一、功能及要求：
1、采购项目需要落实的政府采购政策：（根据采购项目特点选择）
（1）强制采购：列入财政部、国家发展改革委发布的最新一期《节能产品政府采购清单》且属于应当强制采购的节能产品 ；
（2）优先采购：政府采购鼓励采购节能环保产品、政府采购支持两型产品；
（3）价格评审优惠：政府采购促进中小企业发展（包括政府采购支持监狱企业发展、政府采购促进残疾人就业）。
2、采购进口产品：本项目拒绝进口产品投标。
二、相关标准：
符合国家和地方相关规定要求。
三、技术规格：
一、项目概况
为提升新区人事档案管理规范化、信息化水平，拟开展人事档案数字化建设工作。主要利用计算机技术、扫描技术、OCR技术、数字摄影技术、数据库技术、多媒体技术、存储技术等高新技术将人事档案的纸质档案信息转化为数字化档案信息，以数字化的形式进行存储，网络化的形式互相联结，形成一个有序结构的档案信息库，安全、规范、高效地实现人事档案管理，以提升整体化人事档案建设的综合服务水平。
二、项目建设要求
2.1 人事档案整理
对新区组织工作部现管在职2400卷档案及2022年已完成1300卷人事档案整理及数字化的档案新增材料进行全流程的查缺、整理工作，按照有关文件要求对档案进行鉴别、分类、排序、祛钉修整、编目，并形成真实、条理、精炼、实用的案卷。
档案整理内容包括但不限于：档案接收、档案鉴别、人员建库、补充材料、档案分类、编制页码、目录录入、档案组卷、档案修裱等，具体规格与要求：
（1）档案接收
核对档案实体与移交清单人员是否一致，数量是否相符，对档案材料的完整性进行检查，核对无误后在移交清单上签字确认。
（2）档案鉴别
要对档案材料的真实性、有效性、完整性进行检查，对有问题的材料并进行登记并进行处理。
（3）人员建库
人员基本信息录入内容包括：“姓名”，填写户籍登记所用的姓名； “性别”，填写GB/T 2261.1中的性别代码； “民族”，填写GB/T 3304中的民族代码； "出生日期”，按照GB/T 7408要求的格式填写出生年月； “公民身份号码”，填写公安机关为公民编制的符合GB 11643要求的身份代码。
（4）补充材料
对档案重要资料进行查缺，并将现有零散材料补充至人事档案中。依据《干部人事档案数字化技术规范》(GB/T33870-2017)相关标准对档案材料进行标准性、完整性、规范性的整理，并放入相应人员的档案内。
（5）档案分类
先按照《干部人事档案工作条例》中提出的十大类进行分类。再对第四类和第九类材料进行二级分类。
    （6）编制页号
对没有页号或页号不正确的档案重新编制页号，重新编制页号时，应在统一位置书写页号，且不压盖档案内容。
（7）目录录入
 根据档案材料类别排列顺序及档案材料目录的格式(包括序号、材料名称、材料形成时间、份数、页数、备注),逐份逐项地进行填写。人事档案目录录入，每份材料编写录入一条目录，复件与原件应视为一份材料，附件与正文应视为一份材料。
（8）档案组卷
要求组卷整理包括拆钉、筛页等环节。组卷环节要除去订书针、回形针等容易生锈或毁坏材料的装订工具；对有重复页进行筛除，用铅笔做好标记并归于散材料中；卷内文件材料页数适中，案卷便于保管和利用。
（9）档案修裱
为保证档案数字化项目顺利进行，要对不符合要求的材料进行修裱。按照纸质材料的情况，对纸张进行贴边、整张托裱处理。
2.2人事档案数字化
对已完成全流程整理工作后形成真实、条理、精炼、实用的现管在职档案2400卷及2022年已完成1300卷人事档案整理及数字化的档案新增材料进行数字化工作。
人事档案数字化内容包括但不限于：档案扫描、图像处理、装订装盒、数据校对、数据挂接、数据验收、数据交换、数据储存与备份、安全管理等，具体规格与要求：
（1）档案扫描
应根据纸质档案材料的具体情况，釆用合理的扫描方式进行扫描。纸张状况较差、容易损坏、纸张较薄的档案采取保护措施再进行扫描。
（2）图像处理
保持图像内容整洁、美观、清晰。在保证图像内容可懂度的前提下，应尽量去除背透图文。处理后的图像内容必须完整，与纸质档案一致。
（3）装订装盒
遵循尽可能保持档案原貌的原则，对扫描后的档案进行装订。要求左边和下边对齐；不倒字不压字；幅面较大的纸张尽量减少折叠次数；装盒方向与档案盒封面文字保持一致，并打印盒脊信息。
（4）数据校对
以数据抽检方式，对数字化成果进行质量核查。抽检样本为每批次总量不得低于10%比率的档案。抽检包括四方面：目录信息核查质量；档案原件装订质量；扫描图像质量；图像挂接质量。
（5）数据挂接
将信息数据上传至档案管理软件，利用软件中的对应挂接功能将扫描图像信息与录入到档案管理软件系统中的目录进行对应挂接，确保目录与原文的一一对应。
（6）数据验收
以抽查的方式通过档案管理软件的数据统计功能及供应商提供的加工卷数进行数据成果验收。包括档案人员数量、档案人员信息、档案数字化成果等内容。
（7）数据交换
数据交换的内容应包括：人员基本信息及目录信息的描述性文件，以XML格式文件保存；人事档案数字化形成的图像数据，存放在指定的文件夹内。
数据交换格式为XML文件格式，XML根节点为<数字档案>，每个人的人事档案图像数据应放在一个文件夹内，该文件夹应以姓名+公民身份号码命名。
（8）数据存储与备份
采用JPG图像存储格式，把原始图像数据和优化图像数据分不同文件夹保存，建立数据存储索引信息集。
对经验收合格的人员基本信息、人事档案目录信息、原始图像数据、优化图像数据应及时进行备份。备份时，每个人的数字档案应形成一个数据包，数据包应采用硬盘、光盘等不同载体备份，宜异地备份并做好标签。
（9）安全管理
数字档案的密级和相应纸质档案的密级相同，管理信息系统和承载管理系统的网络密级不低于其所承载的数字档案的密级。将数字化加工场所设在独立、可封闭的建筑内，符合安全管理要求，配备档案装具、专用储物箱柜等设备。成交供应商需在加工场所配备满足安全管理需要的视频监控系统，视频监控系统至少能保存3个月的录像资料。人事档案数字化加工设备符合保密信息设备使用保密管理有关规定。
建立以数字证书为核心的身份认证系统，按照密级选择安全保密方式实现用户身份鉴别。管理系统具备保密信息和重要信息的访问控制功能、安全事件审计功能，审计范围覆盖所有用户，进行全过程日志记录。实行“三员分离”，系统管理员、安全保密管理员、安全审计员相互独立、相互制约。在网络传输和存储中采取相应的密码保护措施，确保数据传输和存储的安全。
2.3档案审核实地咨询指导服务及档案审核工作
（1）提供档案审核政策文件，档案审核流程及标准、档案审核实操、档案审核相关表格填写规范及常见问题解答等档案审核实地咨询指导服务。
（2）提供专业审核团队4人进行驻场档案审核工作，主要包括材料是否齐全、信息记载是否一致，档案材料是否有造假，对档案各类材料信息进行交叉审核，实现各类档案问题登记、汇总分析，协助采购人做好问题处理、材料收集完善、材料标准化整理归档等工作。
2.4 档案系统软件
对新区现管在职档案2400卷及2022年已完成人事档案整理及数字化的档案新增材料的1300卷档案进行档案数字化工作后，将数据导入新区档案管理平台中，实现电子档案的统一管理。
（1）人事档案管理系统软件1套：要求具有收集整编、数据管理、检索浏览、借阅管理、统计汇总、权限设置、安全保密、系统维护等基本功能 。
（2）采用 B/S 架构，具备多用户分层权限控制、完善的操作日志记录；数据备份与恢复。
（3）实现本管理平台数据与市组织部门的数据传输功能。
（4）对因工作中使用要求，对本系统进行再开发。
（5）对现形成的原始表格信息导入至系统内。
四、交付时间和地点：
1、服务期限：自合同签订之日起算，于2023年12月30日前完成。
2、服务地点：采购人指定地点。
3、履行方式：成交供应商应根据采购人要求，完成人事档案数字化建设服务的全部工作，直至项目验收合格。
五、服务标准：
一、服务要求
1.1服务人员要求
1.1.1指导专家
（1）供应商应具有项目档案管理专家团队，对本项目出现的问题进行指导，此专家团队为档案行业专家型人员、熟悉电子档案管理的技术专业人员。
（2）供应商应拥有专业的技术团队，能为项目实施提供全面的技术保障。
1.1.2项目实施人员
（1）整理和数字化：项目团队成员由1名项目负责人和不少于20名服务人员组成，团队各成员具有大专及以上学历和档案相关职称，有过类似岗位经验，精通并掌握档案管理各项规章制度和工作流程，有多年团队管理经验，风险防控能力强。
    （2）档案审核工作：项目团队成员不少于4名服务人员组成，驻场提供档案审核咨询指导服务和档案审核工作，团队各成员为中共党员、具有本科及以上学历和档案相关职称，有过5年以上类似岗位经验，精通并掌握档案审核及管理各项规章制度和工作流程，有多年团队管理经验，风险防控能力强。
1.2 服务工作要求
服务过程中必须做到文明服务，遵守采购人规章制度，接受采购人统一管理，为其做好以下服务工作：
1.2.1规范性
档案整理工作应参照《干部档案整理工作细则》分类标准将档案材料与插件进行分类；符合国家相关档案审核文件与标准。
1.2.2安全性
成交供应商应严格遵守国家相关的保密法律规定，遵守《保密协议》和采购人的有关规定（另行签订）。人事档案整理、审核、扫描等数字化工作必须在采购人指定的场所内进行，确保场所正常秩序和安全。不得遗失、损坏档案，如有违法行为或违反相关规定，将依法或依据约定追究相应的责任。成交供应商应做到：
（1）成交供应商参与本项目的所有工作人员必须通过采购人的审核，并登记备案。成交供应商必须向采购人提供以下资料：《人事档案数字化工作人员登记表》（每人一式一份），工作人员身份证复印件（每人一式一份），工作人员档案岗位资格证书复印件（部分人员一式一份）。  
（2）项目实施过程中，成交供应商如需更换、增加工作人员，必须提前一周向采购人提供拟加入人员的资料，取得对方签字同意后方可更换或者增加人手。对离开本项目实施岗位的人员，成交供应商需在人员离岗后一周内，在采购人保存的相关工作人员的备案表格中标注离岗日期。  
（3）成交供应商参与本项目的工作人员必须接受采购人组织的人事档案保密安全教育，并自觉学习保密知识，严格遵守《档案法》、《保密法》及其他有关法规，严防泄密现象发生。
（4）除钥匙及眼镜等外，成交供应商工作人员未经采购人同意，不得将手袋、提包、钱包、磁盘（含U盘、软盘、硬盘等）、刻录光盘、手机、MP3、MP4、报刊、纸张及其他随身物品带入数字化工作室，也不得将工作室的物品擅自带出工作室外。   
（5）未经采购人批准，成交供应商不得以任何形式复制离线的档案图像和档案目录数据。
（6）成交供应商工作人员剔除档案内的重复材料，必须放入对应档案的散件袋，不能擅自抽出另放。
（7）数字化工作室内的废纸必须集中放置，成交供应商每星期清理废纸不能超过一次，清理时要有专人对纸张进行仔细检查，确保其中没有夹带任何档案文件后才能清出工作室。
（8）成交供应商工作人员不得以任何方式非法向外人泄露档案所涉及的国家秘密，否则按国家有关规定处理，情节严重的要承担相应的刑事责任。
（9）成交供应商及其所有工作人员必须向采购人提供书面保密承诺。
1.2.3工作目标
依照相关规范与制度要求，完成人事档案整理、审核、清查及人事档案数字化工作。于2023年11月30日前主持人事档案专项验收工作并顺利通过人事档案专项验收工作。
1.3质量要求
（1）档案整理符合《档案法》管理要求，爱惜档案资料，无错、漏、污损、毁坏档案；
（2）在人事档案整理、审核、清查及人事档案数字化过程中认真贯彻国家有关档案工作法律、法规和方针政策；
（3）完成对采购人人事档案整理、审核、清查及人事档案数字化；
（4）对人事档案第一次完整性规范性整理后出具材料缺失清单，以方便帮助补充材料；
（5）为档案材料、信息审核的问题清单及缺失材料补充提供专业性咨询服务；
（6）完成档案整理后，对档案材料及信息审核发现的有异议的情况协助进行确定；
（7）负责人事档案管理平台的数据维护、导入和审核、备份工作；
（8）必须由熟悉人事档案整理、清查、审核及数字化管理人员专职负责，未经采购人同意，不得更换主要合同人员；采购人有权更换不合格的专职人员，成交供应商需在7个工作日更换到位；
（9）主持人事档案整理、清查、审核及数字化专项验收工作，确保顺利通过档案信息化验收工作；
（10）按照合同要求，协助采购人完成档案服务成果移交工作。
（11）供应商应对采购人提出的数据和成果问题提供技术支持，并保证在采购人提出各种售后问题和质量问题时，2小时内响应，4小时内解决问题；必要时应派遣工作人员到现场解决存在的问题；如果发现问题较为严重，则应在24小时内给出解决方案，且保证采购人的正常工作运行。
二、、技术执行标准
符合下列国家和行业标准，以及档案行业其他现行有效的技术规范：
（1）《中华人民共和国档案法》；
（2）《干部档案整理工作细则》（组通字〔1991〕11号）；
（3）《干部人事档案材料收集归档规定》（中组发〔2009〕12号）；
（4） 《关于做好文件改版涉及干部人事档案有关工作的通知》（组通字〔2012〕28号）；
（5）《档案服务外包工作规范》（DA/T 68-2017）；
（6）《干部人事档案数字化技术规范》（GB/T 33870-2017）；
（7）《干部人事档案工作条例》(中共中央办公厅2018年11月印发)；
（8）《湖南省档案管理条例》(2017年9月)；
（9）《纸质档案数字化技术规范》（DA/T31-2017）；
（10）《档案装裱技术规范》（DA/T25-600）；
（11）《档案工作规范化建设评价规范》（DB43/7 263-2020）；
（12）《档案著录规则》（DA/T 18-1999）；
（13）《关于印发<档案数字化外包安全管理规范>的通知》（档办发〔2014〕7号）。
六、验收标准：
1、档案数字化严格按照《干部人事档案数字化技术规范》（GB/T33870-2017）制作和验收。
2、验收过程中产生纠纷的，由质量技术监督部门认定的检测机构检测，如为成交供应商原因造成的，由成交供应商承担检测费用；否则，由采购人承担。
3、项目验收不合格，由成交供应商返工直至合格，有关返工、再行验收，以及给采购人造成的损失等费用由成交供应商承担。连续两次项目验收不合格的，采购人可终止合同，另行按规定选择其他供应商采购，由此带来的一切损失由成交供应商承担。
七、其他要求：
一、结算方法
1、支付方式：湖南湘江新区管理委员会组织工作部（通过国库集中支付）；
2、付款方式：本项目合同款分两次支付，第一次预付款：在合同签订后十个工作日内，支付合同金额的40%，第二次履约验收款：在项目实施完成验收合格并经结算评审后十五个工作日内，付清剩余60%合同结算尾款。采购人在支付每笔合同款项前，成交供应商应向采购人提供合法有效的发票，否则，采购人有权不予付款并不承担违约责任。
二、报价要求
1、本项目预算金额为1008200元，该费用为新区人事档案数字化建设项目的整体包干价，其主要工作内容由人事档案整理及数字化服务、补充材料档案整理及数字化、档案审核实地咨询指导服务及档案审核、归档整理等内容组成。由于本项目每项工作的分工不同，服务工作完成的数量必须根据采购人实际发生的情况决定，最终支付的金额须按照项目实际发生的数量乘以成交供应商所报单价，进行据实结算。
2、本项目合同最终结算金额，根据每个服务项实际发生的数量乘以供应商所报单价，结合每个服务项的合计费用，进行据实结算。
三、其他要求及说明
1、安全责任：供应商从事本项目的所有人员在服务期间发生任何人身伤亡、人身疾病及财产损失或涉及其他法律问题，与采购人无关，均由供应商承担全部责任并自行负责解决，采购人不承担任何法律责任和费用。
2、供应商须建立严格的保密制度，并加强对工作人员的保密管理及保密知识教育。供应商须按照相关法律法规承担与此有关的技术情报和数据资料的保密责任和与本项目有关的资料及数据成果中涉及国家秘密的内容。
3、本项目采用包干方式建设，供应商应根据项目要求和现场情况，详细列明项目所需的所有费用，如一旦中标，在项目实施中出现任何遗漏，均由成交供应商免费提供，采购人不再支付任何费用。
4、采购人不组织现场踏勘，供应商可在投标前进行现场踏勘，以便充分了解项目的现状、地理位置、道路环境及任何其他足以影响承报价的情况，任何因忽视或误解工地情况而导致的索赔或工期延长等责任采购人不予承担，踏勘费用、责任和风险自理。
采购需求仅供参考，相关内容以采购文件为准。