一、功能及要求：
为积极响应长沙市关于全面推进无纸化办公、加快档案信息化建设的号召，进一步提升长沙市自然资源和规划局档案资源管理效能，降低档案存储、调取等带来的社会资源及经济成本的巨大能耗，实现档案信息管理的“高效智能、精细安全”，特开展本项目。通过档案标准化整理工作及档案与长沙市自然资源和规划一站式管理服务平台项目信息关联关系的建立，实现全局档案资源的数字化、规范化、智能化管理，全面促进我局档案管理水平和档案利用效率的提升。
二、相关标准：
（一）档案管理主要法规
1.《中华人民共和国档案法》。
2.《中华人民共和国档案法实施办法》。
（二）业务标准与技术规范
1.《归档文件整理规则》（DA/T22-2015）。
2、《档案著录规则》（DA/T18-1999）。
3.《纸制档案电子化技术规范》（DA/T31-2005）。
4.《纸质档案数字化规范》（DA/T 31-2017）。
5.《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》。
6.《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894 2002）。
三、技术规格：
（一）国土空间规划档案电子化服务
 1、完成局机关2018年-2019年建1、建2、建字类约870卷档案（折合A4幅面40.46万页），2021年竣工验收、用地、修规、备案、编制、临时建筑1060卷档案（折合A4幅面49.29万页）档案标准化整理及数字化扫描。
 2、完成市土委会2021年上会拟交易的宗地（不含湘江新区、高新区、望城区）类约70卷（折合A4幅面2.8万页）档案标准化整理及数字化扫描。
 3、完成高铁新城分局约800卷（折合A4幅面37.2万页）技术类档案标准化整理及数字化扫描。
 4、以上合计2800卷，折合A4幅面页数为130万页，数据均为预估值，最终结算以实际标准化整理及数字化扫描页数为准。
 （二）国土空间规划电子档案项目化关联
  编制电子档案信息资源目录，并将电子档案与一站式平台中的项目进行关联。
 （三）国土空间规划档案成果入库
  将档案数字化成果和项目化关联成果入库至一站式平台，为国土空间规划项目编制提供档案数据支持。
（四）成果要求：正式成果提交电子文件光盘 2 张，纸质装订成果 2 套。
四、交付时间和地点：
（一）交付时间：2024年6月30日前提交项目成果，具体以合同签订为准。
（二）交付地点：长沙市自然资源和规划局指定地点。
（三）交付方式：正式成果由成交供应商提供全套成果文件。
五、服务标准：
（一）供应商负责在接到采购人通知后，将实体档案自行运送到供应商的档案库房进行整理，双方认真清点核对档案数量和移交资料，填写《档案移交清单》，并由采购人及供应商双方签字确认。完成档案整理工作后，再由供应商运回采购人的档案库房，有序的排列后进行上架，存放在指定位置。档案的搬运、上架等工作及由此产生的费用均由成交供应商负责。
（二）供应商应按采购人认可的时间、路线、方式确保档案运输过程中的安全。由于成交供应商的原因，档案在转运过程中出现丢失、损坏、损毁等，由成交供应商依法承担相应赔偿责任。
（三）成交供应商整理的档案应符合国家、行业有关标准和项目要求。订立合同时，成交供应商需与采购人签署保密协议。
（四）因整理档案所需的档案盒等所有耗材，以及完成档案数字化扫描、入库等所需配备的所有设备和产生的全部费用均包含在本项目预算中，由成交供应商负责。
（五）成交人须按照本项目工作要求，在规定时间内开展工作，并依法出具成果文件。
六、验收标准：
（一）本项目按长财采购[2016]6号文的规定，以简易程序验收方式进行验收。若项目验收国家有强制性规定的，按国家规定执行，验收报告作为申请付款的凭证之一。
（二）若项目验收不合格，由成交人返工直至合格，有关返工、再行验收，以及给采购人造成的损失等费用由成交人承担。连续两次项目验收不合格的，采购人可终止合同，另行按规定选择其他供应商采购，由此带来的一切损失由成交人承担。
七、其他要求：
一、项目最高限价、预估工作量及结算形式
（一）项目最高限价：130万元
（二）单价上限价
档案整理65元/盒、目录著录0.5元/条、数字化扫描0.6元/页。供应商依据各项单价上限价报出所投单价，且不得超过单价上限价，否则其投标无效。
预估工作量：
（三）预估工作量：

序号	工作内容	服务事项	预估工作量	单位	单价上限价（元）	合计金额（元）
1	1、完成局机关2018年-2019年建1、建2、建字类约870卷档案（约装2180盒，折合A4幅面40.46万页），2021年竣工验收、用地、修规、备案、编制、临时建筑1060卷档案（约装2120盒，折合A4幅面49.29万页）档案标准化整理及数字化扫描。 2、完成市土委会2021年上会拟交易的宗地（不含湘江新区、高新区、望城区）类约70卷（约装180盒，折合A4幅面2.8万页）档案标准化整理及数字化扫描。 3、完成高铁新城分局约800卷（约2400盒，折合A4幅面37.2万页）技术类档案标准化整理及数字化扫描。	档案整理	6880	盒	65	447200.00
2		目录著录	148600	条	0.5	74300.00
3		数字化扫描	1297500	页	0.6	778500.00
合计						1300000.00

（四）结算形式：本项目根据成交人实际完成的工作量，按照成交人的成交单价，据实结算，完成所有工作后结算总金额不得超过130万元。
二、其他要求及说明
（一）付款人：长沙市自然资源和规划局
（二）付款方式：通过国库集中支付

付费次序	占总费用比例	付费时间
第一次付费	合同金额的50%	签订合同后支付
第二次付费	结算总金额的50%	项目整体验收合格后，根据实际完成内容的单价据实结算余款

（三）本项目依据成交人投标时所报各项服务的单价，按实际完成的工作量核算费用的方式进行结算，整个项目完成总金额不得超过预算130万元。投标人应根据项目要求及需要，详细列明项目所需的所有费用，所报的单价应包括完成合同范围的全部工作内容所发生的全部费用——人工、管理、财务、培训、后续服务等所有费用，如一旦中标，在项目实施中出现任何遗漏，均由成交人免费提供，采购人不再支付任何费用。
（四）本项目成交供应商不得以任何方式转包或分包给第三方，如被采购人发现，采购人有权取消其成交资格。
（五）供应商在投标前，如需踏勘现场，有关费用自理，踏勘期间发生的意外自负。
采购需求仅供参考，相关内容以采购文件为准。