一、功能及要求：
一、项目名称：第三届旅发大会相关会务服务及物资采购
二、项目概况
以习近平新时代中国特色社会主义思想和习近平文化思想为指导，深入学习贯彻落实习近平总书记关于旅游发展的重要论述和重要指示，以及总书记考察湖南重要讲话和指示精神，按照省委常委会和晓明书记关于“突出高质量发展的根本导向，更加注重优化产品供给、提升服务品质、创新营销方式，推动旅游业走内涵式精细化发展道路”的要求，坚持守正创新、提质增效、融合发展，深刻践行“办会兴城”理念，深度促进文化和科技、文化和旅游“两个融合”，持续擦亮历史文化、革命文化、现代文化“三张名片”，进一步推动长沙旅游高质量发展行稳致远。
以大会的举办为契机，集中整合项目、资金、政策等要素，提质一批基础设施、落地一批文旅项目、打造一批文旅地标、培育一批新消费品牌，促进长沙文旅产业提质增效、文旅消费扩容升级，推动文旅产业成为全市发展新质生产力的重要动能和实现高质量发展的重要支撑。
二、相关标准：
服务清单及要求：

产业发展论坛
序号	项目名称	项目名称	项目说明	数量	单位	天数
1	第一阶段：文旅资源推介和招商引资对接	第二天上午，君悦酒店大宴会2+3厅（670平）	会期	1	场	1
2		LED屏幕	酒店现有屏幕，20m*5m，P3屏	1	项	1
3		斜面LED屏幕	13m宽*1米,P2屏	13	平方	1
4		灯光龙门架	6+8+6M	2	套	1
5		切割灯		8	个	1
6		光束灯		16	个	1
7		染色灯		16	个	1
8		COB面光灯		20	个	1
9		音响	全套，含话筒	1	套	1
10		舞台板	20*6.1	82	块	1
11		舞台地毯	加厚加绒，含人工	150	平方	1
12		舞台台阶	两侧+正面	1	项	1
13		讲台贴		1	套	1
14		屏幕控台	A6系统，无缝切换器，会期	1	组	1
15		音响控台		1	组	1
16		灯控台		1	组	1
17		控台围挡	桁架+喷绘	1	套	1
18		提词器	65寸落地支架电视机	1	台	1
19		技术人员	屏幕+音响+灯光	3	人	1
20		席位卡		120	张	1
21		椅背贴		500	张	1
22		LOGO矿泉水	贴LOGO	600	瓶	1
23		手边单		200	张	1
24		签约设备	系统+签约立柱+IPAD	12	套	1
25		招商成果展示片		1	项	1
26		推介PPT	美化，预计25P	1	项	1
27		招商手册		450	本	1
28		主持人		1	位	1
29		摄影		1	位	1
30		摄像		2	位	1
31		30秒快剪视频	含游机机位	1	位	1
32	提前进场搭建			1	天	1
33	会务执行人员			6	人	3
34	第二阶段：文旅产业推进会议	第二天上午，大宴会1厅（490平）	会期	1	场	1
35		讲台贴		1	套	1
36		席位卡		100	张	1
37		椅背贴		200	张	1
38		LOGO矿泉水	贴LOGO	400	瓶	1
39		手边单		50	张	1
40		签约设备	系统+签约立柱+IPAD	12	套	1
41		摄影		1	位	1
42		摄像		2	位	1
43		30秒快剪视频	含游机几位	1	位	1
44	提前进场搭建			1	天	1
45	组委会调度室			1	天	3
46	会务执行人员			4	人	3
文旅消融合发展主题研讨
序号	项目名称	项目名称	项目说明	数量	单位	天数
1	活动执行	第一天下午，，君悦酒店大宴会1厅（490平）	会期	1	场	1
2		主LED屏幕	12m宽*5米高，P2屏	60	平方	1
3		斜面LED屏幕	9m宽*1米，P2屏	9	平方	1
4		TUSS灯光架	4.5米高，单柱	2	套	1
5		COB面光灯		8	个	1
6		染色灯		8	个	1
7		音响	半套线阵（含6只无线话筒）	1	套	1
8		舞台板	可调节高度舞台板	58	块	1
9		舞台台阶	木质，15米，两侧+正面	1	项	1
10		舞台地毯		120	平方	1
11		讲台贴		1	套	1
12		屏幕控台	A6系统，无缝切换器，会期	1	组	1
13		音响控台		1	组	1
14		灯控台		1	组	1
15		技术人员	屏幕+音响+灯光	3	人	1
16		控台围挡	桁架+喷绘	1	套	1
17		提词器	65寸落地支架电视机	1	台	1
18		席位卡		100	张	1
19		椅背贴		200	张	1
20		LOGO矿泉水	贴LOGO	400	瓶	1
21		手边单		50	张	1
22		致辞本		2	本	1
23		商业主持人		1	位	1
24		摄影		1	位	1
25		摄像		2	位	1
26		30秒快剪视频	含游机机位	1	位	1
27		专业速记		1	位	1
28	提前进场搭			1	天	1
29	论坛策划、议题设置、嘉宾邀约（15人左右）			1	项	1
30	会务执行人员			6	人	3
观摩活动
序号	项目名称	项目名称	项目说明	数量	单位	天数
1	观摩活动	导览器	主机系统+200套耳机	1	套	1
2		移动音响		1	套	1
3		指引举牌+支架	观摩、指引等	20	套	1
4		LOGO矿泉水	贴LOGO	500	瓶	1
5		干纸巾		50	包	1
6		湿纸巾		50	包	1
7		项目资料手册		500	本	1
8	会务执行人员			6	人	3
物资保障
序号	项目名称	项目名称	项目说明	数量	单位	天数
1	活动手册	旅发大会 整体活动指南		1000	本	1
2	会务物资	人员证件	贵宾证、嘉宾证、工作证、志愿者证、导演证等	1500	套	1
3		车辆通行证		400	张	1
4		车头牌	观摩考察等	10	个	1
5		迎站 欢迎牌+支架	机场、高铁各个出站口	40	套	1
6		医疗箱	配备常规应急物资	5	套	1
7		机场绿色通道	T2航站楼内侧车道停车位租赁	1	个	2
8		会场专用电脑		8	台	4
9		打印机	前期+会期	2	台	7
10		LOGO矿泉水		5000	瓶	1
13		机场T1\T2服务台	电子屏+接待台画面包装	2	套	1
14		高铁西广场背景板	桁架+喷绘	1	块	1
15		高铁贵宾室背景板	桁架+喷绘+桌椅	1	套	1
16		各接站点 功能指引指示牌		12	块	1
17		工作人员服装	志愿者、讲解员、工作人员	300	套	1
18	设计	会务等各延展物料设计	平面延展及3D空间设计	1	项	1
19	功能指引指示牌	各酒店内会议日程、会场、餐厅、停车场指引		40	块	1
20	酒店板块	LOGO矿泉水	贴LOGO	2000	瓶	1
21		君悦酒店 欢迎水果		150	份	1
22		福朋酒店 欢迎水果		150	份	1
23		房间欢迎卡		300	张	1
24		餐券		600	套	1
25		特色茶歇布置	茶点、饮料、水果等	3	场	1
26		雨伞		200	把	1
27		签到背景板	君悦酒店+天心福朋喜来登酒店+现代华天酒店	3	块	1
28	会务执行人员		物资出入库管理及配送	2	人	4
嘉宾大交通、劳务
1	邀请嘉宾 大交通		邀请嘉宾 大交通，机票、高铁等	50	人	1
2	嘉宾邀约、主持人等			50	人	1
车辆租赁
序号	项目名称	项目名称	项目说明	数量	单位	天数
1	迎送嘉宾	商务型轿车（接送飞机）	酒店－机场－酒店用车	30	趟次	2
2		商务型轿车（接送高铁）	酒店－高铁－酒店用车	30	趟次	2
3		7座商务车（接送飞机）	酒店－机场－酒店用车	20	趟次	2
4		7座商务车（接送高铁）	酒店－高铁－酒店用车	20	趟次	2
5	开幕式接驳	考斯特	酒店-天心阁-酒店，包天，100公里内	4	台	1
6	开幕式/酒店间接驳	53座车	现代华天酒店或天心福朋喜来登酒店酒店-天心阁/君悦酒店，包天，100公里内	6	台	2
7	观摩用车	考斯特	包天，100公里内	1	台	2
8		53座车	包天，100公里内	8	台	2
9	会务执行人员		车辆安排、机场高铁站点迎送工作等	12	人	3
志愿者服务
序号	项目名称	项目名称	项目说明	数量	单位	天数
1	执行策划		志愿者招募、遴选、培训	1	项
2	保障物料	牛奶、面包、应急药品等		1	项
3	矿泉水	24瓶550ML装/件	100件	100	箱
4	志愿者补贴		150人*2天	300	人次
5	志愿者保险		150人	150	人
6	志愿者证书		150人	150	人
7	志愿者培训	资料打印、场地租赁等		1	项
8	宣传			1	项

 
三、技术规格：
项目预算
1、项目预算：151.6万元
2、项目费用组成明细

序号	项目	金额（万元）	用途	备注
1	文旅产业发展推进会	34.6	包含会场租赁、声光电设施设备租赁、会场物料、摄影摄像、速记等人员劳务等	/
2	文旅消融合发展主题研讨会	13.7		/
3	项目观摩	3	观摩点布置、观摩资料、相关物料准备等	/
4	保障物资	20.6	会务活动各类保障物资、人员证件、大会手册、嘉宾接待各类保障物资等	/
5	嘉宾大交通、劳务等	30	邀请嘉宾大交通、劳务等费用	本项金额最终根据实际发生的大交通（车票及发票金额）和劳务人数情况按实结算，但不得超出供应商针对本项的报价总金额。
6	车辆租赁费用	12	机场、高铁接送站用车、观摩用车、市内接驳用车等
7	志愿服务	10	志愿者补贴、证书和培训工作等
8	不可预计费用	12	不可预计费用	本项金额最终根据实际发生的未预计到的支出情况按实结算（服务清单中未包含且采购人认可的情况），但不得超出供应商针对本项的报价总金额。如未发生不可预计情况，则本项无需支付。
9	服务费	10	活动执行
10	税金	5.7
11	总计	151.6

 
四、交付时间和地点：
服务时间及要求
1、活动主题
快乐长沙  阁下天心
2、活动简介
2.1活动时间：2024 年9月27 日至 29日（具体活动日期如有变动，以采购人最终通知的活动日期为准）
2.2举办地点：长沙
2.3活动规模：会议总规模约600人（最终已实际情况为准）
2.4日程安排：
2.4.1项目观摩（分三批次）
时  间：9月28日（星期六）-9月29日（星期日）
2.4.2开幕式
时  间：9月28日（星期六）20:00—21:30
地  点：天心阁街区
2.4.3产业发展推进会
时  间：9月29日（星期天）上午09:00—11:40
地  点：君悦酒店（大宴会厅）（最终以实际情况为准）
第一阶段：文旅资源推介和招商引资对接
第二阶段：文旅产业推进会议
2.4.4文旅消融合发展主题研讨
时  间：9月28日（星期六）下午15：00-17:00
地  点：君悦酒店（大宴会厅1厅）（最终以实际情况为准）
 
五、服务标准：
服务内容及要求
1、活动策划设计
1.1项目观摩，向市外嘉宾展示长沙市的旅游特色，根据全市有代表性的景点，策划和设计观摩活动考察路线，并组织实施；
1.2产业发展推进会，借助大会召开的契机，做好全市文旅资源推介、招商引资对接和文旅产业推进工作，根据全市文旅资源，策划和设计相关环节、流程，并组织实施；
1.3文旅消融合发展主题研讨，充分发挥天心区在文旅消费发展的主阵地作用，进一步激发消费潜能，策划文旅消融合发展主题研讨会，并做好大会活动议题策划及其发言嘉宾的邀请工作，并做好活动的相关组织执行工作。
1.4视觉设计：提供会议设计、主视觉VI设计及相关画面设计；
1.5舞美设计：提供三场活动的舞台及周边设计，能满足会议效果需求并符合大会主题。
2、现场管理
2.1按照采购人需求，做好会务现场人员管理与组织实施执行服务方案；
2.2负责项目观摩活动的线路设计、人员组织、观摩点布置、考察车辆安排、相关物资准备等；
2.3负责文旅消融和发展主题研讨会的活动的总体策划工作，包括：活动议程策划以及重要发言嘉宾邀请与对接；文旅专家、中国旅游研究院等行业协会领导邀约；品牌运营、营销、管理等方面的专家学者邀约；其他嘉宾的邀约，包括但不限于流通、零售企业负责人、平台、电商企业负责人、品牌企业负责人；做好本地限上企业、商业综合体、新消费品牌的组织与对接；
2.4做好产业发展推进会、文旅消融合发展主题研讨会两个主题活动的场地布置、灯光舞美搭建、氛围物料设计及制作、会务服务等；
2.5提供各会议活动专业技术人员的管理，包括摄影摄像、会场速记、礼仪、其他劳务管理；
2.6负责各会议活动的各个环节会务保障工作，包括座次安排、会场布置、流程彩排等；
2.7提供满足舞美效果的相关会议设备及操控人员，包括视频设备、音响设备、灯光设备等；
2.8对会议场地进行各项会场设备及氛围导视摆放考察，具体场地以实际为准；做好大会期间现场各项设计和物料的安装搭建和后期维护、会期的导视更换服务；
2.9负责会务接待相关物料设计工作，包含车贴、餐券、酒店背景板、接驳时刻表、资料袋、人员证件、会议手册等，并负责会务物资的印刷、装袋工作。
3、后勤保障
3.1协助完成参加会议的领导、嘉宾、工作人员、媒体、相关单位进行会议邀请和通知发放（电话、传真、邮件）、统计参会人员情况等；
3.2制定嘉宾住宿管理方案、餐饮管理、车辆管理等方案，配合采购人完成酒店、车辆的结算工作。供应商根据采购人需求提供用车，大车车型为53座大巴车，中型车为考斯特，小型车为别克商务、普通轿车，并按照采购人相关要求配备司乘人员；
3.3配合采购人对项目的接待酒店、开幕式场地、会议室、休息室、餐饮点、观摩等动态路径踩线考察并设计合理规划方案；
3.4制定签到方案并组织实施，负责对参会代表、工作人员、媒体代表签到管理、资料 发放和会期咨询工作；
3.5负责重要嘉宾的一对一、一对多接待服务；
3.6负责嘉宾接待资料的收集管理、归类、建档和结算统计及执行过程中的痕迹管理等工作。（会后1个月内完成）。
3.7负责各板块接待人员、志愿者的组织、培训；
3.8配合采购人提供及汇报项目筹备、数据、执行等方面的政务协助；
3.9提供大会所需物资及进行出入库登记管理；
3.10活动期间突发事件应急预案。
4、人员配备及管理
4.1根据会议规模合理安排接待服务统筹及各分子板块负责人及执行人员；
4.2供应商为此项目配备人员要求：会前会中会后，配备负责出行服务对接、信息收集、酒店控房及餐饮对接，落地会务接待组织执行及对接统筹人员，且应负责本项目全过程服务并不得更换。执行人员配备以采购人要求为准，成交供应商在接到采购人要求后，必须立即回应，24小时内执行；
4.3供应商承诺中标后拟投入本项目的现场执行人员不少于15人（提供承诺函，格式自拟）。
4.4服务团队人员管理
4.4.1服务团队全体人员必须服从指挥，听从安排，安全操作，举止文明。
4.4.2服务团队全体人员在采购人指定办公地驻场办公，执行期主要工作人员需与响应文件内一致，不得更换。
4.4.3成交供应商须为所派服务团队全体人员购买工伤保险和意外保险，服务过程中服务团队发生的一切责任事故均由成交供应商负责。
4.4.4服务团队人员住宿费用、工作餐由成交供应商负责。
5、其他
5.1服务期限：合同签订之日起至成交供应商出具结算报告后经采购人同意，并配合采购人完成展会后期资料整理工作，会后服务时间约1个月。
5.2安全高效的处理突发事件，随时做好临时性会务的接待任务。
 
六、验收标准：
验收要求：
1、验收方式：本项目按长财采购[2024]5号文的规定进行验收。若项目验收国家有强制性规定的，按国家规定执行，验收费用由成交单位承担，验收报告作为申请付款的凭证之一。
2、中标人在合同履行达到验收条件时，应当组织内部自查，自查合格后及时向采购单位提出项目验收书面申请，自查情况作为书面申请的相关证明材料。采购单位自收到验收申请之日起 10 个工作日内启动项目验收并通知中标人。
3、项目验收国家有强制性规定的，按国家规定执行，验收费用由中标人承担，验收报告作为申请付款的凭证之一。
七、其他要求：
一、其他注意事项
1、报价范围包括：筹备期对接及前期驻场费用、执行服务类的人员费用、物料设计费、管理（服务）费用、税费等所有与会务服务相关的工作费用。
2、采购人后期增加其他费用的，经采购人和成交供应商双方协商决定。
3、成交供应商派专人对接项目筹备需求。成交供应商于展前安排主要工作人员在采购人指定办公地驻场办公，筹备期和执行期主要团队成员需与响应文件内一致，不得更换。
4、成交供应商工作人员在长沙本地住宿自理，驻场人员工作餐由采购人负责提供；非驻场人员工作餐由成交供应商负责。
5、成交供应商须为其项目执行过程中所有工作人员购买工伤保险和意外保险，服务期间发生的任何意外事故，均由成交供应商负责。成交供应商人员在履行会务服务中，因故意或严重过失造成第三方人身和财产损害的，成交供应商应承担相应的责任。
6、保密责任：成交供应商及工作人员在履行合同过程中所知悉的涉及采购人信息资料包括但不限于嘉宾名单、住宿名单、重要客人日程安排、内部会议资料、合同资料、会议方案、公司其他资料等，未经采购人书面同意，成交供应商不得泄露或用于其他目的；如成交供应商违反保密责任，须赔偿由此给采购人造成的一切损失；保密期限不受合同期限限制。
7、成交供应商执行工作不符合本合同约定或采购人批准方案的，如出现漏项或错项等，每发生一次，该项费用不予支付；发生如下情况之一，视为成交供应商重大违约，采购人有权单方解除本合同并不予支后续费用，且采购人有权要求成交供应商支付合同总金额20%的违约金，违约金不足以弥补实际损失的，按实际损失赔偿：
7.1工作进度缓慢将会导致展会无法按期举办的；
7.2未在约定的时间提供服务的；
7.3发生人身或者财产等安全事故且成交供应商负有责任的；
7.4未经采购人书面同意，成交供应商以采购人名义对外从事与本合同履行无关的任何行为的；
7.5未按照采购人审核的策划及执行方案实施且经通知不予整改的；
7.6服务质量、效果明显不能达到采购人要求的或者出现投诉的或造成其他不良影响；
7.7存在其他违约行为，经通知后不予整改的。
8、成交供应商应按合同及采购人要求提供经采购人认可的工作报告或验收报告以及结算资料，如因成交供应商未按时提供资料，导致结算迟延、付款迟延，采购人不承担任何责任。
9、双方应依法遵守关于禁止商业贿赂行为的规定，坚决拒绝商业贿赂、行贿及其他不正当商业行为。
10、如发生自然灾害、政府行为等不可抗力导致合同不能履行的情况下，双方均不构成违约，如成交供应商已履行部分合同义务的，双方根据对成交供应商已实际完成的工作量及实际支出费用进行核算，多退少补。
二、付款方式及其他要求：
1、付款人：长沙市天心区文化旅游体育局（国库集中支付）。
2、支付说明：本项目除嘉宾大交通、劳务和不可预计费为按实结算外（按实际发生额计算，未发生不予支付），其他项目费用均为总价包干方式，供应商应根据项目要求和现场情况，详细列明项目所需的设备、材料以及财务、筹备期对接及前期驻场费用、执行服务类的人员费用、管理（服务）费用、活动相关物料设计费用、税费等所有与该项目有关的费用，如一旦中标，在项目实施中出现任何遗漏，均由供应商负责，采购人不再支付任何费用。其他未尽事宜具体以采购合同为准。
3、供应商在投标期间，如需踏勘现场，有关费用自理，踏勘期间发生的意外自负，服务期间如果发生意外，所有经济及法律责任由成交人自负。
对于上述项目要求，供应商应在响应文件中进行回应，作出承诺及说明。
 
采购需求仅供参考，相关内容以采购文件为准。