一、功能及要求：
2024长沙国际工程机械展览会东南亚分展（东南亚国际工程机械展览会）旨在借助RCEP国际合作优势，通过展会、论坛、产业推介会的方式，组织工程机械及农用机械企业抱团出海，拓展东南亚及一带一路市场，与东南亚主要国家建筑、工程承包商、协会建立紧密协作渠道，助力长沙国际工程机械展览会的国际化进程，2024长沙国际工程机械展览会东南亚分展将于8月24日至8月27日在马来西亚吉隆坡举办，选址马来西亚贸易展览中心（MITEC）。展会期间活动包括：开幕式、巡馆、多个会议、论坛以及观展、企业参观等。现对长沙经开区力都展览2024长沙国际工程机械展览会东南亚分展会务服务项目进行竞争性磋商采购。
二、相关标准：
符合行业标准
三、技术规格：
详见磋商文件
四、交付时间和地点：
1、服务期限：合同签订之日起至成交供应商出具结算报告后经采购人同意，并配合采购人完成展会后期资料整理工作，展后服务时间约1个月。
2、服务地点：采购人指定地点。
五、服务标准：
服务内容及要求：
1、服务期限：合同签订之日起至成交供应商出具结算报告后经采购人同意，并配合采购人完成展会后期资料整理工作，展后服务时间约1个月。
2、按照采购人需求，做好会务接待现场管理与组织实施执行整体方案及分子服务方案。
3、配合采购人完成马来西亚1-2家酒店的结算工作，供应商根据采购人需求提供吉隆坡四星级或同档次、位置相近的酒店（考虑到本次展会正值马来西亚旅游旺季，房价较去年有所上涨，原则上涨幅不允许超预算价格的10%，按实际结算）。
4、配合采购人完成马来西亚车辆的结算工作，供应商根据采购人需求提供吉隆坡用车，大车车型为44座大巴车，小车车型为埃尔法或威尔法，工作人员用车为10座车型，并按照当地相关要求配备司乘人员。（考虑到本次展会正值马来西亚旅游旺季，车价较去年有所上涨，原则上涨幅不允许超预算价格的15%，按实际结算）。
5、配合采购人对项目的接待酒店、场馆、会议室、休息室、餐饮点、动态路径踩线考察并设计合理规划方案。
6、供应商为此项目配备人员要求：展前展中展后，配备负责展商出行服务对接、信息收集、酒店控房及餐饮对接，落地会务接待组织执行及对接统筹人员预计5人（按实际结算），且应负责本项目全过程服务并不得更换。马来西亚落地执行人员配备以采购人要求为准，成交供应商在接到采购人要求后，必须立即回应，2小时内执行。
7、负责对接各接待酒店（预计2-3家酒店）、车辆（租车使用范围：吉隆坡机场-酒店往返接驳、酒店-展馆交通接驳、全天接待用车、工作用车）、餐饮供应商（酒店餐厅、场馆餐饮供应商）等的前期筹备、现场协调、执行以及后期结算等工作。
8、根据会议规模合理安排接待服务统筹及各分子板块负责人及执行人员。
9、负责各板块接待人员的组织、培训。
10、配合采购人提供及汇报项目筹备、数据、执行等方面的政务协助。
11、负责参展、参会嘉宾的接待服务（落地吃住行人数预计300人，展商5天4晚，嘉宾3天2晚）。
12、负责项目展期的公共用餐组织、协调、统计及管理工作（约300人每天）。
13、负责接待酒店的相关接待流程及服务。
14、负责重要嘉宾的一对一、一对多接待服务（预计嘉宾30人，其中一对一接待人数约8-10人，按实际结算）。
15、负责嘉宾接待资料的收集管理、归类、建档和结算统计及执行过程中的痕迹管理等工作。（展后1个月内完成）。
16、安全高效的处理突发事件，随时做好临时性会务的接待任务。
17、负责重要场地预订、餐单选定等。
18、配合采购人要求的相关会务接待相关物料设计工作，包含车贴、餐券、酒店背景板、接驳时刻表等。
六、验收标准：
1、本项目参照《关于加强长沙市政府采购项目履约验收工作的通知》（长财采购〔2024〕5 号）文件要求进行验收。
2、由采购人组织验收，验收前，成交供应商提供工作报告或验收报告，并经采购人验收合格，工作报告或验收报告作为付款凭证之一。
 
七、其他要求：
1、报价范围包括：筹备期对接及前期驻场费用、执行服务类的人员费用、物料设计费、管理（服务）费用、税费等所有与会务服务相关的工作费用。
2、采购人后期增加其他费用的，经采购人和成交供应商双方协商决定。
3、成交供应商派专人对接项目筹备需求。成交供应商于展前20天安排主要工作人员在采购人指定办公地驻场办公，筹备期和执行期主要团队成员需与响应文件内一致，不得更换。
4、成交供应商工作人员在长沙本地住宿自理，驻场人员工作餐由采购人负责提供；非驻场人员工作餐由成交供应商负责。成交供应商赴马来西亚工作人员往返交通费用、以及食宿费用由采购人负责；马来西亚当地会务人员在展期执行工作期间，由采购人负责提供工作餐（早餐及非执行期、驻机场执行工作的会务人员，采购人不负责工作餐，由供应商自行安排）。
5、成交供应商须为其项目执行过程中所有工作人员购买工伤保险和意外保险，服务期间发生的任何意外事故，均由成交供应商负责。成交供应商人员在履行会务服务中，因故意或严重过失造成第三方人身和财产损害的，成交供应商应承担相应的责任。
6、保密责任：成交供应商及工作人员在履行合同过程中所知悉的涉及采购人信息资料包括但不限于嘉宾名单、住宿名单、重要客人日程安排、内部会议资料、合同资料、会议方案、公司其他资料等，未经采购人书面同意，成交供应商不得泄露或用于其他目的；如成交供应商违反保密责任，须赔偿由此给采购人造成的一切损失；保密期限不受合同期限限制。
7、成交供应商执行工作不符合本合同约定或采购人批准方案的，如出现漏项或错项等，每发生一次，除该项费用不予支付外，应向采购人支付该项单价费用的10%作为赔偿；发生如下情况之一，视为成交供应商重大违约，采购人有权单方解除本合同并不予支后续费用，且采购人有权要求成交供应商支付合同总金额20%的违约金，违约金不足以弥补实际损失的，按实际损失赔偿：
（1）工作进度缓慢将会导致展会无法按期举办的；
（2）未在约定的时间提供服务的；
（3）发生人身或者财产等安全事故且成交供应商负有责任的；
（4）未经采购人书面同意，成交供应商以采购人或2024长沙国际工程机械展览会东南亚分展名义对外从事与本合同履行无关的任何行为的；
（5）未按照采购人审核的策划及执行方案实施且经通知不予整改的；
（6）服务质量、效果明显不能达到采购人要求的或者出现投诉的或造成其他不良影响；
（7）存在其他违约行为，经通知后不予整改的。
8、成交供应商应按合同及采购人要求提供经采购人认可的工作报告或验收报告以及结算资料，如因成交供应商未按时提供资料，导致结算迟延、付款迟延，采购人不承担任何责任。
9、双方应依法遵守关于禁止商业贿赂行为的规定，坚决拒绝商业贿赂、行贿及其他不正当商业行为。
10、如发生疫情、自然灾害、政府行为等不可抗力导致合同不能履行的情况下，双方均不构成违约，如成交供应商已履行部分合同义务的，双方根据对成交供应商已实际完成的工作量及实际支出费用进行核算，多退少补。
 
采购需求仅供参考，相关内容以采购文件为准。