除合同，乙方已开始服务工作时，甲方应根据乙方已进行的实际工作量支付服务费。但乙方存在违约行为致使甲方不能实现本合同目的的除外。
7.4如乙方未能按照本合同约定时间交付服务成果，则每延误一天，应按照甲方应付服务费的2‰向甲方支付违约金。
7.5本合同生效后乙方要求终止或者解除合同，乙方应承担相应的经济责任。
11.1小型会议、中型会议、大型会议与特大型会议各召开场次以实际为准。结题验收时，不同类型会务服务场次之间可按比例换算，1场中型会议=2场小型会议，1场大型会议=3场小型会议，1场特大型会议=4场小型会议。
11.2本项目采用按量核算制，累计完成 190 场会务服务且服务完两年期限。如果在履行期限内未按要求完成190场会务服务，应适当延长服务期限，直到完成规定的190场会务服务为止，但服务期限最长不超过三年。
