复宏汉霖会议管理系统项目 公开招标

• 项目位置：
  上海
• 截止日期：
  2021-09-26 19:01
• 招标主体：
  上海复宏汉霖生物制药有限公司

• 项目概况

  公告名称 | 复宏汉霖会议管理系统项目

  项目简介 | 上海复宏汉霖是一家国际化的创新生物制药公司，致力于为全球患者提供可负担的高品质生物药，产品覆盖肿瘤、自身免疫疾病、眼科疾病等领域，已在中国上市3款产品。同时公司也瞻性布局了一个多元化、高质量的产品管线，涵盖20多种创新单克隆抗体。 今年年底明年年初公司预计公司将会新增两款新药上市。届时会有举行更多的大小会议。同时由于会议众多没有专属会议管理系统。目前与HCP/HCO交往的各类会议/活动存在如下弊端。 1.在系统中的应用模块较为散乱，无法形成统一、联动的管理； 2.合规、财务等部分控制点仍需依靠人工检测； 3.用户层面对于系统使用的便捷性、智能化提出了更多的建议； 4.如在原有系统继续开发、升级相关功能，运维和迭代均需较高成本，并且难以满足现阶段及未来进一步更新的需要。 1.2会议/活动管理系统 – 项目目标 1.搭建/整合所有与HCP/HCO交往交往的外部会议/活动的事前申请、事中执行和事后报销的全流程模块； 2.能与各职能板块（如采购、财务、合同管理等）有效连接； 3.智能化合规、财务风险管控，让流程更加规范；减少人为判断和控制，降低人工成本，提升质量、效率； 4.加强系统层面对预算管控的要求； 5.提升系统使用的便捷性，上线更多的智能化功能（如讲者协议电子签署等），提高用户端的使用效率； 6能够在后续支持系统升级的需要。

  项目位置 | 上海

• 招标范围及技术要求

  1. 需求描述 2. 统一门户 URS编号 功能设计描述 R1.1.1 自定义移动门户， PC门户 R1.1.2 工作台、移动审批、移动填单、发票采集、商旅使用，费用统计报表，移动端支持对接第三方商旅等 R1.1.3 统一代办信息展示及对接统一代办中心 R1.1.4 合规制度、政策文件浏览 R1.1.5 合规标准及要求展示 R1.1.6 个人及管理层信息统计展示，例如会议次数、超标特批次数等 R1.1.7 1. 移动端 讲者管理 2. 移动端 会议申请 3. 移动端 会后报销 4. 移动端 基本dashboard 数据统计 2合规管理 URS编号 功能设计描述 R1.2.1 【事前预申请】会议开始前的申请表单内容可根据企业要求进行自定义创建，例如： 1. 自定义表单填写字段的设置，与相关控制点联动；（对于会议费用类型要分为三类：1.讲者费用 2.个人报销 3.供应商费用） 2. 支持会议的变更申请流程等。 3. 申请可以进行多个成本中心、产品或wbs项目分摊，根据分摊信息不同，需要不同负责人进行审批。 4. 申请审批通过可以取消计划 5. 会议审批阶段 要有采购落实节点，对于供应商类型费用，采购确认落实后，可以关闭会议需求中的三类费用 R1.2.2 【事中执行管理】支持会议执行阶段的跟踪，主要包括： 1. 支持在会议过程中，进行实时定位、会议拍照等会议支持材料获取的控制； 2. 支持会议飞行检查，能够配置飞行检查规则；支持线上飞检的视频连接；等。 R1.2.3 【事后付款申请】会议结束后的付款申请，能基于申请表单的内容，进行关联和控制，例如： 1. 支持会议履行证明材料的提交，包括会议结束后上传材料、会议过程中直接获取材料等方式； 2. 对于同一会议申请中的员工垫付费用、讲课费、供应商费用能进行关联和管理；等。 3. 申请可以进行多个成本中心、产品或wbs项目分摊，根据分摊信息不同，需要不同负责人进行审批。 R1.2.4 【合规控制点】支持企业基于合规制度及标准，在系统中灵活配置各类型合规控制点（包括新增、变更的及时响应和设置），例如： 1. 支持各类型费用标准（单次、年度、累积等），不同强度的控制方式（阻止提交、增加审批流等）； 2. 申请提交前智能检查合规风险检查点，警示、阻止提交或者增加特殊审批流； 3. 审批通过前，提示相应审批人特殊审批事项； 4. 合规审批节点或完成审批后，能对各类型审批结果进行分类、统计； 5. 其他依照制度需配置的详细控制点，如参会人数标准、讲者角色及比例标准等等。 6. 触发的合规管控点，支持提交提醒提交人及审核人员智能审核功能 R1.2.5 【专家劳务费】支持专家劳务费相关的流程设置，主要包括： 1. 支持讲者协议的电子印章加盖（与合同管理系统联动，由企业配置盖章规则）； 2. 支持讲者协议线上签署； 3. 支持包括讲课费、咨询费等所有与HCP相关劳务费的申请和支付流程。 4. 协议与合同管理系统对接 R1.2.6 【合规积分卡】支持对于员工个人的合规积分设置和管控，主要包括： 1. 规则部署：依照企业制定的规则，能在各类型会议申请、飞行检查环节体现，与合规控制联动等； 2. 执行层面：依据企业制定的规则，支持对不同积分的人员，执行不同的合规控制强度； 3. 报表层面：依据企业制定的规则，设置相应的报表规则，并呈现相关的报表；能实时动态更新员工的积分情况等。 R1.2.7 【赞助/捐赠模块】支持对于赞助/捐赠类项目的预申请、付款申请、项目管理，主要包括： 1. 申请表单和审批流程、与采购系统对接、与合同管理系统对接等； 2. 预申请和付款申请的链接； 3. 与会议系统的联动； 4. 对于项目进展的跟踪和管理，例如项目状态、协议履行证明材料的收集和提交等。 R1.2.8 【推广材料】支持对于推广材料的审核，主要包括： 1. 申请表单和审批流程； 2. 文件管理，经审批的所有材料文件统一存储和管理，包括编号、效期等； 3. 与会议申请联动，在会议申请阶段可供选择。 R1.2.9 支持与现有系统/平台之间的对接，包括讲者库、合同管理、采购系统等 R1.2.10 支持在会议申请完成后，会议材料的自动生成，例如讲者协议、签到表等（模版及规则由企业提供） R1.2.11 支持各类型黑名单的设置和相关控制，例如会议地点、用餐商户、服务供应商等 R1.2.12 支持各类敏感信息的设置和相关控制，例如敏感词屏蔽、阻止提交等 R1.2.13 移动及PC端员工有报表可以方便查询各单据状态及执行进度。 3. 审单管理 URS编号 功能设计描述 R1.3.1 邮件包裹 1. 报销单审批完成后，可打印封皮，封皮包含单据审单所需信息及二维码或条形码 2. 外地人员通过邮寄管理，系统通过扫描枪扫描二维码邮寄单据并录入真实快递编号进行单据邮寄，并进行真实邮寄 本地人员通过邮寄管理，系统通过扫描枪扫描二维码邮寄单据并录入空包信息进行单据邮寄，并人工放置单据到收单岗 R1.3.2 接收包裹 收单岗通过收到的包裹进行扫描二维码系统收单。系统会自动校验收单信息与邮寄信息判断是否存在丢单，以及丢单处理。 R1.3.3 包裹分配 收单岗成功接收包裹后，首先进行报告初审。初审完成后，可以分配给不同得审核人员审核。 R1.3.4 报告审核 1. 审核人员根据分配单据以及收到得纸质信息进行审单。可进行核销或、退单、退单修改金额等操作。 2. 退单时，可根据后台设置得常用退单原因，进行快速备注并退单 3. 误操作退单，也可以进行退单追回操作 在审单时，可以根据系统设置风险点管控及规则， 智能审核提醒 R1.3.5 确认付款 所有审核通过单据。财务同事可以单个或者批量性确认付款。确认付款后传入SAP创建付款凭证。 R1.3.6 银行付款后，通过sap接口传回付款状态信息到报销单显示，并发送邮件通知报销人员。邮件模块可自定义 R1.3.7 审单个步骤节点均可记录操作信息，并发送邮寄提醒申请人。 R1.3.8 审单中心各维度报表查询分析 R1.3.9 审单中心各维度风险管控单据查询分析（取消） R1.3.10 专员工作量分析报表：按审核人员审批报告数量汇总的报表，付款流程审批节点效率分析（取消） R1.3.11 报表分析：会议分析（包含科室会医院、餐厅维度分析）（取消） R1.3.12 增加服务全部完成支付的确认按钮 R1.3.13 原则上申请支付的金额不能超过申请的金额，超过X%（具体后期商议）外需要加批 R1.3.14 发票真实性、重复性验证；科室会或其他会议照片有是否重复使用验证； R1.3.15 根据公司相关制度设立管控执行；如：人均餐标、专家报销额度（单次/年度）、会议时间和发票时间的判断等、 报销人同一日期会议的提示 R1.3.16 与一站式办公门户审单中心-审单池进行对接集成 1.4 预提管理 URS编号 功能设计描述 R1.4.1 申请批准后即占用预算，可用预算可以实时更新，并且成本中心负责人在审批时可以看到 R1.4.2 审批人可以在审批时看到申请人本月已经申请额度判断是否批准 R1.4.3 支持在申请时可以选择多个成本中心，各个成本中心负责人和对应的财务BP都要审批 R1.4.4 如果申请累计金额已经超过成本中心预算，则无法提交申请，必须调整预算金额 R1.4.5 会议的申请、支付在同一个流程中可以下推，如果会议没有召开，申请人可以废弃释放出预算 R1.4.6 如果预算内且一定金额之内（具体后期商议）则财务BP可以自动跳过 R1.4.7 一旦申请已经全部结算了，则释放出预算金额以实际金额代替 URS编号 功能设计描述 1.5 预算管控配置 R1.5.1 将截止到预提日未结算的申请按照成本中心、费用类型、PR金额-已经发起支付的金额来进行预提，下月冲销，和SAP能对接 R1.5.2 预提截止到预提日未结束流程的已经发起支付的申请， 按照成本中心、费用类型 R1.5.3 能生成当月预提汇总表，按照成本中心、费用类型, 设置审批层级，审批后才可入账 1.6采购管理 URS编号 功能设计描述 R1.6.1 酒店直采RFP功能，可以有授权区域或者中央的会务供应商来做实际操作。 R1.6.2 直连大众点评/饿了吗等餐饮的预定或者审核点，有黑名单功能 R1.6.3 会议系统审批完把结果推到间采系统，付款流程需要确定是否在会议申请中发起 R1.6.4 支持采购各报表分析仪表盘功能 R1.6.5 赞助捐赠等会议申请支付，对接SRM系统进行支付 1.7发票管理 URS编号 功能设计描述 R1.7.1 支持与费控系统票夹发票使用数据及状态等数据及功能对接 R1.7.2 支持移动端发票采集（拍摄、上传、外部同步等）、OCR识别及发票票夹功能 R1.7.3 支持微信、支付宝等票夹同步 R1.7.4 支持增值税发票真伪查验 R1.7.5 根据OCR识别内容进行发票类型与费用类型自动匹配，自动快捷报销 R91.7.6 可以自动识别问题发票，如抬头税号错误、发票重复等（需与费控系统统一查重） R1.7.7 根据公司自定义规则配置，进行价税分离判断，自动进行价、税计算，并可导出报表便于财务分析 R1.7.8 支持发票查重、监控预警 R1.7.9 电子发票归档符合国家电子档案规则 R1.7.10 电子影像档案管理、影像调阅及统计分析 1.8报表管理 URS编号 功能设计描述 R1.8.1 业务报表覆盖全面（部门费用、项目费用、预算、流程效率、调整分析、第三方费用等） R1.8.2 支持仪表盘功能（费用分类、费用时间、部门费用以及数据下钻） R1.8.

• 定标原则描述

  综合评估打分

• 入围条件

  有成熟的全功能的会议管理系统、有丰富的药企实施经验

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