重庆医科大学附属第一医院 住院病案存储外包服务招标文件 一、综合说明： 采购人：重庆医科大学附属第一医院。项目名称：档案储存管理外包服务。项目概况：重医附一院住院病案储存管理外包服务，涉及病案量33000余箱（已装箱），含重医附一院本部院区、金山院区和第一分院的住院病案。项目地址：重庆市渝中区友谊路1号。服务期限：合同期限为1 年。本项目最高限价47万元。 二、服务要求： （一）病案交接、转运、入库、上架等管理方面要求 1.病案交接： 1）由采购人按要求准备需外包存储管理的住院病案（以下简称“外包病案”），包括本部院区、金山院区、第一分院的病案和已外包服务的璧山普洛斯物流园（璧山铝山路20号）库房病案。 2）外包病案交接：投标人与采购人共同在场时进行外包病案交接。交接时，投标人应填写《外包病案交接记录表》，内容包括：序号、病案箱号（上海联众编号）、交接日期、采购人和投标人双方交接人员分别签名。 2.外包病案信息采集：投标人应建立外包病案信息库，内容包括病案箱号、病案号、患者姓名、性别、年龄、身份证号码、入院日期、出院日期、出院科室、现住址或户口地址等信息。采购人应协助投标人完成外包病案信息采集工作。 3.病案转运、入库、编号、上架管理及病案回调 1）病案转运：由投标人安排封闭式货运车辆将外包病案从采购人本部院区、金山院区、第一分院病案库房和已外包服务的璧山普洛斯物流园（璧山铝山路20号）库房转运至投标人专用档案库房。转运过程中必须保证外包病案安全性，不得发生外包病案箱遗失、破损、雨淋等事件。 2）病案入库：外包病案运达投标人专用档案库房后，投标人应按《外包病案交接记录表》逐一清点外包病案，并填写入库日期，收件人确认签名。 3）入库编码：外包病案入库后，投标人应重新对每箱外包病案逐一编号、粘贴条形码，并通过管理系统将病案箱编号（投标方编号）与上海联众编号及箱内病案号码关联。 4）病案上架：投标人将入库病案箱编号（投标方编号）由小到大顺序依次上架。上架后管理系统应将病案箱编号与存储架号、排号、病案号码等信息关联。当采购人需要查阅病案时，投标人能通过病案号码快速定位病案存储箱号、存储架号及排数。 5）投标人应具备采用逻辑约束等作业方式减少人为错误发生的能力。 6）病案原件回调：投标人应当具备规范、合理的病案调阅工作流程和制度，可以满足采购人提出的“病案查阅”（远程查阅或现场查阅）、“病案借阅”（自行带离及归还）、“病案调阅”（一般情况下次日送达或紧急情况下当日送达）等各种调阅需求，并可保证调阅完毕的病案及时返回储存库房。 4.储存库房方面： 1）投标人应具备自有档案库房，库房面积达2000平方米以上。符合国家档案库房建设标准，满足“十防”（防盗、防光、防高温、防火、防水、防爆、防潮、防尘、防鼠、防虫等）要求。档案库房安全可靠、地理位置适宜（距采购人车程1.5小时内）、权属清晰。档案库房有严格的库房管理制度。如库房未达到国家规定的纸质档案储存相关标准，投标人须无条件进行整改直至采购人检查合格。 2）投标人须具备严格的人员管理制度和措施。档案库房文档管理人员及相关工作人员入职前要进行背景调查，并签订保密协议，参加内部培训并通过考核方能上岗。投标人每年应组织员工参加当地档案局组织的专门培训、考试，并取得考试合格证书。 3）投标人须具备严格的消防安全管理制度和措施。档案库房应配备完善的消防系统，主要包括自动感应报警系统、自动干粉灭火系统，并配置移动灭火器等。 4）投标人须具备相应的防鼠防虫（消杀）措施。具备严格的防鼠防虫（消杀）制度，保障库房内无虫鼠害。 5）投标人须具备相应的安保措施。要求7*24保安值班和定期巡查，并配备红外报警、本地监控等设施，同时与当地消防、公安部门和采购人方的监控系统实现联网。 6）投标人须具备相应的应急措施及保险。制定完备的应急预案，定期演习，并为储存的档案购买商业保险。另外，当遭遇突发情况原库房无法正常使用时，能提供备用库房，并能及时实施安全转移，以确保相关档案的完好无损。 （二）档案储存管理外包服务在技术方面的需求 1.具有专业的档案管理软件，可提供快捷高效的档案原件索引、查找服务，进行归档、调取、收箱入库等控制，能够按时按需对采购人的档案原件调阅需求作出快速响应，并可提供档案原件示踪查询和管理系统的安装、使用培训与维护等服务，同时，相关配套软件能根据采购人实际需求进行个性化定制。 2.实现日志管理，对每份档案的行踪如定位、查询、借阅等要有详细记录，记录内容包括查询时间、查询人员、查询档案号等信息。 3.投标人应为采购人提供免费查阅、借阅、调阅、扫描、传输等服务。当需要打开病案存储箱时，投标人应向采购人提供开箱和封箱全程监控视频；当采购人需要获取病案原件的扫描件时，投标人应在病案找到30分钟内将扫描件传输给采购人。 （三）档案储存管理外包服务在保密方面的需求 1.投标人须对信息安全作出承诺，与采购人签订保密协议，对信息安全严格按照约定进行管理。同时，投标人参与本项目管理的员工必须签署保密协议。 2.投标人需严格按照《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施条例》等档案管理的相关法律、法规及流程执行。 3.投标人应定期对全体工作人员进行保密教育，树立保密意识，并定期检查保密工作情况，责任落实到人。保密方面的一些具体要求包括：严禁相关工作人员以各种形式将所保管的病案资料原件私自带出；严禁以任何形式（如复印、扫描、拍照等）复制、抄录病案资料原件内容；严禁私自向第三方泄露病案资料中涉及的任何内容；严禁私自带领第三方人员到现场参观等。 （四）项目实施其他要求 1.投标人营业执照经营范围中包含档案寄存保管服务。 2.投标人根据采购人的具体需求对病案储存管理及后续服务（如移出销毁、后续仓储等）进行个性化定制，以满足采购人的实际需求。 3.投标人承诺本项目因自身安全管理问题（如转运期间病案丢失、入库后保管不善、库房病案被盗、水淹等过失原因）导致病案资料损毁、无法使用、遗失或灭失而产生的相关损失赔偿责任，包括对采购人和患者的赔偿责任。患者赔偿指发生医疗纠纷后，因投标人安全管理问题导致病案遗失、损毁无法使用等，导致采购人无法提供病案原件资料，需要进行赔偿时，赔偿金额由投标人支付。对于未涉及法律诉讼的情形，具体赔偿金额由采购人与投标人在合同中约定（每丢失1份档案赔偿5000元，当出现3次病案遗失、损毁的事件或者单次事件病案遗失、损毁3份及以上或者造成其他严重后果时采购人有权终止合同并要求投标人承担相应的违约责任，并依法、依规追究其法律责任）。 4.全部外包病案所有权归属采购人，在双方合作结束时必须完整全数移交采购人。 5.投标人须定期将仓储状态数据报表发送至采购人，以供采购人审核。采购人有权不定期派人对投标人管理工作进行监察。 6.在服务期内，未经采购人同意，投标人不得擅自将外包病案移放到合同约定地址以外的地方，否则采购人有权终止合同并要求投标人承担相应的违约责任。 7.各级司法部门及行政主管部门等机构对采购人提出的功能调整等要求，涉及到病案借阅、查阅、调阅等需要，投标人必须积极配合完成。 三、商务要求： （一）服务期、服务地点及考核方式 1.服务期 投标人在采购合同签订后服务1年（起始日期为投标人将采购人全部托管病案入库经采购人验收签字之日起计算）。 2.实施工期 自双方合同签订之日起60个日历日内完成本项目相关的病案转运、交接和整理等全过程。 3.服务地点 服务地点：本部院区、金山院区、第一分院的病案库房和璧山普洛斯物流园（璧山铝山路20号）库房病案 4.验收方式 投标人所有服务、系统正式投入运行后，由采购人按照国家要求、招投标文件以及采购合同要求，就其投标人提供服务的安全性、完整性、易用性、适用性等方面进行综合评价，确保其服务达到预期水平。经采购人验收合格的，由采购人出具项目验收报告；对于验收不合格的，采购人将不予支付相应的病案转运费及病案存储费。 （二）报价要求 本次报价须为人民币报价，报价内容包含：病案转运费、病案存储费。因投标人自身原因造成漏报、少报皆由投标人自行承担责任，采购人不再补偿。 病案转运费：包括采购人库房和投标人库房搬运费、上下车费、运输费、高速公路过路费等。报价格式：元/箱，如2元/箱。 病案存储费：包括病案存储费用和存储期间发生的其他费用。报价格式：元/月/箱，如：1.90元/月/箱。 （三）付款方式 1.合同签订时投标人向采购人交纳合同金额5%的履约保证金（以支票、汇票、本票等非现金形式提交）； 2.付款日期： 1）外包病案转运费：一次性支付，支付日期为外包病案转运入库后，经采购人验收合格并签署验收报告之日起30日内由采购人以转账方式支付中标方； 2）外包病案存储服务费用：按季支付，外包病案存储服务费用起始时间为本服务项目经采购人验收合格签署验收报告之日起计费。第一次支付不足1个季度时按实际存储天数支付，以后每季度支付，支付时间为每季度第一个月支付上季度存储费用。 3.本项目服务期满，且无质量问题，由采购人在15个工作日内，无息退还履约保证金。 四、对投标单位的要求（报名资料要求）： 投标人须具有独立承担民事责任的能力，具备履行合同相应能力，营业范围与本次招标项目相适应。【报名资料必须提供：营业执照复印件（标注出与本次招标项目相符合的经营范围）】提供法定代表人身份证明书、法定代表人授权委托书。【报名资料必须提供：法定代表人身份证明书、法定代表人授权委托书（附件1）。】具有良好的商业信誉，前三年内，在参加政府采购活动及经营活动中没有重大违法记录。【报名资料必须提供：投标函（附件2）】本项目不接受联合体投标。 五、投标须知： （一）报名方式：将报名资料于报名时间内发送至邮箱进行网上报名，进行资质初审。（报名邮箱：2987352792@qq.com ；报名时间：详见“投标须知”） （二）报名资料的编制： 报名资料内容：报名资料封面及目录。“投标人资格要求”中所有资料复印件（按照“投标人资格要求”中的顺序进行编排）。其他（投标人自行补充）。报名资料格式：所有报名资料必须形成1个PDF。报名资料及邮件命名：“公司名称+项目名称报名资料”。报名资料数量：1份。报名资料盖章：所有资料均须盖投标人鲜章。 （三）现场踏勘：投标公司必须踏勘现场，以获取本次投标所需的相关现场工作的客观条件。若有疑问，请于投标前联系。踏勘时间由采购人另行统一安排。任何因忽视现场踏勘工作导致误判、得出不客观结论等，由此引发的一切后果均由投标人自行承担。（现场勘察联系人：何老师 电话13206010899） （四）投标费用：招标文件无需购买。各投标人自行在重医一院官网下载，并承担投标文件编制与递交所发生的一切费用，在任何情况下，采购人对上述费用均不承担任何责任。 （五）评标方式：招标人组织由院相关部门及监督机构组成的评标小组进行评议，结合投标人资质、经验、实力、社会信誉度、本项目投标报价及方案，选择中标单位并与之签订合同。各投标人的投标文件自行备份留底，招标单位不退还投标文件和有关投标所送的材料。 （六）投标文件的编制： 投标文件的组成（包含但不限于）：封面及目录。报价表（格式自拟）。法定代表人身份证明书、法定代表人授权委托书（附件1）。（被授权人必须为投标单位的在职员工，并提供投标单位购买的社保证明作为证明）投标函（附件2）。（实质性响应本招标文件内容）“投标人资格要求”中所有资料复印件。服务方案，包括但不限于第二条服务要求中的库房信息、管理制度、安全制度、信息管理、技术要求等；业绩证明，提供合同复印件；其他。装订顺序：请按照以上顺序装订投标文件。文件数量：投标文件一式两份，正本一份，副本一份。文件密封：所有资料均盖投标人鲜章，用文件袋或专用信封密封，并在封面写明项目名称、投标人名称等基本信息，封口处签字盖章。文件递交：投标文件密封后于开标时递交。其他：投标文件原则不退还，由投标单位自行备份留底。 （七）报名时间及相关信息： 1.报名时间：2024年10月9日--2024年10月11日上班时间。 报名邮箱：2987352792@qq.com 报名咨询：张老师890122632 技术咨询、现场勘察联系人：何老师 13206010899 2.开标时间：另行通知。 开标地点：重庆医科大学附属第一医院（重庆市渝中区袁家岗友谊路1号）5号楼A栋 总务处804室 附件： 法定代表人身份证明书/法定代表人授权委托书投标函 重庆医科大学附属第一医院 2024年 10 月 9 日 附件1-1 法定代表人身份证明书 项目名称： 致：重庆医科大学附属第一医院（采购人名称）： 本人 （法定代表人姓名）是（投标单位名称） 的法定代表人，任 （职务名称）职务，身份证号码： ；联系电话： ，单位座机： ，邮箱： 。 特此证明。 附：1.法定代表人二代身份证复印件加盖公章（身份证应提供清晰的正反面） （投标单位公章） 年 月 日 附件1-2 法定代表人授权委托书 项目名称： 致：重庆医科大学附属第一医院（采购人名称）： 本人 （职务： 身份证号码： ；联系电话： ；单位座机： ）系 （单位名称）的法定代表人，现授权委托本公司的 （职务： 身份证号码： ；联系电话： ；邮箱： ）代表我单位全权办理上述项目的投标、谈判、签约等具体工作，并签署全部有关文件、协议及合同。 我单位对被授权人的签字负全部责任。 在撤消授权的书面通知以前，本授权书一直有效。被授权人在授权书有效期内签署的所有文件不因授权的撤消而失效。 特此委托。 被授权人： 投标人法定代表人： （签字或盖章） （签字或盖章） 附：1、法定代表人二代身份证复印件加盖公章（身份证应提供清晰的正反面） 被授权人二代身份证复印件加盖公章（身份证应提供清晰的正反面）被授权人最新清晰社保证明加盖公章（勿遗漏） （投标单位公章） 年 月 日 附件2 投标函 项目名称： 致：重庆医科大学附属第一医院（采购人名称）： （投标人名称）系中华人民共和国合法企业，注册地址： 。我方就参加本次投标有关事项郑重声明如下： 我方完全理解并接受该项目招标文件所有要求。我方提交的所有投标文件、资料都是准确和真实的，如有虚假或隐瞒，我方愿意承担一切法律责任。我方承诺按照招标文件要求，提供招标项目的技术服务。我方具有良好的商业信誉，具有负责本项目所必需的设备和专业技术能力，并愿意随时提供相关证明材料。如果我方中标，我方将履行招标文件中规定的各项要求以及我方投标文件的各项承诺，按《政府采购法》、《民法典》及合同约定条款承担我方责任。我方参加本项目采购活动前三年内无重大违法活动记录，未列入在信用中国网站（www.creditchina.gov.cn）“失信被执行人”、“重大税收违法案件当事人名单”中，也未列入中国政府采购网（www.ccgp.gov.cn）“政府采购严重违法失信行为记录名单”中，符合《政府采购法》规定的供应商资格条件。我方对以上声明负全部法律责任。 （投标人公章） 年 月 日