项目名称
历史案卷扫描服务 
采购类型
服务类 
采购人名称
深圳市中级人民法院 
采购方式
公开招标 
财政预算限额（元）
2,500,000.00 
项目背景
 
根据关于司法公开和信息化的文件精神，诉讼档案公开成为法院档案管理工作发展的要求。进一步强化服务人民群众、服务审判执行、服务司法管理工作理念，深入贯彻《人民法院第五个五年改革纲要（2019-2023）》和《人民法院信息化建设五年发展规划（2019-2023）》，推动诉讼档案的保护与公开，提高法院档案管理工作的信息化，提升档案管理效率、方便当事人查阅。根据法院档案的专业性特点，结合档案管理的有关要求，对诉讼档案进行同步整理、扫描，同时提高档案服务能力和利用效率。
本项目旨在完成深圳市中级人民法院历史库存诉讼档案影像化处理（数量详见下表），主要是指已入库上架历史案卷的扫描加工服务。历史诉讼档案扫描工作环节主要包括以下内容：档案接收（内部）、著录检索信息、生成并粘贴二维码（采购人提供条形码生成规则）、整理拆卷、扫描原件、高速扫描、平板扫描、图纸扫描、图像处理、特殊图像处理、图像质检、格式转换、图像存储、编目建库、案件信息著录、裁判文书识别排版、数据挂接、装订、贴封条盖章、装盒、总质检、归还上架、数据备份等各项工作。最终形成可供影像档案管理系统查询调阅的电子影像，实现检索信息与相应的电子影像对应链接。加工过程中必须确保档案载体的安全完整以及档案信息内容安全。
    中标人应提供一套完善的档案数字化加工服务管理流程管理系统，实现档案影像化处理过程与档案管理系统和用户其他业务系统集成，将数字化后的档案信息及图像批量导入到我院档案管理系统中（该系统由中标方根据采购方需求开发），可以实时调阅已归档的电子案卷信息。在服务期内若我院档案系统发生变化，中标人应免费将扫描加工数据导入到新的档案管理系统中。
 
 
投标人资质要求
(1)投标单位须是在中国境内注册的独立法人或非法人组织（独立法人提供营业执照；非法人组织则提供主管部门颁发或批准成立的证书或其他证明文件）；总公司或者分公司只允许一家投标，不允许同时参与本项目投标，以分公司名义参与投标的，须提供总公司或具有独立法人的上一级公司出具的愿为其参与本项目投标的行为以及履约等行为承担民事责任的加盖总公司公章的授权函（格式自拟），以及总、分公司的营业执照扫描件，原件备查；
(2) 投标人业务范围必须包括档案整理、档案扫描、档案数字化等项目（提供营业执照或事业单位法人证等法人证明扫描件及工商管理部门官网截图或由工商管理部门出具的证明文件）；
(3)投标人须承诺参与本项目投标前三年内（即从本项目招标公告发布之日起往前推算36个月），在经营活动中没有重大违法记录，以及参与本项目政府采购活动时不存在被有关部门禁止参与政府采购活动且在有效期内的情况；与其他投标供应商不存在单位负责人为同一人或者存在直接控股、管理关系；未对本次采购项目提供整体设计、规范编制或者项目管理、监理、检测等服务。（供应商签署《政府采购投标及履约承诺函》，详见招标文件相应章节）；
(4)投标人在“信用中国”网（www.creditchina.gov.cn）信用信息查询记录中不存在“限制或
禁止参与政府采购活动”的处罚（投标人无需提供证明材料，查询结果以招标代理机构开标现场核实为准）；若投标人为非法人组织，则对此项资格不做要求；
(5)本项目不接受联合体投标，不允许转包，不接受投标人选用进口产品参与投标（无须提供证明材料）。
 
 
服务类清单

序号	采购计划编号	需求内容	数量	单位	备注	财政预算限额(元)
1	PLAN-2021-440301-0105001001-01002	历史案卷扫描服务	1.0	项	无	2500000.0

具体技术要求
 
注意：提供服务总体要求、服务标的（如人员、车辆、检测对象、管理对象）数量情况、详细具体的服务需求内容及工作量情况（以能给供应商准确的报价依据，使不同供应商的项目报价不至于差距过大作为判断需求“详细具体”的标准）
 
深圳中院诉讼档案情况复杂，每宗案卷基本上为正、副卷两册，部分案卷每宗4册，有少数达70册以上，每宗案卷80—2000页不等，平均约100页/宗，历史卷宗时间长，纸张情况复杂，有打印稿，部分为手写稿、油印稿、发票、粘贴单、图纸等，多数为A4、16K纸张，也有A3-A0幅面，有横排也有竖排，纸质差别较大，部分案卷附有照片、图纸和单据。
深圳中院现有诉讼档案目录本记录了建院以来四十余万卷诉讼档案目录信息，现需将包括案件信息、目录号、当事人信息等数几十个字段录入深圳中院现有档案管理系统中。
 

序号	服务内容	数量	服务期	备注
1	历史诉讼案卷数字化处理服务	不少于830万页	合同签订后 12个月内	具体以投标人实际中标的数量为准

 
服务技术及管理要求
数字化处理流程要求：
1、卷宗出入库：出入库时需核对案件信息及数量（卷、册、件数），填写出入库交接清单并经档案管理员确认双方签字。
2、档案整理：核对年度、案号、当事人信息、文件名称，将卷宗拆分成单页、检查页码顺序（不清楚的应誊写）去除装订线、去除钉扣等杂物、展平档案并理顺材料便于扫描，其中部分档案，纸张大小厚薄不一，部分档案发黄发脆，对破损档案要进行修补、压整。
3、贴条码：按照采购人要求打印粘贴每盒、每册案卷的条形码，保证条形码粘贴无误。
4、档案扫描：
（1）扫描色彩模式：使用彩色模式进行扫描，如非采购人要求，不能更改为灰度或黑白模式；
（2）扫描工艺：要求不损坏档案原件，不漏扫；对于原件纸质较差的档案，不允许采用连续进纸方式扫描，只能单张扫描；A3幅面及以下的档案资料必须采用一次性成图的方式进行处理，大于A3幅面的资料原则上采用大幅面工程扫描仪一次性成图；
（3）图像处理：对通过扫描取得的档案图像要进行必要的处理，如：旋转、去噪、去边、去污、调整亮度和对比度等，确保数字化图像资料清晰完整、顺序正确、不重复、不遗漏、无黑边、不倾斜、无污点、与实物档案保持实质性一致，适合屏幕显示且打印质量清晰；
（4）时限：为保证档案数字化影像的利用效率，普通案件须于接收后5个工作日内数字化、装订完毕；预约查阅案件扫描应在预约后3.5个工作日内数字化完成，如期提供利用；上诉案件须于1至2个工作日内（如数量较多，可酌情放宽期限）数字化及装订完毕，急件随到随完成。
（5）扫描仪基本要求：符合国家3C标准和电子档案要求，扫描部件采用三色增强的CCD，光学分辨率不低于600dpi。符合国家技术标准《纸质档案数字化技术规范》等行业标准。
（6）存储及压缩方式：存储格式为JPEG（采用中度压缩），如非采购人要求，不能更改为其它格式；
（7）分辨率：分辨率不低于300DPI。当档案原件不清、字迹较淡（如碳写的收据、委托合同、身份证复印件等），扫描的图像不清晰时，应适当增加分辨率,可根据实际情况调整分辨率及其他相关参数；
（8）图像文件大小：单个A4幅面的资料形成的彩色图像文件大小原则上不大于2000KB；
（9）清晰度：小五号复杂笔画中文文字在屏幕显示和原样打印后的准确识读率达到98%以上；
（10）倾斜度：小于0.5度；
5、图像核查：将扫描完成的资料逐一核查，去除扫描软件没能自动处理的黑边、纠斜、污点等，记录补扫信息（对漏扫、不合要求的扫描图像重新补扫）。
6、图像补扫：将核查完成的、需补扫的资料逐一补扫，补扫质量达到品质要求。
7、图像分隔：将扫描完成的图像序列做文件标记分隔，将扫描的资料按卷宗号分成单份资料影像系列。
8、编目著录：诉讼档案须根据最高法院制订的《人民法院计算机信息网络系统建设技术规范》的要求将约2000个字段数据录入到电子档案管理系统中。案件中的裁判文书、公文档案中的文件需由图片转化排版为Word文档。采用双人著录，软件需确保双人输入信息不一致时，信息自动无法存储或出现其它明显的标示方法等纠错方式，保证索引建立的准确性。
9、索引校验：对主索引和分类索引进行校验，索引信息、影像信息和档案原件要一一对应。
10、档案资料文本录入服务（OCR）：主要是将纸质的裁判文书经过OCR后，检查、校对后形成一份内容、字数、文字格式与纸质裁判文书原件一模一样的WORD文件。格式要求如下：
l  保证word文书界面整洁，必须要有页码和页边距。
l  裁判文书内容和字数与裁判文书原件一致,若出现副卷内的表格时无需OCR；
l  裁判文书必须保证文字格式与本模板一致,有可能出现与原件裁判文书格式不一致的情况,与本模板格式一致即可;
l  固定字体
  
裁判文书基本格式
 
 
11、档案归档：保证卷宗资料完好无损，将处理完成的卷宗还原装订、粘贴条形码、粘贴封志、盖章、填写交接清单经档案库房管理员检查确认双方签字、合格后入库上架。
12、品质检查：中标单位对最终处理完成的任务批次（电子文件、著录内容）作100％的质量检查，确保完全合格。
13、数据上传、卷宗交接：将检查合格的影像数据根据采购方要求格式上传到法院业务系统服务器，档案组对电子影像进行检查接受。装订好的卷宗交采购方验收。
 
（二）诉讼档案信息录入服务：
将我院诉讼档案的案件信息录入到档案管理系统中，实现审批信息完整性。
诉讼档案目录本案件信息的信息录入将目录本上的字段数据录入到电子档案管理系统中。录入结束后，需做100％的质量检查，确保信息完全合格。
 
（三）系统软件要求
要求一：投标方自行提供一套高效的数字化加工系统软件，对采购方诉讼档案进行结果化和过程化扫描，并将采购方诉讼档案扫描、著录到采购方的电子档案影像管理系统中。其功能包括：
1)登记：接到卷宗后，按档案盒面所具有的字段在加工系统中输入相应的信息。需要为该卷进行编号，以便唯一标识该卷宗。
2)打印条码：登记完成后打印条码（一维、二维），将其粘贴到卷宗册上。
3)档案扫描：利用扫描仪的扫描软件或通过调用扫描仪接口，对档案进行批量扫描并形成挂接文件。
4)图像处理：应对扫描后的图像进行逐页纠偏、去污、图像拼接、缩放、左右90度旋转、裁边处理和排列顺序调整。图像偏度不得大于3度，图像拼接处信息要完整，不能缺少遗漏任何信息内容。
5)文件存储：以目录数据库内该文件档号对扫描图像建立文件夹，并对文件夹内图像文件以相应数字顺序号进行命名(命名标准另附)。数据光盘内文件电子影像存储格式为单页TIFF或JPG格式。扫描后的电子文件需要提交硬盘存储，并且直接导入系统，能够实时将经过检验的数据投入实际应用。
6)数据挂接（索引编目）：根据扫描形成的图像挂接文件，对照纸质档案中【卷内目录】，录入目录的页码，并与图像挂接文件中的图像文件对应。①编目时提供对卷内目录的自动设置，方便用户根据案卷类型快速生成卷内目录，同时也允许用户临时增加或修改卷内目录。②编目能提供编目打印功能，为档案管理人员提供全引目录、卷宗目录、卷内目录和备考表等打印功能。③编目时提供补扫、替换的功能，对遗漏的文件可以插入、补扫、替换等。④编目时提供对扫描加工形成的图像文件进行校对、去污渍、去黑边、纠偏以及加深和变浅等处理。
7)档案著录：按照档案管理要求，录入诉讼档案的著录信息。诉讼档案著录信息参照最高法院档案管理要求以及最高法院制订的《人民法院计算机信息网络系统建设技术规范》的要求将约2000个字段及裁判文书WORD数据录入到电子档案管理系统中。
8)质量自检：对加工的数据（图像质量、编目质量、著录质量）进行认真负责的自检，自检达到数据质量标准后，方可进行整理挂接。
9)整理挂接：将诉讼档案条目数据进行整理并以Access格式文件进行存放，然后通过入库挂接程序与档案系统进行关联。
10)查询利用：方便采购人日常档案查询利用，并能实现阅览、打印、付款查询、查看流程（根据案号查看流程，掌握每宗案件的状态），为采购人日常办公提供服务；可按照采购人要求统计每日、月、季度、年的各部门及各类人群的阅卷量，为采购人大数据分析提供参考。
11)数据统计：日、周、月、年的统计数据查询和打印报表，可根据需要定制统计类别；按月或定制的时间段，统计加工的数据明细、付款情况（包括已支付和未支付）；数据维护、数据导入导出（采购人业务系统）、数据比对等基本功能，具有一定的灵活性和可维护性，功能能够根据采购人实际情况做适当的调整。扫描加工软件可与采购人业务系统衔接，实现档案扫描加工前从业务系统导入基本登记信息，和扫描加工后将成品电子档案导入业务系统。
12)按照采购人要求及采购人业务系统数据标准开发档案扫描处理和查询软件，并提供档案扫描处理和查询软件的流程说明和加工过程中的数据结构说明。
13)已扫描的档案影像能够根据采购人业务系统影像存储结构要求，随时在线上传（导入）到采购人业务系统的服务器；在网络故障时，可采用其它存储介质，通过人工方式离线上传到服务器。
14)投标方应确保保存在服务器上的影像及其属性数据与保存在光碟上的数据要一致，并与档案实体保持一致。
15)档案扫描图像及其属性数据的脱机介质制作、存储必须做好安全和权限管理，保证数据安全，脱机介质具有相应管理软件，能够实现数据的备份（介质制作）、还原（恢复，查阅）。
16)按照采购人的要求，在数字化流程结束后，系统可以根据年份、月份、案卷类别等字段，导出案卷登记册，并进行打印。
要求二：投标方自行提供一套高效的图文处理系统软件，能实现扫描影像的OCR识别及案卷PDF转换。对TIF、JPG、BMP 等常用图像资源的动态监视，自动进行识别转换，在GBK 字符集情况下，常规印刷体扫描图片的识别率高达98%以上，支持超大字符集GB18030（2 万多汉字），识别之后的文字可以生成WORD、RTF、TXT、PDF 等常规文件格式。其功能包括：
1）单页合并
单页合并功能是将一个图像目录下的单页图像文件合并为一个多页Tif文件，该合并功能既支持单页JPG图像文件，也支持单页Tif图像文件。
2）多页拆分
多页拆分功能是将一个图像目录下的多页图像文件拆分为单页图像文件的功能，该拆分功能既支持单页JPG图像文件，也支持单页Tif图像文件。
3）批量更名
可以对图像文件进行批量更名，主要用于单页图像文件。批量更名功能既支持单页JPG图像文件，也支持单页Tif图像文件。
4）单层PDF转换
单层PDF转换功能是将图像文件转换为普通PDF文件的功能，支持将一个图像目录下的单页图像文件合并后转换为一个多页PDF文件，支持将一个图像目录下的单页图像文件合并后转换为一个多页PDF文件，也支持将一个多页Tif文件转换为一个多页PDF文件。
5）双层PDF转换
双层PDF转换功能是将图像文件转换为双层可搜索PDF文件的功能，支持将一个图像目录下的单页图像文件合并后转换为一个多页双层PDF文件，支持将一个图像目录下的单页图像文件合并后转换为一个多页双层PDF文件，也支持将一个多页Tif文件转换为一个多页双层PDF文件。
纸张尺寸设置：可以将PDF页面大小设置为原纸张大小或A4、A3。
文本输出模式：
图像在上文本在下 – 保持文档原貌，OCR后的文字隐藏在图像后面；
图像在下文本在上 – 可以看见OCR后的文字，覆盖在文档图像上面；
图像质量设置：可以设置为：最佳质量 平衡 最小尺寸 最快速度
图像分辨率设置：支持图像分辨率96-600的设置
6）OCR转Word文档
OCR转Word功能是将图像文件转换为Word文件的功能，支持将一个图像目录下的单页图像文件合并后转换为一个多页Word文件，支持将一个图像目录下的单页图像文件合并后转换为一个多页Word文件，也支持将一个多页Tif文件转换为一个多页Word文件。
转换方式设置：
单页图像合并识别为一个文件– 将末级图像目录下的所有单页图像文件合并识别为一个多页Word文档，支持JPG或Tif文件。
一个图像识别对应一个文件– 将每个图像目录下的文件一对一的转换为Word文档，无论是单页图像文件还是多页图像文件。
图像识别模式：
可以设置为和原稿保持一致，容易编辑的原稿版本，带格式的文本，纯文本。
7）日志功能
可查询每次转换的日志。
8）自动分件设置
在“单页合并”、“单层PDF”、“双层PDF”三个功能中，如果扫描时按一卷一个目录的方式进行扫描，那么可以设置按照Excel模板进行自动分件的功能。Excel数据文件和图像目录准备后，转换时会自动进行分件。
9）分件检查
扫描的过程容易出现图像和档案实际数据不一致的情况，分件数据检查功能，可以将档案条目导入后和实际图像进行校对，查找错误并修正数据。
（五）其他事项
1）中标人在本项目合同生效起7个工作日内备齐档案扫描、装订所需高速扫描仪、平版扫描仪、电脑、打印机、装订机等设备用品入场。并在合同的有效期内委派能熟练使用上述设备的档案扫描、录入方面的专业人员在采购方的工作现场进行作业；中标人设备的耗材、安全检修等自行负责，但应当完成每月合同任务、确保电子档案质量和采购方档案的安全保密。中标人未能按时完成工作量、有档案遗失、污损、泄密、错漏等应赔偿采购方。
2）采购方有权自行或委托第三方随时检查中标人产品质量，监督中标人按质量提供服务。若中标人扫描装订录入质量达不到采购方要求，在采购方书面通知中标人整改后，中标人还无明显改善，采购方有权单方面立即终止合同。中标人如需终止合同，应提前三个月通知采购方，如未提前三个月通知，采购方有权要求中标人赔偿。
3）中标人应按时保质保量地完成对采购方档案整理、扫描、录入、装订、入库上架、统计等工作。电子图片清晰度不低于300DPI，电子图片与纸质档案准确度达到100%。
4）中标人应当保证采购方档案资料的安全、完整和保密，不得摄制、翻印、复制或以任何方式对外透露或公布采购方的档案内容。因中标人的过错造成采购方档案的损坏、丢失或内容的泄露，采购方有权要求中标人赔偿，并按《档案法》和《保密法》及其它有关法律要求承担相应法律责任。项目过程中处理或存储相关档案信息的硬盘，本项目完工后须全部无条件移交给采购方。
5）中标人负责本项目的人员必须遵守采购人各项管理制度，如有违反，采购人可要求中标人更换违纪人员，中标人不得对此提出异议。
6）如扫描人员出现错误较多、严重或多次无故延迟扫描，造成较大影响的，采购人可要求中标人更换扫描人员，中标人不得对此提出异议。
7）中标人须为派驻在采购人处从事本项目工作的人员购买社会保险，所有工作人员在上岗前须出示社保缴费证明（或社保卡），中标人除终止与工作人员的劳动关系外，不得停止社保缴费，否则采购人有权按每发现人次处罚10000元。
8）中标人从事本项目的工作人员须具备高中以上学历，身体健康，有体检证明，从事档案扫描工作的人员须持计算机上岗资质证书或档案上岗资质证书。
9）档案处理在采购人主楼（彩田北路6003号）和深圳法院档案大厦（深云路10号），必要时视档案库存情况调整。
 
（六）档案整理安全保密、规范性要求
归档资料全部按采购规范整理、扫描入库，要求安全、保密、规范。中标人需提供保证档案实体和档案信息安全的具体措施和承诺，并与采购人签订保密承诺书，且中标人必须根据采购人要求，配合做好对项目团队进行审查。
1）安全保密性：保持资料的完整，出库入库保持一致，档案内容不得外泄。
2）规范性：在采购人提供整理、扫描的软件环境中，中标人必须有严格的操作规范流程；在档案的整理、扫描、加工过程中，必须严格遵守采购人的相关档案管理制度；在档案的整理、扫描、加工的各个环节均应进行即时详细的登记，并及时整理、汇总，装订成册；在数字化工作完成的同时建立起完整、规范的记录；档案整理、扫描、加工整个流程进度制成电子表格分享在档案科内部共享文件架，以便档案科及时跟踪案卷进度和完成情况；。经过整理、扫描的档案，保证分类清晰，条目准确，满足档案查阅的规范要求。
3）中标人完成本项目时，项目过程中处理或存储相关档案信息的硬盘，须全部无条件移交给采购方，由采购方决定处理方式。
4）中标人由于管理不善造成档案的损坏、遗失或内容外泄，除赔偿一定的经济损失外，情节严重的送往相关部门追究其刑事责任。
 
 
商务需求
注意：提供项目服务期限（完成期限）、项目进度安排、付款方式、验收要求、培训要求、售后服务要求
 
1、组织实施要求
投标人应结合采购方的档案管理制度制定一套符合完成本项目工作实际的档案整理、电子化等的管理规定、操作流程及项目跟踪管理的实施细则，详尽列出所需完成的工作内容以及各个阶段的时间表；投标人需说明项目人员组织和投入情况，项目管理制度；要求项目负责人和核心技术人员常驻采购人现场，投标人须出具承诺函保证主要技术人员全部到岗直至项目结束。以确保档案装订规范、电子化质量达到品质要求、档案材料安全和项目任务的完成。
中标人须无条件配合业务系统升级改造过程中引发的档案整理扫描流程的变化，且由此产生的人员变化及其费用均由中标人承担。
2、项目工作量要求
中标人12个月内完成不小于830万页历史诉讼档案数字化工作，现有诉讼档案目录本数据录入工作。每个月必须完成70万页案卷材料的整理扫描，如果连续三个月不能完成，采购人有权单方面终止合同。
3、履约时项目人员安排要求
投标人在投标书中所写项目组成员一定是参与本项目服务的管理或者工作人员，不得随意更改，否则视同违约；投标人指派的项目负责人和主要技术人员在项目完成期内常驻采购人现场；投标人具有档案信息化项目经验，必须严格按照标书内容配齐不少于25人的团队（需按招标人实际工作需求及项目进度合理安排人员），以防在实际工作中造成人手不足，难以胜任工作。团队成员具有中专或技工以上学历，部分团队成员具有档案行政部门颁发的档案岗位培训证。项目负责人至少具有档案中级或以上职称，其中诉讼档案扫描人员要求具有档案数字化加工经验2年以上，身体健康，有体检证明、无犯罪记录证明。投标人在投标文件中必须对上述事项逐一进行承诺。
扫描加工服务单位在项目实施过程中需要提供一支品行端正、经验丰富、人员稳定、保密意识强的团队，团队负责人应具备相应的管理能力和行业工作经验，熟悉诉讼档案信息化加工系统的操作应用，需提供详细的团队名单及个人简历供采购人审核。
1）岗位培训：中标单位安排到采购方工作的人员必须经过培训取得市档案局颁发的档案上岗证。中标人负责有计划地每季度对员工进行安全保密知识培训以及相关档案整理装订扫描业务的培训；中标人需向采购方提交每季度的安全保密知识和相关档案整理装订扫描业务的培训记录；采购方可对中标单位工作人员的工作业务能力进行考核，如不合格者，可要求调换；
2）中标人应保持岗位工作人员的稳定性，不得随意调换各岗位人员，因工作任务造成调整时，须征得采购方同意；
3）作息时间：要求实施每周5天工作日制；9：00-12：00，14：00-18：00（特殊情况应加班完成工作任务）。工作人员上班时间应佩带工牌；
4）现场卫生：中标人应保持加工现场卫生，制定值日表，每天下班后，值日生需对现场进行清扫，每周需进行一次大扫除；
 
4、项目完成期限
本项目服务期一年，合同一年一签。
本项目为长期服务类项目，第一年为本次招标的中标服务期限，采购方可根据项目需要和中标方的履约情况确定合同期限是否延长，但最长不超过三年。项目续签服务合同的，相关服务内容和计价标准维持不变；若政府采购主管部门发现项目有异常情况，以主管部门意见为准。
 
5、服务要求
1）工作场地：由采购方提供（包括工作作业所需的水、电、空调等）。
2）办公耗材：由采购方提供封皮、档案盒、档案章、打印机色带、目录夹；其他装订耗材和装订工具均由中标方提供；
3）数字化设备（包括电脑、扫描仪、打印机等）及数字化加工系统均由中标方提供，并负责与采购方现有系统的数据接口开发及数据导入（备注：数据结构应参照《人民法院电子诉讼档案管理暂行办法》相关技术要求执行）。所有设备的维护维修工作均由中标方承担；
    6、项目验收
采购人指定验收小组对档案实体、电子数据抽样甚至逐件检查，对符合入库要求的档案由双方在入库单上签字确认，作为档案整理、扫描完成的验收凭证。相关要求如下：
1)验收标准：招标书中“档案整理装订要求和数字化处理流程要求”；
2)确保在整理、扫描过程中不对档案原件造成二次损伤。
3)采购人对中标人质检后的扫描图像进行抽检，抽检率为10%。当抽检图像合格率达到98%、采购人可提供下一批次案卷，但中标人需对错误数据重新检查修改，直到合格率达100%；如抽检合格率低于98%，采购人将该批案卷全部退回给中标人重新检查修改，直到质检合格，由此造成的后果由中标人负责。
7、结算方式
1）项目结算时，按实际工作量结算（OCR加工费用按照扫描单价进行结算）。
2）历史诉讼案卷数字化处理服务按月付款。按每月实际完成并通过质检的工程量核算支付。投标人提交当月实际完成工作量，经采购方验收合格后作为当月结算依据。
3)付款方式：投标人给采购方提交结算申请和结算依据并开具正规税务发票，经采购方核对无误后，将款项转入投标人账户。
4)因我院为保证工作的连续性，前期已开展数字化工作。中标人需代为支付已经产生的加工费用（按中标单价以实际发生数量进行结算）。我院先支付给中标单位，由中标单位代支付给第三方公司。
8、报价要求
（1）基准价：
本项目档案扫描收费基准价详见下表（单位：元）：

序号	服务内容	基准价
1	档案扫描服务	0.3元/页

★1）各投标人根据档案扫描收费基准价，填写唯一的档案扫描费用折扣率=（1-下浮率），填写的折扣率应满足0＜折扣率≤1的小数。
2）费用结算：结算价=单页档案扫描收费基准价*中标供应商的档案扫描费用折扣率*实际完成档案扫描的页数。
3）本项目年度支付上限为250万元。
（2）投标报价
1）本次招标不涉及具体投标金额（无须投标人在投标文件中填报具体投标金额），投标人只需在投标文件项目报价表中就本项目档案扫描收费基准价填报唯一的折扣率。
2）如填写的“1-下浮率”低于70%的，投标单位应当在投标文件中作出合理详细解释，若投标文件未明确作出解释或其解释不合理或证据不充分，不被评标委员会所接受，评标委员会有权直接作废标处理。
3）报价总价应包括以下费用：
包括档案扫描的所有费用，数量为估算数量。
如有其它收费项目需在报价明细表体现。
9、违约承诺
违约承诺函
一、项目实施时限承诺
1、严格按照采购人同步归档时限的要求：档案自接收起48小时内完成整理扫描，72小时内完成归档上架。
2、若因投标人原因，导致项目进度延误，接受发标方如下处罚：每积压1卷档案，处罚人民币100元，处罚金额累计无上限。
二、项目人员承诺
1、我司在投标书中所列项目组成员一定是参与本项目服务的管理或者工作人员，不会随意更改，否则视同违约。项目负责人和主要技术人员在项目实施期内常驻采购人指定的工作现场。
2、我司保证投标时填报的项目负责人和主要技术人员的稳定，人员流动比例不超过20％，未经发标人同意，项目负责人和主要技术人员不会随意变更。在项目实施过程中，如发现擅自更换项目负责人、主要技术人员，招标人有权终止项目合同，并向我司提出索赔要求。
3、我司无条件配合采购人业务系统升级改造过程中引发的档案整理扫描流程的变化，且由此产生的人员变化及其费用均由我方承担。
三、安全保密承诺
严格遵守国家法律法规，遵守与采购人签订的《安全保密承诺书》，投标人必须严格遵守《档案法》和《保密法》，与采购方签订《保密协议》，对在整理和数字化加工服务中涉及到的档案内容承担保密义务。如因我方原因造成档案的损坏、遗失或内容外泄，接受采购人如下处罚：
1)投标人造成档案遗失的，按3万元/卷赔偿；
2)投标人不遵守工作规则导致档案污损的，先进行修复，并按500元/页赔偿；无法修复的，按1万元/卷赔偿，每卷赔偿金额最多不超过3万元；
3)投标人如因工作失误造成档案泄密，按2万元/宗进行赔偿；
4)投标人未完成工作量按每张中标价乘以未完成张数进行赔偿；
5)投标人终止合同未提前3个月通知采购方，按合同总价的10%进行赔偿；
6)投标人在数字化处理、装订等工作中，因工作失误造成错漏，根据不同程度依据以下标准进行赔偿：

序号	工序	错误内容	赔偿标准
1	接收	没有建立移交清单、双方签字确认	30元/宗
2	整理	目录页码与卷内材料内容不一致、漏号、页码字迹不清未誊写	5元/册
		正副卷材料装错	500元/册
		卷内材料页面颠倒	5元/页
3	录入	录错年度、类别、案号、归档号等	100元/次
		录错案件其他信息，如：当事人信息、承办人信息、审理结果等 录错文件名称、文件号、保管期限等信息，打印不清楚等 目录本录错目录号、归档号、保管期限、册数、审理结果等，以及预留归档号，标签信息录入错误、打印不清楚，重复打印，数量统计不准确，装订错位，内容与外皮不相符等	10元/处
4	装订	两册装订成一册；装订时装错方向、打孔时打错方向	200元/册
		打孔时打掉文字，装订时装订线压字	30元/册
		装订时档案不整齐、装订线未按规定三点一线、线未拉紧、漏贴封条、漏盖封条章印、漏盖扫描章	10元/册
5	装盒	装错盒、未按照盒面信息正确装盒	100元/盒
6	入库验收 上架	没有建立移交清单、登记错误或登记册数不全	30元/宗
		未分门别类按照指定位置上架、上错位置、未按时上架造成积压、未按调卷要求及时调卷、调错卷、送错卷（将副卷送出）	10元/宗
7	扫描	扫描件不清晰、无扫描图片、图像歪斜、页面不整洁有黑边、目录与材料内容挂接错误、二维码标签未按指定位置粘贴、扫描不及时（未按预约时间及时调卷）	30元/宗
8	其他	其他出现的错误情况	100元/宗

7)以上情况出现，采购人有权解除合同。
8)投标人因档案的损坏、遗失或内容外泄等对采购人造成重大损失的，按相关法律，追究投标人相应责任。
 
承诺人：
年月日
 
 
评标信息

序号	评分项			权重
1	价格			20
2	技术部分			35
	行号	内容	权重	评分规则
	1	实施方案（工作措施、工作方法、工作手段、工作流程）	10	（一）评分内容： 根据招标文件的需求，提供完整、全面、详尽、科学、合理性强、可行性高、针对性强的项目服务方案，包括但不限于以下内容：项目理解、项目管理、项目安全、工期保证、工作措施、工作方法、工作手段、工作流程等。 （二）评分依据： （1）服务方案内容全面； （2）服务方案内容具体，表达清晰、完整、严谨； （3）服务方案内容针对性强； （4）服务方案内容先进，科学合理； （5）服务方案内容可操作性强。 满足以上五项要求评价为优，得100分； 满足以上四项要求评价为良，得80分； 满足以上三项要求评价为中，得60分； 满足以上二项及以下要求评价为差，得0分。
	2	项目重点难点分析、应对措施及相关的合理化建议	10	（一）评分内容： 根据投标人对项目重点、难点问题分析是否清晰明确；是否针对重点、难点问题提出了应对措施；相关的思路、措施与建议是否合理、有针对性。 （二）评分依据： （1）项目重点难点分析、应对措施及相关的合理化建议内容全面； （2）项目重点难点分析、应对措施及相关的合理化建议内容具体，表达清晰、完整、严谨； （3）项目重点难点分析、应对措施及相关的合理化建议内容针对性强； （4）项目重点难点分析、应对措施及相关的合理化建议内容先进，科学合理； （5）项目重点难点分析、应对措施及相关的合理化建议内容可操作性强。 满足以上五项要求评价为优，得100分； 满足以上四项要求评价为良，得80分； 满足以上三项要求评价为中，得60分； 满足以上二项及以下要求评价为差，得0分。
	3	质量（完成时间、安全、环保）保障措施及方案	10	（一）评分内容： 根据招标文件的需求，投标人就相关的质量技术指标提供完整的质量保障方案，内容包括但不限于工作质量保证方案、工期安排、人员安排及培训方案、安全保密方案等。 （二）评分依据： （1）质量保障措施及方案内容全面； （2）质量保障措施及方案内容具体，表达清晰、完整、严谨； （3）质量保障措施及方案内容针对性强； （4）质量保障措施及方案内容先进，科学合理； （5）质量保障措施及方案内容可操作性强。 满足以上五项要求评价为优，得100分； 满足以上四项要求评价为良，得80分； 满足以上三项要求评价为中，得60分； 满足以上二项及以下要求评价为差，得0分。
	4	项目完成（服务期满）后的服务承诺	3	（一）评分内容： 根据投标人对项目完成（服务期满）后的服务承诺，进行打分。 （二）评分依据： （1）服务承诺内容全面； （2）服务承诺内容具体； （3）服务承诺内容针对性强； （4）服务承诺内容科学合理； （5）服务承诺内容可操作性强。 满足以上五项要求评价为优，得100分； 满足以上四项要求评价为良，得80分； 满足以上三项要求评价为中，得60分； 满足以上二项及以下要求评价为差，得0分。
	5	违约承诺	2	（一）评分内容： 根据投标人提供的“违约承诺函”进行打分。 评分内容： （二）评分依据： （1）违约承诺内容全面； （2）违约承诺内容具体； （3）违约承诺内容针对性强； （4）违约承诺内容科学合理； （5）违约承诺内容可操作性强。 满足以上五项要求评价为优，得100分； 满足以上四项要求评价为良，得80分； 满足以上三项要求评价为中，得60分； 满足以上二项及以下要求评价为差，得0分。
3	综合实力部分			35
	行号	内容	权重	评分规则
	1	投标人通过相关认证情况	5	（一）评分内容： 1）具有ISO质量管理体系认证证书，认证范围必须同时包括“软件研发”和“档案数字化”的得30分，仅包括其中一项的得10分； 2）具有ISO环境管理体系认证证书的得20分； 3）具有OHS职业健康安全管理体系认证证书的得20分； 4)具有ISO信息安全管理体系认证证书的得30分； （二）评分依据： 提供以上有效证书证明文件，原件备查。未提供证明材料或者提供的证明材料不符合要求或提供的证明材料不清晰导致评审专家无法辨认的，不得分。
	2	投标人同类业绩情况	3	提供投标人近三年内（2017年11月至本项目投标截止之日，以合同签订时间为准）承接的类似档案数字化服务项目成功案例（要求履约评价为优或相当于优的同等评价），每提供一宗类似项目业绩的得15分，其它情况不得分，最高得100分。 以提供合同关键页和项目履约评价为优（或相当于优的同等评价）的证明材料扫描件为准，原件备查。如未按要求提供证明材料，或所提供的证明材料未能体现上述评分内容的，视为该证明材料无效。
	3	拟安排的项目负责人情况（仅限一人）	6	（一）评分内容： 项目负责人同时满足以下条件： 1、具有政府人事或人社部门颁发的档案管理中级或以上职称证书（包括但不限于档案馆员、副研究馆员或研究馆员）的得50分，其它情况不得分（提供有效职称证书扫描件，原件备查）； 2、具有在档案数字化整理服务类项目中担任过2个项目负责人经验的得50分（提供项目合同关键页扫描件，原件备查；如项目合同关键页无法体现项目负责人信息的，须同时提供甲方出具的项目负责人工作经验证明扫描件）。 以上2项得分累计，满分100分。 （二）评分依据： 提供上述证明材料及该人员开标日前近12个月在投标人单位缴纳的社保资料（以社保部门出具的证明为准）扫描件，原件备查。未提供证明材料或者提供的证明材料不符合要求或提供的证明材料不清晰导致评审专家无法辨认的，不得分。
	4	拟安排的项目主要团队成员（主要技术人员）情况（项目负责人除外）	12	（一）评分内容： 1、项目团队成员中每有1人具有市级或以上档案管理部门颁发的档案工作人员培训证书或综合档案岗位培训证书或综合档案业务培训证书的得2分，其它情况不得分，本项最高得40分； 2、项目团队成员中具有数据库认证专家（ORACLE或DB2或Sybase）证书，持证时间＞10年的，得60分；10年≥持证时间＞5年的，得30分；5年≥持证时间的，得10分； 以上2项得分累计，满分100分。 （二）评分依据： 提供以上人员有效的证书及团队成员开标日前近12个月在投标人单位缴纳的社保资料（以社保部门出具的证明为准）扫描件，原件备查。未提供证明材料或者提供的证明材料不符合要求或提供的证明材料不清晰导致评审专家无法辨认的，不得分。
	5	投标人自主知识产权产品（创新、设计）情况	8	（一）评分内容： 考察投标人数字化加工软件研发能力：投标人提供档案管理数字化加工相关软件（档案数字化加工系统、数字化加工监控及质检系统、电子卷宗综合管理系统、 OCR文字识别系统、图文处理系统等软件）的软件著作权证书，每提供一个得20分，最高得100分。 （二）评分依据： 提供以上有效证书证明文件，原件备查。未提供证明材料或者提供的证明材料不符合要求或提供的证明材料不清晰导致评审专家无法辨认的，不得分。 注：提供上述软件著作权证书，证书中的著作权人必须为投标人独立取得，且所提供的著作权证书必须为本项目公告发布之日前获得的。
	6	服务网点	1	1、深圳供应商，或非深圳供应商但在深圳有合法注册的分公司（或售后机构）（分公司的必须提供分公司营业执照扫描件，售后机构必须同时提供售后服务合作合同及售后机构营业执照扫描件作为得分依据，原件备查）的，得100分；否则不得分。 2、外地供应商承诺：中标后设立本地经营（服务）网点的，提供承诺文件（格式自定）的，得50分；未提供承诺或承诺内容不满足要求均不得分。
4	疫情防控			5
	行号	内容	权重	评分准则
	1	疫情防控重点保障企业	3	纳入全国性名单或地方性名单的疫情防控重点保障企业（以下简称“重点保障企业”），直接参与我市政府采购投标的，提供至少一项自身属于重点保障企业的证明材料（名单查询网页链接、名单网页截图、政府部门出具的文件或者企业享受重点保障企业优惠政策的其他证明文件均可），即可获得评审得分。
	2	稳岗企业	2	未裁员或裁员率低于20%的企业，即投标前一个月实际参加社会保险（至少包括养老保险）的员工人数（含免缴或延期缴纳社会保险人数）不低于 2019 年 12 月同口径人数 80%（含）的企业，视为稳岗企业，提供自身符合稳岗企业条件的承诺函即可获得评审得分。 投标人提供虚假承诺的，将做无效投标处理，涉嫌存在违法违规行为的，依法报主管部门处理处罚。
5	诚信情况			5
	行号	内容	权重	评分准则
	1	市财政局诚信管理情况	5	投标人在参与政府采购活动中存在诚信相关问题且在主管部门相关处理措施实施期限内的，本项不得分，否则得满分。投标人无需提供任何证明材料，由工作人员向评审委员会提供相关信息。

 
 
其他
 
 
附件
历史案卷扫描项目需求书 -20210225.doc