01-01：电子档案管理服务平台

一、技术要求：

★1.电子档案管理服务平台应采用SpringBoot框架，B/S结构，利用JAVA、MQ、Resrful API、Json等成熟技术，系统可跨Windows/Unix/Linux等各种操作系统和国产化操作系统上运行，不会受到操作系统的限制。系统支持MS SQL Server、Oracle等各类数据库和国产化数据库。支持主流浏览器及主流版本，比如：Edge、谷歌、火狐等。

▲2.系统应遵循OAIS参考模型，投标方提供的功能一定是最新成熟的版本、经过10个以上高校或事业单位实际应用的系统。

3.软件全面符合档案管理国家标准（GB)和行业标准(DA)遵循国家档案的相关分类原则，内置各类档案著录项模板，系统提供强大、灵活的自定义功能，可针对用户业务需求从档案门类、分类、整理规范、目录表单、统计、业务流程等提供字段级的配置功能，使用户在系统功能基础上配置出符合所需的个性化系统。

4.数据必须具有良好的开放性，可以通过访问权限和接口等形式提供服务，满足当前及今后的扩展需要。

▲5.系统须支持全文一体化检索，对档案条目和档案原文数据，包括各种结构/非结构化格式的原文文件（图片、Office、PDF等）建立全文检索索引，实现多字段、多条件的全文检索。

6.系统须提供国家标准规范的输出报表格式，报表设计工具可以快速、方便地设计多种风格的报表，修改已有的报表格式。报表支持多级分组和统计、复杂的表达式计算、图形图像统计、系统数据的标记等，满足用户各类报表输出格式的设计与定制需求。

▲7. 系统需具有数字签名技术，在电子档案接收和长期保存环节能够提供真实性验签；

8.界面要求：系统的功能模块要素和界面以我方具体要求进行完善和修改，力求简洁实用。中文采用简体字符集。

9.系统应提供二次开发接口，可快速定制新业务功能模块，且模块的定制开发不影响底层平台系统的稳定性。

10.故障率低，易于维护和升级；客户端无插件。

二、易用性要求：

11.用户功能菜单简单易懂，逻辑清晰，菜单不能超过四级；

12.在操作界面上给出使用说明。系统操作界面上要对菜单、选项、输入框等作出相关使用说明，使用户初次使用时，参考界面上的使用说明可较容易的使用系统；

13.错误操作应及时显示提示信息，且提示信息应易于理解；

14.系统提供工作台或提供个人收藏夹功能；

15.用户可个性化切换系统不同风格；

16.首页提供技术支持热线电话；

17.系统登录不成功或不允许登录时应给出明确提示；

18.应避免窗口缩放对系统的影响，特别是B/S结构的系统，窗口缩放或者系统分辨率改变后，系统控件及按钮应该仍然可以方便的显示和使用；

19.破坏性功能按钮的位置要与常用的其他功能按钮分离，减少操作失误；

★三、质保期内在用户需求的情况下，供应商需免费将系统升级为具有兼容国产化运行环境能力的产品。

01-02：综合档案管理系统

1.全宗数量可自定义，采用主流的前后端分离的多层B/S技术架构进行搭建，系统中如有Web应用插件，应提供自动下载安装配置模式，以最大限度地降低系统的维护工作量，无限用户。

2.收集整编：支持档案的在线接收、离线接收，支持对档案数据进行录入、整理、编目、归档等操作；

▲1）在线接收档案：系统必须支持档案资料的在线智能著录、看图著录、编辑、删除和批量修改，支持撤销数据修改，支持电子文件批量挂接、原文查看。

2）离线接收档案：离线接收功能用于批量接收系统外整理或其他单位移交的档案，可同时接收目录及电子文件信息，支持常见的XLS、DBF等文件格式及符合长期保存要求的文件格式全文文件的导入接收，并实现元数据、目录数据与对应电子文件的自动关联，对接收的目录和电子文件进行四性检测。

3）离线收集客户端：提供在不具有网络环境下可使用的单机离线收集客户端程序，实现档案目录著录和电子文件挂接，并支持以数据包的方式，批量将收集整理好的档案数据报送至在线档案管理系统。支持离线客户端模板导出、离线数据包接收。

4）支持全宗单位内各部门向档案管理部门的数据移交管理，支持数据移交、接收、退回，支持移交单据管理；支持全宗单位间的档案数据移交管理；支持数据移交流程审批管理。

5）系统与本单位运行所需归档的应用系统如：OA、PLM等系统对接，能够实现电子文件的在线归档，同时提供标准化的Resrful API公共服务接口。

6）支持接收文本、图像、音频、视频、数据库等不同类型的数字档案。支持图像文件的缩略图展示，视频文件的流媒体在线播放以及视频文件采编整理。

7）支持文件夹一键上传和断点续传；支持电子文件树形目录展示，系统自动从上传文件夹中抽取带格式后缀的文件名信息，将这些信息按照原文件夹中的文件排列方式和从属关系生成树形目录。

8）Excel数据导入导出：为了方便档案数据著录移交，系统需提供Excel格式数据导入、导出功能，可以接收各部门移交的Excel格式档案目录，也可以针对特定的档案数据范围进行数据导出成Excel格式供后续利用。

★3.四性检测：对需要进行长期保存的电子文件在进入海量档案库前，对电子档案进行真实性、完整性、可用性、安全性检测：包括系统在线收集和离线收集的数据及电子档案内容、元数据及相关的目录信息真实、可用，数量和内容信息是否齐全、完整。确保电子档案的准确、完整、安全、可用。对检测不符合要求的电子文件或电子档案进行记录，形成检测报告。

4.档案管理：支持年度项目管理和维护，对已归档数据进行管理维护等，并具有回收站功能；

▲1）具备数据分类、组卷功能，根据档案分类需要，设置多种分类方式，并可自定义档案分类，针对档案数据可进行数据自动分类，自定义整理规则等。

2）具备数字档案编目功能。可根据需要编制各种目录。提供规范的档案目录模板，应支持进行目录模板制作，可以对模板中的字体、打印内容、排序方式等进行调整。提供打印预览功能，支持预览文件的导出功能，可导出为XLS、PDF等通用格式。

3）具备档案全文信息上传挂接功能，支持单个、批量文件上传等方式，能建立目录与其对应全文间的关联关系，并保持关联关系稳定。

4）具备对数据库结构进行修改功能、可根据需要修改档案类型字段结构及属性，可对数据进行编辑。

5）元数据管理, 能够自动捕获上传电子文件的元数据，系统捕获上述元数据项目后，自动在元数据库中创建用项目名称命名的字段，并将相应的数据与字段一一对应存入，支持档案数据的元数据封包导出。

6）上传附件带有密级标识，针对密级电子件，文件上传到服务器自动加密，确保安全性。

7）支持档案目录信息的关键字查询，支持目录树分类查询、跨字段模糊查询等。

8）支持断号检查、打回整编库等操作。

9）支持数据批量下载。

10）支持历史数据迁移，大量历史数据可以批量上传。可以批量上传案卷、文件、电子文件。

11）档案封存管理：设置封存档案及年度项目，对于封存的档案，只能查看，不允许修改删除等操作。

12）光盘制作：支持批量选择档案信息制作光盘文件，系统能够记录光盘相关信息、形成档案条目清单和电子文件存储到光盘。

13）数据回收站：支持数据回收站管理，支持回收站数据还原、清除。

14）具备信息发布功能，可将大事记、政策法规等信息进行系统内发布。

5.档案保存：满足数字档案长期保存要求，以及对数字档案进行分类存储、格式转换及在线、离线备份功能。

1）分类存储功能：分类存储主要是实现对各门类档案的存储位置配置和分类存储管理功能，包含存储配置和存储位置两部分。

存储配置,可对档案原文存储的位置进行配置和管理，实现对档案原文存储位置的动态管理。

存储位置,可分类显示不同档案类别的存储位置，包含档案类别、存储位置、起始时间、结束时间等内容。

2）标准格式转换功能：对系统接收的非版式文件进行格式转换，转换成符合标准的可进行长期保存利用的标准归档文件格式。

3）离线备份功能：具备离线备份导出功能，离线导出文件需按照元数据封装标准，采用XML封装技术将目录信息、元数据信息及电子文件信息封装到XML文件内。

4）在线备份功能：具备在线备份功能，实现在系统电子档案原文和目录、日志等数据的在线定时自动备份。

5）备份恢复功能：具备将备份数据恢复的功能，保证恢复数据与备份一致。

6.档案利用：提供对档案的综合利用，系统包含档案检索、全文智能检索、电子档案借阅、实体档案利用、学籍档案利用、档案编研、统计分析、光盘发布。

▲7.档案检索：提供档案信息跨分类、跨库的一门式模糊检索，支持档案类型跨字段的条目一体化检索及全文检索；提供档案门类检索、索引库检索、数据库检索、全文检索、以图搜图、人脸识别、全文检索结果标注定位、检索结果记录、检索历史记录、热搜记录、类淘宝搜索的筛选标签、检索结果类百度的展示模式、类百度和列表展示模式的切换等功能；

1）支持对各类档案库的限定检索；

2）支持基于元数据、结构化数据（如标题）全局性检索和全文检索；

3）支持基于检索历史数据的热门检索词、热门推荐。

4）用户可定义各种复杂条件，根据查询条件对档案进行查询，提供按照档案分类或全宗字段等方式精确检索，可按照时间区间范围数据筛选查询检索，可实现结果中再查询，提供检索结果自定义排序、展示功能。

★5）OCR识别：支持用户对档案进行手动或自动OCR识别，可对 JPG、TIF 等图片格式进行识别，识别率高，印刷体扫描文档图像识别率如下：汉字识别率>98%、数字识别率>99%、英文识别率>99%，识别的内容可作用于全文检索。

6）语义检索：能够对输入内容自动进行分词，按照算法进行排序，精准推荐搜索结果。

7）支持多关键词检索：支持多字段关键词+条件组合检索方式，用户输入检索关键词进行检索，系统可选择“并”和“或”检索出包含关键词并满足相关检索条件的数据。

8）导出检索结果：检索出来的结果，可批量导出所选条目和附件。在以库内某个著录字段的内容为检索关键词时，支持一次性批量且精准检索+条目导出+批量下载附件的功能。

9）同义词检索：系统支持用户进行同义词定义检索。

▲8.档案编研：具有对档案内容进行二次加工，能对已经过OCR识别原文图片及声像档案提供编辑，利用导出或复制的手段，收集、积累、编辑选定的档案内容，并汇编成册，为档案的深入研究和广泛利用提供素材。支持档案智能编研，提供大事记等编研模板相关档案自动推荐。

1）编研材料,可对各种编研材料进行集中管理，可以进行录入、修改、删除、查询。

2）专题名称维护,可新建专题名称并填写相关说明。

3）专题档案选取,可通过选择专题内容来设置相关专题。

4）专题档案著录,可支持专题内容录入功能。

9.光盘制作：支持选择系统中档案数据制作成光盘导出，实现脱机浏览和备份；

10.鉴定销毁：支持处理保管到期的档案数据的鉴定销毁和还原，支持鉴定审批，可以查看鉴定详情、搜索销毁数据、生成鉴定销毁日志等；

1）支持辅助鉴定功能，辅助人工完成档案的定期鉴定工作，根据保管期限、归档日期、密级等属性自动列出到期档案，提醒档案管理员等进行销毁前鉴定工作。

2）支持档案鉴定审批管理。

3）支持档案鉴定处理，包括更改保管期限、更改密级等。

4）支持档案鉴定销毁数据的打印。

5）支持档案销毁数据的管理，提供销毁过程可逆操作。

11.库房管理：能够根据实体库房情况生成虚拟库房视图，支持基于档案库房、密集架、档案盒、库房设备等逐级可视的场景。具备库房的添加设置、查看库存和占用情况、记录温湿度等功能；

1）支持虚拟库房展示功能：能够根据实体库房情况、自定义生成虚拟库房视图，满足电子档案存址功能，可通过存址功能实现电子档案与实体库房的一一对应。具备库房空间盘点功能，能够展示库房使用情况如：剩余密集架、格及可继续存放盒数等。

2）库房温湿度管理功能：可通过智能设备采集或人工录入方式，记录每日温湿度情况，并可统计一定时间段内温湿度情况，形成温湿度曲线图。

3）支持档案数据补录、编辑、批量修改、电子文件挂接等基本操作。

4）支持档案目录树管理、年度项目管理，具备年度项目的分类表、代码表、整理规则等详细配置。

12.性能监控：支持查看系统CPU、可用内存、服务器信息、磁盘的性能数据，了解运行状态；

13.系统自定义：支持对全宗单位进行设置，自定义分类表、代码表和档案类型，支持权限管理，可以实现对归档文件收集整理、移交的权限控制和对档案查询中数据访问权限的控制；

1）全宗单位定制：按照全宗单位类别进行标准化定制、个性化定制。

2）档案类别定制：系统能够实现自定义档案类别定制，包括档案管理层级、著录字段、著录界面等。

3）档案分类表定制：系统能够为每一档案类别设置对应的分类表，并支持分类表版本管理。

4）标准代码表定制：系统能够支持标准代码定制，支持系统代码表和用户代码表定制，支持代码表的版本管理。

★5）目录报表定制：系统支持通用报表设计器，能够为每一档案类别定制案卷封面、案卷目录、卷内目录、归档文件目录、移交清单、脊背、备考表、销毁清册、借阅单等目录报表，能够支持报表的自动折行、自动补空行、居中对齐等设置。

6）档案整理规则定制：系统必须支持档案整理规则设置，包括档案组卷（装盒）规则、档号生成规则、档案数据排序和转换规则。

7）档案管理目录树定制：系统必须支持档案管理目录树的定制，支持年度项目节点、分类节点建立。

8）系统必须支持自定义审批流程，用于档案借阅、预约、鉴定、销毁等赋权申请管理。

14.整理设置：支持档案整理规则设置，包括档案组卷（装盒）规则、档号生成规则、档案数据排序和转换规则等，并且支持各类报表的设计，以及档案四性检测配置功能；

1）支持档案智能鉴定，可根据所选档案情况，系统自动鉴定所属分类及保管期限。

2）支持档案目录信息的关键字查询，支持目录树分类查询、跨字段模糊查询等。

3）支持档案目录信息的关键字查询，支持目录树分类查询、跨字段模糊查询等。

4）支持档案数据的复制、年度项目间移动、档案门类间转移、部门转移、合并、排序等高级操作。

5）支持档案数据的自动组卷（组盒）、编目、位置调整、页号生成、加入卷、打散、转待整理、归档等数据整理操作。

15.水印管理：支持图像水印技术，对档案数据的图片格式电子文件进行水印的相关参数设置，支持水印位置、样式、颜色、深度等的自由设置，具备时间戳功能，水印可以实现自动拖拽，位置设置，大小设置，平铺等功能。

16.三员分立：支持系统管理员、安全管理员、安全审计员三员分立管理，将用户建立、赋权操作、日志审计等功能分开，防止管理员权限过大危害系统安全；

17.密码策略：支持用户密码策略管理，包括密码复杂度、定期强制要求修改密码等设置；

18.日志管理：提供登录日志、操作日志、档案日志、利用日志和审计日志等，加强系统的安全管理。日志在系统中只允许查看和导出，不可删除。

1）登录日志：支持用户登录、退出系统的相关信息记录，包括用户账号、IP地址、登录时间、退出时间等；

▲2）数据操作日志：用户在系统中的各种数据操作信息记录，包括用户对档案目录的增加、删除、修改，对电子文件的上传、删除，对档案数据的检索、浏览和下载等，并能够根据日志生成审计跟踪报告等功能；

3）功能操作日志：用户在系统中的各种功能操作信息记录，包括系统的各项功能的点击操作等。

4）允许日志导出，不允许日志删除操作。

01-03：档案远程预约利用系统

档案检索：支持目录检索、全文检索、模糊检索、档案分类检索、跨全宗检索、多条件组合检索等多种检索方式；

预约申请：用于实体档案借阅预约，形成预约申请单，经审批即可调档完成借阅，可与OA系统集成；

★流程审批：支持对系统内需要审批的操作流程进行个性化定制；

利用评价：在用户完成网上档案利用服务评价后，系统支持按人次、效果、时间、评价内容等对服务利用进行统计分析。

01-04：档案信息发布系统

与档案管理系统进行集成，将档案管理系统中指定条件的档案信息经过审核（可批量审核也可单条审核），按一定的展示格式发布到档案馆网站上去。发布时支持电子书翻页样式及照片墙样式的掌上，发布后的档案信息可以进行模糊查询和全文查询。

1)信息发布系统与档案管理系统相结合，为用户提供从信息收集整理到信息发布利用一整套解决方案。

2）支持门户网站界面、导航栏、目录显示等根据需求定制化设计。

3)支持视频流的发布，实现对音频、视频等流媒体档案的流程管理和网络在线利用。集成成熟的流媒体组件，解决多媒体档案的在线浏览和数据导出，具有良好的稳定性和高效性。

4)实现档案管理系统中编研后数据的发布、展示。信息发布系统可以灵活控制目录、全文、图像、录音录像档案的浏览、下载等权限，保证系统中电子文件的安全。

5)具有发布审核管理、栏目内外网控制功能。信息发布系统拥有完善的权限设置体系，可以实现单用户授权和部门授权IP地址以及地址段授权。

6)档案信息发布系统数据需单独建立数据库存储，与档案管理系统数据库分离，不存储同一服务器中，对档案管理系统已发布的库内文件需有明显标识显示，保证对外发布档案信息安全性。

7）统计管理，支持按照版块、栏目、文章及选定时间段内的信息处理量统计、分析数据，结果以报表形式呈现，统计分析能跨主站和子站。能对任何一篇文章和栏目的访问量进行统计，能对每天、每月和总访问量进行统计，能够按照IP地址、首页点击量、任一页面点击量3种方式对访问量进行统计。

01-05：档案信息主动推送模块

★支持根据实际查档需求情况和用户岗位职责、阶段性重点工作需求，打包推送，支持将文件加入推送文件包，并设定文件浏览权限及时间段，指定推送人员；

支持基于用户行为，通过用户日志管理，将检索到的档案信息主动推送给指定用户，用户推送后自动提醒和到期提醒等，并可以进行反馈，系统自动统计推送人什么时间查看和查看时长。

基于办公流程和业务需求，系统客户设定推送的内容，如制度法规、会议纪要、档案知识、学科技术等，可直接查看电子目录及原文。

统计分析管理，针对推送档案的下载和关联档案的利用情况统计和分析。

01-06：统一身份认证

系统集成服务，实现电子档案管理服务平台与学校现有的智慧平台对接，实现统一身份认证下的单点登陆服务。

01-07：数据共享

系统集成服务，实现电子档案管理服务平台与数据服务与共享平台对接，实现数据平台与档案系统之间的数据交换，实现数据共享。

01-08：OA系统归档

系统集成服务，实现电子档案管理服务平台与公文处理系统（OA）对接，档案管理平台提供数据同步接口，在电子公文最终结束时，OA系统自动调取数据同步接口或设定归档按钮，将数据传输到档案系统并进行分类存储归档。

01-09：教务系统接口

系统集成服务，实现电子档案管理服务平台与教务系统对接，将学生成绩单等相关信息归档

01-10：网上服务大厅系统

系统接口，实现PC端和移动端业务办理数据推送服务，定制开发

01-11：企业微信

系统接口，实现移动端业务办理数据推送服务，定制开发

01-12：安全管理

1.用户管理：能够对角色下的不同用户进行管理，包含增、删、改等基本操作。用户的权限包含两个部分：一是对各个模块操作的权限；另外一个是对各类资源库的操作权限，用户可以根据实际工作需要，灵活组合各种权限，系统对资源库的管理达到“字段级”控制。

2.角色管理：角色管理是指具有相同权限的一组用户，系统预设了三个用户组本系统预设两个角色：系统管理员组和普通人员组，并可根据实际需要自定义各种不同角色，每个角色可包括多个用户。

1）功能模块权限：实现自定义各个角色以及各个不同用户的不同使用功能模块和工具栏功能。

2）类别权限:实现自定义各用户不同的文件和档案类别权限。

▲3）数据权限:实现自定义各角色和各用户可以操作或查看哪些档案数据，达到“表单级”以及表单内“字段级”的数据权限控制。