政府采购合同协议书

政府采购编号：邵东财采计[2019]110

委托代理编号：HNXZ-2019-CZ-XMZB-1045

采购人（全称）：邵东市档案馆（甲方）

供应商（全称）：湖南琴海数码股份有限公司（乙方）

根据《中华人民共和国合同法》、《中华人民共和国政府采购法》及其他有关法律、法规、规章，就档案信息化扫描采购项目采购的有关事项双方签订本合同协议书。

一、工程期限及加工数量、价格、总金额

甲方工作人员清点本次扫描档案数量统计约70万页，包括知青下放剩余56卷，所有改制企业凭证和文书档案工资及职工花名册，组织部、人事局、劳动局、劳动人事局文书档案，两市塘派出所档案等。最终结算时以实际加工数量为准。

1、工程期限：中标签订合同后4个月内完工并通过验收。

2、加工数量、单价及总金额：总金额19.592万元（大写：人民币壹拾玖万伍仟玖佰贰拾元整），项目按照实际加工量与对应的单价结算。

二、数字化技术要求

1、档案交接

档案进出库交接严格执行档案进出库管理制度。双方联系人当场清点案卷数量，填写“档案交接登记本”，有缺少、破损等情况注明，完成交接。此项工作由双方项目实施负责人完成。

2、档案整理

在档案扫描之前，对待加工档案实体进行前处理，根据甲方要求对档案案卷进行拆卷、页面处理、核页、编页、排序等工作；档案案卷级和文件级条目著录、目录数据校对、补录、目录打印和建立数据库及检索系统。

3、档案数字化

①数字化设备要根据档案幅面的大小和纸张状况，选择相应规格的扫描仪或专业设备进行扫描。扫描方式原则上采用图纸专用扫描仪。

②数字化模式，要求对所有纸质档案均采用彩色模式进行扫描。

③分辨率要求，文字档案扫描分辨率为300dpi，特殊情况，如文字偏小、密集、清晰度较差等，应适当提高分辨率。

④根据前处理单，认真填写纸质档案数字化转换过程交接登记表单，核对每份文件题名、实际扫描页数与档案整理时填写的文件题名、页数是否一致，如有不一致情况应注明具体原因和处理办法。

4、图像处理

①对扫描图像进行校对，确保图像完整无误，并视需要对有问题的扫描图像进行纠偏、去污、拼接等技术处理。裁黑边（不许裁档案图像内的白边）、排序等处理。

②对特殊处理的页，标识清楚。

5、图像储存

①存储格式。所有档案（包括纸质、照片、底片）形成的图像文件采用多页PDF彩色格式存储。

②图像文件命名。每一份PDF文件以相应的档号命名，文件夹命名应与文件级目录中的案卷号、档号命名相一致。

6、后期整理装订

在完成扫描后，拆除过装订物的档案应按档案保管的要求重新装订。在恢复装订时，按照档案原有的装订方向进行，不可更换装订位置（如改右装订为左装订）；遵循“两对齐”要求，即装订线一侧边缘对齐，档案内页以下边缘对齐；装订需采购专用装订线进行装订（装订线由加工单位提供），不可使用金属或塑料装订物，如原始档案中发现金属或塑料装订物的应予以剔除；保持档案的排列顺序不变，不倒页、不得漏页、错页，不得压字，装订牢固、不掉页，做到安全、准确、无遗漏、无破损。同时，案卷备考表上要详细记录案卷内出现的漏号、缺号、重号、重页、空白页等增删改情况，要求用黑色档案专用水笔进行书写，字体要求工整、清洁，不准出现涂改的情况。

7、数据挂接

数字化转换过程中形成的目录数据库与图像数据库，通过质检环节确认为合格后，乙方向甲方免费提供符合档案综合管理系统技术要求的软件，进行专业批量挂接，对比、剔除重复件，实现图像文件与案卷级、文件级目录数据库的批量、快速挂接；实现目录数据对相关联的数字图像的自动搜索，并加入对应的电子地址信息等。要求挂号、数据挂接准确率、图像完整性达到100%。检索系统要单机检索和网络检索同时制作，为方便检索，每份文件要有目录，如花名册之类的目录要录入所有成员名。人口普查资料要做到键入人名可直接检索。

8、数据备份

数字化加工后的档案数据，需完全符合档案综合管理系统的业务要求，做到与甲方档案综合管理系统的无缝衔接，并将档案数据完整准确地转载到该系统中。数据经测试运行正常后，乙方应将目录数据和数字化加工成品数据导入到磁盘阵列等存储介质载体，以PDF数据格式实现存储备份，保证档案的安全利用。

9、档案归还

在数据验收合格后，乙方必须对档案实体进行逐卷清点，按档案数量、卷内文件目录、页数与顺序、文件状况、装订要求等进行检查，如发现丢失、损坏、圈划或涂改等将追究其法律责任；顺序错误、卷间文件颠倒等情况，乙方要重新进行处理和无条件整改。归还每批实体档案时，乙方应提供每批档案扫描加工流程汇总报表和工作日志表，并随同实体一起交接。同时应配合档案馆指定的专人一起做好实体的清点交接工作，并做好移交记录。

三、双方的权利义务

①甲方提供加工场地，安装全方位24小时监控，项目完成后监控资料交由甲方存档；

②乙方的项目加工人员应遵守甲方办公场所的各项规章制度。

③甲方按合同规定的条款按时付款。

④乙方保质保量按时完成档案服务工作，在保质期内发现服务质量缺陷，乙方负责返工或者采取补救措施，但因甲方使用、保管不当引起的问题除外。

⑤乙方应保证在服务过程中不会侵犯任何第三方的知识产权。

⑥本项目作业过程中提供的或涉及的所有数据属甲方拥有，乙方无权在技术要求规定之外自行处置数据，不得自行删除、复制、修改、转移数据，不得以任何形式向第三方提供。

⑦乙方在加工过程中不得下载、留存、持有任何档案信息，违者承担法律责任并予以严厉经济处罚。

⑧甲方对乙方人员进行身份审查和登记备案，并签订保密协议。

四、验收方式

甲方对乙方经过自检认为质量已经符合规定要求的成果，每批以抽检10%-20%质检的方式进行验收，图像（缩微或数字化）质量完好率、目录和文件命名正确率大于99%、目录与图像挂接正确率达到100%予以验收通过；抽检合格率达不到的发回重做，直至达到验收要求。

五、质量保证及后续服务

①两年的免费质保期服务（自验收合格之日起计算）。无论在质保期内还是质保期满后，中标单位须对其实施的项目提供24小时技术服务，全方位响应需求。2小时内排除故障，无法解决的须在8小时内到达现场，并最迟在第2个工作日内排除故障。

②必须按照邵东市档案馆要求制定好培训计划和培训内容，并聘请相关专业人员对邵东市档案馆相关人员进行培训。

③项目完成后，设备需清除所有数据，中标单位备份硬盘数据2套移交给甲方，硬盘由甲方提供。

六、款项支付

签订合同后支付合同总金额的40%；完成项目全部工作且验收合格后，支付合同总金额的55%（按投标单价结合实际完成数量计算）；剩余的5%作为质保金，满一年后无任何质量问题无息支付。

七、违约责任

①甲方无正当理由拒绝接受服务的，甲方向乙方支付合同款项百分之五作为违约金。

②乙方在签订合同后十五日内未进场正式工作的，乙方向甲方支付百分之五的违约金，同时合同作废。

③乙方应在规定的时间内完成工作，每逾期一天按总额万分之三支付违约金。

④档案扫描过程中不能出现掉页、漏页、不完整扫描，每发现一项罚款一百元。

⑤乙方不得泄密，每发现一次泄密事故，罚款一万元。

八、不可抗力

①在合同有效期内，任何一方因不可抗力事件导致不能履行合同，则合同履行期可延长，其延长期与不可抗力影响期相同。

②不可抗力事件发生后，应立即通知对方，并寄送有关权威机构出具的注明。

③不可抗力事件延续120天以上，双方应通过友好协商，确定是否继续履行、部分履行或不履行合同，双方对此不提出赔偿责任。

九、其他

1、双方在执行合同中所发生的一切争议，应通过协商解决。如协商不成，可向邵东县人民法院起诉。

2、本合同自双方签字盖章之日起生效，合同执行期内，乙方不得转让、变更或修改合同。

3、未尽事宜，双方友好协商解决做出补充规定，补充规定与本合同具有同等法律效力。协商不成由甲方所在仲裁委员会提出仲裁。

4、本合同一式肆份，甲方贰份，乙方贰份。

5、其他未尽事宜，按照《中华人民共和国合同法》的有关规定。

【以下无正文，双方签字盖章】

甲方（盖章）：邵东市档案馆

法定代表人或委托代理人（签字）：

地址：邵东县宋家塘街道红岭路518号

联系电话：0739-2721125

乙方（盖章）：湖南琴海数码股份有限公司

法定代表人或委托代理人（签字）：

乙方地址：湖南省长沙市芙蓉区隆平高科技园长冲路99号

开户银行：中国建设银行股有限公司长沙福元路支行

乙方账号：43001514061052501570

联系电话：0731-88707748

日期：2020年7月30日

备案单位：邵东市政府采购监督管理办公室

备案时间：2020年8月10日