中标
档案扫描及库房数据整理项目需求公示
金额
-
项目地址
广东省
发布时间
2018/02/12
公告摘要
公告正文
( 档案扫描及库房数据整理项目 )需求公示
备注1：本公示期限为2个工作日。公示期内如有异议，请登录采购系统，点击“提出需求疑问”功能点进行质疑，由采购人进行回复。
备注2：供应商在公示期过后对采购需求仍有异议的，请向采购人提出，采购人应予答复，并将供应商异议及答复材料在制作采购文件前移交给集中采购机构或社会采购代理机构。（采购公告查询地址：http://www.cgzx.sz.gov.cn/）。
项目名称 |
档案扫描及库房数据整理项目 | 采购类型 |
非协议采购 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
采购人名称 |
深圳市公共信用中心(深圳市市场和质量监督管理委员会信息中心) | 采购方式 |
单一来源 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
财政预算限额（元） |
2000000 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
项目背景 |
企业档案扫描及库房数据整理所需费用
200
万元已报
2018
年财政预算计划，根据深圳市财政委员会对该项目采购方式的批复，实行采取单一来源采购方式与深圳浩业企业服务有限公司进行谈判。
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投标人资质要求 |
1、已在深圳市政府采购中心注册为注册供应商，具有独立法人资格； 2、采购单位推荐的供应商：深圳浩业企业服务有限公司
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服务类清单 |
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具体技术要求 |
注意：提供服务总体要求、服务标的（如人员、车辆、检测对象、管理对象）数量情况、详细具体的服务需求内容及工作量情况（以能给供应商准确的报价依据，使不同供应商的项目报价不至于差距过大作为判断需求“详细具体”的标准）
一、
服务需求及数量情况：
1、处理业务档案的接收、归档整理扫描
800万页，在电子档案接收系统进行操作转换为电子档案，整理保存进入系统中。
2、接收
800万条档案、整理信息并保存转换到数据库。
3、项目应配备共
20名工作人员日常档案整理及扫描工作(其中，配备1名项目经理、协助组长1名，2名电子档案接收辅助工作人员)，由档案管理部门直接支配安排具体工作。
二、服务辅助工作人员标准：
1、
5名辅助工作人员应符合国家招工标准和相关法律、法规条款；
2、必须具备独立、熟练电脑操作经验，辅助工作人员电脑录入每分钟
50字以上；
3、
项目经理及协助组长人员每月工资标准应在4000元以上，其它辅助工作人员在3500元以上，社保等应按劳动部门相关标准办理。
4
、5名辅助工作人员必须相对稳定，保证电子接收工作顺利进行（如有人员变更应提前配备补充）。
5
、因涉及人员需要办理电子签名证书认证，所有人员必须稳定。
三
、
服务内容
档案扫描加工整理及数据整理项目需在我委原数字化业务档案管理系统的基础上完成档案的接收、扫描、装箱入库、数据备份、档案管理及扫描系统升级改造等工作，并且在招标单位档案管理部门监管下完成项目实施各项工作。
1、档案扫描加工整理及数据整理的对象及数量。
①档案扫描加工整理及数据录入约
800万页，以最终实际工作量为准进行结算。扫描后，对书式档案进行装订并归档装箱（盒），验收合格入库。
②约
800万条数据整理及录入，以最终实际工作量为准进行验收结算。
2、派专人协助招标单位档案管理部门日常的业务档案管理工作，如日常迁移、纠误、档案鉴定等工作中的调档。
1、项目基本条件
（
1）进场时间：中标方必须中标后按招标单位要求的时间一周内保证20人进场工作。中标单位进驻人员具体设置：
1.1、中标单位要求已有
3年以上的档案接收整理、扫描工作经验。
1.2、必须派驻
1名项目经理人员服务现场，协调同招标单位档案管理部门档案扫描管理工作，及时解决存在相关问题。
1.3、必须具备
8名常驻服务扫描工作人员，能及时保证完成招标单位档案管理部门每周移交扫描工作任务。
1.4、必须常驻数据清洗人员
2人，包装人员2人，档案接收、整理人员3人。
（
2）、工作场地：招标单位提供指定的工作场地、网络、桌椅、水电。
（
3）、设备：
3.1、中标单位自带柯达高速扫描仪一台进场的，将优先考虑。
3.2、招标单位为中标单位提供档案装订工
具三点打孔机，包括装订线（或不锈钢夹）耗材，条形码打印设备。
3.3、招标单位为中标单位提供档案扫描以后数据存储设备。
3.4、日常工作设备、工具耗材（包括平板扫描仪、打印机（碳粉）、刻录机、档案装订机、工作用具等）全部由中标方自行配备，并且要符合下面所列的要求。
3.5、所有设备必须放置在指定的工作地点和位置，为了档案的安全，项目完成后所有设备必须经招标单位档案管理部门检查，方能搬离工作场地。
3.6、扫描项目完成后投标商在规定期限内自行撤离相关人员和设备（招标单位检查并出示放行条）。
2、档案数字化扫描处理流程要求
投标商应根据以下数字化处理的基本流程设计本项目的数字化处理方案，经招标单位档案管理部门同意后方可进行实施，食品准入许可档案数字化处理的基本流程：
档案接收（调卷）→条码打印→部分已破损的档案修裱→原件拆卷→档案扫描（高速扫描→平板扫描）→图像处理→排序索引→文件标注→图像质检→数据合并→数据备份→档案材料原件装订→完整检验装箱（盒）→上库房密集架。
（
1）档案接收（调卷）：对每周（天）交接扫描和整理的档案及时进行处理。
1）、中标方应指定
3名固定人员每天协助我方档案管理人员进行档案调卷、保管、归还工作，在整个项目期间不得随意更换。
2）、接收（交接）调卷时间：正常档案管理部门上班时间。
3）、负责接收（交接）调卷人员要在档案管理员带领下从库房搬运档案，由招标单位档案管理部门每次向中标单位确定的清单中依时间顺序提取扫描及整理，对提取的档案要逐页清点，并办理相关交接手续，中标单位不得出现任何差错。
4）、档案接收（移交）要求：从移交的档案袋中取出档案材料，用长尾夹固定档案，然后对档案数量进行清点，清点后与移交人进行核对。核对无误后，工作人员必须人为的对档案进行首次质量检查，移交档案封面有条形码的，直接用条码阅读器进行扫描接收并与档案接收管理系统进行核对。凡出现以下情况任何一项或多项时，均需退还给移交人带回，改正后重新移交：检查档案封面中总页数与档案最后一页所标注的页码是否一致；
①检查档案封面所注明的档案类型及条形码信息与公司登记申请书的类型是否一致；
②检查档案封面中核准日期与档案中《登记机关审核意见表》日期是否一致；
③检查档案封面中卷内目录资料名称每一项所标注的页次与档案内容中所在的位置顺序是否一致；
④检查档案每一页页顺序是否正确、页码是否清晰、是否多页、少页或是漏打页码；
⑤将业务档案中《登记机关审核意见表》企业名称、地址、法定代表人、法定代表人证件号码、注册资本、经营范围及审核时间逐项与企业注册登记系统中所查出相应的信息进行核对是否一致。
以上检查均无误后，接收人需在档案备考表签上检查人一
栏签上自己的姓名，并开出预收单给移交人。
5）、差错率不得超过
1‰（以卷为单位，即一份文件或一条目录只要发现一处错误即算该文件或目录出错）。
6）、条形码打印：没有经过我局设定的条形码系统打印的目录，应使用专用条形码打印机和条码纸按指定的系统上编印条形码，并粘贴在档案封面指定位置。
7）、档案原件拆卷及修裱：将档案原件的装订线拆除，展开折叠的大于
A4幅面的页面，排好顺序，叠放整齐，不得出现任何漏缺页及顺序差错，更不能对档案原件有任何损坏。
拆卷时，须注意以下几项：
①拆分整理人员必须对档案每一页进行有序分拆，不得出现页次顺序的差错，拔除档案中出现的订书钉且不能对档案原件有任何损坏；
②对档案内容有破损的地方，需用纸、透明胶或胶水进行修补。对小于A4纸张的材料，需将用档案部门规定胶水粘贴在A4纸张上；
③对档案中有褶皱的地方，需用镇纸压平；
④对档案中出现的登记申请书、公证书、股份转让协议等几页粘在一起材料，必须用裁刀进行切割，切割宽度不得多于5
mm
⑤对已车缝过的档案，分拆过程中必须将档案中残存线头清理干净，且用镇纸等重物对将档案上的针孔压平。
⑥对于部分在企业登记数据库中没有记录的早期档案，则需事先录入相关信息，如公司名称、地址、注册号、经营期限、经营范围、负责人等，之后再进行后续处理。
⑦对于我局需要扫描的文书档案，服务公司需指定专人对档案进行整理、编码，并用打印机打印出带条码的A4纸张，作为文书档案的封面后进行拆分。
⑧对时间较为久远的档案，纸张载体质量差，损毁较严重，对其进行修裱，包括喷潮、上浆、托裱、上墙、挣干、裁切等。
8）、档案扫描、图像处理：档案扫描包括高速扫描和平板扫描。
（
1）档案扫描主要采用柯达高速专业文件扫描仪。
（
2）对于纸质较差的档案原件，不允许采用连续进纸方式扫描，只能单张平板扫描。
（
3）扫描质量要求以视觉清晰为准，页面完整，不得漏页，每页文件名采用采购方规定命名方式，差错率不得超过1‰。
（
4）平板扫描是整个扫描过程非常重要的环节，处理过程中应遵循在不影响可懂度的前提下展现档案原貌的原则，其操作内容为：
①必须删除高速扫描中产生的黑点、黑边、黑线、黑框及其它不涉及档案内容图像美观的无效黑色部分；
②必须删除高速扫描中产生的空白页、无效页及重复页；
③必须对档案中出现的身份证复印件、相片及其它有图片的档案纸张用A4平板扫描仪（扫描类型：灰度，分辨率：250）进行重扫；
④必须对档案影像中章程、决议、任命书、房屋租赁合同及其它我局要求的印章用A4平板扫描仪（扫描类型：灰度，分辨率：250）进行重扫；
⑤必须对高速扫描中倾斜的影像及原始档案倾斜的影像用A4平板扫描仪（扫描类型：灰度，分辨率：250）进行重扫；
⑥必须对档案影像中内容不清楚的、有空心字的页面，需用A4平板扫描仪（扫描类型：灰度，分辨率：250）进行重扫；营业执照等其它原始档案纸张大于
A4型纸张尺寸的，需用A3平板扫描仪（扫描类型：灰度，分辨率：250）进行重扫；对于大幅面档案纸张，如工程图纸、报纸等尺寸超过A3的，选用大幅面图像扫描仪（AO）进行重扫；
⑦对高速扫描中漏扫的档案，采用A4平板扫描仪（扫描类型：灰度，分辨率：250）进行添加扫描。
9）、排序索引、文件标注
（
1）必须对页次错乱的影像进行排序索引。
（
2）对于个别档案资料，如审核文书、机密文件等，需要在扫描过程中对图片页面进行手工标注。
10）、图像质检
（
1）对扫描后的每页图像文件进行检查（包括图像清晰度等）。
（
2）出错率不得超过1‰。
中标服务公司应指定
4名具备两年以上市场主体类档案工作经验的固定人员进行质检岗位操作，且在整个项目过程中不得随意更换。质量检查工作人员必须对档案影像每一页做细致、认真的检查。凡出现下列情况任意一项或一项以上的，必须退回至平板扫描或其它岗位进行改正。其检查内容为：
①必须将原始书式档案的条形码与档案影像的条形码及数据库中的形码三者进行核对是否一致；
②必须将原始档案《登记机关审核意见表》中的企业名称、审核时间与档案影像中的《登记机关审核意见表》中的企业名称及数据库中的企业名称、审核时间进行核对是否一致；
③必须检查档案影像每一页内容是否清晰，特别是影像中出现身份证复印件、公司章程印章、股东会决议印章、任命书印章、房屋租赁合同印章及采购方要求其它重新扫描的印章是否用
A4平板扫描仪进行重扫；
④必须对档案影像中的页次顺序、页码是否清晰、是否多页、少页、重复页、无页码影像、空白页、无效页等进行检查；
⑤必须对档案影像中的黑边、针孔、黑线等其它一些不涉及到档案影像的内容且影响图片美观的黑体是否删除干净进行检查；
⑥凡是出现公司名称的页面，工作人员必须将其企业名称与数据库的企业名称进行核对是否一致；
⑦必须查检平板工作岗位扫描的影像是否与原始档案一致。
⑧必须查检平板工作岗位是否对档案影像中出现的审核文件、机密档案、卷内备考表是否进行标注或标错。
⑨出错率不得超过
1‰。
11）、数据合并
（
1）将扫描后生成的图像文件存入影像数据库，并将导入后的数据备份。
（
2）每天必须及时进行数据合并，以备招标单位档案管理部门的检查和电子档案信息查询利用。
（
3）出错率不得超过1‰。
12）、数据备份
在存储介质上备份影像文件，并脱机存放，由于影像文件是直接存入数据库，所以备份系统要能通过备份的数据独立重建整个影像数据库。
13）、档案原件装订及归档
档案进行扫描质量检查后，需对电子化图像合格的原始档案进行人工检查、整理、车缝、及交接扫描数量的核对。
（
1）整理前检查：档案目录是否清晰并与档案实体相符；检查文件排列顺序是否正确，文件放置方向是否正确，检查在扫描过程中是否掉档、混档等情况。
（
2）档案整理：按照拆卷前的标准原样装订，大于A4型纸张的档案，需折叠成A4型纸张大小，必须保证恢复拆卷前的状态，不得有任何差错。
（3）档案装订:装订时，必须沿档案封面的装订线（误差不超过2mm）进行装订。
（4）数量核对:将装订好的档案通过条形码阅读器读取条码的方式输入电脑，输入过程中，注意是否有漏检的档案。本批次档案输入完成后，所得本批次数量与接收的数据量进行核对，无误后进归档环节。
（
5）原始档案归档：中标单位指定档案归还人员对档案逐页核对清楚，办理归还手续，确保无差错，根据接收（交接）调卷登记表，对档案交接数量进行逐页清点，办理归还手续；调卷数量控制为一周工作量，做到一周内扫完一批，周一上午调卷，周五下午还卷，扫一批还一批，数据交一批，环环相扣，责任到人，将档案遗失风险降到最小。应遵守档案管理部门库房管理制度，严格遵守保密制度，确保档案和档案信息的安全。
（
6）档案装箱上架
中标服务公司应指定
2名固定人员，必须耐心、认真、细致的进行此项工作，且在整个项目中不得随意更换。打包前，需将本批档案的移交单位，移交时间，档案总数量作手工记录。记录后将档案通过条码扫描枪逐份输入电脑并进行装箱。装箱时，每10份为1组且输入电脑后档案顺序不能错乱，严禁出现漏打档案的情况发生。档案箱装满后，分别用条码打印机及A4激光打印机分别打印出本箱的标签及档案清单（条码标签，规格：80*40，纸制亚光铜板纸，碳带为纯树脂碳带或树脂混合碳带）。将清单附于箱内，封紧档案箱，将标签粘贴于档案箱的正面。放置档案库房的指定位置。
3、项目具体技术要求
1）、系统使用
Microsoft SQL Server 2005数据库。
2）、将验收合格的档案影像数据直接存入数据库。
3）、条码纸尺寸为
70X25cm,亚光铜板纸，碳带为纯树脂碳带或树脂混合碳带，条形码使用Code128码。
4）、扫描使用分辨率一般为
200dpi，对文字偏小、密集、清晰度较差等情况，分辨率为300dpi或更高。对档案页面字迹清晰、不带插图的档案，黑白页面采用黑白模式进行扫描,影像采用单页TIFF压缩格式，影像文件不得大于100KB；对档案页面字迹清晰度差或带有插图的档案及彩色页面，采用灰度或彩色模式扫描，影像采用JPEG压缩格式，A4及以下幅面灰度影像文件不得大于200KB，A4幅面以上灰度影像文件不得大于300KB。大幅面档案文件，如工程图纸、报纸等尺寸超过A3的，选用大幅面图像扫描仪（AO）。
4、验收要求
以抽检的方式检查已完成数字化转换的所有数据，包括目录数据库、图像文件及数据挂接的总体质量。数据验收时抽检的比率不得低于
1‰，验收指标如下：
1）、目录数据库与图像文件挂接错误，或目录数据库、图像文件之一出现不完整、不清晰、有错误等质量问题时，抽检标记为“不合格”；
2）、数字化转换质量抽检的合格率达到
99.99%以上（含99.99%）时，给予以验收“通过”。合格率=抽检合格的文件数/抽检文件总数×100%；
3）、验收“通过”的结论，必须经档案管理部门领导审核、签字后方有效；
4）、填报企业档案数字化扫描及数据整理服务项目验收确认书。
5、项目监督与管理要求
由招标单位档案管理部门对该项目工程进行全程监督和管理。中标单位必须服从档案管理部门调配和指挥。
1）、招标单位档案管理部门对项目的进场规定人员、质量、进度、计划、验收等进行全方位的管理；
2）、中标单位必须接受服从招标单位档案管理部门对于项目的管理和监督，及时向招标单位档案管理部门同时提交各种设计方案、实施方案、计划、报告等项目文档。招标单位档案管理部门对项目实施过程中指出的问题及整改要求，中标单位应该积极给予答复解决并实施整改措施。
3）、项目设计方案、实施方案和进度计划应经过招标单位档案管理部门的审核同意后才能付诸实施，重要的施工环节应取得招标单位的同意后才能施工，施工质量应接受监理的随时检查。
6、其他要求
1）、数据抽查
（
1）中标单位必须安排专责人员对前面所有档案扫描工作进行详细检查。
（
2）为保证工作质量和方便采购方掌握工作进度，中标单位必须在每周一将上周处理完成的数据供招标单位检查，招标单位档案管理部门进行随机抽查或全部检查，抽查或检查中发现错误超过1‰，招标单位将本批数据一次性退给成交人检查修改，并书面告知整改要求。同一批数据退回3次或在整个项目实施过程中数据累积退回10次，招标单位有权暂停中标单位全部工作一周责令其整改或停止继续服务资格，整改期间耽误的工作进度由中标人自行负责。
2）、废纸处理要求
数字化处理过程中产生的废纸必须存放在指定的纸箱内，每星期集中清理一次。清理时要安排专责人员对纸张进行仔细检查，确保其中没有夹带任何档案文件后才能清出工作场地。
3）、数字化加工场地工作制度要求
（
1）所有工作人员（以下说明的“工作人员”均指管理人员和工作人员）必须严格遵守《中华人民共和国保密法》、《保密守则》以及《中华人民共和国档案法》等有关规定，不得以任何方式对外泄露档案信息的内容。
（
2）所有工作人员必须严格遵守保密制度。
（
3）档案原件处理完成后必须立即原样归还，不得损坏和丢失档案原件；不得私自复制任何档案文件，不得将复制的档案文件偷带出工作场所。
（
4）工作人员应保持工作环境整洁、卫生。必须统一无袋工作服工作，不得携挂包、钱包、磁盘、纸张、手机等任何物品进入工作间，更不得将工作间的任何物品带出工作间外。
（
5）在加工场地实行封闭管理，确保加工现场档案的安全。
（
6）挑选业务熟练、相关项目经验丰富的人员，尽量不更换工作人员，如确实需要更换的，提前一周书面通知档案管理部门，征得同意后才能换人。
（
7）在全部工作中，派遣项目实施经理一名，常驻实施地点，负责管理和协调各项工作。
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商务需求 |
保密要求
①、乙方在履行合同过程中所获得或接触到的任何内部数据资料，未经甲方同意，不得向第三方透露。
②、乙方实施项目的一切程序都应符合国家安全、保密的有关规定和标准。
项目服务期限（完成期限）：
合同签订后至2018年12月31日完成
项目进度安排：当天需要完成系统新增电子数据；
付款方式： ①、合同签订后，甲方一个月内支付首期款人民币
45万元费用给乙方；
②、甲方在第二季度第二次支付金额
45万元费用给乙方 ；
③、甲方在第三季度第三次支付金额
38万元费用给乙方；
④、甲方在项目验收完成后，甲方一次性付清全部余额给乙方。
验收要求：按实际完成数量验收合格。
培训要求：供应商应对人员在进行入岗位前须进行职业培训（对于操作具体业务由采购方进行培训），合格后方能上岗工作；
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评标信息 |
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其他 |
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附件 |
采购方式审批表-8个单一来源.pdf | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
备注1：本公示期限为2个工作日。公示期内如有异议，请登录采购系统，点击“提出需求疑问”功能点进行质疑，由采购人进行回复。
备注2：供应商在公示期过后对采购需求仍有异议的，请向采购人提出，采购人应予答复，并将供应商异议及答复材料在制作采购文件前移交给集中采购机构或社会采购代理机构。（采购公告查询地址：http://www.cgzx.sz.gov.cn/）。
采购需求疑问及回复列表
| 序号 | 疑问标题 | 疑问内容 | 疑问单位 | 疑问人 | 疑问附件 | 疑问日期 | 标题 | 内容 | 单位 | 采购人 | 附件 | 日期 |
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