房产各类别档案的整理扫描工作及实体档案入库工作（运至临时库房，距离约1.5公里），交通运输设备由中标单位负责。

1、档案交接：

严格遵循文件的形成规律，保持文件材料之间的内在关系，按登记档案类别进行加工整理和扫描，乙方工作人员协同长沙市不动产登记中心档案科工作人员（按批次提取，并按批次验收入库）。从档案库房提取需要进行整理、数字化加工的档案原件到加工现场，根据需要清点到盒（卷），记录每盒（卷）档案卷数及页数、张数，认真核对数量和质量等，不出现遗漏登记或重复登记，填写《档案交接记录表》。

2、整理扫描时限：

乙方从甲方档案库提取的每批次登记档案需在5个工作日内完成档案整理、建目、扫描、数据挂接等入库上架工作。甲方应在乙方完成每一批次档案整理扫描工作后，及时完成抽检验收上传工作，以保证乙方后批次档案整理扫描工作的顺利开展进行。

3、整理清分：

对领出库档案区分不同类别，按照各类型档案的分类要求进行分类、排序、折叠、组卷，不可混装；进行卷内纸质文件装订物去除，在不破坏档案原件的情况下去除易腐蚀的金属物并尽可能确保资料完好；对已破损资料进行修补、托裱；对图纸等非A4规格的资料按相关要求进行折叠等；对折皱不平影响扫描质量的原件先进行相应处理（压平或熨平等）；对整卷纸质文件进行规范排序、打码、核对（记录缺失项）、铺平。

4、目录数据著录、建库：

根据《档案著录标准》（DA/T18-1999）要求进行著录，并建立案卷级目录数据和文件级目录数据库，信息录入和扫描软件由中标单位自带，并符合长沙市不动产中心业务系统数据的要求，并且乙方公司须提供自主研发的不动产档案管理系统与不动产中心业务系统无缝对接，便于提取业务系统中在库数据用于核对与补充；关键字段的正确率100%。对案卷中目录有不准确或错漏的，要根据文件内容和著录标准重新修改补录。对部分已有的卷内目录应按招标方要求进行修改、校对及完善录入电子条目信息，确保各项著录信息准确、完整。

5、纸质扫描：

（1）扫描图像必须与原图页面一一对应，不得出现颠倒、缺页、重页或错页情况。

（2）分辨率：扫描分辨率标准为200~400dpi，图像压缩采用TIFF或JPEG格式压缩存储。

（3）文件命名：扫描形成影像文件命名必须与条目档案号一一对应。

（4）图像内容：扫描的页面内容居中显示，不可出现明显偏左或偏右的现象，正文内容、页眉、页脚、反面印章、附件、手写注释等信息完整；图像内容与书本面完全对应，不得出现书页内容残缺或将旁边页面信息扫入本页的现象。

（5）所有扫描留下的黑线、指印、阴影或污点都必须清除干净（在放大200%的情况下）。

（6）图像不得倾斜。

（7）清晰度：扫描图像字迹清晰、颜色恰当，不宜过浅和过深，必须去黑边。

（8）所有资料（包括图纸）扫描根据纸质实际效果选用黑白、灰度、彩色模式扫描。

6、目录打印：

所有整理好的纸质档案应打印附上新的相对应案卷封面、卷内目录及备考表。

7、质检校验：

本校验为以上流程中涉及的整理清分、档案建目、档案扫描、图像处理和数据挂接进行常规校验，为全面提高档案信息资源库的完整性、准确性。校验由中标方在工作流程中常态化实施。招标方不定期抽检，在项目实施单位完成100%自检的前提下，招标方再进行抽检。目录数据库与图像文件挂接错误，或者目录数据库、图像文件之一出现不完整、不清晰、有错误等质量问题时，质检标记为“检查不通过”。抽检的合格率达到≥99％才予以验收通过，合格率＝质检合格的文件数/质检文件总数×100％。

8、数据挂接：

档案数字化工作过程中形成的有效著录信息数据与图像数据成品必须按照采购方指定的路径进行命名，及时推送到长沙市不动产中心业务系统中。挂接过程应采用批量上传的模式一一匹配，以实现目录数据库与图像数据库的自动关联，实现批量、快速挂接。对挂接后的数据要进行查验，认真核查每一份图像文件与档案目录是否匹配，图像文件的页数与档案目录标注是否一致等，确保图像文件与目录数据对接准确无误。目录数据著录内容与原件有偏差时，应以原件内容为准。整个挂接检验完成后须及时从不动产档案管理系统直接推送成品数据至不动产中心业务系统，以便于及时复检。

9、装订与装盒：

档案扫描完成后，拆除过装订物的档案应按招标人的要求装订整理装盒。在重新装订档案的时候要注意保护好档案的实体不受损害，同时还必须注意案卷内文件的数量及排列保持原貌，做到安全且无遗漏。对检查无误的案卷整理整齐，按照原有顺序排放。将案卷内文件整理整齐。按以下要求装订案卷：

（1）严禁将纸张放反、放倒、页码顺序错。

（2）大纸张按原折痕折叠好。

（3）卷皮破损严重的，需要调换卷皮；需完善或补充卷内目录的，应及时完善和补充卷内目录。需按档案归档要求排序上架，并做好档案退还交接登记。

（4）案卷不掉页、右边和底边整齐。

（5）夹子夹紧后打孔，打孔位置尽可能在原孔位置上打，但以保证不脱页优先。

（6）页数少的案卷用衬条加厚，档案线尽可能拉紧些，防止松动。

（7）档案复原并经招标人检查确认后，中标人对档案进行消毒，用专用密封袋密封后再上架。

（8）对案卷中目录有不准确或错漏的，要根据文件内容和著录标准重新修改和补录，对案卷题名、分类号等有修改的案卷部分，按招标方要求完成换盒等工作后入库。

10、保密与安全要求

乙方方参与本项目的所有工作人员必须通过甲方的审核，并登记备案。乙方提供项目工作人员名单及人员个人详细信息和社保证明，以及岗位培训证。

项目实施过程中，乙方如需更换、增加工作人员，必须提前一周向甲方提供拟加入人员的资料，取得甲方签字同意后方可更换或者增加人手。

乙方参与本项目的工作人员必须接受招标方组织的档案保密安全教育，并自觉学习保密知识，严格遵守《档案法》、《保密法》及其他有关法规，严防泄密现象发生。

乙方工作人员不得将手袋、提包、钱包、磁盘（含U盘、软盘、硬盘等）、刻录光盘、手机、MP3、MP4、报刊、纸张及其他物品带入加工现场。

乙方不得以任何形式复制离线的档案图像和档案目录数据。

数字化处理工作室内的废纸必须集中放置，乙方每周清理废纸不能超过一次，清理时要有甲方人员监督，确保其中没有夹带任何档案文件后才能清出工作室。

泄露档案所涉及的机密，按有关规定严肃处理，情节严重的要承担相应的刑事责任。

乙方及其所有工作人员必须向甲方提供书面保密承诺并签订保密协议。

乙方在项目完成、设备撤走时，所有存储设备交付甲方（如项目组所有使用过的计算机硬盘、移动硬盘等）。

11、工作记录：

乙方在每日工作中形成以上工作环节的详细书面记录，以备甲方检查。

12、售后服务：

乙方必须为本项目提供免费质量保证期，免费质量保证期为自项目实施完成并且验收合格之日起三年。质保期内提供免费维护整改，期间所发生的质量问题，由乙方负责免费解决。乙方须提供常设7天×24小时服务专线和长期的免费技术服务，乙方人必须在采购人通知后1小时内响应，24小时内处理完毕，不得影响采购人的正常工作。

甲方在之后的使用过程中，发现的数据错误，乙方终生免费维护。

13、保密责任：

（1）乙方须提供工作人员的相关简历、身份证复印件，确保人员身份安全。

（2）乙方的工作人员在甲方现场工作时不得使用个人优盘、移动硬盘、数码相机等拷贝设备，若确需数据拷贝，须经现场经理和甲方有关负责人核实用指定设备拷贝。

（3）乙方在进入甲方现场后所使用计算机必须编号登记，由甲方控制不允许接入互联网。

（4）项目实施期间，若由于乙方原因发生信息泄密情况，视为乙方违约。

甲方在收到乙方交付申请后，组织一般程序验收工作。

1、甲方需提供明确的工作要求，向乙方介绍，解释整理概况、整理内容等相关的基本情况，同时及时向乙方提供完整的档案资料、整理场所、档案整理用具（如：订书机、归档章等）、档案装具（如档案盒等），及咨询等工作配合；甲方需及时对乙方提出的问题进行反馈。

2、乙方在约定期限内为甲方提供档案整理服务工作，按照国家关于档案管理的规定对档案进行专业的、规范的整理，并对整理质量负责。

3、乙方委派专业人员进入制定场所工作，工作时间按照甲方作息时间安排。乙方负责监督、约束我方派出人员的工作行为，遵守甲方劳动制度。

4、乙方负责对派出人员进行保密教育和安全教育，佩证上岗、文明工作。对整理期间出现的档案内容泄密、文件材料丢失等后果，乙方应承担相应责任。

在合同履行期间，任何一方不得无故违反本合同，否则视为违约，另一方有权向违约方收取违约金。